企業(yè)電子合同管理流程標(biāo)準(zhǔn)范本圖1電子合同管理總體流程圖4.電子合同管理各環(huán)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)流程4.1電子合同需求發(fā)起4.1.1責(zé)任部門業(yè)務(wù)部門（如采購部、銷售部、人力資源部等）。4.1.2輸入材料（1）業(yè)務(wù)需求文檔（如采購計劃、銷售訂單、服務(wù)方案等）；（2）對方主體信息（如營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書等）；（3）歷史合同參考（如有）。4.1.3流程步驟（1）業(yè)務(wù)經(jīng)辦人根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫《電子合同需求單》（見附件1），明確合同標(biāo)的、數(shù)量、價款、履行期限等核心條款；（2）業(yè)務(wù)部門負責(zé)人審核需求的真實性及合理性，簽署意見；（3）將《電子合同需求單》及對方主體信息提交法務(wù)部進行主體資格審核。4.1.4注意事項對方主體為企業(yè)的，需核查其營業(yè)執(zhí)照的有效性（通過國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)查詢）、法定代表人身份真實性；對方主體為自然人的，需核查其身份證信息（通過人臉識別或手機短信驗證）；涉及重大合同（如金額超過企業(yè)規(guī)定閾值），需提交總經(jīng)理辦公會審批。4.2電子合同模板管理4.2.1責(zé)任部門法務(wù)部（牽頭）、業(yè)務(wù)部門（配合）。4.2.2輸入材料（1）《電子合同需求單》；（2）業(yè)務(wù)部門提供的合同核心條款；（3）行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板（如有）。4.2.3流程步驟（1）法務(wù)部根據(jù)需求單及業(yè)務(wù)要求，從模板庫中調(diào)取同類合同模板（如無模板，需新建）；（2）修改模板中的可變條款（如標(biāo)的、價款、履行期限等），保留固定條款（如爭議解決方式、違約責(zé)任、保密條款等）；（3）業(yè)務(wù)部門核對模板內(nèi)容的準(zhǔn)確性（如標(biāo)的描述、數(shù)量單位等）；（4）法務(wù)部審核模板的合規(guī)性（如是否違反法律強制性規(guī)定、是否存在不公平條款）；（5）審核通過后，將模板存入電子合同模板庫，標(biāo)注“有效”狀態(tài)。4.2.4注意事項模板庫需分類管理（如按合同類型、業(yè)務(wù)線），定期更新（每年至少1次）；固定條款如需修改，需經(jīng)法務(wù)部負責(zé)人審批并告知所有業(yè)務(wù)部門；禁止業(yè)務(wù)部門未經(jīng)審核私自修改模板中的固定條款。4.3電子合同訂立4.3.1責(zé)任部門業(yè)務(wù)部門（牽頭）、法務(wù)部（審核）。4.3.2輸入材料（1）審核通過的電子合同模板；（2）業(yè)務(wù)需求中的具體參數(shù)（如金額、交貨日期等）。4.3.3流程步驟（1）業(yè)務(wù)經(jīng)辦人通過電子合同訂立系統(tǒng)，調(diào)用模板并填寫可變條款，生成電子合同草稿；（2）系統(tǒng)自動校驗條款完整性（如是否遺漏標(biāo)的、價款等必備條款）；（3）業(yè)務(wù)部門負責(zé)人審核草稿的業(yè)務(wù)合理性（如價格是否符合預(yù)算、履行期限是否可行）；（4）法務(wù)部審核草稿的法律合規(guī)性（如條款是否符合法律法規(guī)、是否存在風(fēng)險漏洞）；（5）審核通過后，生成待簽署電子合同（PDF格式，帶水印及唯一編號）。4.3.4注意事項合同編號需遵循企業(yè)統(tǒng)一規(guī)則（如“業(yè)務(wù)類型-年份-序號”），確保唯一性；待簽署合同需鎖定內(nèi)容，禁止未經(jīng)審核修改；涉及跨境合同的，需符合目標(biāo)國家/地區(qū)的電子簽名法律規(guī)定（如歐盟《電子身份認證與信任服務(wù)條例》eIDAS）。4.4電子合同簽署4.4.1責(zé)任部門業(yè)務(wù)部門（協(xié)調(diào)）、法務(wù)部（監(jiān)督）、IT部（技術(shù)支持）。4.4.2輸入材料（1）待簽署電子合同；（2）雙方當(dāng)事人的身份信息。4.4.3流程步驟（1）身份認證己方當(dāng)事人：通過企業(yè)電子簽名系統(tǒng)進行身份驗證（如人臉識別、手機短信驗證、CA證書登錄）；對方當(dāng)事人：通過第三方電子簽名平臺進行身份驗證（如上傳營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證，或通過銀行預(yù)留手機號驗證）。（2）簽署意愿確認系統(tǒng)向雙方當(dāng)事人發(fā)送簽署通知（短信或郵件），明確合同內(nèi)容及簽署責(zé)任；當(dāng)事人點擊“確認簽署”按鈕，系統(tǒng)記錄簽署意愿（如IP地址、時間戳）。（3）電子簽名生成己方當(dāng)事人使用企業(yè)數(shù)字證書（由合法CA機構(gòu)頒發(fā)）簽署合同；對方當(dāng)事人使用個人數(shù)字證書或第三方平臺電子簽名簽署合同；系統(tǒng)自動生成可靠電子簽名（符合《電子簽名法》第十三條規(guī)定），并附加時間戳。（4）合同密封系統(tǒng)對簽署后的合同進行哈希加密（如SHA-256算法），生成唯一哈希值；將哈希值上傳至區(qū)塊鏈或第三方存證平臺（如中國互聯(lián)網(wǎng)金融協(xié)會存證平臺），確保合同內(nèi)容不可篡改。（5）簽署完成業(yè)務(wù)部門留存簽署過程記錄（如身份認證日志、簽署意愿記錄、哈希值存證證明）。4.4.4注意事項禁止代簽或偽造電子簽名，否則需承擔(dān)法律責(zé)任；電子簽名制作數(shù)據(jù)需由當(dāng)事人專人保管，定期更換密碼；簽署過程需全程留痕，日志記錄保存期限不少于合同履行期限屆滿后5年。4.5電子合同存儲與備份4.5.1責(zé)任部門IT部（系統(tǒng)管理）、檔案管理部（數(shù)據(jù)歸檔）。4.5.2輸入材料（1）簽署完成的電子合同（PDF格式，帶電子簽名及哈希值）；（2）簽署過程記錄（身份認證日志、存證證明等）。4.5.3流程步驟（1）原始存儲將電子合同及簽署過程記錄存入企業(yè)電子合同存儲系統(tǒng)（需符合《網(wǎng)絡(luò)安全法》要求，具備加密、權(quán)限控制功能）；系統(tǒng)為每個合同分配唯一存儲地址，標(biāo)注合同狀態(tài)（如“待履行”“履行中”“已完成”）。（2）異地備份每日將電子合同數(shù)據(jù)同步至異地災(zāi)備中心（如云計算平臺）；每月進行備份有效性檢查（如恢復(fù)測試），確保數(shù)據(jù)可恢復(fù)。（3）權(quán)限管理設(shè)定不同角色的訪問權(quán)限（如業(yè)務(wù)部門可查看本部門合同，法務(wù)部可查看所有合同，檔案管理部可修改合同狀態(tài)）；4.5.4注意事項存儲系統(tǒng)需具備防篡改功能（如采用WORM技術(shù)，一次寫入多次讀取）；數(shù)據(jù)加密需使用國家密碼管理局認可的算法（如SM2、SM3）；存儲期限需符合法律規(guī)定（如《民法典》規(guī)定的訴訟時效為3年，存儲期限不少于3年；金融行業(yè)需保存5-10年）。4.6電子合同履約跟蹤4.6.1責(zé)任部門業(yè)務(wù)部門（執(zhí)行）、法務(wù)部（風(fēng)險監(jiān)控）。4.6.2輸入材料（1）電子合同（含履行條款）；（2）履約計劃（如付款時間表、交貨時間表）。4.6.3流程步驟（1）業(yè)務(wù)經(jīng)辦人根據(jù)合同條款，制定《履約跟蹤表》（見附件2），明確履約節(jié)點（如付款日期、交貨日期）；（2）系統(tǒng)根據(jù)履約節(jié)點設(shè)置自動預(yù)警（如提前3天提醒付款）；（3）業(yè)務(wù)部門定期更新履約狀態(tài)（如已付款、已交貨），錄入系統(tǒng)；（4）法務(wù)部監(jiān)控履約情況，如發(fā)現(xiàn)違約（如逾期付款、逾期交貨），及時向業(yè)務(wù)部門發(fā)出《違約預(yù)警通知書》；（5）業(yè)務(wù)部門根據(jù)預(yù)警信息，與對方協(xié)商解決（如發(fā)送催款函、調(diào)整履行期限）；協(xié)商不成的，法務(wù)部啟動法律程序（如仲裁、訴訟）。4.6.4注意事項履約跟蹤表需實時更新，確保與系統(tǒng)數(shù)據(jù)一致；違約預(yù)警需留存書面記錄（如郵件、短信），作為后續(xù)維權(quán)證據(jù)；涉及重大違約（如金額超過企業(yè)規(guī)定閾值），需提交總經(jīng)理辦公會審議。4.7電子合同歸檔與銷毀4.7.1責(zé)任部門檔案管理部（牽頭）、法務(wù)部（審核）。4.7.2輸入材料（1）履行完成的電子合同；（2）履約跟蹤記錄；（3）存儲期限到期通知。4.7.3流程步驟（1）歸檔合同履行完成后，業(yè)務(wù)部門將《履約跟蹤表》提交檔案管理部；檔案管理部核對合同內(nèi)容與履約記錄的一致性，將電子合同標(biāo)注為“已歸檔”；將電子合同按分類規(guī)則（如合同類型、對方主體、年份）存入歸檔庫，生成《電子合同歸檔清單》（見附件3）。（2）銷毀存儲期限到期前1個月，檔案管理部向法務(wù)部提交《電子合同銷毀申請》（見附件4）；法務(wù)部審核銷毀申請的合法性（如是否超過存儲期限、是否存在未結(jié)糾紛）；審核通過后，檔案管理部通過不可逆方式銷毀電子合同（如刪除存儲系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)、格式化備份介質(zhì)）；銷毀完成后，生成《電子合同銷毀記錄》（見附件5），留存不少于5年。4.7.4注意事項歸檔后的電子合同需保持原始性（如未修改、未刪除），禁止隨意調(diào)整；銷毀前需確認合同無未結(jié)糾紛（如仲裁、訴訟），否則需延長存儲期限；銷毀記錄需包含銷毀時間、地點、經(jīng)辦人、監(jiān)督人等信息，確?？勺匪?。5.電子合同管理關(guān)鍵管控點5.1主體資格審核管控目標(biāo)：確保對方當(dāng)事人具備簽訂合同的民事權(quán)利能力和民事行為能力；管控措施：核查對方營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書等材料，通過國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)查詢失信記錄。5.2電子簽名可靠性管控目標(biāo)：確保電子簽名符合《電子簽名法》要求，具備法律效力；管控措施：使用合法CA機構(gòu)頒發(fā)的數(shù)字證書，采用哈希加密、時間戳等技術(shù)，留存簽署過程日志。5.3合同內(nèi)容合規(guī)性管控目標(biāo)：確保合同條款不違反法律強制性規(guī)定，不存在不公平條款；管控措施：法務(wù)部審核合同條款，重點檢查標(biāo)的合法性、違約責(zé)任合理性、爭議解決方式有效性。5.4存儲安全性管控目標(biāo)：確保電子合同數(shù)據(jù)不泄露、不篡改、可恢復(fù)；管控措施：使用加密存儲系統(tǒng)、異地備份、權(quán)限控制，定期進行安全檢測。5.5履約跟蹤及時性管控目標(biāo)：確保合同按約定履行，及時發(fā)現(xiàn)并解決違約問題；管控措施：制定履約跟蹤表，設(shè)置自動預(yù)警，定期更新履約狀態(tài)，留存預(yù)警記錄。6.電子合同管理系統(tǒng)要求6.1功能要求（1）模板管理：支持模板創(chuàng)建、修改、審核、分類存儲；（2）合同生成：支持從模板生成合同，自動校驗條款完整性；（3）簽署管理：支持身份認證、電子簽名、合同密封、存證；（4）存儲管理：支持加密存儲、異地備份、權(quán)限控制、查詢統(tǒng)計；（5）履約跟蹤：支持設(shè)置履約節(jié)點、自動預(yù)警、更新履約狀態(tài)；（6）歸檔銷毀：支持歸檔分類、銷毀申請、銷毀記錄。6.2安全要求（1）加密技術(shù)：使用SM2、SM3等國家密碼算法，對合同數(shù)據(jù)及電子簽名進行加密；（2）身份認證：支持人臉識別、手機短信驗證、CA證書登錄等多因子認證；（3）訪問控制：采用角色-based訪問控制（RBAC），限制未經(jīng)授權(quán)的訪問；（5）災(zāi)備恢復(fù)：具備異地災(zāi)備能力，數(shù)據(jù)恢復(fù)時間不超過24小時。6.3合規(guī)要求（1）符合《電子簽名法》《網(wǎng)絡(luò)安全法》《數(shù)據(jù)保護法》等法律法規(guī)；（2）通過第三方機構(gòu)的安全認證（如ISO____信息安全管理體系認證）；（3）與第三方存證平臺（如區(qū)塊鏈存證平臺）對接，確保合同證據(jù)效力。7.附則7.1生效日期本范本自2024年X月X日起生效