辦公室OA系統(tǒng)操作培訓(xùn)手冊一、前言1.1手冊目的本手冊旨在指導(dǎo)辦公室人員快速掌握OA系統(tǒng)的核心功能與操作規(guī)范，提升協(xié)同辦公效率，確保系統(tǒng)使用的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。手冊內(nèi)容涵蓋基礎(chǔ)操作、核心功能模塊、常見問題排查及注意事項(xiàng)，是OA系統(tǒng)使用的權(quán)威參考文檔。1.2適用范圍本手冊適用于公司所有使用OA系統(tǒng)的員工，包括新入職員工（入門培訓(xùn)）與在職員工（進(jìn)階參考）。二、系統(tǒng)概述2.1系統(tǒng)定位OA（OfficeAutomation）系統(tǒng)是公司內(nèi)部協(xié)同辦公的核心平臺，集成流程管理、文檔管理、協(xié)同辦公、信息中心、行政事務(wù)五大模塊，實(shí)現(xiàn)“無紙化辦公”與“高效協(xié)同”的目標(biāo)。2.2核心價值流程標(biāo)準(zhǔn)化：通過固定流程模板，減少人為操作差異；效率提升：在線審批替代線下紙質(zhì)流程，縮短審批周期；信息留存：所有操作記錄可追溯，便于后續(xù)查詢與審計(jì)；協(xié)同便捷：跨部門、跨地域的信息傳遞與任務(wù)協(xié)作更高效。2.3基本架構(gòu)系統(tǒng)采用“云服務(wù)+本地部署”混合模式，主要由以下模塊構(gòu)成：基礎(chǔ)支撐層：包括服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)等基礎(chǔ)設(shè)施；核心功能層：流程管理、文檔管理、協(xié)同辦公等核心模塊；用戶界面層：Web端（電腦）、移動端（APP/小程序），支持多終端訪問。三、基礎(chǔ)操作指南3.1登錄與退出3.1.1系統(tǒng)登錄賬號：員工工號（如“CN123”）；初始密碼：身份證后六位（首次登錄需強(qiáng)制修改）；操作步驟：1.打開瀏覽器（推薦Chrome、Edge）；2.輸入OA系統(tǒng)網(wǎng)址；3.輸入賬號與密碼；4.點(diǎn)擊“登錄”按鈕（若開啟驗(yàn)證碼，需輸入驗(yàn)證碼）。3.1.2安全退出操作步驟：點(diǎn)擊頁面右上角的“退出”按鈕（或頭像下拉菜單中的“退出登錄”），確保完全退出系統(tǒng)，避免賬號被盜用。3.1.3常見登錄問題排查賬號/密碼錯誤：核對工號是否正確，密碼是否區(qū)分大小寫；若忘記密碼，點(diǎn)擊“忘記密碼”，通過預(yù)留手機(jī)號/郵箱重置；無法訪問登錄頁面：檢查網(wǎng)絡(luò)連接，嘗試刷新頁面或更換瀏覽器；賬號鎖定：連續(xù)輸入錯誤密碼超過次數(shù)（通常為5次），聯(lián)系系統(tǒng)管理員解鎖。3.2界面導(dǎo)航說明OA系統(tǒng)界面主要由三部分構(gòu)成：3.2.1頂部菜單欄包含流程中心、文檔管理、協(xié)同辦公、信息中心、行政事務(wù)等核心模塊入口，點(diǎn)擊可進(jìn)入對應(yīng)功能頁面。3.2.2左側(cè)功能欄展示當(dāng)前模塊下的細(xì)分功能（如“流程中心”下的“發(fā)起流程”“待辦流程”“已辦流程”），點(diǎn)擊可切換功能。3.2.3工作臺（首頁）展示用戶常用功能與待辦事項(xiàng)（如待審批流程、未讀通知、即將開始的會議），便于快速訪問。3.3個人設(shè)置3.3.1修改登錄密碼操作步驟：點(diǎn)擊右上角頭像→選擇“個人設(shè)置”→進(jìn)入“密碼修改”頁面→輸入原密碼與新密碼→點(diǎn)擊“保存”。注意：新密碼需包含大寫字母、小寫字母、數(shù)字，長度不少于8位。3.3.2完善個人資料操作步驟：進(jìn)入“個人設(shè)置”→“基本資料”頁面→填寫姓名、手機(jī)號、郵箱、部門等信息→點(diǎn)擊“保存”。說明：完善資料有助于協(xié)同辦公時快速聯(lián)系（如任務(wù)分配、會議通知）。3.3.3個性化設(shè)置主題切換：支持“淺色主題”與“深色主題”切換，點(diǎn)擊頭像→“主題設(shè)置”選擇；提醒方式：設(shè)置流程審批、任務(wù)到期的提醒方式（如短信、郵箱、系統(tǒng)彈窗），進(jìn)入“個人設(shè)置”→“提醒設(shè)置”頁面配置。四、核心功能模塊操作4.1流程管理（核心模塊）流程管理是OA系統(tǒng)的核心功能，用于規(guī)范公司內(nèi)部審批流程（如請假、報(bào)銷、采購等）。4.1.1發(fā)起流程操作步驟：1.進(jìn)入流程中心：點(diǎn)擊頂部菜單欄“流程中心”→選擇“發(fā)起流程”；2.選擇流程模板：從模板列表中選擇對應(yīng)的流程（如“請假流程”“報(bào)銷流程”，模板由系統(tǒng)管理員預(yù)先配置）；3.填寫流程表單：按照表單要求填寫信息（如請假類型、請假時間、事由；報(bào)銷金額、報(bào)銷事由、附件）；4.添加附件（可選）：點(diǎn)擊“添加附件”→選擇本地文件（支持PDF、Word、Excel等格式）；5.提交流程：確認(rèn)信息無誤后，點(diǎn)擊“提交”→流程將發(fā)送至下一節(jié)點(diǎn)（如部門經(jīng)理審批）。注意：請勿選擇錯誤模板（如用“請假流程”提交報(bào)銷），否則會導(dǎo)致流程駁回。4.1.2待辦流程處理操作入口：點(diǎn)擊左側(cè)功能欄“待辦流程”→查看待處理的流程列表（標(biāo)注“待審批”狀態(tài)）。處理方式：通過：確認(rèn)流程信息無誤，點(diǎn)擊“通過”→填寫審批意見（如“同意請假”）→流程發(fā)送至下一節(jié)點(diǎn)；駁回：若流程信息有誤，點(diǎn)擊“駁回”→填寫駁回原因（如“報(bào)銷金額與附件不符”）→流程返回至發(fā)起人修改；轉(zhuǎn)辦：若無法處理，點(diǎn)擊“轉(zhuǎn)辦”→選擇轉(zhuǎn)辦對象（如同事）→流程轉(zhuǎn)由他人處理。注意：待辦流程需及時處理（建議24小時內(nèi)），避免影響流程進(jìn)度。4.1.3流程跟蹤與查詢操作入口：點(diǎn)擊左側(cè)功能欄“已辦流程”→查看已處理的流程列表；或點(diǎn)擊“流程查詢”→輸入流程編號、發(fā)起人、流程名稱等條件查詢。跟蹤內(nèi)容：可查看流程當(dāng)前節(jié)點(diǎn)、處理人、處理時間、審批意見等信息（如“請假流程”已到HR審批節(jié)點(diǎn)）。4.1.4流程歸檔與導(dǎo)出歸檔：流程結(jié)束后（如審批通過），系統(tǒng)自動將流程歸檔至“已歸檔流程”列表，便于后續(xù)查詢；導(dǎo)出：如需打印流程，點(diǎn)擊流程詳情頁的“導(dǎo)出”按鈕→選擇導(dǎo)出格式（PDF/Excel）→保存至本地。4.2文檔管理文檔管理用于存儲與共享公司內(nèi)部文檔（如規(guī)章制度、會議紀(jì)要、項(xiàng)目方案），確保文檔的安全性與可追溯性。上傳：1.進(jìn)入文檔管理頁面→選擇目標(biāo)文件夾（如“行政制度”）；2.點(diǎn)擊“上傳文檔”→選擇本地文件→等待上傳完成（顯示“上傳成功”提示）。4.2.2文檔分類與檢索分類：系統(tǒng)支持按部門、文檔類型（如“制度”“紀(jì)要”“方案”）分類存儲，點(diǎn)擊左側(cè)文件夾列表可切換分類；檢索：在文檔管理頁面頂部輸入框輸入文檔名稱、關(guān)鍵詞→點(diǎn)擊“搜索”→快速查找文檔。4.2.3文檔權(quán)限設(shè)置權(quán)限類型：編輯：可修改文檔內(nèi)容（需開啟“版本控制”）；刪除：可刪除文檔（僅管理員或文檔發(fā)起人有此權(quán)限）。設(shè)置步驟：1.找到需要設(shè)置權(quán)限的文檔→點(diǎn)擊右側(cè)“權(quán)限設(shè)置”；3.點(diǎn)擊“保存”→權(quán)限立即生效。4.2.4版本控制與歷史回溯版本控制：當(dāng)文檔被修改后，系統(tǒng)自動保存新版本（如“會議紀(jì)要V1.0”“會議紀(jì)要V1.1”），避免覆蓋原文檔；歷史回溯：點(diǎn)擊文檔右側(cè)“版本歷史”→查看所有版本列表→選擇需要恢復(fù)的版本→點(diǎn)擊“恢復(fù)”→文檔將恢復(fù)至該版本。4.3協(xié)同辦公協(xié)同辦公模塊用于提升團(tuán)隊(duì)協(xié)作效率，包括日程管理、任務(wù)分配、即時通訊、會議管理等功能。4.3.1日程管理創(chuàng)建日程：點(diǎn)擊頂部菜單欄“協(xié)同辦公”→“日程管理”→“創(chuàng)建日程”→填寫日程主題、時間、地點(diǎn)、參與人→點(diǎn)擊“保存”；共享日程：創(chuàng)建日程時，選擇“共享給”→選擇部門或用戶→共享后，參與人可在自己的日程中查看；提醒設(shè)置：支持“提前15分鐘”“提前1小時”等提醒方式，避免錯過日程。4.3.2任務(wù)分配發(fā)起任務(wù)：點(diǎn)擊“協(xié)同辦公”→“任務(wù)管理”→“發(fā)起任務(wù)”→填寫任務(wù)名稱、描述、截止時間、負(fù)責(zé)人→點(diǎn)擊“提交”；跟進(jìn)任務(wù)：負(fù)責(zé)人可在任務(wù)詳情頁更新任務(wù)進(jìn)度（如“已完成50%”），發(fā)起人可查看進(jìn)度；驗(yàn)收任務(wù)：任務(wù)截止后，發(fā)起人檢查任務(wù)完成情況→點(diǎn)擊“驗(yàn)收”→選擇“通過”或“駁回”（駁回需填寫原因）。4.3.3即時通訊操作入口：點(diǎn)擊頂部菜單欄“即時通訊”→進(jìn)入聊天頁面；功能：支持一對一聊天、群聊（如部門群、項(xiàng)目群）、文件傳輸（發(fā)送文檔、圖片、視頻）、表情發(fā)送；注意：聊天內(nèi)容需符合公司規(guī)定，禁止發(fā)送敏感信息。4.3.4會議管理預(yù)約會議：點(diǎn)擊“協(xié)同辦公”→“會議管理”→“預(yù)約會議”→填寫會議主題、時間、地點(diǎn)、參與人、議程→點(diǎn)擊“發(fā)送通知”；會議紀(jì)要：會議結(jié)束后，點(diǎn)擊“添加紀(jì)要”→填寫紀(jì)要內(nèi)容→上傳附件（如會議錄音、PPT）→共享給參與人；提醒：系統(tǒng)會在會議開始前發(fā)送提醒（如短信、系統(tǒng)彈窗）。4.4信息中心信息中心用于發(fā)布與獲取公司內(nèi)部信息（如通知公告、新聞動態(tài)、知識庫）。4.4.1通知公告發(fā)布：僅系統(tǒng)管理員或授權(quán)人員可發(fā)布，點(diǎn)擊“信息中心”→“通知公告”→“發(fā)布通知”→填寫標(biāo)題、內(nèi)容、附件→選擇發(fā)布范圍（如全體員工、某部門）→點(diǎn)擊“發(fā)布”；查看：員工可在“通知公告”列表查看，標(biāo)注“未讀”的通知需及時閱讀；反饋：部分通知支持反饋（如“是否參加培訓(xùn)”），點(diǎn)擊“反饋”→選擇選項(xiàng)→提交。4.4.2新聞動態(tài)瀏覽：查看公司最新新聞（如“季度總結(jié)大會”“新品發(fā)布”），支持評論、收藏；發(fā)布：授權(quán)人員可發(fā)布新聞，流程與“通知公告”類似。4.4.3知識庫創(chuàng)建知識庫：點(diǎn)擊“信息中心”→“知識庫”→“創(chuàng)建知識庫”→填寫標(biāo)題、分類（如“技術(shù)文檔”“銷售手冊”）、內(nèi)容→點(diǎn)擊“保存”；檢索：輸入關(guān)鍵詞快速查找知識庫內(nèi)容（如“客戶跟進(jìn)技巧”）；編輯：知識庫內(nèi)容可隨時修改（需開啟“版本控制”）。4.5行政事務(wù)行政事務(wù)模塊用于處理日常行政工作（如考勤、報(bào)銷、辦公用品申領(lǐng)）。4.5.1考勤管理打卡：支持“手機(jī)打卡”（APP/小程序）與“電腦打卡”（OA系統(tǒng)），打卡時間需符合公司規(guī)定（如上午9點(diǎn)前、下午6點(diǎn)后）；請假：發(fā)起“請假流程”（參考4.1.1），填寫請假類型（事假、病假、年假）、時間、事由→提交審批；加班：發(fā)起“加班流程”，填寫加班時間、事由→提交部門經(jīng)理審批→審批通過后計(jì)入考勤。4.5.2報(bào)銷管理發(fā)起報(bào)銷：選擇“報(bào)銷流程”模板→填寫報(bào)銷類型（差旅費(fèi)、辦公費(fèi)、招待費(fèi)）、金額、事由→上傳附件（如發(fā)票、行程單）→提交；審核流程：報(bào)銷流程需經(jīng)過部門經(jīng)理→財(cái)務(wù)部門→總經(jīng)理審批（根據(jù)公司規(guī)定調(diào)整）；打款：審批通過后，財(cái)務(wù)部門將報(bào)銷金額打至員工銀行賬戶（通常3個工作日內(nèi)）。4.5.3辦公用品申領(lǐng)提交申領(lǐng)：選擇“辦公用品申領(lǐng)流程”→填寫申領(lǐng)物品（如筆、筆記本、打印機(jī)耗材）、數(shù)量→提交部門經(jīng)理審批；領(lǐng)?。簩徟ㄟ^后，前往行政部門領(lǐng)取→在OA系統(tǒng)中確認(rèn)“已領(lǐng)取”。五、常見問題與troubleshooting5.1登錄問題問題：登錄后提示“賬號已在其他設(shè)備登錄”？解決：可能是賬號被盜用，立即修改密碼→聯(lián)系系統(tǒng)管理員核查登錄記錄。5.2流程操作問題問題：流程提交后看不到進(jìn)度？解決：檢查流程是否已進(jìn)入下一節(jié)點(diǎn)（如部門經(jīng)理未及時處理）→聯(lián)系流程發(fā)起人確認(rèn)。5.3文檔管理問題問題：無法上傳附件？解決：檢查附件格式（是否支持）、大?。ㄊ欠癯^限制，通常50MB以內(nèi)）→清理瀏覽器緩存后重試。5.4系統(tǒng)性能問題問題：系統(tǒng)運(yùn)行緩慢？解決：關(guān)閉多余瀏覽器頁面→清除瀏覽器緩存（Ctrl+Shift+Delete）→更換網(wǎng)絡(luò)環(huán)境（如從Wi-Fi切換至有線）。六、注意事項(xiàng)與使用規(guī)范6.1賬號安全規(guī)范禁止向他人泄露賬號密碼；定期修改密碼（每3個月一次）；不要在公共設(shè)備（如網(wǎng)吧電腦）上登錄OA系統(tǒng)；如發(fā)現(xiàn)賬號異常，立即聯(lián)系系統(tǒng)管理員。6.2流程處理規(guī)范選擇正確的流程模板；填寫信息準(zhǔn)確（如請假時間、報(bào)銷金額）；及時處理待辦流程（24小時內(nèi)）；審批意見需明確（如“同意”“駁回，原因：附件缺失”）。6.3文檔管理規(guī)范文檔分類合理（如“行政制度”下分“考勤制度”“報(bào)銷制度”）；文件名規(guī)范（如“____-市場部-季度總結(jié)會議紀(jì)要”）；不要上傳敏感文檔（如公司機(jī)密、客戶信息）至公共文件夾。6.4協(xié)同辦公禮儀即時通訊中使用禮貌用語（如“您好”“謝謝”）；任務(wù)分配時明確截止時間與要求；會議紀(jì)要需客觀、準(zhǔn)確，避免遺漏關(guān)鍵信息。七、附錄7.1常用功能快捷鍵表功能快捷鍵發(fā)起流程Ctrl+Shift+F查看待辦流程Ctrl+Shift+T保存文檔Ctrl+S搜索文檔Ctrl+F7