員工入職申請(qǐng)材料模板合集一、引言員工入職材料是企業(yè)人力資源管理的重要基礎(chǔ)，既是法律合規(guī)的要求（如《勞動(dòng)合同法》《個(gè)人信息保護(hù)法》），也是員工檔案管理的核心載體，更是防范用工風(fēng)險(xiǎn)（如虛假履歷、雙重勞動(dòng)關(guān)系）的關(guān)鍵工具。一套規(guī)范、完整的入職材料模板，能提升入職流程效率，減少后續(xù)糾紛，為企業(yè)與員工建立合法、清晰的勞動(dòng)關(guān)系奠定基礎(chǔ)。本文結(jié)合企業(yè)實(shí)際需求與法律規(guī)定，整理了10類核心入職材料模板，并附詳細(xì)填寫指南與注意事項(xiàng)，旨在為HR從業(yè)者提供可直接落地的工具包。二、員工入職材料清單（通用版）為便于候選人提前準(zhǔn)備，企業(yè)可向候選人發(fā)放以下材料清單（可根據(jù)行業(yè)調(diào)整）：材料名稱要求說(shuō)明入職申請(qǐng)表候選人親筆填寫，需附1寸免冠照片個(gè)人信息登記表含緊急聯(lián)系人、家庭成員等詳細(xì)信息背景調(diào)查授權(quán)書(shū)候選人簽字授權(quán)，明確調(diào)查范圍勞動(dòng)合同及附件一式兩份，需雙方簽字蓋章保密協(xié)議涉密崗位必備，明確保密義務(wù)競(jìng)業(yè)限制協(xié)議（如有）僅適用于高級(jí)管理人員、技術(shù)人員等健康證明入職前6個(gè)月內(nèi)的正規(guī)醫(yī)療機(jī)構(gòu)體檢報(bào)告學(xué)歷學(xué)位證書(shū)復(fù)印件需注明“與原件一致”并簽字，核對(duì)原件離職證明原單位開(kāi)具，需包含離職時(shí)間、崗位信息其他補(bǔ)充材料如技能證書(shū)、社保繳納證明（如需）三、核心模板合集及填寫指南（一）入職申請(qǐng)表用途：記錄候選人基本信息，作為入職審批與檔案歸檔的初始材料。核心內(nèi)容：個(gè)人基本信息（姓名、性別、年齡、身份證號(hào)、聯(lián)系方式、戶籍地址）；教育背景（從高中起，學(xué)校名稱、專業(yè)、學(xué)歷、畢業(yè)時(shí)間）；工作經(jīng)歷（近3-5年，單位名稱、崗位、工作內(nèi)容、離職原因、證明人及聯(lián)系方式）；家庭成員（配偶、父母、子女的姓名、關(guān)系、工作單位）；緊急聯(lián)系人（姓名、關(guān)系、聯(lián)系方式，需為直系親屬或近親屬）；聲明條款（“本人保證以上信息真實(shí)無(wú)誤，如有虛假，公司可立即解除勞動(dòng)合同且不承擔(dān)任何賠償責(zé)任”）。填寫要點(diǎn)：聯(lián)系方式需填寫常用手機(jī)號(hào)與郵箱，避免后續(xù)無(wú)法聯(lián)系；工作經(jīng)歷需連續(xù)，gaps（空窗期）需注明原因（如待業(yè)、深造）；聲明條款需候選人親筆簽字，不得代簽。（二）背景調(diào)查授權(quán)書(shū)用途：合法獲取候選人背景信息（如學(xué)歷、工作經(jīng)歷、犯罪記錄），避免侵犯隱私。核心內(nèi)容：授權(quán)人信息（姓名、身份證號(hào)、聯(lián)系方式）；被授權(quán)人（企業(yè)名稱）；授權(quán)范圍（“同意企業(yè)核查本人學(xué)歷證書(shū)真實(shí)性、過(guò)往工作單位的工作表現(xiàn)評(píng)價(jià)、有無(wú)犯罪記錄”）；授權(quán)期限（如“自簽字之日起6個(gè)月內(nèi)有效”）；免責(zé)條款（“企業(yè)基于本授權(quán)進(jìn)行的背景調(diào)查，如因信息不實(shí)導(dǎo)致的后果，與企業(yè)無(wú)關(guān)”）。填寫要點(diǎn)：授權(quán)范圍需具體，避免“所有信息”等模糊表述；需明確告知候選人調(diào)查內(nèi)容（如“將聯(lián)系你過(guò)往單位的HR核實(shí)工作經(jīng)歷”）；需候選人簽字并按手?。ㄈ缬斜匾?。（三）勞動(dòng)合同及附件用途：明確雙方權(quán)利義務(wù)，是勞動(dòng)關(guān)系的法定憑證。核心內(nèi)容（必備條款）：用人單位信息（名稱、住所、法定代表人）；勞動(dòng)者信息（姓名、身份證號(hào)、聯(lián)系方式）；勞動(dòng)合同期限（固定期限/無(wú)固定期限/以完成一定工作任務(wù)為期限）；工作內(nèi)容與工作地點(diǎn)（崗位名稱、職責(zé)描述、工作地點(diǎn)）；工作時(shí)間與休息休假（標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)/綜合計(jì)算工時(shí)/不定時(shí)工時(shí)，加班政策）；勞動(dòng)報(bào)酬（工資結(jié)構(gòu)：基本工資、績(jī)效工資、補(bǔ)貼，支付時(shí)間、方式）；社會(huì)保險(xiǎn)與住房公積金（繳納基數(shù)、比例、起始時(shí)間）；勞動(dòng)保護(hù)與勞動(dòng)條件（如職業(yè)病防護(hù)、安全培訓(xùn)）；勞動(dòng)合同解除與終止條件（法定情形+約定情形）；違約責(zé)任（如員工違約需承擔(dān)的賠償責(zé)任）。附件建議：《崗位說(shuō)明書(shū)》（明確崗位職責(zé)與考核標(biāo)準(zhǔn)）；《薪酬結(jié)構(gòu)表》（詳細(xì)說(shuō)明工資組成與計(jì)算方式）；《員工手冊(cè)》（需注明“已閱讀并遵守”，候選人簽字）。填寫要點(diǎn)：工作內(nèi)容需具體，避免“從事公司安排的工作”等模糊表述；勞動(dòng)報(bào)酬需明確金額（如“基本工資5000元/月，績(jī)效工資根據(jù)考核結(jié)果發(fā)放”），不得寫“面議”；附件需與勞動(dòng)合同同時(shí)簽字，作為勞動(dòng)合同的組成部分。（四）保密協(xié)議用途：保護(hù)企業(yè)商業(yè)秘密（如技術(shù)秘密、客戶名單、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)），防止員工泄露。核心內(nèi)容：保密信息定義（“本協(xié)議所稱保密信息，指企業(yè)未公開(kāi)的、能為企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)利益的技術(shù)信息與經(jīng)營(yíng)信息，包括但不限于產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、客戶數(shù)據(jù)庫(kù)、營(yíng)銷策略”）；保密義務(wù)（“在職期間及離職后2年內(nèi)，不得披露、使用或允許他人使用企業(yè)保密信息”）；例外情形（“已公開(kāi)的信息、因第三方原因獲取的信息”）；違約責(zé)任（“如違反本協(xié)議，需向企業(yè)支付違約金[X]元，同時(shí)賠償企業(yè)因此遭受的損失”）。填寫要點(diǎn)：保密信息需列舉具體類型，避免“所有企業(yè)信息”等過(guò)度寬泛的表述；離職后的保密期限一般不超過(guò)2年（可根據(jù)行業(yè)調(diào)整，如技術(shù)行業(yè)可延長(zhǎng)至3年，但需符合法律規(guī)定）；違約金金額需合理（如不超過(guò)員工12個(gè)月工資），避免被法院認(rèn)定為無(wú)效。（五）競(jìng)業(yè)限制協(xié)議（如有）用途：限制員工離職后到競(jìng)爭(zhēng)企業(yè)任職，保護(hù)企業(yè)商業(yè)利益。核心內(nèi)容：適用范圍（“本協(xié)議適用于企業(yè)高級(jí)管理人員、技術(shù)總監(jiān)、核心研發(fā)人員”）；競(jìng)爭(zhēng)企業(yè)定義（“與企業(yè)從事相同或相似業(yè)務(wù)的企業(yè)，包括但不限于[具體企業(yè)名稱/行業(yè)]”）；限制期限（“離職后2年內(nèi)，不得在競(jìng)爭(zhēng)企業(yè)任職或自營(yíng)同類業(yè)務(wù)”）；經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償（“企業(yè)每月向員工支付競(jìng)業(yè)限制補(bǔ)償，標(biāo)準(zhǔn)為員工離職前12個(gè)月平均工資的30%，不低于當(dāng)?shù)刈畹凸べY標(biāo)準(zhǔn)”）；違約責(zé)任（“如員工違反本協(xié)議，需向企業(yè)支付違約金[X]元，同時(shí)繼續(xù)履行競(jìng)業(yè)限制義務(wù)”）。填寫要點(diǎn)：適用人群需符合《勞動(dòng)合同法》規(guī)定（僅高級(jí)管理人員、高級(jí)技術(shù)人員和其他負(fù)有保密義務(wù)的人員）；經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償需在員工離職后按月支付，不得提前扣除；限制期限不得超過(guò)2年，否則條款無(wú)效。（六）健康證明用途：確認(rèn)員工身體狀況符合崗位要求（如食品行業(yè)需無(wú)傳染病）。核心模板（企業(yè)指定格式）：體檢機(jī)構(gòu)名稱（需為正規(guī)醫(yī)院或體檢中心）；體檢項(xiàng)目（一般包括血常規(guī)、肝功能、胸片、傳染病篩查）；體檢結(jié)果（“未發(fā)現(xiàn)影響崗位工作的健康問(wèn)題”）；體檢日期與有效期（如“2023年10月1日，有效期6個(gè)月”）；體檢機(jī)構(gòu)蓋章與醫(yī)生簽字。填寫要點(diǎn)：需指定體檢項(xiàng)目（如制造業(yè)需增加聽(tīng)力、視力檢查）；有效期需明確，超過(guò)期限的需重新體檢；需核對(duì)體檢報(bào)告原件，避免偽造。（七）學(xué)歷學(xué)位證書(shū)復(fù)印件用途：驗(yàn)證候選人學(xué)歷真實(shí)性，避免虛假學(xué)歷。填寫要求：候選人需提供學(xué)歷證書(shū)（高中/中專及以上）、學(xué)位證書(shū)（如有）的復(fù)印件；在復(fù)印件上注明“與原件一致”，并簽字、標(biāo)注日期；（八）離職證明用途：確認(rèn)候選人與原單位已解除勞動(dòng)關(guān)系，避免雙重勞動(dòng)關(guān)系。核心內(nèi)容（原單位開(kāi)具）：?jiǎn)T工姓名、身份證號(hào)、原崗位；入職時(shí)間與離職時(shí)間；離職原因（可選，如“個(gè)人原因”“合同到期”）；聲明（“該員工已辦理完畢所有離職手續(xù)，與本單位無(wú)任何勞動(dòng)爭(zhēng)議”）；原單位蓋章與開(kāi)具日期。填寫要點(diǎn)：如候選人無(wú)法提供離職證明，HR需聯(lián)系原單位HR核實(shí)離職狀態(tài)；需確認(rèn)離職證明的真實(shí)性（如通過(guò)原單位官網(wǎng)查詢聯(lián)系方式）。四、入職材料模板使用說(shuō)明（一）適配性調(diào)整行業(yè)差異：如食品行業(yè)需增加“食品從業(yè)人員健康證明”（含乙肝五項(xiàng)）；互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)需強(qiáng)化“知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬協(xié)議”（明確員工在職期間的發(fā)明創(chuàng)造歸企業(yè)所有）。崗位差異：如銷售崗位需增加“業(yè)績(jī)目標(biāo)承諾書(shū)”；研發(fā)崗位需增加“技術(shù)保密協(xié)議”。（二）填寫規(guī)范真實(shí)性：所有材料需候選人本人填寫，不得代簽；如有虛假信息，企業(yè)可依據(jù)《勞動(dòng)合同法》第三十九條解除勞動(dòng)合同。完整性：不得遺漏必填項(xiàng)（如緊急聯(lián)系人、工作經(jīng)歷）；如有缺失，需候選人補(bǔ)充說(shuō)明。規(guī)范性：填寫時(shí)需用黑色簽字筆，字跡清晰；不得涂改（如需修改，需候選人簽字確認(rèn)）。（三）保存管理歸檔流程：入職材料需在員工入職后3個(gè)工作日內(nèi)歸檔，分類存放（如勞動(dòng)合同、保密協(xié)議單獨(dú)存放）。電子檔案：需將材料掃描成PDF格式，加密存儲(chǔ)（如使用企業(yè)云盤），并標(biāo)注“員工姓名+入職日期”。保存期限：勞動(dòng)合同需保存至員工離職后2年；其他材料需保存至員工離職后1年（如需延長(zhǎng)，可根據(jù)企業(yè)需求調(diào)整）。五、注意事項(xiàng)（一）法律合規(guī)隱私保護(hù)：背景調(diào)查需符合《個(gè)人信息保護(hù)法》規(guī)定，不得收集與崗位無(wú)關(guān)的信息（如婚姻狀況、宗教信仰，除非崗位有特殊要求）。勞動(dòng)合同條款：不得違反法律強(qiáng)制性規(guī)定（如約定“試用期內(nèi)不繳納社?！薄凹影酂o(wú)加班費(fèi)”，此類條款無(wú)效）。（二）動(dòng)態(tài)更新模板迭代：需根據(jù)法律修訂及時(shí)更新模板（如2023年《勞動(dòng)合同法》修訂后，需調(diào)整“競(jìng)業(yè)限制補(bǔ)償”標(biāo)準(zhǔn)）；每版模板需標(biāo)注版本號(hào)（如“2024版勞動(dòng)合同模板”）。材料補(bǔ)充：如員工信息發(fā)生變更（如聯(lián)系方式、戶籍地址），需及時(shí)更新個(gè)人信息登記表。（三）溝通機(jī)制提前告知：HR需在候選人入職前3天，通過(guò)郵件或短信告知需準(zhǔn)備的材料清單，避免入職時(shí)遺漏。疑問(wèn)解答：候選人對(duì)材料有疑問(wèn)時(shí)，HR需耐心解釋（如“背景調(diào)查授權(quán)書(shū)的用途是核實(shí)你的工作經(jīng)歷，不會(huì)泄露你的隱私”）。（四）真實(shí)性核查多渠道驗(yàn)證：如通過(guò)學(xué)信網(wǎng)核查學(xué)歷、通過(guò)“中國(guó)裁判文書(shū)網(wǎng)”核查犯罪記錄、通過(guò)原單位核查工作經(jīng)歷。異常處理：如發(fā)現(xiàn)虛假信息，需立即終止入職流程，并保留證據(jù)（如學(xué)信網(wǎng)核查報(bào)告、原單位反饋）。六、結(jié)語(yǔ)一套規(guī)范的員工入職材料