醫(yī)療公司硬件采購流程辦法

一、總則1.目的：為規(guī)范本醫(yī)療公司硬件采購流程，確保采購工作的高效、透明、合規(guī)，保障公司業(yè)務(wù)運(yùn)營所需硬件設(shè)備的及時(shí)供應(yīng)與質(zhì)量，同時(shí)控制采購成本，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本辦法。2.原則：硬件采購遵循公開、公平、公正的原則，注重性價(jià)比，優(yōu)先選擇具有良好信譽(yù)和售后服務(wù)的供應(yīng)商。同時(shí)，采購活動(dòng)應(yīng)符合國家法律法規(guī)以及公司的相關(guān)規(guī)定。3.企業(yè)文化與經(jīng)營理念的融入：本辦法的制定與執(zhí)行秉持公司“關(guān)愛生命，追求卓越”的企業(yè)文化，以提供優(yōu)質(zhì)醫(yī)療服務(wù)為經(jīng)營導(dǎo)向，確保硬件采購能有效支持醫(yī)療業(yè)務(wù)的開展，為患者提供更好的就醫(yī)體驗(yàn)。二、適用范圍本辦法適用于醫(yī)療公司全體員工涉及的硬件采購活動(dòng)，包括但不限于辦公設(shè)備、醫(yī)療設(shè)備、后勤保障設(shè)備等硬件的采購。同時(shí)，對于為客戶提供的相關(guān)硬件配套服務(wù)的采購環(huán)節(jié)也參照本辦法執(zhí)行。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.采購部門-作為硬件采購的核心部門，負(fù)責(zé)制定采購計(jì)劃、尋找供應(yīng)商、組織采購談判、簽訂采購合同以及跟進(jìn)采購訂單的執(zhí)行情況。-對市場進(jìn)行調(diào)研，掌握硬件產(chǎn)品的價(jià)格、質(zhì)量、技術(shù)等信息，為公司提供采購決策支持。-建立和維護(hù)供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，評估供應(yīng)商的信譽(yù)和能力，定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核和管理。2.需求部門-負(fù)責(zé)提出硬件采購需求，詳細(xì)說明所需硬件的規(guī)格、型號、數(shù)量、功能等要求。-參與采購過程，協(xié)助采購部門進(jìn)行技術(shù)評估和驗(yàn)收工作，確保所采購的硬件符合實(shí)際使用需求。3.財(cái)務(wù)部門-負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算和采購合同中的財(cái)務(wù)條款，確保采購資金的合理安排和使用。-參與采購項(xiàng)目的成本分析，對采購價(jià)格進(jìn)行合理性評估，協(xié)助控制采購成本。-負(fù)責(zé)采購款項(xiàng)的支付和財(cái)務(wù)核算工作。4.質(zhì)量控制部門-制定硬件驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，參與采購硬件的驗(yàn)收工作，對硬件的質(zhì)量、性能進(jìn)行檢驗(yàn)。-對驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題及時(shí)反饋給采購部門和供應(yīng)商，督促供應(yīng)商解決問題或進(jìn)行退換貨處理。5.管理層-負(fù)責(zé)審批采購計(jì)劃、采購預(yù)算和重大采購項(xiàng)目的決策。-對采購工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，確保采購活動(dòng)符合公司戰(zhàn)略和整體利益。四、管理內(nèi)容與流程1.采購需求提出-需求部門根據(jù)工作需要，填寫《硬件采購需求申請表》，詳細(xì)列出所需硬件的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。-需求部門負(fù)責(zé)人對申請表進(jìn)行審核簽字后，提交給采購部門。2.采購計(jì)劃制定-采購部門收到需求申請后，結(jié)合公司的預(yù)算和現(xiàn)有庫存情況，制定詳細(xì)的采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)包括采購項(xiàng)目、采購時(shí)間、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)供應(yīng)商等內(nèi)容。-采購計(jì)劃需提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行預(yù)算審核，審核通過后報(bào)管理層審批。3.供應(yīng)商選擇與評估-采購部門通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，重點(diǎn)考察其生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。-組織相關(guān)部門對入圍供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或要求供應(yīng)商提供樣品進(jìn)行檢測，評估供應(yīng)商的綜合實(shí)力。-根據(jù)評估結(jié)果，建立合格供應(yīng)商名錄，并定期對供應(yīng)商進(jìn)行重新評估和更新。4.采購談判與合同簽訂-采購部門與選定的供應(yīng)商就采購價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款進(jìn)行談判。必要時(shí)，可邀請需求部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員參與談判。-談判達(dá)成一致后，采購部門起草采購合同，合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、采購硬件的詳細(xì)信息、價(jià)格、交貨方式、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。-合同需經(jīng)過法務(wù)部門審核，確保合同的合法性和有效性。審核通過后，由公司授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂合同。5.采購訂單執(zhí)行與跟進(jìn)-采購部門根據(jù)合同內(nèi)容下達(dá)采購訂單給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商確認(rèn)訂單信息。-采購部門定期跟進(jìn)采購訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度和發(fā)貨安排。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能無法按時(shí)交貨或存在質(zhì)量問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)解決。6.硬件驗(yàn)收-硬件到貨前，采購部門通知需求部門和質(zhì)量控制部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。-硬件到貨時(shí)，由采購部門、需求部門和質(zhì)量控制部門共同按照合同要求和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括硬件的數(shù)量、規(guī)格、型號、外觀、性能等方面。-驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員在《硬件驗(yàn)收報(bào)告》上簽字確認(rèn)；如驗(yàn)收不合格，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、整改等措施，直至驗(yàn)收合格。7.付款與報(bào)銷-采購部門根據(jù)合同約定和驗(yàn)收情況，整理付款申請資料，包括采購合同、發(fā)票、驗(yàn)收報(bào)告等，提交給財(cái)務(wù)部門審核。-財(cái)務(wù)部門審核無誤后，按照公司財(cái)務(wù)制度辦理付款手續(xù)。-采購人員憑付款憑證和相關(guān)發(fā)票等進(jìn)行報(bào)銷。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-員工有權(quán)提出合理的硬件采購需求，并在采購過程中提供必要的技術(shù)支持和使用建議。-對采購流程中的違規(guī)行為或不合理現(xiàn)象，員工有權(quán)向相關(guān)部門進(jìn)行舉報(bào)和投訴。2.員工義務(wù)-員工應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際需求，準(zhǔn)確、及時(shí)地提出采購需求，避免因需求不明確導(dǎo)致采購失誤。-在采購過程中，員工應(yīng)積極配合采購部門的工作，提供真實(shí)、有效的信息和數(shù)據(jù)。3.供應(yīng)商權(quán)利-供應(yīng)商有權(quán)按照合同約定獲取相應(yīng)的貨款，并要求采購方提供必要的協(xié)助和配合。-對采購方提出的不合理要求，供應(yīng)商有權(quán)拒絕并進(jìn)行溝通協(xié)商。4.供應(yīng)商義務(wù)-供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的時(shí)間、質(zhì)量、數(shù)量等要求提供合格的硬件產(chǎn)品，并提供相應(yīng)的售后服務(wù)。-供應(yīng)商應(yīng)保守采購方的商業(yè)秘密，不得泄露采購方的相關(guān)信息。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對硬件采購流程進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購活動(dòng)是否符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)，采購合同的執(zhí)行情況以及采購資金的使用情況等。-設(shè)立舉報(bào)郵箱和電話，接受員工和供應(yīng)商對采購過程中違規(guī)行為的舉報(bào)，對舉報(bào)信息進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并依法依規(guī)處理。2.考核機(jī)制-對采購部門的考核主要從采購任務(wù)完成率、采購成本控制、供應(yīng)商管理、采購質(zhì)量等方面進(jìn)行評價(jià)，考核結(jié)果與采購人員的績效獎(jiǎng)金、晉升等掛鉤。-對需求部門的考核重點(diǎn)在于采購需求的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，避免因需求變更導(dǎo)致采購成本增加或采購延誤。-對供應(yīng)商的考核包括交貨期、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等方面，根據(jù)考核結(jié)果對供應(yīng)商進(jìn)行分級管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予更多的合作機(jī)會(huì)，對于不合格供應(yīng)商及時(shí)淘汰。七、附則1.本辦法自發(fā)布之