銀行公司公文傳閱管理細則

一、總則本細則旨在規(guī)范銀行公司內(nèi)部公文傳閱流程，確保公文能夠準確、及時、有效地在各部門及員工間傳遞，充分發(fā)揮公文在銀行運營管理中的指導(dǎo)作用，提高工作效率，促進信息共享與協(xié)同工作。本細則依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及銀行公司的管理理念和實際需求制定，遵循高效、規(guī)范、保密的原則，以保障銀行公司各項業(yè)務(wù)的順利開展，維護銀行公司的正常運營秩序，提升整體管理水平，實現(xiàn)銀行公司的戰(zhàn)略目標和社會效益與經(jīng)濟效益的平衡發(fā)展。同時，本細則體現(xiàn)銀行公司積極向上的企業(yè)文化，注重人文關(guān)懷，在嚴格管理的基礎(chǔ)上，為員工創(chuàng)造良好的工作環(huán)境和發(fā)展空間。二、適用范圍本細則適用于銀行公司全體員工。所有涉及銀行公司內(nèi)部流轉(zhuǎn)的公文，包括但不限于上級單位來文、平行單位來文、銀行公司內(nèi)部各部門起草的正式文件等，均按照本細則進行傳閱管理。銀行客戶在與銀行公司進行業(yè)務(wù)往來過程中，涉及需要客戶知曉的公文，在符合相關(guān)規(guī)定和程序的前提下，可按照特定方式進行傳達，不納入本細則的傳閱管理范疇。三、組織架構(gòu)與職責分工1.公文管理部門-銀行公司設(shè)立專門的公文管理部門，負責公文傳閱的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督管理工作。-負責公文的接收、登記、編號、分類、掃描等預(yù)處理工作，確保公文信息準確完整。-根據(jù)公文內(nèi)容和涉及部門，確定傳閱范圍和順序，制定傳閱計劃，并及時將公文推送至相關(guān)人員進行傳閱。-跟蹤公文傳閱進度，及時提醒相關(guān)人員傳閱，對傳閱過程中出現(xiàn)的問題進行協(xié)調(diào)解決。-負責公文傳閱后的歸檔、存儲工作，確保公文的安全性和可查性。2.各部門-各部門負責人負責本部門公文傳閱工作的組織和督促，確保本部門員工及時傳閱公文，并對公文涉及的工作進行有效落實。-部門指定專人負責與公文管理部門的對接，接收、歸還傳閱公文，做好部門內(nèi)公文傳閱記錄。-各部門員工應(yīng)按照規(guī)定的傳閱順序和時間要求及時閱讀公文，并根據(jù)公文要求履行相應(yīng)職責。3.審批領(lǐng)導(dǎo)-銀行公司各級審批領(lǐng)導(dǎo)負責對需要審批的公文進行及時、認真的審閱，并簽署明確的審批意見。-領(lǐng)導(dǎo)審批意見應(yīng)符合銀行公司的經(jīng)營理念和管理要求，兼顧社會效益和經(jīng)濟效益，為公文的后續(xù)處理提供明確指導(dǎo)。四、管理內(nèi)容與流程1.公文接收與預(yù)處理-公文管理部門通過多種渠道接收各類公文，包括但不限于郵政快遞、電子傳輸、專人送達等。接收時要對公文的完整性、準確性進行檢查，確保公文無遺漏、無損壞。-對接收的公文進行登記，詳細記錄公文的來源、文號、標題、日期、密級等信息，并為公文分配唯一的編號。-根據(jù)公文的性質(zhì)、內(nèi)容和密級進行分類，對于電子公文進行掃描、存儲，建立電子檔案；對于紙質(zhì)公文進行整理、裝訂，以便后續(xù)傳閱。2.傳閱范圍確定-公文管理部門根據(jù)公文的內(nèi)容和涉及事項，結(jié)合銀行公司的組織架構(gòu)和部門職責，確定公文的傳閱范圍。傳閱范圍應(yīng)遵循必要性和適度性原則，確保所有與公文內(nèi)容相關(guān)的部門和人員能夠及時知曉公文信息。-在確定傳閱范圍時，充分考慮銀行公司的扁平化管理理念，減少不必要的層級傳遞，提高傳閱效率。對于涉及多個部門協(xié)作的公文，可根據(jù)實際情況確定并行傳閱或依次傳閱的方式。-對于涉及敏感信息或機密內(nèi)容的公文，嚴格按照銀行公司的保密制度確定傳閱人員，并明確保密要求。3.傳閱流程-紙質(zhì)公文傳閱-公文管理部門將預(yù)處理后的紙質(zhì)公文裝入傳閱夾，按照確定的傳閱范圍和順序，依次傳遞給相關(guān)人員。傳閱夾內(nèi)附帶“公文傳閱記錄表”，記錄公文的傳閱情況。-傳閱人員收到傳閱夾后，應(yīng)及時閱讀公文，并在“公文傳閱記錄表”上簽名確認閱讀時間。如對公文內(nèi)容有意見或建議，可在記錄表備注欄中注明。-傳閱人員閱讀完畢后，應(yīng)立即將傳閱夾傳遞給下一位傳閱人員，不得擅自截留公文。如遇特殊情況需要滯留公文，應(yīng)向公文管理部門說明原因，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。-電子公文傳閱-公文管理部門將電子公文上傳至銀行公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)，通過系統(tǒng)設(shè)置傳閱流程和提醒功能，通知相關(guān)人員進行傳閱。-傳閱人員登錄辦公系統(tǒng)，在規(guī)定時間內(nèi)查閱電子公文，并通過系統(tǒng)反饋閱讀情況。系統(tǒng)自動記錄傳閱人員的閱讀時間和操作信息。-對于需要審批的電子公文，審批領(lǐng)導(dǎo)在辦公系統(tǒng)中簽署審批意見后，公文自動流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)。4.公文回收與歸檔-公文傳閱結(jié)束后，公文管理部門及時收回紙質(zhì)公文和電子公文的相關(guān)信息。對紙質(zhì)公文進行整理、核對，確保公文無丟失、無損壞；對電子公文的存儲和備份情況進行檢查，保證信息的完整性和可讀取性。-根據(jù)銀行公司的檔案管理制度，對傳閱后的公文進行歸檔處理。將公文按照類別、年份等進行分類存儲，建立檔案索引，方便后續(xù)查詢和查閱。-對于有保存期限要求的公文，按照規(guī)定進行定期清理和銷毀，確保檔案管理的規(guī)范性和安全性。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-員工有權(quán)及時獲取與工作相關(guān)的公文信息，了解銀行公司的政策、制度、工作安排等內(nèi)容，以更好地履行工作職責。-員工對公文內(nèi)容有疑問或不同意見時，有權(quán)向公文管理部門或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提出咨詢和反饋，參與銀行公司的管理決策討論。-在符合銀行公司規(guī)定的情況下，員工有權(quán)查閱已歸檔的公文，獲取歷史資料和工作依據(jù)。2.員工義務(wù)-員工有義務(wù)按照規(guī)定的傳閱流程和時間要求及時閱讀公文，不得拖延或拒絕傳閱。-員工應(yīng)妥善保管傳閱過程中的公文，不得擅自復(fù)制、傳播、泄露公文內(nèi)容，嚴格遵守銀行公司的保密制度。-員工應(yīng)根據(jù)公文要求積極履行工作職責，對公文涉及的工作任務(wù)及時落實，并向相關(guān)部門反饋工作進展和結(jié)果。3.部門權(quán)利與義務(wù)-各部門有權(quán)要求公文管理部門及時、準確地提供與本部門工作相關(guān)的公文，并對公文傳閱工作提出合理的改進建議。-各部門有義務(wù)配合公文管理部門的工作，按照要求組織本部門員工傳閱公文，做好部門內(nèi)的公文管理和記錄工作，并及時向公文管理部門反饋公文傳閱情況。4.公文管理部門權(quán)利與義務(wù)-公文管理部門有權(quán)對銀行公司的公文傳閱工作進行統(tǒng)一管理和監(jiān)督，對違反傳閱規(guī)定的行為進行糾正和處理。-公文管理部門有義務(wù)為銀行公司全體員工提供優(yōu)質(zhì)、高效的公文傳閱服務(wù)，確保公文傳遞的及時性和準確性，保護員工的合法權(quán)益。六、監(jiān)督與考核機制1.監(jiān)督機制-公文管理部門負責對公文傳閱過程進行日常監(jiān)督，定期檢查公文的傳閱進度、傳閱記錄等情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決傳閱過程中出現(xiàn)的問題。-銀行公司內(nèi)部審計部門定期對公文傳閱管理工作進行審計監(jiān)督，檢查公文傳閱制度的執(zhí)行情況、公文的歸檔存儲情況等，評估公文傳閱管理工作的合規(guī)性和有效性。-鼓勵員工對公文傳閱過程中的違規(guī)行為進行監(jiān)督和舉報，銀行公司對舉報信息進行核實和處理，并對舉報人進行保護和獎勵。2.考核機制-將公文傳閱工作納入銀行公司績效考核體系，對各部門和員工在公文傳閱工作中的表現(xiàn)進行考核評價。考核指標包括公文傳閱的及時性、準確性、完整性、保密情況等。-對于在公文傳閱工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，銀行公司給予表彰和獎勵，如頒發(fā)榮譽證書、績效加分、物質(zhì)獎勵等，以激勵員工積極參與公文傳閱管理工作。-對于違反公文傳閱規(guī)定的部門和個人，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括但不限于警告、績效扣分、通報批評、降職降薪等，以維護公文傳閱制度的嚴肅性和權(quán)威性。七、附則1.本細則由銀行公司公文管理部門負責解釋和修訂。如有未盡事宜或根據(jù)銀行公司發(fā)展需要進行調(diào)整，公文管理部門將及時對細則進行修訂和完善，并報銀行公司管理層審批后發(fā)布實施。2.本細則自發(fā)布之日起生效實施。銀行公司全體員工應(yīng)嚴格遵守本細則的規(guī)定，確保公文傳閱工作的規(guī)范、有序進行，為銀行公