文檔管理流程及存檔規(guī)范指南一、指南概述（一）編制目的為規(guī)范企業(yè)內(nèi)部文檔的創(chuàng)建、流轉(zhuǎn)、審批、歸檔及銷毀全生命周期管理，保證文檔信息的完整性、安全性及可追溯性，提高辦公效率，降低信息管理風險，特制定本指南。本指南適用于各類紙質(zhì)及電子文檔的管理，覆蓋從文檔產(chǎn)生到最終處置的全流程，為企業(yè)文檔管理提供標準化操作依據(jù)。（二）核心原則統(tǒng)一規(guī)范：所有文檔管理流程需遵循本指南規(guī)定，保證管理標準一致。全程留痕：文檔流轉(zhuǎn)的每個環(huán)節(jié)均需記錄操作信息，實現(xiàn)責任可追溯。分類管理：根據(jù)文檔類型、保密級別及保管期限實施差異化管控。安全可控：針對涉密文檔采取加密、權限控制等措施，防止信息泄露或丟失。二、指南適用范圍與典型應用場景（一）適用范圍本指南適用于企業(yè)內(nèi)部所有部門及員工，涵蓋以下文檔類型：管理類文檔：制度文件、會議紀要、工作計劃、總結(jié)報告等；業(yè)務類文檔：合同協(xié)議、項目方案、招投標文件、客戶資料等；財務類文檔：報銷憑證、財務報表、審計報告、稅務資料等；人力資源類文檔：勞動合同、員工檔案、培訓記錄、績效考核表等；技術類文檔：研發(fā)圖紙、技術手冊、專利文件、測試報告等。（二）典型應用場景項目立項階段：項目組需編制《項目立項申請表》《可行性研究報告》等文檔，按流程審批后歸檔，作為項目啟動依據(jù)。合同簽訂流程：業(yè)務部門起草合同，經(jīng)法務審核、總經(jīng)理審批后蓋章生效，合同正本歸檔至檔案室，副本分發(fā)至相關部門。年度審計工作：財務部門整理全年財務憑證、報表等審計資料，按審計要求分類歸檔，審計結(jié)束后形成《審計報告》并永久保存。員工離職辦理：人力資源部需調(diào)取該員工的勞動合同、離職申請、工作交接單等文檔，確認無遺留問題后辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)。三、文檔全生命周期管理流程詳解（一）文檔創(chuàng)建與命名規(guī)范1.創(chuàng)建責任主體各部門負責人為本部門文檔管理的第一責任人，保證文檔內(nèi)容真實、準確、完整。文檔創(chuàng)建人需對文檔內(nèi)容負責，填寫《文檔創(chuàng)建信息表》（見表1），明確文檔類型、密級、保管期限等基本信息。2.內(nèi)容要求文檔內(nèi)容需符合法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部制度，數(shù)據(jù)真實、邏輯清晰、語言規(guī)范。涉及多個部門協(xié)作的文檔，需經(jīng)相關部門會簽確認，避免內(nèi)容沖突。3.命名規(guī)則文檔名稱需統(tǒng)一格式，便于檢索和管理：格式：部門代碼-文檔類型-年份-序號-版本號示例：HR-勞動合同-2024-001-V1.0（HR為人力資源部代碼，勞動合同為文檔類型，2024為年份，001為當年序號，V1.0為版本號）表1文檔創(chuàng)建信息表文檔編號文檔名稱創(chuàng)建部門創(chuàng)建人創(chuàng)建日期文檔類型密級保管期限版本號DOC-2024-001年度培訓計劃人力資源部*某某2024-01-15管理類普通1年V1.0FIN-2024-002Q1財務報表財務部*某某2024-04-05財務類機密10年V1.0（二）文檔審批流程1.審批層級劃分根據(jù)文檔類型及密級，審批層級分為以下三類：一級審批：部門負責人審批，適用于普通管理類文檔（如部門工作計劃、會議紀要等）。二級審批：部門負責人+分管副總審批，適用于重要業(yè)務類文檔（如合同、項目方案等）。三級審批：部門負責人+分管副總+總經(jīng)理審批，適用于涉密或重大決策類文檔（如戰(zhàn)略規(guī)劃、審計報告等）。2.審批步驟（1）發(fā)起審批：創(chuàng)建人填寫《文檔審批表》（見表2），附文檔電子版及紙質(zhì)版（如需），通過OA系統(tǒng)或線下提交至審批人。（2）審核意見：審批人需在2個工作日內(nèi)完成審核，明確標注“同意”“修改后同意”或“不同意”，并說明理由。（3）意見反饋：如審批意見為“修改后同意”，創(chuàng)建人需在1個工作日內(nèi)完成修改并重新提交，直至所有審批環(huán)節(jié)通過。（4）審批歸檔：審批完成后，《文檔審批表》與文檔原件一并歸檔，審批流程記錄在OA系統(tǒng)中留存。表2文檔審批表文檔編號文檔名稱創(chuàng)建人提交日期審批環(huán)節(jié)審批人審批日期審批意見DOC-2024-001年度培訓計劃*某某2024-01-15部門負責人*某某2024-01-16同意分管副總*某某2024-01-18同意FIN-2024-002Q1財務報表*某某2024-04-05部門負責人*某某2024-04-06修改后同意分管副總*某某2024-04-08同意總經(jīng)理*某某2024-04-10同意（三）文檔分發(fā)與傳閱管理1.分發(fā)范圍確定根據(jù)文檔審批意見明確分發(fā)對象，保證“需知才知，最小范圍”。涉密文檔需單獨標注“密級”及“分發(fā)范圍”，未經(jīng)允許不得擅自復制或傳閱。2.分發(fā)方式與記錄（1）電子文檔分發(fā)：通過企業(yè)內(nèi)部郵箱、OA系統(tǒng)或加密云盤分發(fā)，接收人需簽收確認，系統(tǒng)自動記錄分發(fā)時間、接收人及閱讀狀態(tài)。（2）紙質(zhì)文檔分發(fā)：填寫《文檔分發(fā)記錄表》（見表3），注明文檔編號、份數(shù)、分發(fā)對象、分發(fā)日期及簽收人，分發(fā)后原件存檔，副本交接收人留存。3.傳閱規(guī)范傳閱文檔需指定專人負責，跟蹤傳閱進度，保證傳閱人按時歸還。傳閱過程中不得涂改、損毀文檔，不得將文檔轉(zhuǎn)借給非指定人員。表3文檔分發(fā)記錄表文檔編號文檔名稱分發(fā)日期分發(fā)方式分發(fā)份數(shù)分發(fā)對象簽收人簽收日期備注DOC-2024-001年度培訓計劃2024-01-20電子版5各部門負責人*某某2024-01-20培訓專員*某某2024-01-20FIN-2024-002Q1財務報表2024-04-12紙質(zhì)版3總經(jīng)理*某某2024-04-12機密分管副總*某某2024-04-12財務經(jīng)理*某某2024-04-12（四）文檔歸檔管理1.歸檔范圍及時限歸檔范圍：所有審批完成的正式文檔、審批過程中的修改稿、相關附件（如合同掃描件、會議簽到表等）。歸檔時限：文檔審批完成后3個工作日內(nèi)，由創(chuàng)建人或部門檔案員整理并提交至檔案室。2.歸檔分類與編號（1）分類方法：采用“年度-部門-文檔類型”三級分類法，如“2024-人力資源部-管理類”。（2）檔案編號：檔案室對歸檔文檔統(tǒng)一編制檔案號，格式為DA-年度-部門代碼-檔案流水號，示例：DA-2024-HR-001。3.歸檔流程（1）預歸檔：部門檔案員核對文檔完整性，檢查《文檔審批表》《文檔分發(fā)記錄表》等附件是否齊全，對缺失部分及時補充。（2）移交登記：填寫《檔案歸檔移交清單》（見表4），與檔案室管理員共同清點文檔，確認無誤后雙方簽字確認。（3）入庫存儲：檔案室按分類順序上架存儲，電子文檔同步至檔案管理系統(tǒng)，標注檔案號及關鍵詞，便于檢索。表4檔案歸檔移交清單檔案號文檔名稱文檔類型歸檔部門歸檔日期保管期限份數(shù)移交人接收人備注DA-2024-HR-001年度培訓計劃管理類人力資源部2024-01-251年1*某某*某某電子版DA-2024-FIN-002Q1財務報表財務類財務部2024-04-1510年1*某某*某某紙質(zhì)+電子DA-2024-SL-003項目合作協(xié)議業(yè)務類市場部2024-03-1015年1*某某*某某紙質(zhì)+電子（五）文檔借閱與查閱管理1.借閱權限管理普通文檔：企業(yè)員工憑工卡或OA系統(tǒng)賬號申請借閱，經(jīng)部門負責人審批后即可查閱。涉密文檔：需經(jīng)部門負責人+分管副總審批，借閱人需簽署《文檔保密承諾書》（見表5），限定借閱期限（不超過3個工作日）。2.借閱流程（1）申請：借閱人填寫《文檔借閱申請表》（見表6），注明文檔編號、借閱用途、借閱期限。（2）審批：部門負責人審批通過后，提交至檔案室管理員。（3）借閱與歸還：檔案室管理員核對身份信息后，提供文檔原件（電子文檔通過系統(tǒng)授權），借閱人需在到期歸還，如需續(xù)借需提前1個工作日申請。3.查閱要求查閱文檔需在檔案室指定區(qū)域進行，不得帶出檔案室，不得擅自復制、摘抄。涉密文檔查閱時需有檔案管理員全程陪同，查閱過程需記錄在案。表5文檔保密承諾書承諾人姓名工號所屬部門借閱文檔名稱文檔編號*某某2024001市場部項目合作協(xié)議DA-2024-SL-003承諾內(nèi)容：本人承諾僅用于工作需要，遵守企業(yè)保密制度，不復制、不傳播、不泄露文檔內(nèi)容，如有違反，愿承擔相應法律責任。承諾人簽字：__________日期：______檔案管理員簽字：__________日期：______表6文檔借閱申請表申請日期申請人工號申請人姓名所屬部門借閱文檔名稱文檔編號借閱用途借閱期限2024-02-202024002*某某研發(fā)部技術手冊DA-2024-RD-005項目開發(fā)參考3個工作日審批意見：部門負責人簽字：__________日期：______檔案管理員審批：__________日期：______歸還記錄：歸還日期：______文檔狀態(tài)：□完好□損壞（請注明：__________）接收人簽字：__________（六）文檔銷毀管理1.銷毀條件保管期限屆滿：達到保管期限且無繼續(xù)保存必要的文檔（如普通工作計劃、臨時通知等）。失效或作廢：因政策變化、業(yè)務調(diào)整等原因失效的文檔（如廢止的制度文件、過期的合同等）。無保存價值：經(jīng)鑒定無歷史參考或法律效力的文檔（如草稿、重復文件等）。2.銷毀流程（1）鑒定與審批：由檔案室牽頭，會同相關部門組成鑒定小組，對擬銷毀文檔進行鑒定，填寫《文檔銷毀審批表》（見表7），經(jīng)分管副總及總經(jīng)理審批后執(zhí)行。（2）清點與登記：銷毀前需核對文檔清單，保證與審批范圍一致，填寫《文檔銷毀記錄表》（見表8），注明銷毀文檔的編號、名稱、數(shù)量、銷毀方式。（3）銷毀與監(jiān)督：紙質(zhì)文檔采用碎紙機銷毀，電子文檔采用數(shù)據(jù)擦除或物理銷毀方式，銷毀過程需有2人以上監(jiān)督，保證無法恢復。3.特殊情況處理涉密文檔銷毀需單獨記錄，并報請保密管理部門備案。銷毀后如因法律糾紛需追溯，需提前暫停銷毀并上報總經(jīng)理處理。表7文檔銷毀審批表申請部門申請日期申請原因擬銷毀文檔數(shù)量鑒定小組意見檔案室2024-12-01保管期限屆滿50份經(jīng)鑒定，無保存價值，同意銷毀部門負責人意見分管副總意見總經(jīng)理意見簽字：__________簽字：__________簽字：__________日期：______表8文檔銷毀記錄表銷毀日期銷毀地點監(jiān)督人銷毀人銷毀文檔清單（編號及名稱）銷毀方式備注2024-12-05檔案室碎紙區(qū)*某某*某某DA-2023-HR-005（年度工作總結(jié)）碎紙機銷毀已審批DA-2023-MK-008（活動方案）四、執(zhí)行規(guī)范與風險防控要點（一）文檔命名與格式規(guī)范文檔命名需嚴格遵循“部門代碼-文檔類型-年份-序號-版本號”規(guī)則，避免使用“123”“新建文檔”等模糊名稱。電子文檔格式優(yōu)先采用PDF、Word、Excel等通用格式，特殊技術文檔需保留源文件格式，保證長期可讀性。紙質(zhì)文檔需使用A4標準紙張，打印清晰，裝訂整齊，避免涂改（如需修改需加蓋修改章并注明修改人及日期）。（二）保密與安全管理密級劃分：根據(jù)文檔重要性分為“普通（內(nèi)部使用）”“秘密（限制擴散）”“機密（核心信息）”三級，標注于文檔首頁及封皮。權限控制：電子文檔通過OA系統(tǒng)設置訪問權限，僅授權人員可查看或編輯；涉密紙質(zhì)文檔存放于帶鎖檔案柜，鑰匙由檔案管理員專人保管。備份機制：電子文檔需每日備份至企業(yè)服務器及異地存儲設備，重要文檔（如合同、財務報表）需定期進行備份有效性測試。（三）歸檔及時性與完整性部門檔案員需每月檢查未歸檔文檔，督促創(chuàng)建人按時提交，避免文檔積壓或丟失。檔案室管理員每季度對歸檔文檔進行抽查，核對文檔與《檔案歸檔移交清單》的一致性，發(fā)覺問題及時整改。（四）常見問題與應對措施問題：文檔審批流程卡殼，影響效率。措施：明確審批時限要求，超過2個工作日未反饋的，審批人需向部門負責人報備；OA系統(tǒng)設置審批超時提醒功能。問題