行政人事部門日常工作手冊二、核心工作流程（一）人事管理流程1.招聘與入職流程目標：高效引進符合公司需求的人才，確保入職手續(xù)規(guī)范。流程步驟：（1）需求提報：用人部門填寫《招聘需求申請表》（含崗位名稱、職責、任職要求、招聘人數(shù)、到崗時間），部門經(jīng)理審核后提交人事部門。（2）需求審批：人事部門審核需求合理性（如崗位必要性、任職要求匹配度），通過后提交總經(jīng)理審批。（3）招聘實施：渠道選擇：根據(jù)崗位特點選擇內(nèi)部推薦、招聘網(wǎng)站（如獵聘、BOSS直聘）、校園招聘、獵頭等渠道。簡歷篩選：人事部門篩選簡歷，符合要求的推薦給用人部門；用人部門進一步篩選后確定面試候選人。面試安排：人事部門聯(lián)系候選人，發(fā)送面試通知（含時間、地點、需攜帶材料：身份證/學歷證復印件、離職證明）。（4）面試評估：初試：用人部門主管評估專業(yè)能力、崗位匹配度，填寫《面試評估表》。復試：人事經(jīng)理評估綜合素質(zhì)、企業(yè)文化匹配度，填寫《面試評估表》。終試（關鍵崗位）：總經(jīng)理確認錄用意向。（5）錄用審批：人事部門匯總面試結(jié)果，填寫《錄用審批表》，提交總經(jīng)理審批。（6）入職準備：發(fā)放Offer：向候選人發(fā)送《錄用通知書》（明確入職時間、崗位、薪酬、福利），要求3日內(nèi)確認。辦公準備：行政部門準備工位、電腦、辦公用品；人事部門準備勞動合同、保密協(xié)議。（7）入職辦理：資料審核：人事部門核對候選人提交的材料（身份證、學歷證、離職證明、體檢報告、銀行卡），確保真實齊全。簽訂合同：簽訂《勞動合同》（試用期不超過6個月）、《保密協(xié)議》，明確雙方權利義務。信息錄入：將員工信息錄入HR系統(tǒng)，辦理社保（五險一金）、公積金開戶。入職培訓：人事部門組織公司層面培訓（公司簡介、企業(yè)文化、規(guī)章制度）；用人部門組織崗位培訓（崗位職責、工作流程）。（8）入職跟進：1周內(nèi)：人事部門與新員工、導師、部門經(jīng)理溝通，了解適應情況，解決問題。1個月內(nèi)：進行試用期考核（填寫《試用期考核表》），評估是否符合崗位要求。2.員工離職流程目標：規(guī)范離職手續(xù)，確保工作交接完整，避免法律風險。流程步驟：（1）離職申請：員工提前提交《離職申請表》（試用期提前3天，正式員工提前30天），說明離職原因、時間，部門經(jīng)理審核。（2）離職談話：部門經(jīng)理與員工談話，了解離職原因，記錄《離職談話記錄表》，提交人事部門。（3）審批流程：部門經(jīng)理：審核離職合理性，確認工作交接安排。人事經(jīng)理：審核手續(xù)完整性（如社保停繳、薪酬結(jié)算）?？偨?jīng)理：關鍵崗位或特殊情況需審批。（4）工作交接：部門交接：員工與同事交接未完成任務、工作資料、客戶信息，填寫《工作交接清單》，部門經(jīng)理簽字確認。行政交接：歸還辦公設備（電腦、工牌、鑰匙）、辦公用品，填寫《行政交接清單》，行政部門簽字確認。人事交接：歸還公司文件、結(jié)清借款（如有），填寫《人事交接清單》，人事部門簽字確認。（5）薪酬結(jié)算：人事部門根據(jù)離職時間，結(jié)算工資（含未發(fā)放的獎金、補貼），辦理社保、公積金停繳手續(xù)，發(fā)放《離職證明》。（6）離職跟進：離職后1個月內(nèi)，人事部門進行回訪（電話/問卷），收集對公司的意見建議，改進管理。3.績效評估流程目標：客觀評價員工工作表現(xiàn)，激勵員工成長，為薪酬調(diào)整、晉升提供依據(jù)。流程步驟：（1）目標制定：季度/年度初，部門經(jīng)理與員工共同制定《績效目標表》（含工作任務、考核指標、權重），提交人事部門備案。（2）績效輔導：績效周期內(nèi)，部門經(jīng)理定期與員工溝通，指導工作進展，解決問題（每季度至少1次）。（3）績效評估：員工自評：填寫《績效自評表》，總結(jié)工作成果。部門評：部門經(jīng)理根據(jù)員工表現(xiàn)，評分并撰寫評語，填寫《績效評估表》。人事審核：人事部門審核評估結(jié)果的合理性，反饋給部門經(jīng)理。（4）結(jié)果應用：薪酬調(diào)整：根據(jù)績效等級（A/優(yōu)秀、B/合格、C/待改進）調(diào)整績效工資（如A檔120%、B檔100%、C檔80%）。晉升/調(diào)崗：優(yōu)秀員工優(yōu)先考慮晉升或調(diào)崗；待改進員工需制定改進計劃，逾期未達標者可能降薪或解除合同。培訓計劃：根據(jù)評估結(jié)果，制定員工培訓計劃（如待改進員工需參加崗位技能培訓）。（二）行政管理流程1.會議管理流程目標：提高會議效率，確保會議決議落實。流程步驟：（1）會議申請：會議發(fā)起人填寫《會議申請表》（含主題、時間、地點、參會人員、議程），提交部門經(jīng)理審核。（2）會議準備：行政部門：確認會議室（如需投影、音響等設備，提前調(diào)試）、擺放桌椅、準備茶水。發(fā)起人：準備會議資料（PPT、文件），提前發(fā)送給參會人員。（3）會議召開：主持人：按時召開會議，遵循議程，控制時間（避免超時）。行政人員：記錄會議內(nèi)容（重點：決議、actionitem、責任人、deadline），填寫《會議紀要》。（4）會議跟進：行政部門：會后1個工作日內(nèi)，將《會議紀要》發(fā)送給參會人員及相關部門。責任人：按照《會議紀要》要求完成任務，部門經(jīng)理跟蹤進度。2.固定資產(chǎn)管理流程目標：規(guī)范固定資產(chǎn)的采購、使用、維護，確保資產(chǎn)安全。流程步驟：（1）采購申請：部門填寫《固定資產(chǎn)采購申請表》（含資產(chǎn)名稱、規(guī)格、數(shù)量、預算），部門經(jīng)理審核后提交行政部門。（2）采購實施：行政部門：選擇供應商（對比價格、質(zhì)量），簽訂采購合同。驗收：資產(chǎn)送達后，行政部門與使用部門共同驗收（核對數(shù)量、質(zhì)量），填寫《固定資產(chǎn)驗收單》。（3）入庫登記：行政部門將資產(chǎn)信息錄入《固定資產(chǎn)臺賬》（含資產(chǎn)編號、名稱、規(guī)格、購買日期、使用部門、責任人）。（4）領用與維護：領用：員工填寫《固定資產(chǎn)領用表》，簽字確認后領取資產(chǎn)。維護：行政部門定期組織資產(chǎn)維護（如電腦每半年清理一次），填寫《固定資產(chǎn)維護記錄表》。（5）報廢處理：申請：資產(chǎn)損壞或無法使用時，使用部門填寫《固定資產(chǎn)報廢申請表》，部門經(jīng)理審核。審批：行政部門審核報廢合理性，提交總經(jīng)理審批。處理：報廢資產(chǎn)由行政部門統(tǒng)一處置（如變賣、回收），更新《固定資產(chǎn)臺賬》。三、制度規(guī)范與標準（一）考勤與請假制度請假類型審批權限流程備注事假（1天以內(nèi)）部門經(jīng)理員工提交OA申請→部門經(jīng)理審批→人事備案需提前1天申請事假（1-3天）人事經(jīng)理員工提交OA申請→部門經(jīng)理審核→人事經(jīng)理審批→人事備案需提前3天申請事假（3天以上）總經(jīng)理員工提交OA申請→部門經(jīng)理審核→人事經(jīng)理審核→總經(jīng)理審批→人事備案需提前5天申請病假人事經(jīng)理員工提交OA申請（附醫(yī)院證明）→部門經(jīng)理審核→人事經(jīng)理審批→人事備案病假期間發(fā)放基本工資的80%年假部門經(jīng)理員工提交OA申請→部門經(jīng)理審批→人事備案工作滿1年享5天，每滿1年加1天（最多15天）；需提前3天申請婚假人事經(jīng)理員工提交OA申請（附結(jié)婚證）→部門經(jīng)理審核→人事經(jīng)理審批→人事備案法定婚假3天，晚婚可延長（按當?shù)匾?guī)定）產(chǎn)假人事經(jīng)理員工提交OA申請（附準生證、醫(yī)院證明）→部門經(jīng)理審核→人事經(jīng)理審批→人事備案法定產(chǎn)假98天，難產(chǎn)加15天，多胞胎每多1個加15天；產(chǎn)假期間發(fā)放基本工資（二）薪酬福利制度1.薪酬結(jié)構：基本工資（占比50%）+績效工資（占比30%）+補貼（占比20%，如交通補貼、餐補、住房補貼）。2.發(fā)放時間：每月15日發(fā)放上月工資（遇節(jié)假日提前）。3.績效工資計算：績效工資=績效基數(shù)×績效等級系數(shù)（A檔120%、B檔100%、C檔80%）。4.福利項目：法定福利：五險一金（養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、失業(yè)保險、工傷保險、生育保險、住房公積金）。公司福利：節(jié)日禮品（春節(jié)、中秋）、生日福利（蛋糕券）、年度體檢、團建活動、帶薪年假。（三）員工行為規(guī)范1.職業(yè)道德：遵守法律法規(guī)，保守公司秘密（如客戶信息、技術資料），不得泄露公司機密。2.工作態(tài)度：認真負責，積極主動，服從安排，不得推諉扯皮；團隊合作，尊重同事。3.儀容儀表：穿著整潔得體（如商務裝、休閑裝，不得穿奇裝異服）；不得佩戴夸張飾品（特殊崗位除外）。4.辦公紀律：遵守考勤制度，不得遲到早退（遲到15分鐘以內(nèi)扣半天工資，超過15分鐘扣全天工資）。工作時間不得做與工作無關的事情（如玩游戲、看視頻、聊天）。保持辦公環(huán)境整潔，不得亂扔垃圾；不得在辦公區(qū)域吸煙（指定吸煙區(qū)除外）。5.溝通禮儀：使用禮貌用語（如“您好”“謝謝”“再見”）；接聽電話要及時（鈴響3聲內(nèi)），語氣友好；發(fā)送郵件要規(guī)范（主題明確、內(nèi)容簡潔、附件命名清晰）。（四）保密制度1.保密范圍：公司機密（如戰(zhàn)略規(guī)劃、財務數(shù)據(jù)、客戶信息、技術專利）、員工個人信息（如工資、身份證號）。2.保密責任：員工入職時需簽訂《保密協(xié)議》，離職后2年內(nèi)不得泄露公司機密。不得將公司機密告知第三方（如競爭對手、媒體）；不得通過郵件、微信等方式傳播公司機密。3.處罰措施：違反保密制度的員工，公司將根據(jù)情節(jié)輕重給予警告、降薪、解除合同等處罰；情節(jié)嚴重的，追究法律責任。四、常用工具與文檔模板（一）常用軟件工具2.HR系統(tǒng)：用于管理員工信息（入職、離職、調(diào)動）、計算薪酬、統(tǒng)計績效。3.考勤軟件：用于打卡（指紋/人臉識別）、查看打卡記錄、申請補卡。4.會議管理軟件：用于安排會議、發(fā)送通知、記錄紀要（如釘釘、飛書）。5.固定資產(chǎn)管理軟件：用于錄入資產(chǎn)信息、跟蹤領用/維護/報廢情況（如管家婆、易點易動）。（二）文檔模板1.人事類：《招聘需求申請表》《面試評估表》《錄用通知書》《勞動合同》《離職申請表》《離職談話記錄表》《工作交接清單》《績效目標表》《績效評估表》。2.行政類：《會議申請表》《會議紀要模板》《固定資產(chǎn)采購申請表》《固定資產(chǎn)臺賬》《辦公設備維修申請表》《請假申請表》《報銷申請表》。五、應急處理流程（一）員工沖突處理流程目標：快速制止沖突，避免升級，維護辦公秩序。流程步驟：1.立即制止：發(fā)現(xiàn)沖突后，立即上前制止（如大聲提醒“請冷靜”），將雙方帶離現(xiàn)場（如會議室）。2.了解情況：分別與雙方溝通，了解沖突原因（如工作分歧、個人矛盾），記錄事情經(jīng)過。3.調(diào)解協(xié)商：組織雙方協(xié)商，尋求解決方案（如道歉、調(diào)整工作分工），確保雙方認可。4.記錄上報：填寫《員工沖突處理記錄表》，上報部門經(jīng)理和人事經(jīng)理。5.跟進后續(xù)：后續(xù)關注雙方關系，避免再次發(fā)生沖突；如有必要，進行培訓（如溝通技巧培訓）。（二）辦公設備故障應急流程目標：快速修復設備，減少對工作的影響。流程步驟：1.報告故障：員工發(fā)現(xiàn)設備故障（如電腦死機、打印機無法打?。?，立即聯(lián)系行政部門（電話/OA）。2.初步排查：行政人員到場后，初步排查故障原因（如重啟設備、檢查線路）。3.維修處理：可自行修復：行政人員立即修復（如安裝驅(qū)動、更換墨盒）。需外部維修：聯(lián)系合作供應商（如電腦維修公司），說明故障情況，約定維修時間。4.臨時解決方案：在維修期間，為員工提供備用設備（如備用電腦、打印機），確保工作正常進行。5.記錄反饋：填寫《辦公設備維修記錄表》，反饋故障原因、維修結(jié)果；定期統(tǒng)計設備故障情況，優(yōu)化設備采購與維護計劃。（三）工傷事故處理流程目標：保護員工權益，避免法律風險。流程步驟：1.事故報告：員工發(fā)生工傷后，立即向部門經(jīng)理報告；部門經(jīng)理在1小時內(nèi)報告人事部門和總經(jīng)理。2.緊急救治：立即將受傷員工送往醫(yī)院（指定合作醫(yī)院）救治，如需住院，由部門經(jīng)理或人事部門陪同辦理手續(xù)。3.事故調(diào)查：人事部門會同安全管理部門（如有）調(diào)查事故原因（如操作不當、設備故障），填寫《工傷事故調(diào)查報告》，明確責任。4.工傷認定：人事部門收集材料（醫(yī)院診斷證明、事故調(diào)查報告、證人證言），在30日內(nèi)提交社保部門申請工傷認定。5.醫(yī)療費用報銷：工傷認定后，人事部門協(xié)助員工辦理報銷手續(xù)（社保支付部分由公司墊付后向社保申請；公司支付部分按規(guī)定報銷）。6.工傷待遇：根據(jù)工傷認