采購(gòu)合同審核與評(píng)估通用工具模板一、應(yīng)用場(chǎng)景與價(jià)值本模板工具適用于各類企業(yè)、機(jī)構(gòu)及社會(huì)組織在采購(gòu)業(yè)務(wù)開展過(guò)程中，對(duì)供應(yīng)商合同進(jìn)行系統(tǒng)性審核與風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的場(chǎng)景。無(wú)論是大宗物資采購(gòu)、服務(wù)外包、工程建設(shè)還是設(shè)備購(gòu)置，均需通過(guò)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮贤瑢徍肆鞒虂?lái)保障交易安全、控制法律風(fēng)險(xiǎn)、優(yōu)化成本效益。在當(dāng)前商業(yè)環(huán)境中，采購(gòu)合同作為約束雙方權(quán)利義務(wù)的核心法律文件，其條款設(shè)計(jì)的嚴(yán)謹(jǐn)性直接影響采購(gòu)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。一份存在漏洞的合同可能導(dǎo)致履約糾紛、經(jīng)濟(jì)損失甚至法律責(zé)任。本工具通過(guò)結(jié)構(gòu)化審核流程與量化評(píng)估體系，幫助采購(gòu)人員、法務(wù)專員、財(cái)務(wù)管理者及管理層高效識(shí)別合同風(fēng)險(xiǎn)，保證合同條款符合法律法規(guī)要求、企業(yè)制度規(guī)范及業(yè)務(wù)實(shí)際需求，最終實(shí)現(xiàn)采購(gòu)價(jià)值最大化。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）準(zhǔn)備階段：基礎(chǔ)信息收集與初步篩查合同文本獲取與完整性確認(rèn)接收供應(yīng)商提交的合同草案，確認(rèn)文本是否完整（含附件、技術(shù)參數(shù)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等補(bǔ)充文件），檢查頁(yè)碼連續(xù)性及簽字蓋章位置是否預(yù)留。若發(fā)覺缺失頁(yè)碼或關(guān)鍵附件，應(yīng)立即要求供應(yīng)商補(bǔ)充完整。供應(yīng)商資質(zhì)預(yù)審核查供應(yīng)商營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證（如食品流通許可證、安全生產(chǎn)許可證）、資質(zhì)等級(jí)證書（如建筑企業(yè)資質(zhì)）等文件的有效性及經(jīng)營(yíng)范圍匹配度。通過(guò)國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)查詢供應(yīng)商是否存在經(jīng)營(yíng)異常、行政處罰等不良記錄。歷史合作記錄調(diào)取查詢企業(yè)ERP系統(tǒng)或采購(gòu)管理平臺(tái)，獲取與該供應(yīng)商過(guò)往合作記錄，重點(diǎn)查看履約及時(shí)率、質(zhì)量合格率、索賠記錄及付款信用情況。若為新供應(yīng)商，需完成《新供應(yīng)商準(zhǔn)入評(píng)估表》的初步填寫。（二）初審階段：關(guān)鍵條款審查與風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別主體資格合法性審查嚴(yán)格核對(duì)合同簽約主體名稱與營(yíng)業(yè)執(zhí)照完全一致，避免使用簡(jiǎn)稱或曾用名。若為分公司簽約，需確認(rèn)總公司出具的授權(quán)委托書范圍是否包含本次交易。特別注意簽約代表是否獲得有效授權(quán)，查驗(yàn)法定代表人身份證明及授權(quán)委托書簽字真實(shí)性。標(biāo)的物條款審核物資類采購(gòu)：審核品名、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量等級(jí)、計(jì)量單位等描述是否準(zhǔn)確，避免使用”等”、“約”等模糊表述。對(duì)照《采購(gòu)需求說(shuō)明書》逐項(xiàng)核對(duì)參數(shù)一致性。服務(wù)類采購(gòu)：明確服務(wù)范圍、交付成果、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及考核指標(biāo)（如SLA服務(wù)水平協(xié)議），服務(wù)期限是否與業(yè)務(wù)需求匹配。工程類采購(gòu)：核查工程量清單、施工圖紙、技術(shù)規(guī)范是否與招標(biāo)文件一致，特別注意隱蔽工程驗(yàn)收程序約定。價(jià)格與支付條款審查確認(rèn)合同總價(jià)是否與中標(biāo)價(jià)格或談判結(jié)果一致，分項(xiàng)報(bào)價(jià)是否合理。審核支付節(jié)點(diǎn)設(shè)置（如預(yù)付款比例、進(jìn)度款支付條件、質(zhì)保金扣留比例）是否符合企業(yè)財(cái)務(wù)制度。檢查價(jià)格調(diào)整機(jī)制：若為長(zhǎng)期合同，需明確原材料價(jià)格波動(dòng)超過(guò)±5%時(shí)的調(diào)價(jià)公式。驗(yàn)收與支付掛鉤條款：保證”驗(yàn)收合格”作為支付前提條件，避免”見票付款”等模糊表述。交付與驗(yàn)收條款優(yōu)化明確交付時(shí)間節(jié)點(diǎn)（精確到工作日），設(shè)置合理寬限期（通常為7-15天）。約定交付方式（上門交貨/物流運(yùn)輸）及費(fèi)用承擔(dān)方。制定詳細(xì)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：物資類需明確抽樣方案（如GB/T2828.1）、檢測(cè)方法；服務(wù)類需設(shè)定可量化的KPI指標(biāo)。規(guī)定驗(yàn)收異議處理流程：書面提出異議時(shí)限（通常為3-5個(gè)工作日）、復(fù)檢程序及責(zé)任界定。（三）會(huì)審階段：跨部門協(xié)同評(píng)估法律風(fēng)險(xiǎn)專項(xiàng)評(píng)估由法務(wù)部門重點(diǎn)審核：違約責(zé)任條款：違約金計(jì)算方式是否合理（通常為合同金額的0.05%-0.1%/天），累計(jì)上限是否明確（不超過(guò)合同總額20%）。不可抗力界定：是否包含疫情、自然災(zāi)害等典型情形，通知時(shí)限要求（通常為事件發(fā)生后48小時(shí)內(nèi)）。爭(zhēng)議解決方式：仲裁或訴訟管轄地約定是否有利于己方（優(yōu)先選擇企業(yè)所在地法院或仲裁機(jī)構(gòu)）。知識(shí)產(chǎn)權(quán)條款：若涉及技術(shù)開發(fā)，需明確成果歸屬及后續(xù)使用權(quán)限。財(cái)務(wù)成本效益分析財(cái)務(wù)部門需完成：現(xiàn)金流影響測(cè)算：根據(jù)支付節(jié)點(diǎn)編制資金使用計(jì)劃表。稅務(wù)合規(guī)性審查：確認(rèn)發(fā)票類型（增值稅專用/普通）、稅率適用性及涉稅風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。成本對(duì)比分析：與歷史采購(gòu)價(jià)格、市場(chǎng)公允價(jià)格進(jìn)行橫向?qū)Ρ?，?jì)算成本節(jié)約率。匯率風(fēng)險(xiǎn)預(yù)判：若涉及跨境采購(gòu)，評(píng)估匯率波動(dòng)對(duì)成本的影響幅度。技術(shù)可行性評(píng)審技術(shù)部門重點(diǎn)驗(yàn)證：技術(shù)參數(shù)滿足度：合同技術(shù)條款是否完全響應(yīng)采購(gòu)需求。實(shí)施方案合理性：服務(wù)或工程的實(shí)施計(jì)劃、資源配置是否可行。兼容性要求：新采購(gòu)設(shè)備/系統(tǒng)與現(xiàn)有設(shè)施的兼容性驗(yàn)證。培訓(xùn)與支持條款：供應(yīng)商提供的技術(shù)培訓(xùn)次數(shù)、時(shí)長(zhǎng)及售后服務(wù)響應(yīng)時(shí)間（如7×24小時(shí)支持）。（四）終審階段：綜合評(píng)估與決策風(fēng)險(xiǎn)量化評(píng)級(jí)基于前序?qū)彶榻Y(jié)果，使用《采購(gòu)合同風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估矩陣》對(duì)合同進(jìn)行綜合評(píng)分：法律風(fēng)險(xiǎn)：權(quán)重40%，評(píng)估條款完備性、合規(guī)性得分財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)：權(quán)重30%，評(píng)估成本控制、支付安全性得分履約風(fēng)險(xiǎn)：權(quán)重20%，評(píng)估供應(yīng)商能力、交付可靠性得分其他風(fēng)險(xiǎn)：權(quán)重10%，評(píng)估政策變動(dòng)、市場(chǎng)波動(dòng)等外部因素最終按得分劃分為A級(jí)（低風(fēng)險(xiǎn)，85-100分）、B級(jí)（中風(fēng)險(xiǎn)，70-84分）、C級(jí)（高風(fēng)險(xiǎn)，70分以下）。審批流程執(zhí)行根據(jù)企業(yè)授權(quán)體系及風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)確定審批路徑：A級(jí)合同：采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審批即可B級(jí)合同：需增加財(cái)務(wù)總監(jiān)、法務(wù)總監(jiān)會(huì)簽C級(jí)合同：必須提交總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)審議審批過(guò)程中需附《合同審核意見匯總表》，記錄各部門修改建議及采納情況。合同文本定稿與簽署整合各部門修改意見形成最終版合同文本，重點(diǎn)修改處需用修訂模式標(biāo)注。簽署前完成：最終文本校對(duì)：保證所有修改意見已準(zhǔn)確落實(shí)簽章文件準(zhǔn)備：包括合同正本（至少一式四份）、附件清單、授權(quán)委托書等簽署流程：按企業(yè)用印管理規(guī)定完成用印審批，保證雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋公章（或合同專用章）三、核心評(píng)估工具表（一）采購(gòu)合同基本信息登記表項(xiàng)目?jī)?nèi)容核查要求合同編號(hào)PC-2023-X符合企業(yè)合同編號(hào)規(guī)則合同名稱設(shè)備采購(gòu)合同準(zhǔn)確反映交易標(biāo)的采購(gòu)方有限公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照名稱全稱供應(yīng)商科技有限公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照名稱全稱簽約日期2023年X月X日不早于資質(zhì)有效期合同金額人民幣X萬(wàn)元大小寫一致，含稅價(jià)合同類型□物資□服務(wù)□工程□其他勾選對(duì)應(yīng)類型履行期限2023年X月X日至X年X月X日與業(yè)務(wù)需求匹配支付方式□電匯□承兌□其他符合財(cái)務(wù)制度附件清單1.技術(shù)規(guī)格書2.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)附件名稱與實(shí)際一致（二）合同條款審查矩陣表審查模塊審查要點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)整改建議責(zé)任部門主體資格營(yíng)業(yè)執(zhí)照經(jīng)營(yíng)范圍是否包含標(biāo)的物中要求供應(yīng)商提供增項(xiàng)許可法務(wù)部簽約代表授權(quán)書是否有效低補(bǔ)充法定代表人身份證明采購(gòu)部標(biāo)的物條款技術(shù)參數(shù)是否與需求一致高修訂第3.2條參數(shù)表技術(shù)部質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是否明確（國(guó)標(biāo)/行標(biāo)）中增加GB/T-202X引用質(zhì)檢部?jī)r(jià)格條款總價(jià)是否與中標(biāo)價(jià)一致低無(wú)需修改財(cái)務(wù)部?jī)r(jià)格調(diào)整機(jī)制是否缺失高增加原材料波動(dòng)±5%調(diào)價(jià)條款財(cái)務(wù)部交付條款交付地點(diǎn)是否具體到倉(cāng)庫(kù)地址中明確”市區(qū)路號(hào)”采購(gòu)部運(yùn)輸保險(xiǎn)責(zé)任方是否約定高明確”供應(yīng)商承擔(dān)運(yùn)輸風(fēng)險(xiǎn)”法務(wù)部驗(yàn)收條款驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)是否可量化高修訂為”按GB/T2828.1抽樣”質(zhì)檢部異議提出時(shí)限是否合理中修改為”收到貨后5個(gè)工作日內(nèi)”法務(wù)部違約責(zé)任違約金計(jì)算方式是否明確高修訂為”日0.05%累計(jì)不超過(guò)20%”法務(wù)部不可抗力通知時(shí)限是否約定中增加”48小時(shí)內(nèi)書面通知”法務(wù)部爭(zhēng)議解決管轄法院是否有利于己方中修改為”采購(gòu)方所在地法院”法務(wù)部（三）采購(gòu)合同風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估量化表風(fēng)險(xiǎn)類別評(píng)估指標(biāo)權(quán)重評(píng)分(1-100)加權(quán)得分風(fēng)險(xiǎn)描述法律風(fēng)險(xiǎn)條款完備性15%8512.75知識(shí)產(chǎn)權(quán)條款缺失合規(guī)性15%9013.5符合《民法典》規(guī)定爭(zhēng)議解決條款10%707管轄地約定不利財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)價(jià)格合理性10%959.5低于市場(chǎng)均價(jià)8%支付安全性10%808預(yù)付款比例偏高(30%)稅務(wù)合規(guī)性10%10010稅率適用正確履約風(fēng)險(xiǎn)供應(yīng)商能力10%757.5新供應(yīng)商無(wú)同類業(yè)績(jī)交付可靠性5%854.25交貨期設(shè)置合理質(zhì)量保障5%804質(zhì)保期僅12個(gè)月其他風(fēng)險(xiǎn)政策變動(dòng)5%904.5不受政策限制市場(chǎng)波動(dòng)5%703.5原材料價(jià)格波動(dòng)大綜合評(píng)分-100%-84.5B級(jí)（中風(fēng)險(xiǎn)）（四）合同審批流程記錄表審批環(huán)節(jié)審批人職位審批意見審批日期簽字初審張*采購(gòu)經(jīng)理同意，按法務(wù)意見修訂違約條款2023–張*法務(wù)審核李*法務(wù)總監(jiān)同意，補(bǔ)充知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬約定2023–李*財(cái)務(wù)審核王*財(cái)務(wù)總監(jiān)同意，建議預(yù)付款降至20%2023–王*技術(shù)審核趙*技術(shù)總監(jiān)同意，確認(rèn)參數(shù)滿足需求2023–趙*分管領(lǐng)導(dǎo)劉*副總經(jīng)理同意，要求加強(qiáng)履約監(jiān)管2023–劉*最終審批陳*總經(jīng)理批準(zhǔn)，按修訂版簽署2023–陳*四、風(fēng)險(xiǎn)控制要點(diǎn)（一）主體資格審查的深度把控供應(yīng)商主體資格缺陷是合同無(wú)效的常見誘因，需建立”三查三核”機(jī)制：一查工商登記信息，通過(guò)國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)驗(yàn)證企業(yè)存續(xù)狀態(tài)；二查特殊行業(yè)資質(zhì)，如醫(yī)療器械經(jīng)營(yíng)許可證、危險(xiǎn)化學(xué)品經(jīng)營(yíng)許可證等專項(xiàng)許可；三查關(guān)聯(lián)關(guān)系，避免與存在利益沖突的供應(yīng)商簽約（如股東為采購(gòu)方員工親屬）。特別警惕”皮包公司”風(fēng)險(xiǎn)，要求供應(yīng)商提供近三年審計(jì)報(bào)告或主要客戶證明，核實(shí)實(shí)際經(jīng)營(yíng)能力。（二）價(jià)格條款的動(dòng)態(tài)管理策略固定價(jià)格合同在長(zhǎng)期合作中易受市場(chǎng)波動(dòng)沖擊，建議采用”基準(zhǔn)價(jià)+調(diào)整機(jī)制”模式。例如鋼材采購(gòu)可約定：“合同價(jià)格以簽約當(dāng)日鋼材網(wǎng)規(guī)格價(jià)格為基準(zhǔn)，若交貨時(shí)價(jià)格波動(dòng)超過(guò)±5%，則超出部分按實(shí)際價(jià)格調(diào)整”。對(duì)于服務(wù)類合同，可設(shè)置階梯價(jià)格：基礎(chǔ)服務(wù)費(fèi)+超額服務(wù)費(fèi)，避免因需求變更導(dǎo)致成本失控。所有價(jià)格調(diào)整必須書面確認(rèn)，禁止口頭協(xié)議。（三）驗(yàn)收條款的剛性執(zhí)行要點(diǎn)驗(yàn)收是控制采購(gòu)質(zhì)量的最后一道防線，需建立”三階驗(yàn)收”制度：到貨初檢（核對(duì)數(shù)量、外觀）、安裝調(diào)試（功能測(cè)試）、運(yùn)行驗(yàn)收（實(shí)際工況測(cè)試）。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)必須客觀量化，如設(shè)備運(yùn)行故障率≤0.5%、服務(wù)響應(yīng)時(shí)間≤2小時(shí)等。特別約定”驗(yàn)收不通過(guò)的處理流程”：首次整改期限（如7天）、二次整改期限（如5天），若仍不達(dá)標(biāo)則啟動(dòng)退換貨程序。所有驗(yàn)收必須簽署書面報(bào)告，作為付款依據(jù)。（四）違約責(zé)任的梯度設(shè)計(jì)原則違約金設(shè)置需遵循”補(bǔ)償性為主、懲罰性為輔”原則，避免過(guò)高條款被法院認(rèn)定為無(wú)效。建議采用”日違約金+上限”模式：如”每延遲一日按合同金額0.05%支付違約金，累計(jì)不超過(guò)合同總額20%“。對(duì)于供應(yīng)商根本違約（如提供假冒產(chǎn)品），應(yīng)約定”采購(gòu)方有權(quán)解除合同并要求賠償損失（包括直接損失和可得利益損失）“。特別注意違約責(zé)任的對(duì)等性，避免單方面加重己方責(zé)任。（五）合同履行的動(dòng)態(tài)監(jiān)控機(jī)制合同簽署后需建立”履約跟蹤臺(tái)賬”，記錄關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)執(zhí)行情況：如物資到貨日期、驗(yàn)收結(jié)果、付款進(jìn)度等。對(duì)于重大合同（金額超500萬(wàn)或工期超6個(gè)月），實(shí)施”月度履約評(píng)估”，由采購(gòu)、財(cái)務(wù)、技術(shù)等部門聯(lián)合檢查供應(yīng)商履約表現(xiàn)。發(fā)覺異常情況（如質(zhì)量下滑、進(jìn)度延遲）立即啟動(dòng)預(yù)警程序，發(fā)送《履約提醒函》并約談供應(yīng)商負(fù)責(zé)人。所有履約過(guò)程文件需歸檔保存，保存期限不少于合同終止后5年。（六）電子合同管理的特殊要求采用電子簽約方式時(shí)，必須保證符合《電子簽名法》要求：使用可靠的電子簽名（如CA認(rèn)證），簽約平臺(tái)需具備國(guó)家認(rèn)證資質(zhì)。電子合同存儲(chǔ)應(yīng)滿足”三重備