第6章文字處理、電子表格和演示文稿對于全世界的微型機用戶來說，1979年和1980年的新聞是激動人心的：三個超級軟件包上市并迅速形成了微型機軟件的熱潮。計算機用戶很快通過字處理（又稱文字處理）軟件WordStar開始制作專業(yè)風格的文檔；電子表格軟件VisiCalc則使用戶可以在報表中進行復雜的計算；個人數(shù)據(jù)庫dBASE可以幫助計算機用戶通過創(chuàng)建和維護數(shù)據(jù)庫來組織自己的信息。文字處理、電子表格和數(shù)據(jù)庫軟件在當時被稱作個人計算機軟件的“三巨頭”。1989年，中文字處理軟件WPS（WordProcessingSystem）誕生，并以WPS為核心軟件推出了金山漢卡，由此帶出了當時盛行的整個漢卡產(chǎn)業(yè)。第6章文字處理、電子表格和演示文稿在這一章中，我們來學習文字處理、電子表格和演示文稿軟件，這類軟件的優(yōu)秀版本之一今天被統(tǒng)稱為“Office”（例如MicrosoftOffice和WPSOffice）。Office軟件是軟件生產(chǎn)廠商專為一般用戶的計算機普及性應用而設計的，軟件的用戶界面友好，操作直觀，功能強大，使用方便。如今，Office軟件的操作性學習教材、使用手冊等種類豐富，大多數(shù)讀者都已經(jīng)具備一定的應用基礎。因此，本書將不拘泥于Office軟件的操作細節(jié)，而是針對專業(yè)學生，把學習重點放在對Office軟件的操作特性和功能理解上，學生可以在實驗環(huán)節(jié)中根據(jù)教材的指導對操作細節(jié)進行探索和嘗試，以促進專業(yè)學生對于應用性軟件的自學能力。第6章文字處理、電子表格和演示文稿（在這一章中，我們以MicrosoftOffice365中的Word2013、Excel2013和PowerPoint2013為例來介紹，請參見圖6-1）。第6章文字處理、電子表格和演示文稿圖6-1購買Office356Office356主要包括：Word、Excel、PowerPoint、Access和Project等2013版軟件6.1文字處理文字處理在我們的日常學習、生活和工作中占有重要的位置。隨著世界文明的進步，文字處理和文檔生成工具也在進步，文字處理軟件取代了筆、橡皮和打字機，成為文檔制作的主力工具。6.1.1寫作過程在計算機上寫作時，通常會先使用文字處理軟件輸入文檔草稿，然后對內容和格式進行編輯以得到滿意的效果，最后再進行文檔的打印。有時候，還會使用專業(yè)的桌面排版軟件（例如MicrosoftPublisher、方正飛騰創(chuàng)意等）來進行格式處理和打印。一般來說，在輸入文檔內容時不必關心文檔的外觀，所要注意的是如何正確有效地表達用戶的思想。在對文章內容感到滿意的時候，再將注意力集中到對文檔外觀的處理上。文字處理軟件可以很容易地修改文檔的措辭。使用文字處理軟件會使寫作過程更流暢、效果更好。6.1.2改進寫作質量在能夠熟練使用計算機的基礎上，使用文字處理軟件可以很容易地創(chuàng)建文檔的草稿，重新確定它的結構，仔細修改語句結構和詞語的用法?？梢院芊奖愕夭迦胛淖?，刪除文字、移動段落甚至整頁來改進結構和文章的邏輯流程，有助于提高寫作質量。文檔中的一部分稱為“塊”，刪除或移動塊稱為塊操作。文字處理軟件的大綱模式能夠通過使用層次化的標題和子標題來清楚地顯示文檔的內容。當創(chuàng)建層次化文檔時，要給每個標題做上標記，說明這是章、節(jié)或小節(jié)的開始。為了看到完整的文檔，可以讓軟件只顯示章標題；如果要顯示更詳細的結構，可以顯示章標題和節(jié)標題等。6.1.2改進寫作質量當在大綱視圖中移動一個標題時，大綱模式會自動移動該標題下的所有子標題和段落。此外，還可以使用軟件的“剪切”和“粘貼”命令來生成新結構的文檔。修改完整個文檔的結構后，就可以注意文章的細節(jié)了，例如詞語的用法、拼寫和語法等。有些作者知道自己在文章中過度使用了某詞或所用某詞的用法不正確。如果知道了問題所在，就可以使用“查找”功能來獲取該詞的所有引用位置。針對每次引用來選擇決定“保留”還是“修改”；另一個功能就是“查找和替換”，為在整篇文章中替換某個詞提供了方便。6.1.2改進寫作質量很多文檔生成工具（包括電子郵件編輯器）中都有拼寫檢查工具，如圖6-2所示。聯(lián)機拼寫檢查功能在打字時通過增加波浪線實時顯示錯誤（例如用紅色波浪線指出英文拼寫錯誤，綠色波浪線指出漢字詞組錯誤等）。用戶可以手工消除和糾正錯誤，也可以單擊拼錯的單詞，然后從正確單詞的列表中選擇更正。6.1.2改進寫作質量圖6-2Word的“拼寫檢查”工具6.1.2改進寫作質量盡管文字處理軟件的拼寫檢查器能幫助用戶更正錯誤的拼寫，但它并不能保證文檔中沒有錯誤。拼寫檢查器能將文檔中的每個單詞和稱為拼寫字典的數(shù)據(jù)文件中所存儲的拼寫正確的單詞作對比。如果字典中有文檔中的某個單詞，那么拼寫檢查器認為這個單詞拼寫正確。如果字典中沒有這個單詞，那么拼寫檢查器就認為這個單詞拼寫錯誤。一些拼寫正確的名詞和有關科學、醫(yī)學和技術的單詞很可能被標記為拼寫錯誤的單詞，因為拼寫檢查器的字典中沒有這些單詞。如果在輸入時發(fā)生單詞混淆，例如“too”和“to”，那么拼寫檢查器也起不了作用，因為它的字典中有這兩個單詞。所以請記住，拼寫檢查器并不能替代全面校對。6.1.3格式化文檔在印刷時代之前，所有文檔都是手寫的。中世紀時，藝術家和僧侶們擠在稱為“寫字間”的大房間里辛勤地抄寫宗教經(jīng)典，這些手抄本被稱為“神圣手稿”（圖6-3）。手稿中有插圖、精美的字體和花邊，它除了是傳播信息的手段外，還是藝術的結晶，價值都很高。6.1.3格式化文檔a）700多年前古印度梵文哲學手稿b）神秘的伏尼契手稿圖6-3神圣手稿6.1.3格式化文檔如今，漂亮的文檔不再是一種財富?，F(xiàn)代的電子排版技術和印刷技術可以大批量低價格地生產(chǎn)出很多漂亮的文檔。此外，文字處理軟件提供了一些工具，例如文檔模板、向導、字體、風格、邊界和剪貼畫等，可以幫助人們制作出專業(yè)化、個性化的優(yōu)秀文檔。1）文檔模板是一個預先設定格式的文檔，可以向其中輸入正文。絕大多數(shù)文字處理軟件都建議在輸入正文之前選擇一個合適的模板。如果沒有選擇模板，軟件會自動替你打開一個適用于信件和報告的通用模板。在模板中，頁邊界、行距、頁眉、字體和頁面大小等格式都已經(jīng)設置好了。圖6-4顯示了Word2013提供的典型文檔模板。6.1.3格式化文檔圖6-4Word提供的文檔模板6.1.3格式化文檔2）文檔向導不僅提供了文檔格式，它還會提供分步驟的指南，來指導用戶輸入不同類型的文檔。在創(chuàng)建自己的格式之前，應該先瀏覽一下軟件所提供的模板和向導。3）文檔中使用的字體極大地影響著文檔的外觀?！白煮w”是一種特殊的樣式設計，文字處理軟件通常會提供多種字體。此外還可以購買和安裝其他字體包，甚至可以使用模擬手寫體，使文檔看起來就像是寫出來的一樣。也可以將手寫體和傳統(tǒng)的印刷體混合使用。4）可以通過調整行距、頁邊距、縮進、制表、邊界和圖文框來修正文檔的外觀。邊距留大一些，增加字間空白，使文檔不太緊密，以方便閱讀。6.1.3格式化文檔“對齊”定義了每行字符和詞語之間的間距。排版字體文檔通常是充分（左右）對齊，因此正文的左右邊距排列很整齊?！胺謾凇保ā绊撁娌季帧?gt;“分欄”，圖6-5）增加了可讀性，表格使數(shù)據(jù)整齊。在文檔制作中，“欄”通常意味著報紙風格的段落設計。表格將數(shù)據(jù)按照行列排列。對于數(shù)字數(shù)據(jù)和信息列表，表格要比欄更適合。

要使文檔更加突出，可以使用邊框和圖片。邊框是環(huán)繞在文字或圖片（通常是標題、表格）上的方框。Word的剪貼畫中包含有上百幅可以用在文檔中的圖形，還可以在因特網(wǎng)上找到更多的剪貼畫?？梢允褂脠D文框來放置圖形，并將文字環(huán)繞在圖文框周圍。6.1.3格式化文檔圖6-5Word的“分欄”功能6.1.4紙版印刷和電子出版畢昇發(fā)明的膠泥活字印刷術，是印刷術發(fā)展中的一個根本性的改革，是對我國勞動人民長期實踐經(jīng)驗的科學總結，為推動世界文明的發(fā)展做出了偉大貢獻。直到德國人JohannGutenberg在1448年演示了畢昇的印刷技術后，這項技術才出現(xiàn)在歐洲。計算機文字處理最初并沒有考慮到出版，但隨著世界范圍數(shù)據(jù)通信網(wǎng)的發(fā)展，電子出版成為出版界的新機遇。今天，電子文檔的發(fā)送、存儲和操作都非常簡單。任何人都可以將他的文章放在因特網(wǎng)上、發(fā)送電子郵件或參加各種在線討論組，就發(fā)布信息而言，因特網(wǎng)以低成本方式提供了強大的通信渠道。6.1.5文檔自動生成計算機在執(zhí)行如記數(shù)、編號、搜索和復制等重復性任務時功能非常強大。文字處理軟件充分利用計算機在這些方面的能力，來自動完成一些重復性的工作。1）頁面編號。編輯文檔時，大段文字的增加或刪除，或者文檔間距的改變等，都將影響到頁碼。當編輯和格式化處理文檔時計算機自動在文檔的每一頁打上頁碼（稱為“分頁”）。6.1.5文檔自動生成2）頁眉和頁腳。頁眉是自動出現(xiàn)在文檔每一頁最上方的文字，頁腳是自動出現(xiàn)在文檔每一頁最下面的文字。通常應當告訴軟件將頁碼放在頁眉還是頁腳。簡單的頁眉或頁腳包含當前頁的頁碼，也可能將文檔作者和標題放在頁眉或頁腳中，以便打印時不會與其他文檔相混淆。頁眉和頁腳有助于文檔的識別。出版物一般每一頁或者有頁眉、頁腳或者兩者都有。3）字數(shù)統(tǒng)計（“審閱”>“字數(shù)統(tǒng)計”命令），如圖6-7所示。文字處理軟件可以很容易地統(tǒng)計文檔中的字數(shù)，以便檢查文檔的長度。字數(shù)統(tǒng)計的另一個用途是文字分析。重要詞匯索引就是指文章中按照字母順序排列的詞語以及它們的出現(xiàn)頻率。人們使用重要詞匯索引，通過比較未知作者和已知作者的文獻中詞語的使用頻率來分析歷史文獻和同時代文檔的原創(chuàng)作者。6.1.5文檔自動生成圖6-7Word字數(shù)6.1.5文檔自動生成4）索引和目錄（“引用”>“索引”和“目錄”命令），如圖6-8所示。較長的文檔還需要目錄和索引。大多數(shù)文字處理軟件都提供了自動生成索引和目錄的功能。當文檔內容修改后，還能夠自動更新目錄和索引。6.1.5文檔自動生成圖6-8Word“目錄”和“索引”功能6.1.5文檔自動生成5）腳注（“引用”>“腳注（尾注）”命令），如圖6-9所示。學術文章通常要求有腳注。腳注包含了正文中提到的引用出處。當修改文檔的時候，腳注必須與它們在正文中的引用點相對應，因此需要按照順序編號。在正文移動后，腳注功能仍然可以保持與腳注之間的位置和順序關系。如果使用尾注，通常軟件會在文章的末尾搜集文章的引用信息，并按照它們在文章中出現(xiàn)的順序或字母順序進行打印。6.1.5文檔自動生成圖6-9Word腳注與尾注6.2電子表格1978年，哈佛商學院學生DanBricklin發(fā)明了電子表格軟件VisiCalc，專家認為這個軟件加速了數(shù)字時代的來臨。在此之前，消費者甚至都沒有想過個人計算機會有那么多的用途。VisiCalc給人們提供了一個方便的工具，不需要統(tǒng)計或財務知識就可以進行復雜的計算。它包含了今天電子表格軟件的所有基本元素——基于屏幕的行和列的網(wǎng)格、預定義的函數(shù)、自動計算、格式化功能，以及基本的復制公式的“智能”。6.2電子表格“電子表格”通常是指人們使用電子表格軟件在計算機上創(chuàng)建和存儲數(shù)據(jù)的數(shù)字模型，它能幫助人們減輕計算負擔。電子表格是“直觀的、自然的，可以用于金融分析、商業(yè)和數(shù)學模型、決策支持、模擬和解決問題的有力工具”。可以把電子表格想像成一張（或一疊）“聰明”的紙，它能夠自動累加（或處理）在“紙”上寫下的數(shù)字。這張聰明的紙也可以基于寫下的簡單公式進行計算。6.2.1創(chuàng)建簡單的工作表手持計算器最大的缺點是輸入的數(shù)據(jù)雖然被存儲起來，但是卻看不到，不能校驗它們是否準確。另外，要修改已經(jīng)輸入的數(shù)據(jù)也很困難，通常需要重新開始計算。與此相反，使用電子表格軟件非常簡單。只需輸入要計算的數(shù)據(jù)，并通過操作或者公式告訴計算機如何操作這些數(shù)據(jù)就可以了，所有的數(shù)據(jù)都可以在屏幕上看到，也很容易對它們進行修改。還可以將結果打印成一份漂亮的報告，將數(shù)據(jù)轉換成圖形顯示。用戶也可以毫不費力地將計算結果輸入到其他電子文檔中，例如做成Web頁面發(fā)布，或用電子郵件發(fā)送給同事們等。6.2.1創(chuàng)建簡單的工作表使用電子表格軟件在屏幕上建立的表格稱為工作表（sheet）。工作表是由行和列組成的網(wǎng)格，列用字母表示，行用數(shù)字表示，行和列的交點稱為單元格。每個單元格都有一個唯一的單元格地址，用它的行號和列號表示。例如，工作表左上方第一個單元格的地址是A1。單元格內可以包含數(shù)字、文本或公式。數(shù)字就是要在計算中使用的數(shù)值，文本可用于工作表的標題和對數(shù)字的說明，公式用于指示如何在計算中使用單元格的內容?？梢允褂霉絹磉M行數(shù)字的加減乘除，甚至更復雜的運算。6.2.1創(chuàng)建簡單的工作表在創(chuàng)建新的工作表之前要仔細地思考和設計，這樣才能夠組織好工作表，得到準確的結果：1）明確工作表的目的。列出需要進行的計算，同時嘗試規(guī)劃在行和列中如何放置數(shù)據(jù)?？紤]工作表頂部和左下方使用什么標簽。2）在單元格中輸入數(shù)字和欄目名稱，然后輸入公式。輸入數(shù)字時，要在臨近的單元格中提供描述性標簽，通常標簽位置位于數(shù)據(jù)的左邊。最好在工作表的頂部提供標題。6.2.1創(chuàng)建簡單的工作表3）格式化工作表。為了增強可讀性，可以加大標題的字體，以及使用粗體來輸入關鍵標簽。可以使用不同的顏色來標識數(shù)字和結果，創(chuàng)建數(shù)據(jù)的圖形表示方式，以及添加圖形。4）測試工作表。如果工作表中的計算結果與預期的不同，那么有可能是在輸入的時候出現(xiàn)了錯誤。仔細檢查輸入的數(shù)字和公式并進行修正，直到工作表的運算結果正確為止。5）存儲和打印工作表。6.2.2公式計算與模板事實上，電子表格軟件的價值就在于它在工作表中處理數(shù)字和公式的方法。不妨把工作表想象成兩層——一層是可以看到的，另外一層是隱含的。隱含層保存公式，其計算結果放在可見層?！┰黾踊蛐薷牧藛卧裰械臄?shù)值，電子表格就會重新計算所有的公式，也就是說，工作表上顯示的，總是當前單元格中最新數(shù)據(jù)的運算結果。公式通常以等號開始，并包含著對其他單元格的引用?！耙谩笔垢臄?shù)據(jù)和重新計算結果變得很容易。如果有一個公式是“從單元格B4中減去單元格B5中的數(shù)值”，那么該公式并不關心單元格B4和B5中的具體數(shù)字，可以創(chuàng)建像“=B4-B5”這樣的通用公式，即使以后修改了這兩個單元格的數(shù)值，結果也總是準確的。6.2.2公式計算與模板構造工作表時，除了可以輸入公式執(zhí)行計算外，也可以選擇預定義好的公式，這些公式稱為函數(shù)。比如說在一個研究任務中需要計算一個學?？荚嚪謹?shù)的標準方差。這時，根本不需要去找統(tǒng)計學書本，電子表格軟件中有內置的可以進行標準方差計算的函數(shù)。只需在—些單元格中輸入考試分數(shù)，并使用標準方差函數(shù)進行計算，就可以得到正確的結果。電子表格軟件一般都包含有上百個函數(shù)，可以進行數(shù)學、財務、日期和統(tǒng)計等運算。用戶還可以使用預先定義好的模板，其中已經(jīng)包含了格式和公文。需要時，只需選擇該模板，用自己的數(shù)據(jù)進行填充就可以了，如圖6-10所示。6.2.2公式計算與模板圖6-10Excel模板6.2.3測試和修改工作表在創(chuàng)建工作表之后，應當對數(shù)據(jù)和公式的準確性進行認真測試。工作表設計和應用的原則之一，就是“在測試完成之前，不要相信你的工作表”。對工作表進行測試時，要通過輸入一些已經(jīng)知道結果的數(shù)據(jù)來進行驗證。很多電子表格軟件提供了審核功能（“公式”>“公式審核”），如圖6-11所示，來幫助查找對空單元格的引用、未被引用單元格，以及導致無法終結循環(huán)計算的引用自身的公式。6.2.3測試和修改工作表圖6-11Excel公式審核6.2.3測試和修改工作表用戶可以通過插入、刪除行和列，或移動單元格中的內容來修改工作表的結構，并且此后電子表格軟件會自動調整公式，以確保公式中的單元格引用保持正確。如果不做特殊說明，單元格引用就是“相對引用”。也就是說，引用是相對的，可以變化。比如B列中數(shù)據(jù)上移一行，則公式中的單元格引用也將由B4變成B3。如果不想讓單元格引用發(fā)生變化，可以在公式中把單元格引用定義為“絕對引用”，這樣，當插入行，或者復制或移動公式時，絕對引用不會變化（例如，不想讓行發(fā)生變化，可將引用設置為“B$4”，不想讓列發(fā)生變化，可以將引用設置為“$B4”，行和列的引用都不變化則為“$B$4”），掌握何時使用絕對引用是進行電子表格設計的重要方面。6.2.4電子表格的“智能”使用電子表格時，要注意區(qū)分輸入的數(shù)據(jù)是文本還是數(shù)字（即“數(shù)據(jù)類型”），如圖6-12所示（“開始”>“格式”>“設置單元格格式”）。例如學號、身份證號等，在實際操作中都是不能進行數(shù)學計算的文本。6.2.4電子表格的“智能”圖6-12Excel單元格格式6.2.4電子表格的“智能”電子表格軟件定義了很多可以簡化創(chuàng)建、編輯和修飾工作表的過程。例如單元格有自動填充功能。在一個單元格中輸入“星期一”，做“拖放”操作，那么填充功能就可以自動在后面的單元格中輸入剩余的星期幾。填充操作還能完成數(shù)字序號的編制，例如“1,3,5,7,….”。電子表格軟件提供了許多格式化選項，以美化工作表的外觀，如圖6-13所示（“開始”>“格式”>“套用表格格式”）。電子表格使用的格式依賴于所希望的輸出形式，例如是屏幕顯示還是打印輸出等。顯示輸出的工作表通常與打印輸出的工作表的格式不同。6.2.4電子表格的“智能”圖6-13Excel套用表格格式6.2.4電子表格的“智能”如果要打印工作表，應該花一些時間使它更吸引人。例如，標題的字體大一些，重要的數(shù)字和標簽加粗或變斜，去掉表格之間的格線看起來會更加優(yōu)雅等。但是，在電子表格中不要隔行，否則數(shù)據(jù)不連續(xù)在某些處理過程中會有麻煩。用于演示的電子表格在顯示的時候必須易于閱讀。不妨使用更大的字體——讓坐在房間后面的人也能夠看到工作表的內容。在演示中，滾動屏幕會讓人不舒服，因此，工作表要盡量能夠在一屏中顯示。如果需要演示多個圖表和圖形，可以創(chuàng)建包含多個工作表的工作簿（Book）。6.2.4電子表格的“智能”色彩會使演示更加生動有趣，有助于表達工作表中的重要數(shù)據(jù)。如果要使用黑白兩色打印工作表，則要仔細選擇色彩。因為在黑白輸出中，打印的彩色部分都是灰度的。有些色彩會變成黑灰色，使得標簽和數(shù)字難于閱讀。6.2.5設計建議與假設分析電子表格軟件提供了制作專業(yè)化圖形圖表的簡易方法，可以很容易地生成說明計算結果的漂亮餅圖、折線圖和條形圖等，如圖6-14所示（“插入”>“圖表”）。6.2.5設計建議與假設分析圖6-14Excel“插入圖表”6.2.5設計建議與假設分析當表格比較復雜時，圖形是一種有效的演示工具，它直觀、形象并且易于理解，可以幫助人們對數(shù)據(jù)進行快速分析和總結。Whatif分析是個很有用的工具。所謂“Whatif？”是電子表格建模過程的一部分，該過程由在工作表中設置數(shù)字來描述現(xiàn)實情況的過程組成。比如，電子表格常被用于商業(yè)建模。工作表數(shù)據(jù)代表或者描述商業(yè)中的財務活動，如銷售的商品、員工的工資、租金、存貨等等。通過在商業(yè)模型中查看這些數(shù)字，就可以知道當前的利潤情況。也可以通過改變模型中的某些數(shù)字來觀察商業(yè)活動的變化是如何影響利潤的。建立模型和使用不同數(shù)字進行試驗的過程通常稱為假設分析。6.2.5設計建議與假設分析人們常會問這樣的問題：“如果我在后面的兩門考試中得到A會怎么樣呢？如果是B又會怎樣呢？”；“如果每月存100元作為退休金會怎么樣呢？如果每月200元會怎樣呢？”；“如果銷售率增長10％怎么樣呢？如果是5％又怎么樣呢？”，等等。使用電子表格回答諸如此類的問題都很容易。電子表格軟件的應用范圍很廣。教育工作者用它記錄成績和分析考試分數(shù)；農(nóng)民用它記錄谷物產(chǎn)量、計算購買的種子數(shù)量、預測投資資本和來年的收入；在家庭中應用可以幫助結算收支帳目、監(jiān)控節(jié)余和投資、記錄家庭支出，以及計算稅金等。6.3演示文稿為組織一場演講，文字處理軟件可以幫助制作印刷品講義，電子表格軟件可以在文章中加入圖形來支持論點。此外，還可以使用演示文稿軟件來創(chuàng)建演示用的幻燈片。MicrosoftPowerPoint作為專業(yè)的演示文稿軟件，是一個很重要的多媒體演講和教學輔助工具，演講者可以用它來制作多媒體“幻燈片”，完成更為容易和質量更高的信息傳遞，以及實現(xiàn)完美的演示環(huán)境。6.3演示文稿用PowerPoint制作的演示文稿，既可以在計算機上顯示，也可以輸出到電子燈箱、35mm幻燈片或紙張上，還可以制作成發(fā)給聽眾的講義或供演講者參考的材料等；通過設置超級鏈接和動作按鈕，可以實現(xiàn)PowerPoint演示文稿的交互功能；用戶也可以專門為因特網(wǎng)設計和在Web上廣播演示文稿。不同版本的PowerPoint雖然操作界面有所不同，但操作方式還是基本一致的。6.3.1建立演示文稿用戶可以有多種方法來創(chuàng)建新的演示文稿。例如，在啟動PowerPoint軟件后選擇“空演示文稿”、“版式”等，或者在現(xiàn)有演示文稿基礎上改編等來創(chuàng)建新的演示文稿；可以單擊“開始”>“新建”命令，從模板開始著手構建演示文稿（圖6-15）。此外，還可以使用從其他應用程序（例如Word）導入的大綱來創(chuàng)建演示文稿等。6.3.1建立演示文稿圖6-15PowerPoint2013的模板6.3.1建立演示文稿為進行簡單的演示文稿制作，以后再來修飾和優(yōu)化，我們選擇“空演示文稿”>“版式”命令，如圖6-16所示。6.3.1建立演示文稿圖6-16選擇幻燈片的版式類型6.3.1建立演示文稿考慮到所建立的一組幻燈片中第一張幻燈片的“封面”作用，首先選擇“標題幻燈片”，此后可單擊該對話框右上方的“關閉”按鈕調整屏幕顯示。根據(jù)屏幕提示輸入各種不同的信息，即可將幻燈片組織成為效果卓然的演示文稿格式。一張幻燈片完成后，為增加新的幻燈片，應該單擊“常用”工具欄上的“新幻燈片”按鈕。添加信息之后，就可以來確定幻燈片的外觀。為此，選擇“設計”命令并展開，屏幕顯示如圖6-17所示。在PowerPoint提供的設計方案中進行選擇，選中后單擊即可選定，這時幻燈片的外觀立刻得到改變。6.3.1建立演示文稿圖6-17設計方案選擇6.3.1建立演示文稿單擊PowerPoint窗口右下方的“幻燈片放映”按鈕，可以在屏幕上播放演示文稿。放映過程中，單擊鼠標左鍵或使用鍵盤上的方向鍵，可以在所放映的各幻燈片中進行切換；要打印幻燈片、觀眾講義或演示文稿大綱等，可在“文件”菜單中單擊“打印”命令。為方便用戶制作演示文稿，PowerPoint提供了多種視圖界面，如普通、幻燈片瀏覽、幻燈片放映和備注頁等，每種視圖都以不同的方式來顯示工作效果，幫助用戶創(chuàng)建演示文稿。單擊位于PowerPoint窗口右下方的相應按鈕，即可在各種視圖之間輕松切換。6.3.1建立演示文稿在幻燈片瀏覽視圖中可以同時看到以縮略圖形式顯示的演示文稿中的所有幻燈片。這樣，用戶可以很容易地添加、刪除和移動以及選擇動畫切換，還可以預覽多張幻燈片上的動畫。用戶可以很方便地保存那些新建的和修改過的演示文稿，也可以用其他名稱或路徑來保存該文件的副本（另存為）?？梢詫⒀菔疚母逡訵eb頁格式保存，以便在因特網(wǎng)上使用和瀏覽。另外，還可以在保存演示文稿進行設置，使之當打開時總是自動開始幻燈片放映。6.3.1建立演示文稿第一次保存演示文稿時，系統(tǒng)會提示命名演示文稿。必要時，還可以使用密碼來保護自己的演示文稿，使得只有輸入預先設置的密碼才能打開或更改該演示文稿（“文件”>“保存”或“另存為”>“工具”>“常規(guī)選項”），如圖6-18所示。6.3.1建立演示文稿圖6-18“安全”選項6.3.2設計外觀統(tǒng)一的演示文稿利用PowerPoint提供的功能可以使演示文稿的所有幻燈片具有一致的外觀。控制幻燈片外觀的方法有四種：設計模板、母版、配色方案和幻燈片版式。（1）設計模板設計模板包含了配色方案、具有自定義格式的幻燈片和標題母版以及字體樣式等，它們都可用來創(chuàng)建特殊的外觀。當應用設計模板時，新模板的幻燈片母版、標題母版和配色方案等將取代原演示文稿的幻燈片母版、標題母版和配色方案。應用設計模板之后，添加的每張新幻燈片都會擁有相同的自定義外觀。PowerPoint提供了許多專業(yè)設計模板，用戶還可以創(chuàng)建自己的模板。6.3.2設計外觀統(tǒng)一的演示文稿（2）母版PowerPoint母版包括幻燈片和標題兩類。母版包含背景項目，例如置于每張幻燈片上的圖形等?；脽羝赴嫔系男薷臅从吃诿繌埢脽羝?。如果要使個別幻燈片的外觀與母版不同，則應直接修改該幻燈片而不是修改母版。1）幻燈片母版（“視圖”>“幻燈片母版”）?？刂苹脽羝纤I入的標題和文本的格式與類型（圖6-19）。幻燈片母版控制的某些文本特征（如字體、字號和顏色等）稱為“母版文本”。另外，它還控制了背景色和某些特殊效果（如陰影和項目符號樣式等）。6.3.2設計外觀統(tǒng)一的演示文稿圖6-19幻燈片母版6.3.2設計外觀統(tǒng)一的演示文稿幻燈片母版包含文本占位符和頁腳（如日期、時間和幻燈片編號等）占位符。在幻燈片母版上所做的修改將自動更新已有的幻燈片，并對以后新添加的幻燈片同樣應用這些更改。占位符：指創(chuàng)建新幻燈片時出現(xiàn)的虛線方框。這些方框作為一些對象（幻燈片標題、文本、圖表、表格、組織結構圖和剪貼畫等）的占位符。單擊占位符可以添加文字，雙擊可以添加指定的對象?？梢杂没脽羝赴嫣砑訄D片、改變背景、調整占位符大小，以及改變字體、字號和顏色等?；脽羝赴嫔系膶ο髮⒊霈F(xiàn)在每張幻燈片的相同位置上。6.3.2設計外觀統(tǒng)一的演示文稿2）標題母版?？刂茦祟}幻燈片的格式，它還能控制指定為標題幻燈片的幻燈片。對幻燈片母版上文本格式的改動會影響標題母版，所以，應該先完成對幻燈片母版的設置。如果希望標題幻燈片與演示文稿中其他幻燈片的外觀不同，可以改變標題母版。標題母版僅影響使用“標題幻燈片”版式的幻燈片。例如，要強調演示文稿中每節(jié)的起始幻燈片，可將標題母版設置為不同的格式，再對每節(jié)的起始幻燈片使用“標題幻燈片”版式。6.3.2設計外觀統(tǒng)一的演示文稿3）設計模板與母版。每個設計模板均有它自己的幻燈片母版，幻燈片母版上的元素控制了模板的設計。許多模板還帶有單獨的標題母版。對演示文稿應用了設計模板后，PowerPoint會自動更新幻燈片母版上的文本樣式和圖形，并按新設計模板的配色方案改變顏色。應用新的設計模板時不會刪除已添加到幻燈片母版上的任何對象（如文本框或圖片）。6.3.2設計外觀統(tǒng)一的演示文稿（3）配色方案為配置幻燈片的配色方案，在“設計”命令下選擇展開“變體”選項）。“配色方案”是指可以應用到所有幻燈片、個別幻燈片、備注頁或幻燈片講義的八種均衡顏色，如圖6-20所示。配色方案由背景顏色、線條和文本的顏色以及其他六種顏色組成，主要作用于演示文稿的文本、背景、填充、強調文字等部分，也可用于圖表和表格或對添加至幻燈片的圖片重新著色。6.3.2設計外觀統(tǒng)一的演示文稿圖6-20幻燈片配色方案6.3.2設計外觀統(tǒng)一的演示文稿每個設計模板均帶有一套配色方案。良好的顏色設計有助于提高幻燈片的可讀性。方案中的每種顏色都會自動作用于幻燈片上的不同組件，也可以挑選一種配色方案用于個別幻燈片或整個演示文稿中。應用設計模板時，可以從一組預定義的配色方案中選擇，這樣可以很容易地更改幻燈片或整個演示文稿的配色方案。應用了一種配色方案后，其顏色對演示文稿中的所有對象都是有效的。用戶所創(chuàng)建的所有對象的顏色均自動與演示文稿的其余部分相協(xié)調。6.3.2設計外觀統(tǒng)一的演示文稿沒有出現(xiàn)在配色方案的顏色實際上也是可以使用的。無論何時，只要使用了這些顏色，它們就會自動添加到所有的顏色菜單中。所添加的顏色會出現(xiàn)在屬于配色方案的八種顏色下方。如果添加的顏色超過八種，則新添加的顏色將取代調色板中最早添加的顏色。6.3.3插入并處理對象單擊菜單欄中的“插入”命令，PowerPoint2013的插入功能十分豐富（圖6-21）。為豐富幻燈片的表現(xiàn)，用戶可以通過“插入”菜單中的“圖片”命令來導入外部圖形6.3.3插入并處理對象圖6-21插入功能選擇6.3.3插入并處理對象（1）添加文本將文本添加到幻燈片最簡易的方式是直接將文本鍵入到幻燈片的任何占位符中。在PowerPoint提供的幻燈片版式中，許多版式都包含標題、正文和項目符號列表的文本占位符。單擊占位符并鍵入文本即可將文本添至文本占位符?？梢栽谌魏螘r候改變文本占位符的大小和位置，或對已有幻燈片應用不同的自動版式，而不會丟失幻燈片的任何內容。6.3.3插入并處理對象如果有若干行文本超出了占位符的范圍，PowerPoint會自動地盡量將文本安排于占位符內。如果文本超出了幻燈片的底部，則應該插入一張新幻燈片并將多出來的文本移至新插入的幻燈片中，并且唯有添加至占位符的文本可出現(xiàn)在大綱窗格中并可導出至Word。要在占位符或形狀以外（即幻燈片的任何地方）添加文字，可單擊“插入”菜單中的“文本”>“文本框”選項。用戶還可以向“自選圖形”中添加文本以獲得特殊的文本效果，這時，單擊該圖形并鍵入文本即可。文本與圖形相關聯(lián)，并隨著圖形一起移動或旋轉。用戶可向除線條、連接符和任意多邊形以外的所有自選圖形中添加文本。6.3.3插入并處理對象用戶也可以通過單擊“插入”菜單中的“文本”>“藝術字”選項來添加文本。這種方法可創(chuàng)建陰影、扭曲、旋轉、拉伸以及形狀各異的特殊文本效果。但藝術字是一種圖形對象，不能作為一般文本對待。6.3.3插入并處理對象（2）對齊和排列對象對象對齊的方法有很多種，例如可以單擊“開始”菜單中“段落”組的“對齊文本”選項來對齊對象的側邊、中間、頂端或底端；相對于整張幻燈片的位置對齊（例如幻燈片的頂端或左邊緣）；使用輔助線通過目視對齊對象；或者在繪制或移動對象時，使用網(wǎng)格將對象與網(wǎng)格上的邊角對齊等。6.3.4演示文稿放映用戶可以通過PowerPoint的各項特殊效果和功能，例如幻燈片切換、計時、影片、聲音、動畫和超級鏈接等，使演示文稿更加精彩和完備。向演示文稿中添加特殊效果應該注意適度，其效果（如動畫和切換效果等）應該是既能幫助突出重點，但又不會分散觀眾的注意力。6.3.4演示文稿放映（1）動畫和切換效果切換是指用于在幻燈片放映中引導幻燈片進入的一些特殊效果，可以通過改變切換以達到強調某張幻燈片的效果?？梢赃x擇各種不同的切換方式并調整其播放速度。動畫是可以添加到文本或其他對象（如圖表或圖片等）上的特殊視聽效果。這種變換能吸引觀眾的注意力，加強重點，并提高演示文稿的趣味性?？梢栽O置動畫的順序和時間，也可以將它們設置為自動出現(xiàn)?？梢栽凇皠赢嫛辈藛沃羞x擇動畫命令選項。6.3.4演示文稿放映（2）音樂、聲音和視頻可以在幻燈片上插入音樂、聲音或視頻剪輯。在幻燈片放映過程中，可選擇在移動到幻燈片時，可以選擇自動或者僅在單擊其圖標時才播放聲音或視頻。如果要更改激活剪輯的方式，或在剪輯上添加超級鏈接，可在“幻燈片放映”菜單中設置自定義放映動作。6.3.4演示文稿放映聲音、音樂和視頻是作為PowerPoint對象插入的。如果PowerPoint不支持特定的媒體類型或功能，可用“媒體播放器”播放該文件，為此，可在“插入”菜單中單擊“對象”命令，在隨之打開的“插入對象”對話框中選擇“媒體剪輯”。此方法將使用Windows的“媒體播放器”播放聲音或影片?！懊襟w播放器”可以播放多媒體文件，并控制CD