行政文書審批流程快速執(zhí)行指南前言行政文書審批是企業(yè)日常運營中的關鍵環(huán)節(jié)，規(guī)范的流程可提升效率、明確責任、規(guī)避風險。本指南旨在為各部門人員提供清晰的審批操作指引，保證行政文書（如請示、報告、通知、函件等）從發(fā)起至歸檔的全流程順暢高效。一、適用范圍與典型應用場景本指南適用于公司內部各類行政文書的審批管理，涵蓋但不限于以下場景：日常事務類：辦公用品采購申請、會議室使用申請、員工差旅審批等；人事管理類：員工請假/休假申請、崗位調整請示、獎懲通報等；財務管理類：費用報銷申請、預算調整請示、付款審批單等；合同協(xié)議類：服務合同、采購合同、保密協(xié)議等審批；其他重要事項：對外公函、制度文件發(fā)布、固定資產購置等。二、標準化操作流程詳解行政文書審批需嚴格遵循“發(fā)起-初審-復審-終審-歸檔”的核心流程，具體步驟（一）第一步：發(fā)起申請（申請人操作）明確文書類型與用途根據事項性質選擇對應的文書模板（如《費用報銷審批單》《合同審批表》等），保證文書內容與審批需求匹配。填寫完整文書信息基礎信息：申請人姓名（工號）、所屬部門、聯(lián)系方式、申請日期；事項詳情：事由描述、具體需求（如采購物品名稱/數量、請假起止時間等）、相關依據（如制度條款、會議決議等）；附件材料：必要的支撐文件（如報價單、合同草案、請假證明等），保證附件清晰、完整。提交審批申請通過公司OA系統(tǒng)或紙質版流程，將文書提交至第一審批人（通常為申請人直接上級或部門負責人），并同步通過即時通訊工具（如企業(yè)/釘釘）提醒審批。（二）第二步：部門初審（第一審批人操作）審核內容合規(guī)性檢查文書格式是否規(guī)范（如標題、稱謂、落款等要素是否完整）；核實事項是否符合公司制度規(guī)定（如費用報銷是否符合預算標準、請假是否符合考勤制度等）；確認附件材料與申請內容是否一致（如合同條款與需求是否匹配、采購報價是否符合市場價等）。評估事項合理性從部門工作角度出發(fā)，判斷申請事項的必要性、緊急性及資源可行性；涉及跨部門協(xié)作的事項，需提前溝通確認，避免后續(xù)流程卡頓。出具初審意見審核通過：在OA系統(tǒng)或紙質版文書上簽署“同意”，并注明姓名、職務、日期，轉交至下一審批人；需補充/修改：注明具體修改意見（如“請補充采購比價記錄”“請假事由需進一步說明”），退回申請人重新提交；審核不通過：注明“不同意”及理由，流程終止，同步告知申請人。（三）第三步：跨部門會簽（如涉及多部門協(xié)作）確定會簽部門若事項涉及其他部門職責（如涉及財務、法務、人力資源等），需由第一審批人或申請人發(fā)起跨部門會簽。發(fā)起會簽流程在OA系統(tǒng)中添加會簽部門節(jié)點，或通過紙質版文書傳遞至各部門負責人，明確會簽時限（一般為1-2個工作日）。反饋會簽意見各會簽部門需在規(guī)定時限內完成審核，重點針對本部門職責范圍內的內容提出意見（如法務部審核合同合規(guī)性、財務部審核預算金額等），簽署“同意”或“不同意”并備注理由，保證信息同步至所有相關方。（四）第四步：領導終審（根據審批權限分級）劃分審批權限根據事項重要性及金額大小，明確終審人層級：一般事項：部門負責人審批即可；重要事項：需分管領導（如行政副總、財務總監(jiān)）審批；重大事項：需提交總經理或總經理辦公會審批（如大額合同、重要制度發(fā)布等）。終審決策與簽批終審人需綜合初審及會簽意見，從公司整體利益出發(fā)做出決策：同意：簽署最終審批意見，流程進入執(zhí)行環(huán)節(jié)；部分同意：注明修改條件（如“同意采購，但預算上限控制在5000元”），退回申請人調整后重新提交；不同意：明確駁回理由，流程終止，由第一審批人反饋至申請人。（五）第五步：結果反饋與執(zhí)行審批結果通知OA系統(tǒng)或最后一審批人需在審批完成后1個工作日內，通過系統(tǒng)消息或郵件將最終審批結果反饋至申請人及相關部門。文書執(zhí)行與歸檔申請人根據審批結果推進事項執(zhí)行（如采購訂單下達、假期生效、合同簽署等）；行政部或文書發(fā)起部門需在執(zhí)行完畢后3個工作日內，將審批完成的文書（含電子版及紙質版）整理歸檔，保證“一事一檔”，資料完整可查。三、審批申請表通用模板以下為行政文書審批的核心模板，可根據具體事項調整字段內容：行政文書審批申請表基礎信息內容申請人工號：部門：聯(lián)系方式：申請日期年月日文書類型□請示□報告□通知□函件□合同□其他（請注明：）事項詳情事由標題具體描述（需清晰說明事項背景、需求、預期目標等，如“因部門新增人員，需申請采購辦公椅5把”）相關依據（如《公司采購管理辦法》第X條、會議紀要等）附件材料□報價單□合同草案□證明文件□審批單□其他（請注明：）審批流程初審（部門負責人）意見：□同意□需修改（請注明：）□不同意（理由：）簽名：日期：年月日會簽（如涉及）部門1：意見：□同意□不同意（理由：）簽名：日期：部門2：意見：□同意□不同意（理由：）簽名：日期：終審（分管領導/總經理）意見：□同意□部分同意（條件：）□不同意（理由：）簽名：日期：年月日執(zhí)行結果完成情況□已執(zhí)行□未執(zhí)行（原因：）執(zhí)行人：日期：四、執(zhí)行過程中的關鍵要點提示文書填寫規(guī)范內容需真實、準確，避免模糊表述（如“盡快采購”應明確具體時間節(jié)點）；涉及金額、數量等關鍵數據需大寫標注（如“金額：伍仟元整”）；電子版文書命名格式統(tǒng)一為“【部門】+【事項】+【申請人】+日期”（如“行政部-辦公椅采購–20231001”）。審批時限管理各環(huán)節(jié)審批人需在1個工作日內完成審核（緊急事項需注明“加急”，時限縮短至4小時）；超時未審批的，申請人可通過OA系統(tǒng)催辦或聯(lián)系行政部協(xié)調。特殊情況處理緊急事項：申請人需提前電話聯(lián)系終審人，說明緊急原因，同步提交紙質版申請，事后補錄系統(tǒng)流程；審批人外出：可委托同級別負責人代簽（需提前在OA系統(tǒng)中設置代理人），或通過郵件/即時通訊工具獲取審批意見，事后補簽。信息保密要求涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的文書（如并購協(xié)議、薪酬調整方案等），需通過加密渠道提交，審批人不得擅自泄露或外傳；歸檔文書需存放于指定保密柜，電子版設置訪問權限。流程優(yōu)化建議