公司采購制度全流程管理手冊第一章總則1.1目的為規(guī)范公司采購行為，強(qiáng)化采購流程管控，降低采購成本，保障產(chǎn)品質(zhì)量與供應(yīng)穩(wěn)定性，防范采購風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司利益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司實(shí)際情況，制定本手冊。1.2適用范圍本手冊適用于公司所有生產(chǎn)性物資（原材料、零部件、設(shè)備等）、非生產(chǎn)性物資（辦公用品、勞保用品、服務(wù)等）的采購活動，涵蓋從需求提出至檔案歸檔的全流程管理。1.3基本原則1.合法性：嚴(yán)格遵守《中華人民共和國合同法》《中華人民共和國政府采購法》（如涉及）等法律法規(guī)，確保采購行為符合國家及行業(yè)規(guī)范。2.公開透明：采購流程、標(biāo)準(zhǔn)及結(jié)果應(yīng)公開公示，接受內(nèi)部監(jiān)督，杜絕暗箱操作。3.成本效益：在保證質(zhì)量、交付及服務(wù)的前提下，優(yōu)化采購成本，提高資金使用效率。4.權(quán)責(zé)分明：明確各部門及崗位的職責(zé)權(quán)限，避免推諉扯皮，確保流程順暢。5.擇優(yōu)選擇：通過公平競爭選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系。第二章組織架構(gòu)與職責(zé)2.1采購決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購委員會，作為采購最高決策機(jī)構(gòu)，成員包括總經(jīng)理、分管采購副總、采購部經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、法務(wù)部經(jīng)理、審計(jì)部經(jīng)理。主要職責(zé)：審批重大采購項(xiàng)目（如金額超過20萬元的設(shè)備采購）；制定公司采購策略（如供應(yīng)商管理政策、成本控制目標(biāo)）；裁決采購過程中的重大爭議（如供應(yīng)商資格認(rèn)定、合同條款分歧）。2.2執(zhí)行部門職責(zé)（采購部）制定年度/季度采購計(jì)劃，匯總并審核各部門需求；開發(fā)、評估及管理供應(yīng)商，維護(hù)《合格供應(yīng)商名錄》；選擇合適的采購方式（如招標(biāo)、詢價(jià)），執(zhí)行采購流程；負(fù)責(zé)合同談判、簽訂及履行跟蹤；協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題（如交付延誤、質(zhì)量異議）；統(tǒng)計(jì)采購數(shù)據(jù)，分析成本及供應(yīng)商績效。2.3協(xié)同部門職責(zé)需求部門：提出真實(shí)、合理的采購需求，填寫《采購需求申請表》；參與供應(yīng)商評估及產(chǎn)品驗(yàn)收；反饋采購服務(wù)滿意度。財(cái)務(wù)部：審核采購預(yù)算，控制資金使用；審核付款憑證，辦理結(jié)算手續(xù)；參與供應(yīng)商財(cái)務(wù)狀況評估。法務(wù)部：審核采購合同的合法性、完整性；提供法律支持（如爭議解決、知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)）。審計(jì)部：監(jiān)督采購流程合規(guī)性，開展定期審計(jì)；核查采購成本及供應(yīng)商履約情況。倉庫管理部：負(fù)責(zé)采購物資的入庫、存儲及出庫管理；核對入庫數(shù)量與驗(yàn)收報(bào)告一致性。第三章采購全流程管理3.1需求規(guī)劃與預(yù)算管理3.1.1需求提出需求部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)計(jì)劃（如生產(chǎn)計(jì)劃、項(xiàng)目計(jì)劃），填寫《采購需求申請表》，內(nèi)容包括：采購標(biāo)的（名稱、規(guī)格、型號）；數(shù)量、質(zhì)量要求（如國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或公司內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)）；用途及使用時(shí)間；預(yù)算金額（參考?xì)v史價(jià)格或市場調(diào)研數(shù)據(jù)）。需求需經(jīng)部門經(jīng)理審批后提交采購部。3.1.2需求審核采購部收到需求后，應(yīng)審核以下內(nèi)容：需求的合理性（是否為必要采購，是否有庫存可替代）；需求的完整性（是否遺漏關(guān)鍵信息，如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、時(shí)間要求）；預(yù)算的合規(guī)性（是否在部門預(yù)算范圍內(nèi)）。審核不通過的，退回需求部門修改；審核通過的，納入采購計(jì)劃。3.1.3預(yù)算控制采購部應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行采購，超出預(yù)算的需提交《預(yù)算調(diào)整申請表》，說明調(diào)整原因及金額，經(jīng)財(cái)務(wù)部審核、總經(jīng)理審批后執(zhí)行。3.2供應(yīng)商管理3.2.1供應(yīng)商準(zhǔn)入1.申請：供應(yīng)商提交《供應(yīng)商申請表》及以下資料：營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證（或三證合一證書）；相關(guān)資質(zhì)證書（如生產(chǎn)許可證、ISO認(rèn)證、產(chǎn)品檢測報(bào)告）；產(chǎn)品說明書、技術(shù)參數(shù)；近3年業(yè)績證明（如與其他公司的合作合同、客戶評價(jià)）。2.評估：采購部組織需求部門、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部進(jìn)行評估，內(nèi)容包括：資質(zhì)審核（是否符合行業(yè)要求）；現(xiàn)場考察（生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制體系、服務(wù)能力）；信用調(diào)查（是否有不良記錄，如違約、訴訟）。3.準(zhǔn)入：評估合格的供應(yīng)商納入《合格供應(yīng)商名錄》，并向其發(fā)放《供應(yīng)商資格證書》；不合格的，反饋評估意見，拒絕準(zhǔn)入。3.2.2供應(yīng)商評估1.定期評估：每季度對供應(yīng)商進(jìn)行一次綜合評估，指標(biāo)包括：質(zhì)量指標(biāo)（產(chǎn)品合格率、退貨率）；交付指標(biāo)（準(zhǔn)時(shí)交付率、延誤次數(shù)）；服務(wù)指標(biāo)（響應(yīng)時(shí)間、問題解決率）；價(jià)格指標(biāo)（與市場價(jià)格對比的競爭力）。2.評估結(jié)果應(yīng)用：優(yōu)秀（得分≥90分）：給予優(yōu)先合作、增加訂單、延長付款期等獎勵；良好（80≤得分<90分）：維持合作，提出改進(jìn)建議；合格（70≤得分<80分）：要求整改，整改期限為1個(gè)月；不合格（得分<70分）：納入《不合格供應(yīng)商名錄》，停止合作。3.2.3供應(yīng)商退出供應(yīng)商出現(xiàn)以下情況之一的，立即退出：提供虛假資料或隱瞞重要信息；產(chǎn)品質(zhì)量嚴(yán)重不合格，導(dǎo)致公司生產(chǎn)延誤或客戶投訴；多次延誤交付，影響公司正常運(yùn)營；違反合同條款，拒不承擔(dān)違約責(zé)任；向公司員工行賄或?qū)嵤┢渌徽?dāng)競爭行為。3.3采購方式選擇公司根據(jù)采購金額、標(biāo)的性質(zhì)選擇以下采購方式，確保公平競爭：采購方式適用場景金額標(biāo)準(zhǔn)流程要求公開招標(biāo)大額、標(biāo)準(zhǔn)化物資（如設(shè)備）≥20萬元發(fā)布招標(biāo)公告，邀請≥3家供應(yīng)商投標(biāo)，評標(biāo)委員會評標(biāo)邀請招標(biāo)對供應(yīng)商有特定要求（如資質(zhì)）10萬元-20萬元邀請≥3家合格供應(yīng)商投標(biāo)競爭性談判技術(shù)復(fù)雜、非標(biāo)準(zhǔn)化物資5萬元-10萬元與≥3家供應(yīng)商談判，確定最優(yōu)方案詢價(jià)小額、標(biāo)準(zhǔn)化物資（如辦公用品）≤5萬元向≥3家供應(yīng)商詢價(jià)，比價(jià)選擇單一來源采購唯一供應(yīng)商（如專利產(chǎn)品）不限說明理由，經(jīng)總經(jīng)理審批3.4采購執(zhí)行流程3.4.1詢價(jià)與比價(jià)采購部向《合格供應(yīng)商名錄》中的供應(yīng)商發(fā)出《詢價(jià)通知書》，要求提供報(bào)價(jià)單（包括產(chǎn)品價(jià)格、交付時(shí)間、付款方式）。收到報(bào)價(jià)后，填寫《比價(jià)表》，對比以下因素：價(jià)格競爭力；交付能力（是否滿足時(shí)間要求）；服務(wù)水平（是否提供售后支持）；質(zhì)量保證（是否有質(zhì)保期）。選擇2-3家供應(yīng)商進(jìn)入談判環(huán)節(jié)。3.4.2談判與審批采購部與供應(yīng)商談判，確定合同條款（如價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間、違約責(zé)任）。談判完成后，填寫《采購審批表》，附《比價(jià)表》《談判記錄》，按以下權(quán)限審批：≤5萬元：采購部經(jīng)理審批；5萬元-10萬元：分管副總審批；≥10萬元：總經(jīng)理審批；≥20萬元：采購委員會審批。3.5合同管理3.5.1合同起草采購部根據(jù)談判結(jié)果起草合同，內(nèi)容包括：雙方當(dāng)事人信息（名稱、地址、聯(lián)系方式）；采購標(biāo)的（名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)）；價(jià)款及支付方式（金額、發(fā)票類型、付款時(shí)間）；交付時(shí)間、地點(diǎn)及運(yùn)輸方式；質(zhì)量保證與驗(yàn)收條款；違約責(zé)任（如延誤交付的賠償金、質(zhì)量不合格的退換貨條款）；爭議解決方式（仲裁或訴訟）；合同生效條件（雙方簽字蓋章）。3.5.2合同審核合同草案提交法務(wù)部審核，重點(diǎn)檢查：條款的合法性（是否違反法律法規(guī)）；條款的完整性（是否遺漏關(guān)鍵內(nèi)容）；條款的公平性（是否存在顯失公平的條款）。審核通過后，提交管理層簽字蓋章。3.5.3合同履行與變更采購部跟蹤合同履行情況，定期向供應(yīng)商確認(rèn)交付進(jìn)度。若需變更合同（如數(shù)量增加、交付時(shí)間延遲），需雙方協(xié)商一致，填寫《合同變更申請表》，附變更理由及新條款，經(jīng)法務(wù)部審核、管理層審批后，簽訂補(bǔ)充合同。3.5.4合同終止合同履行完畢或出現(xiàn)以下情況的，終止合同：雙方協(xié)商一致；供應(yīng)商違約導(dǎo)致合同無法履行；不可抗力（如自然災(zāi)害）導(dǎo)致合同無法履行。終止合同需填寫《合同終止通知書》，說明終止原因，送達(dá)供應(yīng)商并留存記錄。3.6驗(yàn)收與入庫3.6.1驗(yàn)收流程供應(yīng)商交付產(chǎn)品后，采購部通知需求部門、質(zhì)檢部進(jìn)行驗(yàn)收：1.數(shù)量驗(yàn)收：核對產(chǎn)品數(shù)量與合同、送貨單是否一致；2.質(zhì)量驗(yàn)收：根據(jù)合同質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，抽樣檢測產(chǎn)品性能（如原材料的化學(xué)成分、設(shè)備的運(yùn)行狀態(tài)）；3.記錄：填寫《驗(yàn)收報(bào)告》，說明驗(yàn)收結(jié)果（合格/不合格），由驗(yàn)收人員（需求部門、質(zhì)檢部、采購部）簽字。3.6.2入庫與不合格品處理驗(yàn)收合格：填寫《入庫單》，由倉庫管理員簽字，產(chǎn)品存入指定倉庫；驗(yàn)收不合格：填寫《不合格品處理單》，說明不合格原因（如數(shù)量短缺、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)），要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)退換貨或賠償。處理結(jié)果需經(jīng)供應(yīng)商確認(rèn)。3.7付款與結(jié)算3.7.1付款條件根據(jù)合同約定，付款條件包括：預(yù)付貨款（如合同金額的30%，用于供應(yīng)商備料）；到貨款（驗(yàn)收合格后30天內(nèi)支付）；質(zhì)保金（合同金額的5%-10%，質(zhì)保期滿后支付）。3.7.2付款流程供應(yīng)商提交以下資料：增值稅專用發(fā)票（抬頭、稅號、金額與合同一致）；《驗(yàn)收報(bào)告》（合格證明）；《入庫單》（倉庫簽字）；《合同》（復(fù)印件）。采購部審核資料真實(shí)性，提交財(cái)務(wù)部審核（發(fā)票合法性、付款條件符合性），再按審批權(quán)限簽字（同采購審批權(quán)限）。審批通過后，財(cái)務(wù)部通過銀行轉(zhuǎn)賬支付。3.7.3結(jié)算核對每月末，采購部與供應(yīng)商核對賬目，填寫《對賬函》，確認(rèn)采購數(shù)量、金額、已付款項(xiàng)及未付款項(xiàng)。核對一致的，雙方簽字確認(rèn)；不一致的，及時(shí)查明原因并調(diào)整。3.8檔案管理3.8.1檔案內(nèi)容采購檔案包括：《采購需求申請表》；《供應(yīng)商申請表》及相關(guān)資質(zhì)資料；《比價(jià)表》《談判記錄》《采購審批表》；《合同》及補(bǔ)充協(xié)議；《驗(yàn)收報(bào)告》《入庫單》《不合格品處理單》；《發(fā)票》《付款憑證》《對賬函》。3.8.2檔案保存采購部指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，按項(xiàng)目分類存放，保存期限為5年（自合同終止之日起）。超過保存期限的，經(jīng)總經(jīng)理審批后銷毀。3.8.3檔案查閱內(nèi)部人員查閱檔案需填寫《檔案查閱申請表》，說明查閱目的，經(jīng)采購部經(jīng)理審批后，在檔案管理員陪同下查閱，不得涂改或復(fù)制檔案。外部單位查閱需經(jīng)總經(jīng)理審批。第四章制度細(xì)則4.1采購權(quán)限分級審批為避免越權(quán)行為，采購審批權(quán)限如下：采購金額審批人≤5萬元采購部經(jīng)理5萬元-10萬元分管副總≥10萬元總經(jīng)理≥20萬元采購委員會4.2廉潔與風(fēng)險(xiǎn)控制1.禁止行為：采購人員不得接受供應(yīng)商的現(xiàn)金、禮品、宴請或其他利益；不得泄露采購信息（如招標(biāo)底價(jià)、其他供應(yīng)商報(bào)價(jià)）；不得與供應(yīng)商串通，損害公司利益；不得選擇與自己有親屬關(guān)系或經(jīng)濟(jì)利益關(guān)系的供應(yīng)商（回避制度）。3.責(zé)任追究：違反廉潔規(guī)定的，視情節(jié)輕重給予以下處分：警告、罰款（____元）；降薪、降職；開除；涉嫌犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)處理。4.3應(yīng)急采購管理4.3.1適用場景生產(chǎn)急需的原材料短缺，影響正常生產(chǎn)；設(shè)備故障需立即維修，無備用設(shè)備；其他不可預(yù)見的緊急情況（如自然災(zāi)害導(dǎo)致物資短缺）。4.3.2流程要求1.需求部門填寫《應(yīng)急采購申請表》，說明緊急原因、采購標(biāo)的、數(shù)量及時(shí)間要求，經(jīng)部門經(jīng)理審批后提交采購部；2.采購部立即聯(lián)系供應(yīng)商，簡化詢價(jià)與談判流程，確定供應(yīng)商后，直接簽訂《應(yīng)急采購合同》；3.采購?fù)瓿珊螅?個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)填《采購需求申請表》《采購審批表》，完善流程；4.應(yīng)急采購金額不得超過10萬元，超出部分需按正常流程審批。第五章監(jiān)督與考核5.1內(nèi)部審計(jì)審計(jì)部每季度對采購流程進(jìn)行一次全面審計(jì)，檢查內(nèi)容包括：需求審批是否合規(guī)；供應(yīng)商準(zhǔn)入是否符合要求；采購方式選擇是否正確；合同審核是否完整；驗(yàn)收與入庫是否規(guī)范；付款是否符合條件；檔案管理是否完善。審計(jì)結(jié)果形成《審計(jì)報(bào)告》，提交管理層，指出問題并提出整改建議。相關(guān)部門需在10個(gè)工作日內(nèi)整改，審計(jì)部跟蹤整改情況。5.2考核指標(biāo)體系采購部及采購人員的考核指標(biāo)如下：指標(biāo)名稱計(jì)算方式目標(biāo)值采購成本降低率（預(yù)算成本-實(shí)際成本）/預(yù)算成本×100%≥5%供應(yīng)商準(zhǔn)時(shí)交付率準(zhǔn)時(shí)交付訂單數(shù)量/總訂單數(shù)量×100%≥95%采購流程合規(guī)率合規(guī)采購項(xiàng)目數(shù)量/總采購項(xiàng)目數(shù)量×100%≥98%需求部門滿意度需求部門評分（1-5分）≥4.5分考核結(jié)果與績效獎金掛鉤，優(yōu)秀員工給予____元獎金，不合格員工需參加培訓(xùn)或調(diào)整崗位。5.3責(zé)任追究對于采購過程中的違規(guī)行為，按以下方式追究責(zé)任：未按流程審批：給予警告，罰款____元；選擇不合格供應(yīng)商：賠償公司損失（如退貨費(fèi)用、生產(chǎn)延誤損失）；泄露采購信息：降