檔案管理與目錄歸檔規(guī)范手冊1總則1.1目的為規(guī)范組織檔案管理工作，確保檔案的真實性、完整性、系統(tǒng)性和安全性，提高檔案利用效率，為組織運營、決策及歷史研究提供可靠依據(jù)，制定本手冊。1.2適用范圍本手冊適用于企業(yè)、事業(yè)單位、政府機關(guān)及其他社會組織的檔案管理與目錄歸檔工作，涵蓋紙質(zhì)檔案、電子檔案及聲像檔案等各類載體。1.3基本原則真實性：檔案內(nèi)容必須反映事項的原始面貌，不得偽造、篡改。完整性：檔案應收集齊全，不得遺漏關(guān)鍵環(huán)節(jié)或重要文件。系統(tǒng)性：檔案應按一定規(guī)則分類、整理，形成有機體系。安全性：檔案應采取防火、防盜、防蛀、防磁等措施，確保實體與信息安全。便利性：檔案管理應便于檢索、利用和后續(xù)維護，符合組織實際需求。2檔案分類規(guī)范2.1分類原則科學性：分類應符合檔案形成規(guī)律及事物內(nèi)在邏輯（如職能、流程、主題）。實用性：分類應適應組織管理需求，便于檔案收集、整理與利用。穩(wěn)定性：分類體系應保持相對穩(wěn)定，避免頻繁調(diào)整（確需調(diào)整時，需備注說明）。2.2分類方法常見分類方法包括：1.年度-機構(gòu)-問題分類法（適用政府機關(guān)、事業(yè)單位）：第一層：年度（如2023年、2024年）；第二層：機構(gòu)（如辦公室、人事處、財務處）；第三層：問題（如公文、會議記錄、合同、報表）。2.年度-問題-機構(gòu)分類法（適用企業(yè)）：第一層：年度；第二層：問題（如行政、人事、業(yè)務、財務）；第三層：機構(gòu)（如銷售部、生產(chǎn)部、研發(fā)部）。3.學科-年度分類法（適用科研院所、高校）：第一層：學科（如計算機科學、生物學）；第二層：年度；第三層：項目（如XX課題、XX論文）。2.3分類示例（以企業(yè)為例）年度問題類別機構(gòu)子類別2023年行政辦公室公文、會議記錄、印章管理2023年人事人力資源部員工檔案、招聘材料、薪酬報表2023年業(yè)務銷售部合同、客戶資料、銷售報表2023年財務財務部會計憑證、賬簿、審計報告2.4分類調(diào)整當組織架構(gòu)、業(yè)務范圍發(fā)生重大變化時，可調(diào)整分類體系；調(diào)整前需對原有檔案進行梳理，確保新舊分類銜接（如新增“數(shù)字化轉(zhuǎn)型”問題類別，需將2023年相關(guān)文件從“業(yè)務”類調(diào)整至新類別，并備注“2023年數(shù)字化轉(zhuǎn)型文件原屬‘業(yè)務’類”）。3目錄編制規(guī)范3.1目錄類型及用途目錄類型定義用途全宗目錄反映一個組織全部檔案的總目錄（全宗：組織在職能活動中形成的全部檔案）用于檢索組織整體檔案概況案卷目錄反映一組相關(guān)檔案（案卷）的目錄（案卷：由若干互有聯(lián)系的文件組成的集合）用于檢索案卷級檔案卷內(nèi)文件目錄反映案卷內(nèi)具體文件的目錄用于檢索案卷內(nèi)文件歸檔文件目錄反映單份歸檔文件的目錄（適用于“件”級管理）用于直接檢索單份文件3.2目錄編制規(guī)則3.2.1條目內(nèi)容要求目錄類型必選條目可選條目全宗目錄全宗號、全宗名稱、起止年度、檔案數(shù)量全宗說明（如形成單位、職能）案卷目錄案卷號、案卷標題、起止日期、頁數(shù)、保管期限機構(gòu)、問題、備注卷內(nèi)文件目錄件號、文件編號、標題、責任者、日期、頁數(shù)密級、備注歸檔文件目錄歸檔號、文件編號、標題、責任者、日期、頁數(shù)、保管期限密級、機構(gòu)、問題、備注3.2.2格式要求載體：紙質(zhì)目錄采用A4紙，電子目錄采用Excel、Access或?qū)I(yè)檔案管理系統(tǒng)；字體：標題用黑體（三號），正文用宋體（五號）；對齊方式：編號、日期、頁數(shù)等字段左對齊，標題、責任者等字段左對齊或兩端對齊；標識：密級用“★”標注（如★機密），保管期限用“永久”“長期”“短期”標注。3.2.3編號規(guī)則全宗號：由檔案行政管理部門統(tǒng)一分配（如001、002）；案卷號：按年度-機構(gòu)-問題順序編制（如____，代表2023年辦公室公文類第1卷）；件號：案卷內(nèi)文件的順序號（如001、002，從1開始連續(xù)編號）；歸檔號：單份文件的唯一標識（如____，代表2023年辦公室公文類第1卷第5件）。3.3著錄規(guī)范標題：應準確概括文件核心內(nèi)容（如“關(guān)于2023年度預算調(diào)整的通知”而非“通知”）；日期：采用8位數(shù)字格式（如____，避免“23年12月31日”）；責任者：寫全稱或規(guī)范簡稱（如“XX有限公司人力資源部”而非“人力部”）；文件編號：填寫文件制發(fā)機關(guān)的發(fā)文字號（如“XX辦〔2023〕5號”）；保管期限：按《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局第8號令）或組織內(nèi)部規(guī)定劃分（如永久、長期（15-50年）、短期（1-15年））。4檔案歸檔流程規(guī)范4.1收集環(huán)節(jié)4.1.1收集范圍必收文件：組織職能活動中形成的具有保存價值的文件（如公文、合同、會議記錄、財務憑證、員工檔案、科研成果、電子數(shù)據(jù)）；不收文件：無保存價值的臨時性文件（如通知開會的便條）、重復文件（如已歸檔的復印件）。4.1.2收集時間定期收集：月度收集（如行政文件）、季度收集（如財務報表）、年度收集（如年度總結(jié)、審計報告）；即時收集：重大活動（如慶典、項目驗收）、突發(fā)事件（如事故處理）形成的文件，應在活動結(jié)束后1周內(nèi)收集。4.2整理環(huán)節(jié)4.2.1分類按本手冊2.2節(jié)分類方法，將收集的文件歸入相應類別。4.2.2組卷/件案卷整理：將互有聯(lián)系的文件組成案卷（如2023年辦公室第1卷“公文”，包含1-10號文件）；件級整理：將單份文件作為獨立歸檔單位（如“關(guān)于2023年度預算調(diào)整的通知”作為1件）。4.2.3裝訂紙質(zhì)檔案：采用線裝或膠裝（避免使用訂書釘、回形針等金屬物）；電子檔案：按規(guī)范格式存儲（如PDF、DOCX、JPG），并備份（至少2份，分別存于本地和云端）。4.3鑒定環(huán)節(jié)4.3.1價值鑒定永久保管：反映組織重大決策、重要活動、歷史面貌的文件（如章程、年度總結(jié)、干部任免文件、重大合同）；長期保管：反映組織一般職能活動、有較長利用價值的文件（如一般會議記錄、中期項目報告、財務賬簿）；短期保管：反映組織日常事務、利用價值較低的文件（如通知、便函、臨時報表）。4.3.2銷毀程序步驟：①編制銷毀清單（注明文件名稱、數(shù)量、銷毀原因）；②提交分管領(lǐng)導審批；③由2人以上監(jiān)銷（監(jiān)銷人簽字確認）；④記錄銷毀情況（存入檔案管理臺賬）。4.4歸檔環(huán)節(jié)4.4.1歸檔時間年度檔案：應在年度結(jié)束后3個月內(nèi)完成歸檔（如2023年檔案需在2024年3月底前歸檔）；專項檔案（如項目檔案、科研檔案）：應在項目結(jié)束后1個月內(nèi)完成歸檔。4.4.2歸檔手續(xù)移交人填寫《檔案移交清單》（注明檔案名稱、數(shù)量、類別、保管期限）；接收人核對檔案內(nèi)容（確保與清單一致）；雙方簽字確認（移交人、接收人、監(jiān)交人）；《檔案移交清單》一式兩份（移交方、接收方各存1份）。5檔案管理與利用規(guī)范5.1檔案管理5.1.1存放要求紙質(zhì)檔案：存放在檔案柜或密集架中，按分類體系排列（如年度→機構(gòu)→問題），柜外標注類別標識（如“2023年辦公室公文類”）；電子檔案：存放在專用服務器或存儲設備中，設置訪問權(quán)限（如管理員、普通用戶、訪客），定期檢測存儲介質(zhì)（如硬盤、U盤）的安全性。5.1.2保管要求環(huán)境控制：檔案庫房溫度保持在14-24℃，相對濕度保持在45-60%（避免潮濕、高溫）；安全防護：安裝防火報警器、防盜門窗、防蛀藥品（如樟腦丸）、防磁柜（用于存儲電子檔案）；臺賬管理：建立《檔案管理臺賬》，記錄檔案的收集、整理、歸檔、利用、銷毀等情況（包括日期、責任人、內(nèi)容）。5.2檔案利用5.2.1利用手續(xù)內(nèi)部利用：填寫《檔案查閱申請表》（注明查閱人、查閱內(nèi)容、查閱目的），經(jīng)部門負責人審批后，方可查閱；外部利用：需出具單位介紹信（注明查閱用途），經(jīng)檔案管理部門負責人審批后，方可查閱（涉密檔案需經(jīng)分管領(lǐng)導審批）。5.2.2利用方式查閱：在檔案庫房或指定場所查閱（不得帶出庫房，如需帶出，需經(jīng)審批）；復制：需經(jīng)審批（涉密檔案不得復制），復制件需標注“復制件”字樣；借閱：填寫《檔案借閱登記表》（注明借閱期限），逾期未還需辦理續(xù)借手續(xù)（涉密檔案不得借閱）。5.2.3保密要求涉密檔案（如機密文件、敏感數(shù)據(jù)）需單獨存放，設置專人管理（需簽訂保密協(xié)議）；利用涉密檔案需經(jīng)分管領(lǐng)導審批，查閱后需歸還（不得留存復印件）；檔案管理人員需遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容（如因泄露造成損失，需承擔法律責任）。6附則6.1解釋權(quán)本手冊由組織檔案管理部門負責解釋。6.2修訂程序本手冊如需修訂，需由檔案管理部門提出修訂意見，經(jīng)分管領(lǐng)導審批后，方可修訂（修訂后需重新發(fā)布）。6.3生效日期本手冊自發(fā)布之日起生效。附錄：常見問題解答1.問：如何確定文件的保管期限？答：參考《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局第8號令）或組織內(nèi)部《檔案保管期限表》，結(jié)合文件的內(nèi)容、用途、形成時間等因素確定。2.問：目錄編制錯誤如何修改？答：紙質(zhì)目錄需用紅筆修改（注明修改日期、修改人），并在備注欄說明原因；電子目錄需修改原始文件，并保留修改痕跡（如版本記錄）。3.問：電子檔案如何歸檔？答：電子檔案需按規(guī)范格式存儲（如PDF/A（長期保存）、DOCX（可編輯）），并填寫《電子檔案歸檔清單》（注明文件名稱、格式、大小、存儲位置），與紙質(zhì)檔案關(guān)聯(lián)（如在紙質(zhì)