合同與協(xié)議簽署流程通用模板工具一、適用范圍與價值說明合同與協(xié)議是企業(yè)、組織及個人開展經(jīng)濟活動、明確權(quán)利義務(wù)的重要法律文件，規(guī)范的簽署流程可降低法律風(fēng)險、提高協(xié)作效率。本模板工具適用于各類商業(yè)場景，包括但不限于：企業(yè)合作類：如采購與銷售合同、服務(wù)外包協(xié)議、戰(zhàn)略合作協(xié)議；勞動關(guān)系類：如勞動合同、保密協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議；項目執(zhí)行類：如技術(shù)開發(fā)合同、工程承包協(xié)議、委托代理協(xié)議；資產(chǎn)處置類：如房屋租賃合同、知識產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議、股權(quán)質(zhì)押協(xié)議。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程，保證合同條款嚴(yán)謹(jǐn)、審批環(huán)節(jié)完整、簽署程序合法，為后續(xù)履約、爭議解決提供有效依據(jù)。二、合同簽署全流程操作指南（一）需求發(fā)起與前期準(zhǔn)備操作目標(biāo)：明確合作意向，收集必要信息，保證合同起草基礎(chǔ)扎實。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、需求經(jīng)辦人（經(jīng)理/專員）。操作步驟：需求提出：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求，填寫《合同需求申請表》（詳見模板一），明確合作方基本信息、合作內(nèi)容、核心訴求（如價格、交付時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)）、預(yù)算金額及期望簽署時間。示例：采購部門需采購一批辦公設(shè)備，需在表中注明“合作方：科技有限公司”“采購內(nèi)容：筆記本電腦50臺”“單價：6000元/臺”“交付時間：合同簽署后15個工作日”。資質(zhì)初審：通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”、行業(yè)協(xié)會信用平臺等渠道核查合作方主體資格（營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、法定代表人身份等），避免與無民事行為能力或超越經(jīng)營范圍的主體簽約。內(nèi)部對齊：與財務(wù)部門確認(rèn)付款方式、稅務(wù)條款；與法務(wù)部門溝通法律風(fēng)險要點（如違約責(zé)任、爭議解決方式），保證需求合法合規(guī)。注意事項：合作方為自然人時，需核實其身份證信息及民事行為能力；涉及特殊行業(yè)（如醫(yī)療、金融）的合同，需確認(rèn)合作方具備相應(yīng)資質(zhì)許可。（二）合同起草與內(nèi)容審核操作目標(biāo)：依據(jù)需求擬定合同文本，保證條款完整、表述清晰、權(quán)責(zé)對等。責(zé)任主體：法務(wù)專員（*律師）、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人、部門負(fù)責(zé)人。操作步驟：模板選用：優(yōu)先使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板（如《采購合同模板》《服務(wù)合同模板》），無模板時參考《中華人民共和國民法典》及相關(guān)行業(yè)示范文本。內(nèi)容填寫：按《合同起草規(guī)范清單》（詳見模板二）填寫核心條款，包括：主體信息：雙方全稱、統(tǒng)一社會信用代碼/身份證號、法定代表人/授權(quán)代表姓名及聯(lián)系方式（示例：“甲方：有限公司，統(tǒng)一社會信用代碼：91110108，法定代表人：*，聯(lián)系方式：138”）；標(biāo)的條款：明確產(chǎn)品/服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如“符合國家GB/T19001-2016標(biāo)準(zhǔn)”）；權(quán)利義務(wù)：約定雙方的權(quán)利（如驗收權(quán)、知情權(quán)）和主要義務(wù)（如交付、付款、保密）；履行期限：明確起始時間、節(jié)點（如“分三期交付，每期間隔30天”）；價款支付：金額、幣種、賬戶信息（示例：“乙方賬戶：中國銀行支行，賬號：622202”）、支付條件（如“驗收合格后7個工作日內(nèi)支付90%”）；違約責(zé)任：約定違約情形（如逾期交貨、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)）及賠償計算方式（如“按逾期金額日萬分之五支付違約金”）；爭議解決：明確仲裁或訴訟管轄地（如“提交甲方所在地人民法院訴訟”）；生效條款：合同生效條件（如“雙方法定代表人簽字并加蓋公章后生效”）。內(nèi)部審核：業(yè)務(wù)部門審核：確認(rèn)條款是否符合實際需求，履行能力是否匹配；法務(wù)部門審核：重點核查合法性（如是否存在無效格式條款）、嚴(yán)謹(jǐn)性（如避免歧義表述）、完整性（如是否遺漏不可抗力等條款）；財務(wù)部門審核：確認(rèn)付款方式、稅務(wù)處理（如發(fā)票類型）、資金風(fēng)險（如預(yù)付款比例是否合理）。審核通過后，在《合同審批表》（詳見模板三）中簽署意見；若需修改，由業(yè)務(wù)部門牽頭調(diào)整并重新提交審核。注意事項：避免使用“大概”“左右”等模糊表述，數(shù)量、金額需同時用大小寫；涉及附件（如技術(shù)參數(shù)、圖紙）需在合同中注明“附件為本合同組成部分，與具有同等法律效力”。（三）對方確認(rèn)與條款協(xié)商操作目標(biāo)：與合作方就合同條款達(dá)成一致，保證雙方理解一致、無重大分歧。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人、法務(wù)專員、授權(quán)代表（*總監(jiān)）。操作步驟：發(fā)送合同：將審核通過的合同文本（PDF蓋章版）通過郵件、企業(yè)等正式方式發(fā)送給對方聯(lián)系人，注明“請貴方審閱并反饋意見，期望于X年X月X日前確認(rèn)”。接收反饋：對方若有修改意見，需在《合同條款協(xié)商記錄表》（詳見模板四）中記錄分歧點（如“交貨時間延長至30天”“違約金調(diào)整為日萬分之三”）。內(nèi)部協(xié)商：組織業(yè)務(wù)、法務(wù)、財務(wù)部門評估對方意見，判斷是否可接受：對合理修改（如優(yōu)化質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、調(diào)整付款節(jié)奏），由經(jīng)辦人溝通后修訂合同；對不合理修改（如降低違約責(zé)任、模糊爭議解決方式），需明確拒絕并說明法律依據(jù)。達(dá)成一致：雙方確認(rèn)最終版本后，由對方授權(quán)代表在《合同條款確認(rèn)函》（詳見模板五）上簽字蓋章，掃描件作為合同附件留存。注意事項：協(xié)商過程中避免口頭承諾，所有修改需以書面形式確認(rèn)；對方為授權(quán)代表時，需核實其授權(quán)委托書（載明權(quán)限范圍、有效期）。（四）合同簽署與用印管理操作目標(biāo)：完成合同簽署程序，保證簽署行為合法有效，合同文本完整留存。責(zé)任主體：授權(quán)簽署人（法定代表人/總經(jīng)理）、行政部用印專員、檔案管理員。操作步驟：簽署準(zhǔn)備：紙質(zhì)合同：打印最終版本（一式X份，根據(jù)合作方數(shù)量及內(nèi)部存檔需求確定），檢查頁碼連續(xù)、無涂改；電子合同：通過第三方電子簽約平臺（如e簽寶、法大大）電子合同，保證簽約主體身份認(rèn)證（人臉識別、銀行卡驗證）、電子簽名符合《電子簽名法》規(guī)定。簽署執(zhí)行：順序要求：通常由甲方先簽署，乙方后簽署；若為多方合同，按合同約定的簽署順序執(zhí)行；簽署方式：紙質(zhì)合同：由法定代表人或授權(quán)代表在指定位置簽字（需清晰可辨），并加蓋合同專用章（公章無效，需確認(rèn)公章備案信息）；電子合同：雙方通過平臺完成實名認(rèn)證后，在線簽署電子簽名，平臺自動《電子簽約報告》含時間戳、哈希值等存證信息。用印登記：行政部用印專員核對簽署人身份（身份證原件）、審批流程（《合同審批表》《條款確認(rèn)函》齊全）后，加蓋合同專用章，并在《合同用印登記表》（詳見模板六）中記錄合同編號、用印份數(shù)、用印人、領(lǐng)取人等信息。文本分發(fā)：紙質(zhì)合同：按合作方數(shù)量分發(fā)，留存原件至少1份（“正本：乙方X份，甲方X份”）；電子合同：由平臺向雙方發(fā)送合同及簽約報告，企業(yè)內(nèi)部存檔電子檔及PDF打印件。注意事項：合同專用章需與合同名稱一致（如“技術(shù)開發(fā)合同專用章”），不得使用財務(wù)章、發(fā)票章；簽署人非法定代表人時，需提供《授權(quán)委托書》（詳見模板七）原件作為合同附件。（五）履約跟蹤與歸檔管理操作目標(biāo)：監(jiān)督合同履行情況，及時處理異常，保證合同檔案完整、可追溯。責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門、檔案管理員。操作步驟：履約跟蹤：業(yè)務(wù)部門根據(jù)《合同履約跟蹤表》（詳見模板八）記錄履行節(jié)點（如交付時間、付款節(jié)點），定期與合作方確認(rèn)進(jìn)度：交付類合同：核對產(chǎn)品數(shù)量、質(zhì)量（可委托第三方檢測機構(gòu)），簽署《驗收確認(rèn)單》；服務(wù)類合同：評估服務(wù)效果（如通過用戶滿意度調(diào)查），留存服務(wù)記錄（如報告、郵件）。異常處理：若對方違約（如逾期交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)），業(yè)務(wù)部門需在3個工作日內(nèi)發(fā)函催告，按合同約定追究違約責(zé)任（如扣除違約金、解除合同），并留存溝通記錄。歸檔管理：歸檔范圍：合同文本、審批表、條款確認(rèn)函、授權(quán)委托書、驗收單、付款憑證、往來函件等；歸檔要求：紙質(zhì)合同按“合同編號”分類存放（檔案盒標(biāo)注“合同編號-名稱-簽署日期”）；電子合同存儲于企業(yè)服務(wù)器加密文件夾，備份至少2份；保管期限：一般合同保管期限為合同終止后10年，涉及知識產(chǎn)權(quán)、爭議解決的合同保管期限為20年以上。注意事項：合同履行過程中若發(fā)生變更（如延期、增補條款），需簽訂《補充協(xié)議》（注明“與本合同具有同等法律效力”），并履行原審批流程；財務(wù)部門需根據(jù)合同條款控制付款節(jié)奏，避免超付或逾期付款。三、合同簽署核心模板參考模板一：合同需求申請表項目內(nèi)容需求部門示例：采購部合作方名稱示例：科技有限公司合作方基本信息統(tǒng)一社會信用代碼：91110108；聯(lián)系人：*；電話：139合作內(nèi)容概述示例：采購筆記本電腦50臺，配置：i5處理器、16G內(nèi)存、512G固態(tài)硬盤核心訴求1.單價≤6000元/臺；2.交付時間：合同簽署后15個工作日；3.提供3年質(zhì)保預(yù)算金額示例：30萬元（含稅）期望簽署時間示例：X年X月X日前部門負(fù)責(zé)人意見簽字：*；日期：X年X月X日法務(wù)部門初審意見簽字：*；日期：X年X月X日（注：重點核查合作方資質(zhì)及法律風(fēng)險）財務(wù)部門審核意見簽字：*；日期：X年X月X日（注：確認(rèn)付款方式為“轉(zhuǎn)賬”，發(fā)票類型為“增值稅專用發(fā)票”）模板二：合同起草規(guī)范清單條款類別必填項規(guī)范要求主體信息雙方全稱、統(tǒng)一社會信用代碼/身份證號、法定代表人/授權(quán)代表信息全稱與營業(yè)執(zhí)照一致，身份證號需核對無誤；授權(quán)代表需注明授權(quán)范圍標(biāo)的條款產(chǎn)品/服務(wù)名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)名稱具體（如“聯(lián)想ThinkPadX1筆記本電腦”而非“電腦”），質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)可引用國標(biāo)/行標(biāo)履行期限起始時間、關(guān)鍵節(jié)點避免使用“盡快”“盡快”，明確具體日期或事件觸發(fā)條件（如“驗收合格后10日內(nèi)”）價款支付金額、幣種、賬戶信息、支付條件賬戶信息需與開戶許可證一致；支付條件需明確（如“收到全額發(fā)票后15日內(nèi)”）違約責(zé)任違約情形、違約金計算方式、賠償范圍違約金不超過實際損失的30%；避免約定“無條件支付違約金”爭議解決仲裁/訴訟機構(gòu)、管轄地仲裁需明確具體仲裁委員會（如“中國國際經(jīng)濟貿(mào)易仲裁委員會”）；訴訟需明確到某地法院生效條款生效條件、份數(shù)示例：“本合同雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋公章之日起生效，一式肆份，雙方各執(zhí)貳份”模板三：合同審批表合同基本信息內(nèi)容合同編號示例：CG-2023–（規(guī)則：年份-部門代碼-序號，如采購部代碼為“CG”）合同名稱示例：科技有限公司辦公設(shè)備采購合同合同金額示例：30萬元（大寫：人民幣叁拾萬元整）合作方乙方：科技有限公司簽署日期待定審批流程業(yè)務(wù)部門審核審核意見：條款符合采購需求，履約能力可行。簽字：*；日期：X年X月X日法務(wù)部門審核審核意見：1.第5條“質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)”需補充“符合GB/T19001-2016”；2.違約金比例調(diào)整為日萬分之三。簽字：*；日期：X年X月X日財務(wù)部門審核審核意見：付款方式合理，預(yù)付款比例30%可控。簽字：*；日期：X年X月X日總經(jīng)理審批審核意見：同意按修訂后條款簽署。簽字：*；日期：X年X月X日董事長審批審核意見：同意。簽字：*；日期：X年X月X日（注：金額超過20萬元需董事長審批）模板四：合同條款協(xié)商記錄表合同編號CG-2023–協(xié)商日期X年X月X日協(xié)商地點/方式企業(yè)線上會議乙方代表姓名：*；職務(wù)：銷售經(jīng)理分歧條款原條款交付時間“合同簽署后15個工作日內(nèi)交付”付款方式“驗收合格后7個工作日內(nèi)支付90%”協(xié)商結(jié)果雙方同意：1.交付時間延長至20個工作日；2.付款方式調(diào)整為“驗收合格后7個工作日內(nèi)支付80%，質(zhì)保期滿后支付20%”。簽字：甲方、乙方；日期：X年X月X日模板五：合同條款確認(rèn)函致：科技有限公司我方已審閱貴方提供的《科技有限公司辦公設(shè)備采購合同》（合同編號：CG-2023–），經(jīng)協(xié)商，雙方確認(rèn)最終合同條款1.交付時間：合同簽署后20個工作日內(nèi)；2.付款方式：驗收合格后7個工作日內(nèi)支付80%，質(zhì)保期滿后支付20%；3.其他條款以合同為準(zhǔn)。我方確認(rèn)按上述條款履行合同義務(wù)。確認(rèn)方（蓋章）：有限公司授權(quán)代表（簽字）：*日期：X年X月X日模板六：合同用印登記表用印日期合同編號合同名稱用印份數(shù)用印類型申請人審核人領(lǐng)取人簽字備注X年X月X日CG-2023–辦公設(shè)備采購合同壹份合同專用章***原件留存甲方X年X月X日HT-2023–勞動合同（*）肆份公章***員工留存貳份模板七：授權(quán)委托書致：科技有限公司本人系有限公司法定代表人（），現(xiàn)授權(quán)（身份證號：110101）作為我方授權(quán)代表，負(fù)責(zé)簽署《科技有限公司辦公設(shè)備采購合同》（合同編號：CG-2023–）。授權(quán)范圍：合同談判、條款確認(rèn)、簽署及后續(xù)履約相關(guān)文件。授權(quán)期限：自X年X月X日至X年X月X日。授權(quán)代表無轉(zhuǎn)委托權(quán)，其簽署的法律文件由我方承擔(dān)法律責(zé)任。授權(quán)人（蓋章）：有限公司法定代表人（簽字）：*日期：X年X月X日模板八：合同履約跟蹤表合同編號CG-2023–合同名稱辦公設(shè)備采購合同合作方科技有限公司履約階段節(jié)點名稱1.合同簽署2.預(yù)付款支付3.產(chǎn)品交付4.驗收合格異常情況記錄無備注質(zhì)保期：2年，質(zhì)保金：6萬元（X年X月X日支付）四、關(guān)鍵風(fēng)險提示與規(guī)避建議（一）法律風(fēng)險：條款無效或存在歧義風(fēng)險表現(xiàn)：合同約定“造成對方損失概不負(fù)責(zé)”（格式條款無效）、“爭議由雙方友好協(xié)商，協(xié)商不成提交地法院”（未明確具體法院導(dǎo)致管轄不明）。規(guī)避建議：格式條款需顯著提示對方注意免除或限制責(zé)任的條款，并對方簽字確認(rèn)；約定爭議解決地時，明確到“被告所在地”“合同履行地”或“市區(qū)人民法院”具體層級法院。（二）流程風(fēng)險：審批環(huán)節(jié)遺漏或越權(quán)風(fēng)險表現(xiàn)：未經(jīng)法務(wù)審核直接簽署合同，或部門負(fù)責(zé)人未審批即提交用印。規(guī)避建議：嚴(yán)格執(zhí)行“先審批、后簽署”流程，通過OA系統(tǒng)設(shè)置審批節(jié)點（業(yè)務(wù)→法務(wù)→財務(wù)→總經(jīng)理），禁止跳轉(zhuǎn)審批；對金額較大、標(biāo)的特殊的合同，增加董事長或董事會審批環(huán)節(jié)。（三）履約風(fēng)險：對方違約或履約能力不足風(fēng)險表現(xiàn)：合作方逾期交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，或經(jīng)營異常導(dǎo)致無法履約。規(guī)避建議：簽約前核查合作方征信報告（如“信用中國”平臺）、涉訴信息（中國裁判文書網(wǎng)）；合同中約定“履約保證金”（金額為合同總額的10%-20%），對方違約時可直接扣除；關(guān)鍵節(jié)點（如交付、驗收）要求對方提供書面確認(rèn)文件，避免后續(xù)爭議。（四）檔案風(fēng)險：合同丟失或信息泄露風(fēng)險表現(xiàn)：紙