HYPERLINK目錄采購管理 21.1采購標準業(yè)務(wù)流程 21.2采購暫估業(yè)務(wù)流程 171.3采購?fù)素洏I(yè)務(wù)流程 28采購管理采購管理系統(tǒng)，是通過電子單據(jù)將采購申請、采購訂貨、倉庫收料、采購?fù)素洝①徹洶l(fā)票處理等功能綜合運用的管理系統(tǒng)，對采購物流全過程以及采購過程中形成的應(yīng)付賬款處理，進行有效的控制和跟蹤，完善企業(yè)物資供給信息管理。1.1采購標準業(yè)務(wù)流程采購業(yè)務(wù)是每個企業(yè)都有的日常業(yè)務(wù)流程，包括賒購、現(xiàn)購等采購方式下，進行原材料采購，這其中涉及到與供給商簽訂訂單，采購原物料的入庫、應(yīng)付賬款確實認等等。采購業(yè)務(wù)根本流程：采購申請單—→采購合同—→采購訂單—→收料通知單—→外購入庫單—→采購發(fā)票—→費用發(fā)票（1）采購申請單：用戶吳偉登錄K/3主界面后，點擊【供給鏈】—【采購管理】—【采購申請】—【采購申請單-新增】，依此路徑進入采購申請單錄入界面，如下圖：采購申請單進入路徑界面（2）雙擊【采購申請單-新增】，進入采購申請單錄入界面，錄入使用部門、日期、物料代碼、數(shù)量、申請人等信息，然后點擊工具欄上的【保存】按鈕，將此單保存，再點擊【審核】的按鈕審核此單，如下圖：采購申請單編輯界面（3）采購合同：點擊【供給鏈】—【采購管理】—【采購合同】—【采購合同-新增】，依此路徑進入采購合同錄入界面，錄入合同日期、合同名稱、產(chǎn)品代碼、數(shù)量及單價等信息，然后點擊【保存】按鈕，保存單據(jù)，再點【審核】按鈕審核單據(jù)，如下圖：采購合同編輯界面（4）采購訂單：點擊【供給鏈】—【采購管理】—【采購合同】—【采購合同-維護】，依此路徑進入采購合同序時簿界面，點擊【下推】，彈出下拉菜單，選擇“采購訂單〞，如下圖：采購合同下推訂單界面（5）調(diào)出采購訂單編輯界面，合同上的相關(guān)信息攜帶了過來并回填訂單的相應(yīng)字段，但是日期、采購方式、業(yè)務(wù)員等需要手工錄入，單據(jù)錄入完畢后點擊【保存】，保存成功后點擊【審核】。如下圖：采購訂單編輯界面提示錄入采購訂單有三種方式，一種是下推關(guān)聯(lián)方式，如上例所示；第二種是上拉關(guān)聯(lián)方式，點擊【供給鏈】—【采購管理】—【采購訂單】—【采購訂單-新增】，進入采購訂單新增界面，表頭的“選單類型〞處選擇“合同（應(yīng)付）〞，再在“選單號〞處按【F7】調(diào)出合同界面，將對應(yīng)的合同選中雙擊，此時合同信息將回填采購訂單相關(guān)字段，此方式實質(zhì)上與第一種是同一種方式，只是操作方法不同；第三種是手工新增方式，點擊【供給鏈】—【采購管理】—【采購訂單】—【采購訂單-新增】，進入采購訂單編輯界面，手工錄入所有信息。（6）收料通知單：點擊【供給鏈】—【采購管理】—【收料通知】—【收料通知單-新增】，進入收料通知單編輯界面，表頭的“選單類型〞處選擇“采購訂單〞，再在“選單號〞處按F7調(diào)出訂單界面，將對應(yīng)的訂單POORD000001選中雙擊，此時訂單信息便回填收料通知單相關(guān)字段，手工錄入日期、倉庫等其他信息后，保存、審核單據(jù)，如下列圖所示：收料通知單編輯界面注意采購訂單上沒有倉庫信息，收料通知單上的“收料倉庫〞是由單據(jù)上的物料屬性中“默認倉庫〞回填的，可以修改；若物料屬性中沒有錄入“默認倉庫〞，則收料通知單上的“收料倉庫〞為空，需要手工錄入，也可以不錄，在做外購入庫單時再進行維護。而且表頭的“收料倉庫〞顯示為空，倉庫信息在表體顯示。（7）外購入庫單：點擊【供給鏈】—【采購管理】—【外購入庫】—【外購入庫單-新增】，進入外購入庫單編輯界面，表頭的“選單類型〞處選擇“收料通知單〞，再在“選單號〞處按F7調(diào)出收料通知單序時簿界面，將對應(yīng)的收料通知單DD000001選中【雙擊】，此時收料通知單信息便回填到外購入庫單相關(guān)字段，手工錄入日期、業(yè)務(wù)員等其他信息后，保存、審核單據(jù)，如下列圖所示：外購入庫單編輯界面提示1、審核后的單據(jù)是不能進行修改的，若發(fā)現(xiàn)錯誤需要修改已經(jīng)審核的單據(jù)，要先反審核，在單據(jù)序時簿界面選擇需要反審核的單據(jù)，點擊【編輯】菜單下的【反審核】即可。2、若已經(jīng)關(guān)聯(lián)了下游單據(jù)則需要先刪除下游單據(jù)，再反審核當前單據(jù)來進行修改。（8）采購發(fā)票：點擊【供給鏈】—【采購管理】—【采購發(fā)票】—【采購發(fā)票-新增】，進入采購發(fā)票編輯界面，表頭的“選單類型〞處選擇“外購入庫單〞，再在“選單號〞處按【F7】調(diào)出外購入庫單序時簿界面，將對應(yīng)的外購入庫單WIN000002選中【雙擊】，此時外購入庫單信息便回填采購發(fā)票相關(guān)字段，手工錄入日期、單價等其他信息后，保存、審核單據(jù)，如下圖：圖采購發(fā)票編輯界面（9）在采購發(fā)票編輯界面的【查看】菜單下，選擇“采購費用發(fā)票〞，如下圖，系統(tǒng)會調(diào)出費用發(fā)票錄入界面，如下列圖所示：關(guān)聯(lián)生成采購費用發(fā)票界面費用發(fā)票編輯界面提示費用發(fā)票表頭的“應(yīng)計本錢費用〞有兩個選擇“計入本錢〞和“不計本錢〞，本案例中的運費是要計入材料本錢的，此處選擇“計入本錢〞。（10）將外購入庫單、采購發(fā)票和費用發(fā)票進行鉤稽，點擊【供給鏈】—【采購管理】—【采購發(fā)票】—【采購發(fā)票-維護】，進入采購發(fā)票序時簿界面，點擊【編輯】菜單下的【鉤稽】，如下列圖所示：采購發(fā)票序時簿界面系統(tǒng)會調(diào)出鉤稽界面，上半局部為采購發(fā)票，下半局部為外購入庫單，如下圖，在“費用發(fā)票〞頁簽下是關(guān)聯(lián)的費用發(fā)票，如下列圖所示，點擊【鉤稽】的按鈕，將外購入庫單、采購發(fā)票和費用發(fā)票進行鉤稽，系統(tǒng)提示鉤稽成功，如下列圖2-1-14所示采購發(fā)票與外購入庫單鉤稽界面費用發(fā)票鉤稽界面鉤稽成功界面提示已經(jīng)鉤稽的采購發(fā)票可以通過反鉤稽取消鉤稽操作，具體操作是在采購發(fā)票序時簿界面【編輯】菜單欄下進行【反鉤稽】。（11）進行外購入庫核算：點擊【供給鏈】—【存貨核算】—【入庫核算】—【外購入庫核算】，系統(tǒng)調(diào)出采購發(fā)票的界面，選擇需要核算的發(fā)票，點擊“分配〞按鈕，如下列圖所示：費用分配完畢界面提示1、費用分配的作用：將該筆采購業(yè)務(wù)中發(fā)生的費用按一定的方式分配到物料上，計入對應(yīng)的原材料本錢中。在【外購入庫核算】界面，【核算】菜單下，參數(shù)【費用分配方式】有兩個選擇“按數(shù)量分配〞和“按金額分配〞，本案例選擇“按數(shù)量分配〞。本案例中采購CPU和內(nèi)存條的業(yè)務(wù)中，有200元的運費，經(jīng)過費用分配后，分別更新了采購發(fā)票上“應(yīng)計本錢費用〞字段。分配原理如下：CPU：80=100×200÷（100+150）；內(nèi)存條：120=150×200÷（100+150）。費用發(fā)票分配完畢后，進行入庫本錢核算。仍然在此界面，點擊【核算】按鈕，如下列圖所示，核算完成后系統(tǒng)會提示核算成功，如下列圖所示：外購入庫核算界面核算成功界面2、核算的作用在于將該筆采購業(yè)務(wù)最終通過采購發(fā)票上的實際金額來確認物料的入庫本錢，包括兩局部：原材料的實際價款和價外費用（兩者都不含稅），分別更新了外購入庫單上“金額〞字段。在該外購入庫核算界面上【查看】菜單下“對應(yīng)入庫單〞中可以查看的到該筆采購業(yè)務(wù)中物料的入庫本錢，如下列圖所示：核算后的外購入庫單序時簿界面注意外購入庫核算完成后若想查詢核算結(jié)果，除上述方式外，還可以通過【供給鏈】—【采購管理】—【外購入庫】—【外購入庫單-維護】，進入外購入庫單序時簿界面進行查詢。（12）賬務(wù)處理：首先要進行憑證模板的設(shè)置。點擊【供給鏈】—【存貨核算】—【憑證管理】—【憑證模板】，進入憑證模板編輯界面，選擇“實際本錢法——外購入庫〞事務(wù)類型，點擊【新增】按鈕，新增一個憑證模板，如下列圖所示：憑證模板新增界面憑證模板的具體設(shè)置如下列圖所示：憑證模板設(shè)置界面提示新增的憑證模板完成后，需要設(shè)置為默認模板，生成憑證時直接取該模板，若此處不進行設(shè)置，則在生成憑證時需手工制定，否則就是取系統(tǒng)自帶模板。（13）憑證模板設(shè)置完成后，點擊【供給鏈】—【存貨核算】—【憑證管理】—【憑證生成】，進入憑證生成界面，選擇“實際本錢法——外購入庫〞事務(wù)類型，點擊【重設(shè)】按鈕，將需要生成憑證的采購發(fā)票過濾出來，如下列圖2-1-21所示。勾上【選擇標志】點擊【生成憑證】的按鈕，系統(tǒng)會自動生成一張外購入庫的憑證，如下列圖所示：生成憑證界面生成外購入庫憑證界面1.2采購暫估業(yè)務(wù)流程實際采購業(yè)務(wù)中經(jīng)常出現(xiàn)本期收到向供給商購置的貨物，但是當月并未收到供給商開具的采購發(fā)票賬單等結(jié)算憑證，無法確認應(yīng)付賬款的情況。為了比較正確反映企業(yè)庫存材料的情況，往往需要對材料的價格進行暫估，并按暫估價入賬。原材料暫估入賬后，如何進行后續(xù)處理？系統(tǒng)提供兩種暫估憑證沖回處理方式：月初一次沖回和單到?jīng)_回，它們分別的根本流程如下：月初一次沖回：材料入庫時直接做外購入庫單，期末發(fā)票未到達，做暫估入賬，然后期末結(jié)賬，系統(tǒng)在期末結(jié)賬后，會自動按根據(jù)上期生成的暫估憑證，對應(yīng)生成暫估沖回的紅字憑證。若在當期發(fā)票仍未到，則應(yīng)繼續(xù)生成暫估憑證，下期繼續(xù)自動沖回。在此種方式下，當暫估的存貨發(fā)票長期未收到時，會屢次生成暫估和暫估沖回憑證。直到收到發(fā)票時才確認應(yīng)付賬款和材料的實際入庫本錢。具體做法為：在系統(tǒng)中錄入采購發(fā)票，將此發(fā)票與對應(yīng)的外購入庫單鉤稽，進行外購入庫核算，之后重新按照采購發(fā)票金額生成外購入庫憑證。具體流程如下所示月初一次沖回流程圖單到?jīng)_回：材料入庫時與前操作相同，做暫估入庫，期末結(jié)賬后系統(tǒng)不予自動沖回，直到收到供給商的采購發(fā)票時，才對暫估的外購入庫單進行操作，具體做法為：在系統(tǒng)中錄入采購發(fā)票，與之前暫估的外購入庫單鉤稽，進行外購入庫核算，生成暫估沖回憑證，然后再做外購入庫憑證。具體流程如下所示單到?jīng)_回流程圖（1）采購訂單：點擊【供給鏈】—【采購管理】—【采購訂單】—【采購訂單-新增】，依此路徑進入采購訂單錄入界面，錄入日期、供給商、物料代碼、數(shù)量等信息，然后將單據(jù)保存并審核，如下列圖所示：采購訂單編輯界面（2）外購入庫單：點擊【供給鏈】—【采購管理】—【采購訂單】—【采購訂單-維護】，依此路徑進入采購訂單序時簿界面，選擇POORD000002號訂單，點擊【下推】下的“外購入庫單〞，進入外購入庫單編輯界面，錄入日期、保管等信息后保存單據(jù)并進行審核，如下列圖所示：外購入庫單編輯界面（3）外購入庫單拆分：點擊【供給鏈】—【采購管理】—【外購入庫】—【外購入庫單-維護】，依此路徑進入外購入庫單序時簿界面，選擇【編輯】菜單下【拆分單據(jù)】，如下列圖所示：外購入庫單序時簿界面系統(tǒng)會調(diào)出外購入庫單編輯界面，此界面上會多出“拆分數(shù)量〞一列，把需要拆分的數(shù)量錄在此字段下，然后保存單據(jù)，系統(tǒng)會提示拆分單據(jù)成功，如下列圖所示：外購入庫單拆分界面，系統(tǒng)控制不允許局部鉤稽，所以在遇到上述局部到票的情況時，就需要做拆分單據(jù)的處理。（4）采購發(fā)票：點擊【供給鏈】——【采購管理】——【采購發(fā)票】——【采購發(fā)票-新增】，依此路徑進入采購發(fā)票錄入界面，源單類型選擇外購入庫單，選單號處錄入WIN000003A，回車后即可帶出外購入庫單上的相應(yīng)信息，手工錄入日期、保管等信息后保存單據(jù)并進行審核，如下列圖所示：采購發(fā)票編輯界面注意本文案例中應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置中勾選了“啟用對賬與調(diào)匯〞，所以系統(tǒng)控制，發(fā)票上必須錄入“往來科目〞，否則單據(jù)審核不成功。暫估的庫存單據(jù)上也必須錄入往來科目，否則無法生成暫估憑證。提示上拉式關(guān)聯(lián)單據(jù)時，在選單號處可直接錄入需要關(guān)聯(lián)的單據(jù)編號，若不記得單據(jù)編號則可通過按F7調(diào)出單據(jù)序時簿界面進行選擇。（5）將商品“鍵盤〞的外購入庫單與發(fā)票鉤稽，進行外購入庫核算，再進行賬務(wù)處理，具體做法與《第二章采購管理》2.1采購標準流程類似，此處不再贅述，如下列圖所示：外購入庫單與采購發(fā)票鉤稽界面外購入庫核算界面外購入庫憑證界面（6）暫估入賬：點擊【供給鏈】—【存貨核算】—【入庫核算】—【存貨暫估入賬】，進入暫估入賬序時簿界面，即本期未與發(fā)票鉤稽的外購入庫單，雙擊翻開WIN000003號外購入庫單，錄入往來科目，在“單價〞字段下錄入暫估單價，保存單據(jù)。如下列圖所示：暫估入賬編輯界面（7）賬務(wù)處理：點擊【供給鏈】—【存貨核算】—【憑證管理】—【憑證模板】，進入憑證模板編輯界面，選擇“實際本錢法——外購入庫暫估入賬〞事務(wù)類型，點擊【新增】按鈕，新增一個憑證模板，并將此模板設(shè)置為默認模板，具體設(shè)置如下列圖所示：憑證模板設(shè)置界面點擊【供給鏈】—【存貨核算】—【憑證管理】—【憑證生成】，進入憑證生成界面，選擇“實際本錢法——外購入庫暫估入賬〞事務(wù)類型，點擊【重設(shè)】按鈕，將暫估外購入庫單過濾出來，點擊【生成憑證】按鈕，系統(tǒng)會按照以上模板生成一張暫估憑證，如下列圖所示：憑證生成界面生成的暫估憑證界面（8）期末結(jié)賬：8月結(jié)束后將賬套結(jié)賬到第9期，點擊【供給鏈】—【存貨核算】—【期末處理】—【期末結(jié)賬】，進入期末結(jié)賬界面，如下列圖所示：期末結(jié)賬界面1.3采購?fù)素洏I(yè)務(wù)流程企業(yè)的采購業(yè)務(wù)中，若發(fā)現(xiàn)采購的物料有質(zhì)量問題、與訂單不符等情況，需要將貨物退還給供給商，要求供給商退款或者進行換貨處理。退貨業(yè)務(wù)根本流程：退料通知單—→紅字外購入庫單—→紅字采購發(fā)票（1）退料通知單：點擊【供給鏈】—【采購管理】—【退貨通知單】—【退料通知單-新增】，進入退料通知單新增界面，表頭的“選單類型〞處選擇“收料通知單〞，再在“選單號〞處按F7調(diào)出收料通知單序時簿界面，將對應(yīng)的收料通知單DD000001選中雙擊，相關(guān)信息會自動攜帶到退料通知單上，手工將“數(shù)量〞修改為10，再錄入日期、等信息，然后保存并審核單據(jù)，如下列圖所示：退料通知單編輯界面（2）紅字外購入庫單：點擊【供給鏈】—【倉存管理】—【驗收入庫】—【外購入庫單-新增】，進入外購入庫單編輯界面，點擊工具欄中的【紅字】按鈕，新增一張紅字外購入庫單，源單類型選擇“退料通知單〞，選單號處錄入POOUT000001，回車后將退料通知單上的相關(guān)信息關(guān)聯(lián)到此單上，手工錄入日期、保管等信息，然后保存并審核單據(jù)，如下列圖所示：紅字外購入庫單編輯界面提示：外購入庫單錄入可由兩個路徑進入：一個是【供給鏈】—【采購管理】—【外購入庫】—【外購入庫單-新增】；另外一個是【供給鏈】—【倉存管理】—【驗收入庫】—【外購入庫單-新增】。（3）紅字采購發(fā)票：點擊【供給鏈】—【采購管理】—【采購發(fā)票】—【采購發(fā)票-新增】，進入采購發(fā)票編輯界面，點擊工具欄中的【紅字】按鈕，新增一張采購發(fā)票，源單類型處選擇“外購入庫單〞，選單號處錄入WIN000004，回車后將紅字外購入庫單上的相關(guān)信息帶到此單上，手工錄入日期、往來科目等信息，然后保存并審核單據(jù)，如下列圖所示：紅字采購發(fā)票編輯界面（4）將紅字外購入庫單與紅字采購發(fā)票鉤稽，點擊已審核