醫(yī)療公司傳真機操作規(guī)章

一、總則本公司秉持“關(guān)愛生命，精益求精”的企業(yè)文化，以提供優(yōu)質(zhì)醫(yī)療服務為經(jīng)營理念。傳真機作為公司日常辦公中信息傳遞的重要工具，為確保其安全、高效、規(guī)范使用，特制定本操作規(guī)章。本規(guī)章旨在通過規(guī)范化管理，提升公司整體運營效率，在注重經(jīng)濟效益的同時，實現(xiàn)良好的社會效益，促進公司扁平化管理模式的有效運行，保障各部門間信息的及時、準確傳遞。二、適用范圍本規(guī)章適用于醫(yī)療公司全體員工。所有使用傳真機的員工均需嚴格遵守本規(guī)章的各項規(guī)定。對于客戶使用公司傳真機進行相關(guān)業(yè)務溝通的情況，在公司允許并提供協(xié)助的前提下，可參照本規(guī)章部分條款執(zhí)行。三、組織架構(gòu)與職責分工1.行政部門行政部門作為傳真機管理的主要責任部門，負責傳真機的統(tǒng)籌規(guī)劃與日常管理。具體職責包括傳真機設備的選型、采購、安裝與維護安排；制定傳真機使用計劃和資源分配方案；監(jiān)督各部門傳真機使用情況，定期進行檢查和評估。2.使用部門各使用部門負責本部門傳真機的日常操作與簡單維護。部門需指定專人擔任傳真機管理員，負責本部門傳真機的開關(guān)、紙張?zhí)砑?、卡紙?zhí)幚淼然静僮?；及時接收和整理傳真文件，并按規(guī)定進行分類、歸檔和傳遞；向行政部門反饋傳真機出現(xiàn)的故障問題。3.技術(shù)部門技術(shù)部門負責傳真機設備的技術(shù)支持與維修保障。當傳真機出現(xiàn)故障時，使用部門傳真機管理員應及時向技術(shù)部門報修，技術(shù)部門需盡快安排專業(yè)人員進行維修，確保傳真機正常運行。同時，技術(shù)部門應定期對傳真機進行技術(shù)檢查和性能優(yōu)化，保障設備的穩(wěn)定性和可靠性。四、管理內(nèi)容與流程1.傳真機的使用申請-員工因工作需要使用傳真機時，需提前填寫《傳真機使用申請表》，注明使用目的、預計使用時間、接收方信息等內(nèi)容。-將申請表提交至部門負責人審批，部門負責人根據(jù)工作實際情況進行審核，如申請合理則予以批準。-批準后的申請表交至行政部門備案，行政部門根據(jù)申請安排傳真機使用時間和設備。2.傳真發(fā)送流程-發(fā)送傳真前，員工需仔細檢查傳真文件的內(nèi)容，確保文件清晰、完整、準確，且無涉及公司機密或敏感信息的不當內(nèi)容。-將傳真文件按照傳真機操作說明正確放置在進紙口，設置好接收方的傳真號碼、發(fā)送份數(shù)等參數(shù)。-發(fā)送過程中，密切關(guān)注傳真機的工作狀態(tài)，如出現(xiàn)卡紙、信號異常等問題，及時按照操作指南進行處理或聯(lián)系技術(shù)部門。-傳真發(fā)送完成后，打印發(fā)送報告，確認傳真是否成功發(fā)送。如發(fā)送失敗，需重新檢查傳真號碼、文件設置等，進行再次發(fā)送。3.傳真接收流程-傳真機管理員應定期查看傳真機的接收情況，及時取出接收的傳真文件。-對接收的傳真文件進行初步分類，按照文件的來源、主題、緊急程度等進行區(qū)分。-將重要、緊急的傳真文件及時送達相關(guān)部門或人員，并做好文件交接記錄；對于一般性傳真文件，可按照規(guī)定的文件管理流程進行歸檔保存。4.傳真機的維護與保養(yǎng)-日常維護由各部門傳真機管理員負責，包括定期清理傳真機表面灰塵、檢查進紙通道是否有雜物堵塞、更換硒鼓或墨盒等耗材。-技術(shù)部門每月對傳真機進行一次全面的技術(shù)檢查，包括設備的電氣性能檢測、機械部件的潤滑與調(diào)試等，確保傳真機處于良好的工作狀態(tài)。-在傳真機使用一定時間或達到規(guī)定的使用次數(shù)后，技術(shù)部門應按照設備維護手冊的要求進行深度保養(yǎng)，如更換老化部件、校準打印頭精度等。五、權(quán)利與義務1.員工權(quán)利-員工有權(quán)在工作需要時，按照規(guī)定流程申請使用傳真機進行業(yè)務溝通和文件傳遞。-對于傳真機出現(xiàn)的故障或影響正常使用的問題，員工有權(quán)向行政部門或技術(shù)部門反映，要求及時解決。-在符合公司規(guī)定的情況下，員工有權(quán)獲取傳真機使用的相關(guān)培訓和技術(shù)支持，以提高使用效率和操作技能。2.員工義務-員工有義務遵守本傳真機操作規(guī)章，按照規(guī)定的流程和要求正確使用傳真機，不得違規(guī)操作或擅自更改設備設置。-妥善保管傳真文件，不得隨意丟棄、泄露或損壞傳真文件內(nèi)容。對于涉及公司機密的傳真文件，嚴格按照公司保密制度進行處理。-在使用傳真機過程中，如發(fā)現(xiàn)設備異?；蚬收希瑧皶r報告相關(guān)部門，不得隱瞞不報或自行拆卸維修，以免造成更大損失。3.公司權(quán)利與義務-公司有權(quán)對傳真機的使用情況進行監(jiān)督和檢查，對違規(guī)使用行為進行糾正和處理。-公司有義務為員工提供正常運行的傳真機設備，并確保設備的技術(shù)支持和維護保養(yǎng)工作到位，以滿足員工的工作需求。-公司應根據(jù)業(yè)務發(fā)展和實際工作需要，合理規(guī)劃傳真機的配置和使用資源，不斷優(yōu)化傳真機的管理流程和服務質(zhì)量。六、監(jiān)督與考核機制1.監(jiān)督機制-行政部門定期對各部門傳真機的使用情況進行檢查，包括設備的日常維護記錄、傳真文件的收發(fā)登記、使用申請流程的執(zhí)行等方面。-設立投訴舉報渠道，員工對其他部門或人員違規(guī)使用傳真機的行為可向行政部門進行舉報，行政部門應及時進行調(diào)查核實。-技術(shù)部門在對傳真機進行維護保養(yǎng)過程中，如發(fā)現(xiàn)因員工違規(guī)操作導致設備損壞或性能下降的情況，應及時向行政部門反饋。2.考核機制-將傳真機的規(guī)范使用納入部門和員工的績效考核體系。對于嚴格遵守傳真機操作規(guī)章，在傳真機使用和管理方面表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，給予一定的績效加分或獎勵。-對違反傳真機操作規(guī)章的行為，根據(jù)情節(jié)輕重進行相應的績效扣分處理。如因違規(guī)操作導致傳真機設備損壞的，除進行績效扣分外，還需由責任人承擔相應的維修費用。-對于多次違規(guī)且情節(jié)嚴重的員工，公司將視情況給予警告、罰款、降職等處罰措施；對于因違規(guī)行為給公司造成重大損失的，將依法追究相關(guān)責任人的法律責任。七、附則1.本規(guī)章自發(fā)布之日起生效實施，如有未盡事宜或與國家法律法規(guī)相抵觸的條款，以國家法律法規(guī)為準。2.本規(guī)章的解釋權(quán)歸公司行政部門所有。行政部門有權(quán)根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展和管理需要，對本規(guī)章進行修訂和完善，修訂后的規(guī)章將及時向全體員工公布。3.公司鼓勵員工對傳真機操作規(guī)章提出合理化建議和意見，以不斷優(yōu)化傳真機的管理和使用，提高公司整體辦公效率和服務質(zhì)量。通