合同管理制度會議記錄一、會議概述

本次會議旨在討論和完善公司合同管理制度，提高合同管理效率，降低合同風(fēng)險。會議時間：2022年10月25日；會議地點：公司會議室；參會人員：公司總經(jīng)理、各部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部全體成員。

一、會議議程

1.介紹合同管理制度現(xiàn)狀及存在問題；

2.各部門負(fù)責(zé)人匯報本部門合同管理情況；

3.討論合同管理制度修改意見；

4.審議通過合同管理制度；

5.部署合同管理工作任務(wù)。

一、合同管理制度現(xiàn)狀及存在問題

1.合同管理制度不完善，缺乏系統(tǒng)性和可操作性；

2.合同簽訂流程不規(guī)范，存在審批不嚴(yán)、流程冗長等問題；

3.合同執(zhí)行過程中，部分部門對合同條款理解不透徹，導(dǎo)致執(zhí)行不到位；

4.合同糾紛處理機制不健全，影響公司利益。

一、各部門合同管理情況匯報

1.銷售部：合同簽訂率較高，但合同履行過程中存在部分違約情況；

2.采購部：合同簽訂及時，但合同履行過程中存在貨物質(zhì)量不符、交貨延遲等問題；

3.項目部：合同簽訂較為規(guī)范，但合同履行過程中存在進(jìn)度延誤、費用超支等問題；

4.法務(wù)部：合同審查工作到位，但合同執(zhí)行過程中存在部分風(fēng)險未能及時識別。

一、合同管理制度修改意見討論

1.簡化合同簽訂流程，提高審批效率；

2.加強合同條款培訓(xùn)，提高員工對合同的理解和執(zhí)行能力；

3.建立合同履行監(jiān)控機制，確保合同按時履行；

4.完善合同糾紛處理機制，保障公司利益。

一、合同管理制度審議通過

經(jīng)過充分討論，會議一致同意通過以下合同管理制度修改意見：

1.簡化合同簽訂流程，提高審批效率；

2.加強合同條款培訓(xùn)，提高員工對合同的理解和執(zhí)行能力；

3.建立合同履行監(jiān)控機制，確保合同按時履行；

4.完善合同糾紛處理機制，保障公司利益。

一、合同管理工作任務(wù)部署

1.各部門負(fù)責(zé)人要加強對合同管理工作的重視，確保合同簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)的規(guī)范性；

2.法務(wù)部要加強對合同條款的審查，確保合同合法、合規(guī)；

3.人事部門要組織開展合同管理培訓(xùn)，提高員工合同意識；

4.各部門要建立健全合同檔案管理制度，確保合同資料完整、安全。

二、各部門負(fù)責(zé)人匯報本部門合同管理情況

銷售部負(fù)責(zé)人匯報：

銷售部在合同簽訂方面取得了一定的成績，合同簽訂率達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。然而，在合同履行過程中，我們發(fā)現(xiàn)部分合同出現(xiàn)了違約情況，如延期交貨、產(chǎn)品質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等。這些問題對客戶滿意度造成了影響，同時也增加了公司的潛在風(fēng)險。為此，我們正在與客戶協(xié)商解決方案，并加強內(nèi)部管理，確保類似問題不再發(fā)生。

采購部負(fù)責(zé)人匯報：

采購部在合同簽訂方面表現(xiàn)良好，能夠及時響應(yīng)供應(yīng)商的要求。但在合同履行過程中，我們遇到了一些挑戰(zhàn)，如貨物質(zhì)量不符、交貨延遲等。這些問題主要源于供應(yīng)商的履約能力不足。我們將加強對供應(yīng)商的評估和監(jiān)督，同時優(yōu)化采購流程，以減少未來類似問題的發(fā)生。

項目部負(fù)責(zé)人匯報：

項目部在合同簽訂方面嚴(yán)格遵守公司規(guī)定，合同簽訂工作較為規(guī)范。但在合同履行過程中，我們面臨進(jìn)度延誤和費用超支的問題。這些問題通常是由于項目規(guī)劃不周全或外部環(huán)境變化所致。我們將改進(jìn)項目管理方法，提高風(fēng)險預(yù)判能力，確保項目按計劃順利進(jìn)行。

法務(wù)部負(fù)責(zé)人匯報：

法務(wù)部在合同審查方面一直保持高標(biāo)準(zhǔn)，確保了合同的合法性和合規(guī)性。然而，在合同執(zhí)行過程中，我們發(fā)現(xiàn)部分員工對合同條款的理解不夠深入，導(dǎo)致在履行過程中出現(xiàn)偏差。我們將加強合同知識的普及和培訓(xùn)，確保所有員工都能正確理解和執(zhí)行合同條款。

三、討論合同管理制度修改意見

在會議的第三部分，與會人員就合同管理制度的修改意見進(jìn)行了深入的討論。以下是一些具體的修改建議：

1.合同簽訂流程優(yōu)化：建議重新設(shè)計合同簽訂流程，減少不必要的環(huán)節(jié)，提高審批效率。同時，引入電子化合同管理系統(tǒng)，以實現(xiàn)合同簽訂的無紙化操作，提升工作效率。

2.合同條款培訓(xùn)加強：鑒于員工對合同條款理解不足的問題，提議定期組織合同管理培訓(xùn)，邀請專業(yè)律師講解合同法律知識，提高員工的合同意識和法律素養(yǎng)。

3.合同履行監(jiān)控機制：為了確保合同履行到位，建議建立一套合同履行監(jiān)控機制，包括定期的合同履行情況檢查和風(fēng)險評估，以及及時的溝通反饋機制。

4.合同糾紛處理優(yōu)化：針對合同糾紛處理流程，與會人員建議設(shè)立專門的合同糾紛處理小組，負(fù)責(zé)處理合同糾紛案件，確保處理過程的公正性和效率。

5.合同檔案管理規(guī)范：為了方便合同資料的查詢和管理，提議制定一套統(tǒng)一的合同檔案管理制度，包括檔案的收集、整理、保存和銷毀等環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)流程。

6.供應(yīng)商管理強化：針對供應(yīng)商管理，建議建立供應(yīng)商評估體系，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和審查，確保供應(yīng)商的履約能力和服務(wù)質(zhì)量。

7.風(fēng)險管理意識提升：強調(diào)在合同管理中應(yīng)加強風(fēng)險管理意識，對可能出現(xiàn)的風(fēng)險進(jìn)行預(yù)測和評估，采取相應(yīng)的預(yù)防措施，降低合同風(fēng)險。

8.內(nèi)部溝通與協(xié)作加強：提出要加強各部門之間的溝通與協(xié)作，確保合同管理工作的順利進(jìn)行，避免因信息不對稱導(dǎo)致的誤解和沖突。

四、審議通過合同管理制度

在經(jīng)過充分的討論和審議后，會議對合同管理制度的修改意見進(jìn)行了表決。以下是會議審議通過的合同管理制度要點：

1.合同簽訂流程優(yōu)化：新的合同簽訂流程將取消冗余環(huán)節(jié)，引入電子審批系統(tǒng)，以減少審批時間，提高合同簽訂的效率。

2.員工培訓(xùn)計劃：公司將定期舉辦合同管理培訓(xùn)，內(nèi)容涵蓋合同基礎(chǔ)知識、法律風(fēng)險防范以及合同執(zhí)行要點，旨在提升員工的專業(yè)能力。

3.合同履行監(jiān)控：建立合同履行監(jiān)控小組，負(fù)責(zé)跟蹤合同執(zhí)行情況，確保各項目標(biāo)按時達(dá)成，并對可能出現(xiàn)的問題及時預(yù)警。

4.糾紛處理流程：設(shè)立專門的合同糾紛處理團(tuán)隊，負(fù)責(zé)處理合同執(zhí)行中的爭議，確保處理過程透明、公正，并減少對公司運營的影響。

5.檔案管理制度：實施新的合同檔案管理制度，確保所有合同文件的安全、完整和可追溯性，便于未來的查詢和審計。

6.供應(yīng)商評估體系：建立供應(yīng)商評估體系，對供應(yīng)商的履約能力、產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平進(jìn)行定期評估，確保供應(yīng)商的可靠性和合同履行的穩(wěn)定性。

7.風(fēng)險管理策略：加強風(fēng)險管理，對合同執(zhí)行過程中的潛在風(fēng)險進(jìn)行識別、評估和應(yīng)對，減少合同風(fēng)險對公司的影響。

8.內(nèi)部協(xié)作機制：強化部門間的協(xié)作，建立跨部門溝通平臺，確保合同管理信息共享，提升整體工作效率。

會議一致認(rèn)為，通過這些修改，公司的合同管理制度將更加完善，有助于降低風(fēng)險，提高合同管理的整體水平。因此，會議決定正式通過這些修改后的合同管理制度。

五、部署合同管理工作任務(wù)

在會議的最后階段，針對審議通過的合同管理制度，各部門負(fù)責(zé)人被賦予了具體的工作任務(wù)，以確保新制度的順利實施和執(zhí)行。以下是各部門的具體任務(wù)分配：

1.銷售部：

-負(fù)責(zé)按照新的合同簽訂流程操作，確保合同簽訂的規(guī)范性和效率。

-定期參與合同管理培訓(xùn)，提升對合同條款的理解和執(zhí)行能力。

2.采購部：

-實施供應(yīng)商評估體系，確保供應(yīng)商的選擇符合公司標(biāo)準(zhǔn)。

-加強合同履行監(jiān)控，及時處理交貨和質(zhì)量問題。

3.項目部：

-遵循優(yōu)化后的合同履行監(jiān)控機制，確保項目進(jìn)度和預(yù)算的控制。

-參與風(fēng)險管理培訓(xùn)，提高對項目風(fēng)險的預(yù)判和應(yīng)對能力。

4.法務(wù)部：

-負(fù)責(zé)合同的審查工作，確保合同的合法性和合規(guī)性。

-建立合同糾紛處理流程，指導(dǎo)各部門處理合同爭議。

5.人事部：

-組織和實施合同管理培訓(xùn)，確保所有員工都能接受必要的培訓(xùn)。

-協(xié)助法務(wù)部進(jìn)行合同檔案的管理和維護(hù)。

6.信息技術(shù)部：

-負(fù)責(zé)電子合同管理系統(tǒng)的維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運行。

-支持其他部門在合同管理過程中所需的IT支持。

7.管理層：

-監(jiān)督和評估合同管理制度的執(zhí)行情況，確保各部門按照制度要求工作。

-定期召開會議，討論合同管理中的重大問題，并作出相應(yīng)決策。

各部門負(fù)責(zé)人承諾將嚴(yán)格按照會議決議執(zhí)行工作任務(wù)，并定期向管理層匯報工作進(jìn)展。公司管理層也對各部門的承諾表示認(rèn)可，并強調(diào)了對合同管理制度執(zhí)行的重視和支持。

六、會議總結(jié)與行動計劃

會議進(jìn)入總結(jié)階段，各部門負(fù)責(zé)人對會議內(nèi)容進(jìn)行了回顧，并對下一步行動計劃進(jìn)行了明確。

1.確認(rèn)會議成果：會議對合同管理制度的修改意見進(jìn)行了深入討論，并最終通過了相關(guān)修改內(nèi)容。各部門負(fù)責(zé)人對會議成果表示滿意，認(rèn)為這將有助于提高公司的合同管理水平。

2.行動計劃制定：

-銷售部將立即開始實施新的合同簽訂流程，并確保所有員工了解并遵循新流程。

-采購部將在下周內(nèi)完成供應(yīng)商評估體系的建立，并對現(xiàn)有供應(yīng)商進(jìn)行首次評估。

-項目部將根據(jù)新的合同履行監(jiān)控機制調(diào)整項目執(zhí)行計劃，確保項目按時按質(zhì)完成。

-法務(wù)部將在下月開展合同管理培訓(xùn)，并制定合同糾紛處理的詳細(xì)流程。

-人事部將在下季度內(nèi)完成合同管理培訓(xùn)計劃的制定，并確保所有員工參與培訓(xùn)。

-信息技術(shù)部將在下月底前完成電子合同管理系統(tǒng)的測試和部署工作。

3.跟蹤與評估：

-各部門將定期向管理層匯報合同管理工作的進(jìn)展情況。

-管理層將設(shè)立一個專門的監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)跟蹤和評估合同管理制度的實施效果。

-如有需要，管理層將根據(jù)實際情況調(diào)整行動計劃，以確保合同管理制度的順利執(zhí)行。

4.溝通與協(xié)作：

-各部門之間將加強溝通與協(xié)作，確保合同管理工作的順暢進(jìn)行。

-管理層鼓勵各部門在遇到問題時及時溝通，共同尋找解決方案。

會議在明確了行動計劃和責(zé)任分工后圓滿結(jié)束。各部門負(fù)責(zé)人均表示將全力以赴，確保新制度的順利實施，以提升公司的合同管理水平。

七、會議后續(xù)跟進(jìn)與反饋機制

為確保會議決議的有效執(zhí)行和合同管理制度的持續(xù)改進(jìn)，會議決定建立以下后續(xù)跟進(jìn)與反饋機制：

1.定期匯報制度：

-各部門負(fù)責(zé)人將每月向管理層提交合同管理工作的進(jìn)展報告，包括實施情況、遇到的問題及解決方案。

-管理層將定期召開會議，聽取各部門的匯報，并對合同管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。

2.反饋渠道開通：

-設(shè)立專門的合同管理反饋郵箱和熱線，任何員工或外部合作伙伴均可通過這些渠道提出建議或報告問題。

-反饋信息將及時傳遞給相關(guān)部門，并要求在規(guī)定時間內(nèi)給予回復(fù)。

3.監(jiān)督小組成立：

-成立由管理層和相關(guān)部門組成的監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)監(jiān)督合同管理制度的執(zhí)行情況，確保各項措施得到落實。

-監(jiān)督小組將定期審查合同管理工作的效果，并提出改進(jìn)建議。

4.評估與調(diào)整：

-定期對合同管理制度的執(zhí)行效果進(jìn)行評估，包括效率、合規(guī)性和風(fēng)險控制等方面。

-根據(jù)評估結(jié)果，對合同管理制度進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化，以適應(yīng)公司發(fā)展的需要。

5.內(nèi)部溝通加強：

-通過內(nèi)部通訊、培訓(xùn)會等形式，加強員工對合同管理制度的了解和認(rèn)識。

-鼓勵員工積極參與合同管理工作，提出建設(shè)性意見。

6.外部合作與學(xué)習(xí)：

-與行業(yè)內(nèi)的其他企業(yè)交流學(xué)習(xí)，借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗。

-定期邀請外部專家進(jìn)行講座，提升員工的合同管理專業(yè)水平。

八、會議紀(jì)要整理與分發(fā)

為確保會議內(nèi)容得到有效記錄和傳達(dá)，會議決定采取以下措施整理和分發(fā)會議紀(jì)要：

1.紀(jì)要整理：

-會議結(jié)束后，由法務(wù)部負(fù)責(zé)整理會議紀(jì)要，詳細(xì)記錄會議的主要議題、討論內(nèi)容、決議事項以及各部門的行動計劃。

-紀(jì)要應(yīng)包括會議時間、地點、參會人員、會議議程、各部門匯報要點、討論意見、表決結(jié)果和后續(xù)行動計劃。

2.紀(jì)要審核：

-整理好的會議紀(jì)要需經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核，確保內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。

-審核過程中，如發(fā)現(xiàn)遺漏或錯誤，應(yīng)及時更正。

3.紀(jì)要分發(fā)：

-會議紀(jì)要經(jīng)審核通過后，將通過公司內(nèi)部郵件系統(tǒng)發(fā)送給所有參會人員及相關(guān)部門。

-確保每位員工都能及時收到會議紀(jì)要，以便了解會議決議和后續(xù)工作安排。

4.紀(jì)要存檔：

-會議紀(jì)要作為公司檔案的一部分，將被存檔保管，以便日后查閱。

-存檔時，應(yīng)按照時間順序或主題分類，方便檢索。

5.紀(jì)要公開：

-對于涉及公司重大決策和重要事項的會議紀(jì)要，將在公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺上公開，以便所有員工了解相關(guān)情況。

九、會議閉幕與感謝致辭

隨著會議議程的圓滿完成，會議進(jìn)入了閉幕環(huán)節(jié)。以下是閉幕環(huán)節(jié)的主要內(nèi)容：

1.閉幕致辭：

-公司總經(jīng)理對與會人員的積極參與和貢獻(xiàn)表示感謝，強調(diào)合同管理制度的重要性，以及對公司未來發(fā)展的意義。

-總經(jīng)理鼓勵各部門按照既定行動計劃執(zhí)行工作任務(wù)，確保合同管理制度的順利實施。

2.感謝致辭：

-各部門負(fù)責(zé)人對總經(jīng)理的致辭表示認(rèn)同，并對會議的順利進(jìn)行表示感謝。

-部門負(fù)責(zé)人承諾將全力以赴，確保會議決議的貫徹執(zhí)行。

3.會議總結(jié)：

-會議主持人對會議進(jìn)行了簡要總結(jié)，回顧了會議的主要議題、討論內(nèi)容、決議事項和后續(xù)行動計劃。

-主持人強調(diào)，會議的成功召開標(biāo)志著公司在合同管理水平上的進(jìn)一步提升。

4.閉幕：

-會議在熱烈的掌聲中閉幕，所有參會人員起立，共同祝愿公司在合同管理方面取得更大的成就。

5.下一步工作安排：

-會議結(jié)束后，各部門將立即著手實施會議決議，確保各項工作有序推進(jìn)。

-公司管理層將密切關(guān)注合同管理工作的進(jìn)展，并提供必要的支持和指導(dǎo)。

閉幕環(huán)節(jié)的結(jié)束，標(biāo)志著本次合同管理制度會議的圓滿成功。公司全體員工被動員起來，共同為提升合同管理水平而努力。

十、會議后續(xù)宣傳與意識提升

為了確保會議成果的廣泛傳播，提升全體員工的合同管理意識，以下措施將被實施：

1.內(nèi)部通訊宣傳：

-利用公司內(nèi)部通訊平臺，發(fā)布會議紀(jì)要和決議要點，讓更多員工了解合同管理制度的重要性。

-內(nèi)部通訊中將包含合同管理的基本知識、新制度的具體內(nèi)容和實施后的預(yù)期效果。

2.員工培訓(xùn)計劃：

-制定詳細(xì)的員工培訓(xùn)計劃，包括線上線下相結(jié)合的培訓(xùn)課程，確保所有員工都能接受合同管理的專業(yè)培訓(xùn)。

-培訓(xùn)內(nèi)容