銀行公司公文格式管理辦法

一、總則1.目的為加強(qiáng)銀行公司公文管理，規(guī)范公文格式，確保公文質(zhì)量，提高公文處理效率，樹立銀行公司良好形象，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及金融行業(yè)規(guī)范，結(jié)合本銀行公司實(shí)際情況，特制定本辦法。2.指導(dǎo)思想秉承銀行公司“以客戶為中心，以創(chuàng)新為驅(qū)動(dòng)，穩(wěn)健經(jīng)營(yíng)，追求卓越”的經(jīng)營(yíng)理念，遵循企業(yè)文化中注重規(guī)范、高效、協(xié)作的價(jià)值觀，通過規(guī)范公文格式管理，促進(jìn)銀行公司內(nèi)部信息的準(zhǔn)確傳遞與高效溝通，實(shí)現(xiàn)社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益的雙提升。3.基本原則公文格式管理遵循標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、統(tǒng)一化原則，確保公文格式的嚴(yán)謹(jǐn)、美觀、實(shí)用，便于公文的制作、處理、存檔和查閱。同時(shí)，充分考慮扁平化管理需求，減少不必要的層級(jí)限制，提高公文流轉(zhuǎn)速度。二、適用范圍本辦法適用于銀行公司全體員工在日常經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的各類公文，包括但不限于上行文、下行文、平行文等。對(duì)于涉及外部客戶的重要公文，如合同文本、業(yè)務(wù)通知等，在格式上參照本辦法執(zhí)行，以確保對(duì)外公文形象的一致性和專業(yè)性。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.行政部門行政部門作為公文格式管理的牽頭部門，負(fù)責(zé)制定和完善公文格式標(biāo)準(zhǔn)，組織開展公文格式培訓(xùn)，對(duì)各部門公文格式進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，并定期通報(bào)檢查結(jié)果。同時(shí)，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)解決公文格式管理過程中的爭(zhēng)議和問題。2.各業(yè)務(wù)部門各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門公文的起草、審核工作，確保公文內(nèi)容符合業(yè)務(wù)要求，并嚴(yán)格按照本辦法規(guī)定的公文格式進(jìn)行排版、印制。部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門公文格式的規(guī)范性負(fù)直接領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。3.信息技術(shù)部門信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)提供公文處理系統(tǒng)的技術(shù)支持，確保公文處理系統(tǒng)能夠滿足公文格式管理的需求。協(xié)助行政部門對(duì)公文格式標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行信息化設(shè)定，保障公文在系統(tǒng)中的正常流轉(zhuǎn)和格式呈現(xiàn)。四、管理內(nèi)容與流程1.公文用紙及排版-公文用紙一般采用A4型紙（210mm×297mm），左側(cè)裝訂。特殊公文根據(jù)實(shí)際需要選用合適的紙張規(guī)格。-排版應(yīng)采用規(guī)范的字體和字號(hào)，標(biāo)題一般用二號(hào)方正小標(biāo)宋體字，正文用三號(hào)仿宋體字，行距一般為固定值28磅。頁(yè)碼位于頁(yè)面底端，采用4號(hào)半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。2.公文格式要素-版頭：包括份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人等要素。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成。年份、發(fā)文順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“〔〕”括入；發(fā)文順序號(hào)不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號(hào)”字。-主體：包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章等要素。標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般不超過50字。主送機(jī)關(guān)應(yīng)使用全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。正文應(yīng)層次分明，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，符合語(yǔ)法規(guī)范。附件說明應(yīng)注明附件順序號(hào)和名稱。發(fā)文機(jī)關(guān)署名應(yīng)署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加蓋印章，其他公文都應(yīng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。-版記：包括抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等要素。抄送機(jī)關(guān)應(yīng)使用全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期一般用4號(hào)仿宋體字，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。3.公文處理流程-起草：公文起草人員應(yīng)嚴(yán)格按照公文格式標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行起草，確保公文內(nèi)容和格式的準(zhǔn)確性。在起草過程中，應(yīng)注重人文關(guān)懷，語(yǔ)言表達(dá)要禮貌、得體。-審核：部門負(fù)責(zé)人對(duì)起草的公文進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核公文內(nèi)容的合規(guī)性、格式的規(guī)范性以及與銀行公司經(jīng)營(yíng)理念、企業(yè)文化的契合度。審核通過后提交行政部門。-復(fù)核：行政部門對(duì)各部門提交的公文進(jìn)行復(fù)核，主要檢查公文格式是否符合本辦法規(guī)定，對(duì)不符合要求的公文退回原部門修改。-簽發(fā)：經(jīng)復(fù)核后的公文，按照銀行公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行簽發(fā)。簽發(fā)后的公文不得隨意修改格式，確需修改的，應(yīng)重新履行審核、復(fù)核、簽發(fā)等手續(xù)。-印制：公文簽發(fā)后，由專門的印制部門按照規(guī)定的格式進(jìn)行印制。印制過程中要確保公文的質(zhì)量，做到字跡清晰、頁(yè)面整潔。-分發(fā)：印制好的公文按照規(guī)定的分發(fā)范圍進(jìn)行分發(fā)，確保公文能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地送達(dá)相關(guān)部門和人員。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-員工有權(quán)獲得公文格式管理方面的培訓(xùn)和指導(dǎo)，以提高自身公文寫作和處理能力。-對(duì)公文格式管理辦法存在疑問或認(rèn)為不合理的地方，員工有權(quán)向行政部門提出意見和建議。2.員工義務(wù)-全體員工有義務(wù)嚴(yán)格遵守本辦法規(guī)定的公文格式標(biāo)準(zhǔn)，確保所起草、處理的公文格式規(guī)范。-在公文處理過程中，員工應(yīng)積極配合行政部門和其他相關(guān)部門的工作，及時(shí)完成公文的起草、審核、修改等任務(wù)。3.客戶權(quán)利與義務(wù)-客戶有權(quán)獲取格式規(guī)范、內(nèi)容清晰的銀行公文，如合同文本、業(yè)務(wù)通知等。銀行應(yīng)保障客戶能夠方便、準(zhǔn)確地理解公文內(nèi)容。-客戶在與銀行進(jìn)行業(yè)務(wù)往來過程中，涉及公文相關(guān)事項(xiàng)時(shí)，應(yīng)按照銀行要求提供規(guī)范的文件資料，配合銀行完成公文處理流程。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-行政部門定期對(duì)各部門公文格式進(jìn)行檢查，檢查方式包括抽查、集中檢查等。同時(shí)，設(shè)立意見反饋渠道，鼓勵(lì)員工對(duì)不符合公文格式標(biāo)準(zhǔn)的情況進(jìn)行舉報(bào)。-信息技術(shù)部門通過公文處理系統(tǒng)對(duì)公文格式進(jìn)行技術(shù)監(jiān)控，對(duì)不符合格式設(shè)定的公文進(jìn)行提醒和攔截。2.考核機(jī)制-將公文格式管理納入績(jī)效考核體系，對(duì)公文格式規(guī)范、處理及時(shí)的部門和個(gè)人給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，如績(jī)效加分、表彰等。-對(duì)違反公文格式管理辦法的部門和個(gè)人進(jìn)行扣分處理，并視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告等處罰。對(duì)于因公文格式問題給銀行公司造成重大損失或不良影響的，將追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。七、附則1.本辦法自發(fā)布之日起生效實(shí)施。