銀行公司檔案防火管理規(guī)定

一、總則本銀行公司始終秉持“客戶至上、穩(wěn)健經營、創(chuàng)新發(fā)展、回饋社會”的企業(yè)文化與經營理念，致力于為客戶提供優(yōu)質金融服務的同時，保障銀行運營的安全與穩(wěn)定。檔案作為銀行公司重要的信息資產，其安全性關乎銀行的經濟效益與社會效益。為加強檔案防火管理，確保檔案的完整性和安全性，依據國家相關法律法規(guī)以及銀行業(yè)監(jiān)管要求，結合本公司扁平化管理模式，特制定本規(guī)定。本規(guī)定旨在通過明確各層級人員在檔案防火管理中的職責，規(guī)范檔案存儲、使用過程中的防火流程，強化監(jiān)督與考核機制，在保障檔案安全的同時，體現(xiàn)對員工的人文關懷，提升銀行整體運營效率，實現(xiàn)安全生產與可持續(xù)發(fā)展的目標。二、適用范圍本規(guī)定適用于銀行公司全體員工以及涉及檔案管理相關工作的外部合作單位人員。同時，對于進入銀行公司檔案管理區(qū)域的客戶及其他外來人員，在檔案區(qū)域內也需遵守本規(guī)定的相關防火要求。三、組織架構與職責分工1.檔案防火管理領導小組成立以銀行公司高層領導為組長，各部門負責人為成員的檔案防火管理領導小組。領導小組負責統(tǒng)籌規(guī)劃檔案防火管理工作，制定檔案防火管理戰(zhàn)略與目標，協(xié)調解決檔案防火管理工作中的重大問題，確保檔案防火管理工作與銀行整體發(fā)展戰(zhàn)略相契合。2.檔案管理部門作為檔案防火管理工作的具體執(zhí)行部門，負責制定和完善檔案防火管理制度、操作流程，并組織實施。負責檔案存儲區(qū)域的日常防火巡查、檢查，及時發(fā)現(xiàn)和處理火災隱患。組織開展檔案防火宣傳教育與培訓活動，提高全體員工的檔案防火意識和應急處置能力。3.安全保衛(wèi)部門負責制定檔案管理區(qū)域的安全保衛(wèi)制度，確保檔案存儲區(qū)域的安全防護設施完備且正常運行。在火災發(fā)生時，負責組織人員疏散、現(xiàn)場秩序維護以及協(xié)助消防部門進行滅火救援工作，保障人員生命安全和檔案資產安全。4.信息技術部門負責檔案信息系統(tǒng)的安全防護，確保在火災等緊急情況下檔案信息數據的備份、恢復以及傳輸安全。協(xié)助檔案管理部門開展數字化檔案的防火保護工作，提供技術支持和保障。5.其他部門各部門應配合檔案管理部門做好本部門檔案的整理、移交工作，并按照檔案防火管理要求，對本部門使用的檔案進行妥善保管。同時，積極參與檔案防火宣傳教育和培訓活動，提高本部門員工的檔案防火意識和應急處置能力。四、管理內容與流程1.檔案存儲區(qū)域規(guī)劃與建設-檔案存儲區(qū)域應獨立設置，與其他區(qū)域保持一定的防火間距。選址應充分考慮周邊環(huán)境，避免靠近易燃易爆場所。-檔案存儲區(qū)域的建筑結構應符合國家相關防火標準，采用不燃或難燃材料進行裝修。內部應劃分防火分區(qū)，設置防火墻、防火門等防火分隔設施。-配備完善的消防設施和器材，如火災自動報警系統(tǒng)、自動噴水滅火系統(tǒng)、滅火器、消防栓等，并確保其處于良好的運行狀態(tài)。消防設施和器材的配置應符合國家相關規(guī)范要求，并定期進行檢查、維護和保養(yǎng)。2.檔案存儲管理-檔案應分類存放，按照檔案的性質、年代、重要程度等因素進行合理劃分，并設置明顯的標識。不同類別的檔案應存放在不同的存儲設備或區(qū)域內，便于管理和查找。-檔案存儲設備應選用符合防火要求的產品，如防火檔案柜、光盤庫等。存儲設備應擺放整齊，保持通道暢通，便于人員疏散和消防作業(yè)。-對存儲的檔案應定期進行盤點和清查，及時發(fā)現(xiàn)和處理損壞、丟失等問題。同時，應做好檔案的備份工作，將備份檔案存儲在異地防火安全的場所，防止因火災等災害導致檔案數據丟失。3.檔案使用管理-員工因工作需要查閱檔案時，應按照規(guī)定的流程進行申請和審批。審批通過后，在檔案管理人員的陪同下到指定區(qū)域查閱檔案，嚴禁將檔案帶出檔案存儲區(qū)域。-在檔案查閱過程中，嚴禁在檔案存儲區(qū)域內吸煙、使用明火或違規(guī)使用電器設備。如需使用電子設備查閱檔案，應確保設備的使用符合安全規(guī)定，避免因設備故障引發(fā)火災。-檔案使用完畢后，應及時歸還檔案管理人員。檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，確保檔案的完整性和準確性。4.日常防火巡查與檢查-檔案管理部門應安排專人負責檔案存儲區(qū)域的日常防火巡查，巡查內容包括消防設施和器材的完好情況、電氣設備的運行情況、通道是否暢通等。巡查人員應做好巡查記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。-銀行公司應定期組織檔案防火檢查，檢查由檔案防火管理領導小組牽頭，檔案管理部門、安全保衛(wèi)部門等相關部門參與。檢查內容包括檔案防火管理制度的執(zhí)行情況、檔案存儲區(qū)域的防火設施設備運行情況、員工的檔案防火意識等。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應下達整改通知書，明確整改責任人、整改期限和整改措施，確保問題得到及時有效的整改。5.火災應急處置-制定完善的檔案火災應急預案，明確火災發(fā)生時各部門和人員的職責分工、應急處置流程以及疏散路線等。應急預案應定期進行演練，確保全體員工熟悉應急處置流程，提高應急處置能力。-當火災發(fā)生時，發(fā)現(xiàn)人員應立即撥打銀行內部報警電話，并啟動火災應急預案。檔案管理部門應組織人員迅速撤離檔案存儲區(qū)域，并按照應急預案的要求，對重要檔案進行緊急搶救和轉移。-安全保衛(wèi)部門應在火災現(xiàn)場組織人員疏散，維護現(xiàn)場秩序，防止人員擁擠踩踏事故的發(fā)生。同時，協(xié)助消防部門進行滅火救援工作，提供檔案存儲區(qū)域的相關信息，確保火災得到及時有效的控制。-火災撲滅后，檔案管理部門應會同相關部門對受災檔案進行清理、鑒定和修復工作，最大限度減少火災對檔案造成的損失。同時，對火災事故進行調查分析，總結經驗教訓，完善檔案防火管理制度和應急預案。五、權利與義務1.員工權利-員工有權了解檔案防火管理的相關制度和流程，有權獲得檔案防火宣傳教育和培訓的機會，以提高自身的檔案防火意識和應急處置能力。-員工在發(fā)現(xiàn)檔案存儲區(qū)域存在火災隱患或其他安全問題時，有權向上級領導或相關部門報告，并提出改進建議。2.員工義務-員工應遵守檔案防火管理制度，在檔案的存儲、使用過程中嚴格按照規(guī)定的流程和要求進行操作，不得違規(guī)行為。-員工應積極參與檔案防火宣傳教育和培訓活動，學習檔案防火知識和技能，提高自身的檔案防火意識和應急處置能力。在火災發(fā)生時，應按照應急預案的要求，積極配合相關部門進行應急處置工作，保護檔案資產和人員生命安全。3.客戶及外來人員權利與義務-客戶及外來人員有權在符合銀行規(guī)定的情況下，按照正常流程查閱相關檔案信息。-客戶及外來人員進入檔案管理區(qū)域時，應遵守銀行公司的檔案防火管理規(guī)定，不得在檔案管理區(qū)域內吸煙、使用明火或從事其他可能引發(fā)火災的行為。六、監(jiān)督與考核機制1.監(jiān)督機制-建立健全檔案防火管理監(jiān)督機制，由檔案防火管理領導小組負責對檔案防火管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查可以采取定期檢查、不定期抽查、專項檢查等方式進行。-設立舉報信箱和舉報電話，鼓勵員工和客戶對檔案防火管理工作中的違規(guī)行為和火災隱患進行舉報。對舉報屬實的，給予舉報人一定的獎勵。-加強與外部監(jiān)管機構的溝通與協(xié)作，積極接受外部監(jiān)管機構對檔案防火管理工作的監(jiān)督檢查。對于外部監(jiān)管機構提出的問題和建議，應認真落實整改，并及時反饋整改情況。2.考核機制-將檔案防火管理工作納入員工績效考核體系，對在檔案防火管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人給予表彰和獎勵。獎勵可以包括績效加分、獎金、榮譽證書等形式。-對違反檔案防火管理制度的部門和個人，按照銀行公司的相關規(guī)定進行嚴肅處理。處理措施可以包括績效扣分、罰款、警告、降職、辭退等，視情節(jié)嚴重程度而定。對于因違規(guī)行為導致火災事故發(fā)生，給銀行公司造成重大損失的，將依法追究相關人員的法律責任。七、附則1.本規(guī)定自發(fā)布之日起生效實施，如有未盡事宜或與國家法律法規(guī)、銀行業(yè)監(jiān)管要求相沖突的，以國家法律法規(guī)和銀行業(yè)監(jiān)管要求為準。2.本規(guī)定由