銀行公司檔案鑒定管理規(guī)定

一、總則本銀行公司檔案鑒定管理規(guī)定旨在加強(qiáng)檔案管理工作，確保檔案的真實(shí)性、完整性和有效性，為公司的決策、運(yùn)營(yíng)和發(fā)展提供有力支持。同時(shí)，體現(xiàn)我行“以客戶為中心，創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)，穩(wěn)健發(fā)展”的經(jīng)營(yíng)理念，秉持“以人為本，追求卓越”的企業(yè)文化，在檔案管理過(guò)程中實(shí)現(xiàn)社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益的平衡。本規(guī)定依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及銀行業(yè)監(jiān)管要求制定，遵循檔案管理的科學(xué)原則和方法，結(jié)合本銀行公司實(shí)際情況，規(guī)范檔案鑒定工作流程，提升檔案管理水平。二、適用范圍本規(guī)定適用于銀行公司全體員工。涉及檔案鑒定工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等過(guò)程中涉及的所有員工及相關(guān)部門。同時(shí)，客戶相關(guān)信息檔案的鑒定管理也參照本規(guī)定執(zhí)行，以保障客戶信息的安全與合規(guī)使用。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工（一）檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組成立以行領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人為成員的檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組。負(fù)責(zé)全面領(lǐng)導(dǎo)和統(tǒng)籌檔案鑒定工作，制定檔案鑒定工作的方針政策，審批檔案鑒定計(jì)劃和重大檔案鑒定事項(xiàng)，協(xié)調(diào)解決檔案鑒定工作中的重大問(wèn)題。（二）檔案管理部門作為檔案鑒定工作的具體執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)制定檔案鑒定工作細(xì)則和流程，組織開(kāi)展日常檔案鑒定工作，對(duì)各部門移交的檔案進(jìn)行初步鑒定，提出檔案存毀意見(jiàn)，負(fù)責(zé)檔案鑒定過(guò)程中的文件記錄、資料整理和信息統(tǒng)計(jì)工作，并定期向檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組匯報(bào)檔案鑒定工作進(jìn)展情況。（三）各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步審核工作，按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將本部門需要鑒定的檔案移交檔案管理部門，并協(xié)助檔案管理部門開(kāi)展檔案鑒定工作。提供與檔案相關(guān)的業(yè)務(wù)背景信息和專業(yè)意見(jiàn)，確保檔案鑒定工作能夠準(zhǔn)確反映業(yè)務(wù)實(shí)際情況。四、管理內(nèi)容與流程（一）檔案收集與整理階段的鑒定1.各業(yè)務(wù)部門在日常工作中，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定及時(shí)收集各類業(yè)務(wù)文件、資料，并進(jìn)行初步整理。在整理過(guò)程中，對(duì)文件的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行初步鑒定，剔除重復(fù)、無(wú)效或不具備保存價(jià)值的文件。2.檔案管理部門接收各業(yè)務(wù)部門移交的檔案時(shí)，應(yīng)對(duì)檔案的整理情況進(jìn)行復(fù)查鑒定。檢查檔案的分類是否合理、編號(hào)是否規(guī)范、目錄是否準(zhǔn)確等，對(duì)不符合要求的檔案及時(shí)退回相關(guān)部門進(jìn)行整改。（二）定期鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期（每年至少一次）組織開(kāi)展全面的檔案鑒定工作。制定詳細(xì)的鑒定計(jì)劃，明確鑒定范圍、鑒定標(biāo)準(zhǔn)和鑒定方法。2.按照檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容和重要程度等因素，對(duì)檔案進(jìn)行分類。采用直接鑒定法，逐卷、逐件地對(duì)檔案進(jìn)行審查，確定檔案的保存價(jià)值。3.對(duì)于具有重要?dú)v史價(jià)值、涉及重大業(yè)務(wù)決策、客戶權(quán)益保障等方面的檔案，應(yīng)予以長(zhǎng)期保存；對(duì)于一般性業(yè)務(wù)檔案，根據(jù)其業(yè)務(wù)時(shí)效性和參考價(jià)值，確定合適的保存期限；對(duì)于已經(jīng)失去保存價(jià)值的檔案，提出銷毀意見(jiàn)。（三）特殊檔案的鑒定1.涉及法律糾紛、監(jiān)管檢查、重大項(xiàng)目等特殊情況的檔案，應(yīng)及時(shí)組織專門的鑒定小組進(jìn)行鑒定。鑒定小組由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門以及法律合規(guī)部門等人員組成。2.根據(jù)具體情況，制定特殊檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和流程，確保檔案的鑒定結(jié)果能夠滿足實(shí)際需要，為相關(guān)工作提供有力支持。（四）檔案鑒定結(jié)果的處理1.對(duì)于經(jīng)過(guò)鑒定確定需要繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)按照檔案保管制度進(jìn)行妥善保管，確保檔案的安全和完整。2.對(duì)于確定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、來(lái)源、形成時(shí)間等信息。經(jīng)檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行全程監(jiān)督，確保檔案信息不被泄露。五、權(quán)利與義務(wù)（一）員工權(quán)利1.員工有權(quán)查閱與自身工作相關(guān)的檔案資料，以滿足工作需要。在查閱檔案時(shí)，應(yīng)遵守檔案查閱制度，辦理相關(guān)手續(xù)。2.員工對(duì)檔案鑒定工作有提出意見(jiàn)和建議的權(quán)利。如發(fā)現(xiàn)檔案鑒定過(guò)程存在不合理或錯(cuò)誤情況，可向檔案管理部門或檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組反映，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查和處理。（二）員工義務(wù)1.員工有義務(wù)按照檔案管理規(guī)定，及時(shí)、準(zhǔn)確地收集、整理和移交本部門的檔案資料，確保檔案的完整性和真實(shí)性。2.在檔案鑒定工作中，員工應(yīng)積極配合檔案管理部門的工作，提供必要的業(yè)務(wù)信息和專業(yè)意見(jiàn)。不得故意隱瞞或歪曲檔案相關(guān)信息，不得擅自銷毀或篡改檔案。（三）客戶權(quán)利與義務(wù)1.客戶有權(quán)了解銀行對(duì)其相關(guān)信息檔案的管理情況，包括檔案的保存期限、使用范圍等。銀行應(yīng)按照法律法規(guī)和監(jiān)管要求，向客戶進(jìn)行必要的信息披露。2.客戶有義務(wù)提供真實(shí)、準(zhǔn)確的個(gè)人信息，確保銀行檔案信息的可靠性。同時(shí)，應(yīng)遵守銀行的相關(guān)規(guī)定，不得干擾銀行正常的檔案管理工作。六、監(jiān)督與考核機(jī)制（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案鑒定工作的內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案鑒定工作進(jìn)行自查。檢查檔案鑒定流程是否合規(guī)、鑒定結(jié)果是否準(zhǔn)確、檔案銷毀過(guò)程是否規(guī)范等。2.審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)檔案鑒定工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督。通過(guò)抽查檔案鑒定記錄、走訪相關(guān)部門和員工等方式，評(píng)估檔案鑒定工作的質(zhì)量和合規(guī)性，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。（二）外部監(jiān)督1.積極接受銀行業(yè)監(jiān)管部門的監(jiān)督檢查。按照監(jiān)管要求，及時(shí)提供檔案鑒定工作的相關(guān)資料和信息，對(duì)監(jiān)管部門提出的問(wèn)題和建議，應(yīng)認(rèn)真落實(shí)整改。2.接受社會(huì)公眾的監(jiān)督。對(duì)于客戶提出的關(guān)于檔案管理的疑問(wèn)和投訴，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查和處理，并將處理結(jié)果向客戶反饋。（三）績(jī)效考核1.將檔案鑒定工作納入員工績(jī)效考核體系。對(duì)在檔案鑒定工作中表現(xiàn)出色的員工，如嚴(yán)格遵守鑒定流程、提出創(chuàng)新性建議并取得良好效果等，給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，包括績(jī)效加分、獎(jiǎng)金、榮譽(yù)表彰等。2.對(duì)在檔案鑒定工作中存在違規(guī)行為的員工，如未按照規(guī)定收集、整理檔案，故意銷毀重要檔案等，根據(jù)情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的處罰，包括績(jī)效扣分、警告、罰款、辭退等。七、附則（一）本規(guī)定自發(fā)布之日起生效實(shí)施。如有未盡事宜，由檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)解釋和修訂。（二）本規(guī)定應(yīng)根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)、銀行業(yè)監(jiān)