醫(yī)療公司銷售合同管理細(xì)則

一、總則1.目的為加強本醫(yī)療公司銷售合同管理，規(guī)范銷售合同的簽訂、履行、變更與解除等行為，維護(hù)公司合法權(quán)益，保障公司經(jīng)營活動的順利開展，結(jié)合公司實際情況，特制定本細(xì)則。2.依據(jù)本細(xì)則依據(jù)《中華人民共和國民法典》等相關(guān)法律法規(guī)以及公司的企業(yè)文化和經(jīng)營理念制定。3.指導(dǎo)思想秉持公司“關(guān)愛生命、專業(yè)服務(wù)、創(chuàng)新發(fā)展、合作共贏”的企業(yè)文化，以客戶需求為導(dǎo)向，在保障公司經(jīng)濟(jì)效益的同時，注重社會效益，確保銷售合同管理工作符合公司整體發(fā)展戰(zhàn)略。二、適用范圍本細(xì)則適用于醫(yī)療公司全體員工在與客戶簽訂、履行、管理銷售合同過程中的一切活動。這里的客戶涵蓋醫(yī)療機構(gòu)、醫(yī)藥經(jīng)銷商、科研單位等與公司有銷售業(yè)務(wù)往來的各類主體。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.銷售部門-負(fù)責(zé)銷售合同的前期洽談、起草工作，確保合同條款符合客戶需求和公司銷售政策。-對客戶的信用狀況進(jìn)行初步評估，收集客戶相關(guān)資料，為合同簽訂提供依據(jù)。-跟蹤合同的履行情況，及時反饋合同執(zhí)行過程中的問題，協(xié)調(diào)解決客戶的相關(guān)需求。2.法務(wù)部門-負(fù)責(zé)對銷售合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求。-參與重大銷售合同的談判，提供法律專業(yè)意見，防范法律風(fēng)險。-處理合同糾紛案件，維護(hù)公司合法權(quán)益。3.財務(wù)部門-負(fù)責(zé)審核銷售合同中的財務(wù)條款，如價格、付款方式、結(jié)算周期等，確保公司的財務(wù)利益得到保障。-監(jiān)控合同款項的收付情況，及時與銷售部門溝通，對逾期款項進(jìn)行預(yù)警。-協(xié)助法務(wù)部門進(jìn)行合同糾紛涉及的財務(wù)問題處理。4.管理層-負(fù)責(zé)對重大銷售合同進(jìn)行審批，從公司戰(zhàn)略和整體利益角度把控合同風(fēng)險。-協(xié)調(diào)各部門之間在合同管理過程中的工作關(guān)系，確保合同管理工作的順利進(jìn)行。四、管理內(nèi)容與流程1.合同簽訂前-客戶開發(fā)與信用評估-銷售團(tuán)隊通過市場調(diào)研、客戶拜訪等方式開發(fā)潛在客戶，收集客戶基本信息、經(jīng)營狀況、信用記錄等資料。-銷售部門對潛在客戶進(jìn)行初步信用評估，填寫《客戶信用評估表》，對于信用狀況不佳的客戶，需謹(jǐn)慎簽訂合同。-合同洽談-銷售代表與客戶就產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款進(jìn)行充分洽談，達(dá)成初步意向。-在洽談過程中，銷售代表應(yīng)向客戶詳細(xì)介紹公司的產(chǎn)品或服務(wù)優(yōu)勢，同時了解客戶需求和關(guān)注點，及時反饋給相關(guān)部門。-合同起草-銷售部門根據(jù)洽談結(jié)果，按照公司合同模板起草銷售合同，確保合同條款明確、具體、無歧義。-對于特殊條款或復(fù)雜合同，銷售部門應(yīng)與法務(wù)、財務(wù)等部門溝通，共同起草合同條款。-合同審核-銷售部門將起草好的合同提交給法務(wù)部門進(jìn)行合法性審核，法務(wù)部門重點審查合同條款是否符合法律法規(guī)，有無法律漏洞和風(fēng)險。-財務(wù)部門對合同中的財務(wù)條款進(jìn)行審核，包括價格合理性、付款方式、稅務(wù)處理等內(nèi)容。-其他相關(guān)部門根據(jù)自身職責(zé)對合同涉及的專業(yè)內(nèi)容進(jìn)行審核，如技術(shù)部門審核產(chǎn)品技術(shù)條款，質(zhì)量部門審核質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)條款等。-各部門審核完成后，在《合同審核表》上簽署意見，如有修改意見，銷售部門應(yīng)及時修改合同。-合同審批-經(jīng)各部門審核通過的合同，根據(jù)合同金額大小和重要程度，按照公司扁平化管理原則，提交相應(yīng)層級的管理層進(jìn)行審批。-管理層從公司戰(zhàn)略、市場風(fēng)險、經(jīng)濟(jì)效益等方面對合同進(jìn)行綜合評估，審批通過后在合同上簽字或蓋章。2.合同簽訂-合同簽署-銷售代表在獲得公司內(nèi)部審批通過后，與客戶簽訂銷售合同。合同簽訂應(yīng)采用書面形式，由雙方授權(quán)代表簽字并加蓋公章或合同專用章。-合同簽訂后，銷售部門應(yīng)及時將合同原件交公司檔案室存檔，同時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，以便各部門履行職責(zé)。-合同備案-銷售部門負(fù)責(zé)將簽訂的銷售合同在公司內(nèi)部管理系統(tǒng)中進(jìn)行備案，錄入合同基本信息、簽訂時間、客戶信息等內(nèi)容，便于公司對合同進(jìn)行統(tǒng)一管理和跟蹤。3.合同履行-訂單執(zhí)行-銷售部門根據(jù)合同約定，向生產(chǎn)、物流等部門下達(dá)生產(chǎn)和發(fā)貨指令，確保產(chǎn)品按時、按質(zhì)、按量交付給客戶。-生產(chǎn)部門按照合同要求組織生產(chǎn)，嚴(yán)格控制產(chǎn)品質(zhì)量，及時反饋生產(chǎn)進(jìn)度和質(zhì)量問題。-物流部門負(fù)責(zé)安排產(chǎn)品運輸，確保產(chǎn)品安全、及時送達(dá)客戶指定地點，并提供物流信息跟蹤服務(wù)。-款項收付-財務(wù)部門按照合同約定的付款方式和結(jié)算周期，及時催收客戶款項。對于逾期未付款項，應(yīng)及時通知銷售部門，共同采取措施進(jìn)行催款。-銷售部門在收到客戶款項后，應(yīng)及時與財務(wù)部門核對，確?？铐椀劫~準(zhǔn)確無誤。-售后服務(wù)-售后服務(wù)部門按照合同約定和公司售后服務(wù)政策，為客戶提供產(chǎn)品安裝、調(diào)試、維修、培訓(xùn)等服務(wù)，及時解決客戶在使用產(chǎn)品過程中遇到的問題。-銷售部門應(yīng)跟蹤售后服務(wù)情況，收集客戶反饋意見，不斷改進(jìn)公司產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量。4.合同變更與解除-合同變更-在合同履行過程中，如因客戶需求變更、市場情況變化等原因需要對合同條款進(jìn)行變更，銷售部門應(yīng)及時與客戶協(xié)商，并填寫《合同變更申請單》。-《合同變更申請單》應(yīng)詳細(xì)說明變更的原因、變更的條款內(nèi)容等，經(jīng)法務(wù)、財務(wù)等相關(guān)部門審核后，提交管理層審批。-經(jīng)審批通過后，銷售部門與客戶簽訂合同變更協(xié)議，明確變更后的權(quán)利義務(wù)關(guān)系。-合同解除-如出現(xiàn)法定或約定的合同解除情形，銷售部門應(yīng)及時提出《合同解除申請》，說明解除合同的原因和依據(jù)。-《合同解除申請》經(jīng)法務(wù)部門審核后，提交管理層審批。-經(jīng)審批同意解除合同的，銷售部門應(yīng)與客戶協(xié)商辦理合同解除手續(xù)，明確雙方的責(zé)任和義務(wù)，妥善處理善后事宜。5.合同檔案管理-檔案收集-銷售部門在合同簽訂、履行、變更與解除過程中，應(yīng)及時收集與合同相關(guān)的各類文件和資料，包括合同文本、往來函件、訂單、發(fā)貨單、驗收報告、發(fā)票等。-檔案整理-檔案室負(fù)責(zé)對收集到的合同檔案進(jìn)行整理，按照合同類別、簽訂時間等進(jìn)行分類編號，建立電子和紙質(zhì)檔案目錄。-檔案保管-合同檔案應(yīng)妥善保管，確保檔案的安全、完整。檔案室應(yīng)配備必要的保管設(shè)施，防止檔案損壞、丟失和泄露。-檔案查閱與借閱-公司內(nèi)部員工因工作需要查閱或借閱合同檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱/借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案室辦理查閱或借閱手續(xù)。-外部單位或個人查閱合同檔案的，需經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)，并按照相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-有權(quán)了解與銷售合同管理相關(guān)的公司政策、制度和流程，公司應(yīng)提供必要的培訓(xùn)和指導(dǎo)。-在合同簽訂、履行過程中，員工有權(quán)就合同條款、客戶需求等問題向相關(guān)部門提出咨詢和建議。-對于因履行銷售合同而獲得的績效獎勵，員工有權(quán)按照公司績效考核制度獲得相應(yīng)的報酬。2.員工義務(wù)-嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司銷售合同管理制度，確保合同管理工作的合法性和規(guī)范性。-在合同管理過程中，應(yīng)保守公司商業(yè)秘密和客戶信息，不得泄露給第三方。-積極履行合同約定的義務(wù)，及時反饋合同執(zhí)行過程中的問題，配合公司做好合同的履行、變更與解除等工作。3.客戶權(quán)利-有權(quán)要求公司按照合同約定提供合格的產(chǎn)品或服務(wù)，享受公司的售后服務(wù)。-對合同條款有疑問或異議時，有權(quán)向公司銷售代表進(jìn)行咨詢和協(xié)商。-有權(quán)對公司的產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量提出意見和建議。4.客戶義務(wù)-按照合同約定的付款方式和結(jié)算周期及時支付款項。-配合公司完成產(chǎn)品的驗收、安裝、調(diào)試等工作，提供必要的協(xié)助。-不得擅自變更或解除合同，如需變更或解除合同，應(yīng)按照合同約定和法律法規(guī)的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。六、監(jiān)督與考核機制1.監(jiān)督機制-公司建立內(nèi)部監(jiān)督機制，由法務(wù)、財務(wù)、審計等部門組成監(jiān)督小組，定期對銷售合同管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督。-監(jiān)督小組重點檢查合同簽訂的合法性、履行的及時性、款項收付的準(zhǔn)確性、檔案管理的規(guī)范性等方面，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見。-鼓勵員工和客戶對銷售合同管理過程中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報，公司對舉報信息進(jìn)行核實和處理，并對舉報人進(jìn)行保密和保護(hù)。2.考核機制-將銷售合同管理工作納入員工績效考核體系，考核指標(biāo)包括合同簽訂成功率、合同履行率、款項回收率、客戶滿意度等。-對于在銷售合同管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，公司給予表彰和獎勵，如績效獎金、晉升機會等。-對于因工作失誤或