銀行公司傳真機操作規(guī)章

一、總則本規(guī)章旨在規(guī)范銀行公司內部傳真機的操作與管理，確保傳真業(yè)務高效、準確、安全地進行。通過合理使用傳真設備，提升工作效率，保障信息傳遞的及時性與完整性，同時契合銀行公司的企業(yè)文化與經營理念，為實現經濟效益與社會效益的雙提升提供支持。本規(guī)章遵循銀行公司扁平化管理原則，簡化操作流程，確保各級員工能夠清晰明確各自在傳真機操作中的職責。二、適用范圍本規(guī)章適用于銀行公司全體員工。所有使用銀行公司傳真機設備進行傳真業(yè)務操作的人員，均需嚴格遵守本規(guī)章的各項規(guī)定。三、組織架構與職責分工（一）行政部門1.負責傳真機設備的統(tǒng)一采購、選型與配置。根據銀行公司業(yè)務需求，選擇性能穩(wěn)定、符合安全標準的傳真機設備，并合理分配至各個部門。2.制定傳真機設備的維護計劃，定期安排專業(yè)人員進行設備保養(yǎng)與維修，確保傳真機正常運行。3.監(jiān)督傳真機的使用情況，對違規(guī)操作行為進行糾正與處理。（二）各業(yè)務部門1.部門負責人負責本部門傳真機使用的日常管理，指定專人負責傳真機的操作。2.操作人員需熟練掌握傳真機的操作技能，按照本規(guī)章要求進行傳真發(fā)送與接收工作，并做好相關記錄。3.各部門需配合行政部門做好傳真機設備的維護與管理工作，及時反饋設備故障等問題。四、管理內容與流程（一）傳真發(fā)送1.準備工作-發(fā)送傳真前，需確保傳真內容清晰、準確、完整。對重要文件，應進行必要的審核與校對。-根據傳真機型號，將傳真文件整齊放入進紙口，注意紙張方向與順序。2.撥號操作-正確撥打對方傳真號碼，待聽到傳真信號音后，按下“發(fā)送”鍵。-若發(fā)送多頁傳真，需確保紙張連續(xù)順暢進入傳真機，避免卡紙現象。3.確認發(fā)送-發(fā)送完成后，查看傳真機顯示屏或打印的發(fā)送報告，確認傳真已成功發(fā)送至對方。若發(fā)送失敗，需及時檢查原因并重新發(fā)送。（二）傳真接收1.日常值守-各部門指定的傳真機操作人員需保證在工作時間內及時關注傳真機的接收情況。-對于自動接收模式的傳真機，需定期檢查傳真紙余量，確保有足夠紙張接收傳真。2.接收處理-收到傳真后，立即查看傳真內容，并根據傳真主題與涉及業(yè)務，及時將傳真文件轉交給相關人員或部門。-對于緊急重要的傳真，需第一時間通知相關負責人，并做好記錄。（三）設備維護1.日常保養(yǎng)-每日使用前，檢查傳真機外觀是否清潔，進紙口、出紙口有無雜物堵塞。-定期清理傳真機內部的紙屑、灰塵等，使用專用清潔工具進行操作。2.故障處理-若傳真機出現卡紙、信號異常等故障，操作人員應立即停止操作，并按照設備說明書進行簡單故障排除。-對于無法解決的故障，及時聯系行政部門安排專業(yè)維修人員進行處理。維修人員維修完成后，需填寫維修記錄，注明故障原因與維修情況。五、權利與義務（一）員工權利1.員工有權要求行政部門提供操作培訓，以熟練掌握傳真機的使用方法。2.對于傳真機設備存在的問題或不合理的操作流程，員工有權向行政部門提出改進建議。（二）員工義務1.嚴格遵守本規(guī)章的各項規(guī)定，規(guī)范操作傳真機，不得隨意更改設備設置。2.不得利用傳真機發(fā)送與工作無關的信息，不得泄露銀行公司的機密信息。3.在使用傳真機過程中，如發(fā)現異常情況，應及時報告給行政部門或相關負責人。六、監(jiān)督與考核機制（一）監(jiān)督機制1.行政部門定期對各部門傳真機的使用情況進行檢查，包括設備維護、操作記錄等方面。2.通過抽查傳真記錄、監(jiān)聽傳真通信等方式，監(jiān)督員工是否遵守傳真機操作規(guī)章，有無違規(guī)操作行為。（二）考核機制1.將傳真機的正確使用與維護納入員工績效考核體系。對于嚴格遵守規(guī)章、操作規(guī)范的員工，給予一定的績效加分。2.對違規(guī)操作傳真機，如因操作不當導致設備損壞、信息泄露等情況的員工，視情節(jié)輕重給予績效扣分、警告、罰款等處理措施。具體處罰標準如下：-輕微違規(guī)（如未及時清理傳真機紙屑）：每次扣績效分2分，并給予口頭警告。-中度違規(guī)（如因操作失誤導致傳真發(fā)送錯誤或延誤重要傳真接收）：每次扣績效分5分，并處以50元罰款，給予書面警告。-嚴重違規(guī)（如利用傳真機發(fā)送機密信息或惡意損壞設備）：每次扣績效分10分，并處以200元罰款，情節(jié)特別嚴重的，將按照銀行公司相關規(guī)定進行進一步處理，直至解除勞動合同。七、附則（一）