一、引言：創(chuàng)業(yè)企業(yè)為何需要合同管理規(guī)范？對(duì)創(chuàng)業(yè)企業(yè)而言，合同是業(yè)務(wù)開(kāi)展的核心載體，也是風(fēng)險(xiǎn)防控的第一道防線。然而，多數(shù)創(chuàng)業(yè)團(tuán)隊(duì)因精力有限、法律意識(shí)薄弱，常陷入“重業(yè)務(wù)、輕合同”的誤區(qū)——要么合同條款模糊導(dǎo)致糾紛，要么流程混亂造成履約失控，甚至因合同無(wú)效直接導(dǎo)致企業(yè)損失。一套專業(yè)、簡(jiǎn)潔、可操作的合同管理規(guī)范，能幫助創(chuàng)業(yè)企業(yè)實(shí)現(xiàn)：統(tǒng)一合同標(biāo)準(zhǔn)，減少重復(fù)勞動(dòng)；明確職責(zé)分工，避免推諉扯皮；防控法律風(fēng)險(xiǎn)，降低糾紛概率；留存關(guān)鍵證據(jù)，保障企業(yè)權(quán)益。二、合同管理規(guī)范的核心框架設(shè)計(jì)合同管理規(guī)范需覆蓋“職責(zé)、流程、標(biāo)準(zhǔn)”三大維度，以下為創(chuàng)業(yè)企業(yè)通用的框架模板：（一）目的與適用范圍1.目的：規(guī)范合同從發(fā)起至歸檔的全流程管理，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，保障企業(yè)合法權(quán)益。2.適用范圍：企業(yè)與外部主體（客戶、供應(yīng)商、合作伙伴等）簽訂的各類合同（包括但不限于銷(xiāo)售合同、采購(gòu)合同、服務(wù)合同、技術(shù)合作合同、勞動(dòng)合同等）。（二）管理職責(zé)分工創(chuàng)業(yè)企業(yè)需明確“業(yè)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)（或外聘律師）、財(cái)務(wù)部門(mén)、管理層”的職責(zé)邊界，避免責(zé)任不清：部門(mén)/角色職責(zé)描述業(yè)務(wù)部門(mén)1.提出合同需求，填寫(xiě)《合同發(fā)起申請(qǐng)表》；

2.初步審核對(duì)方主體資格（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書(shū)）；

3.跟蹤合同履行進(jìn)度，反饋異常情況。法務(wù)部門(mén)/外聘律師1.審核合同條款的合法性、完整性（如是否違反《民法典》相關(guān)規(guī)定）；

2.修訂合同模板，提供法律意見(jiàn)；

3.處理合同糾紛。財(cái)務(wù)部門(mén)1.審核合同價(jià)款、付款方式、發(fā)票要求的合理性；

2.跟蹤款項(xiàng)支付/收取進(jìn)度，核對(duì)發(fā)票信息。管理層1.審批超出業(yè)務(wù)部門(mén)權(quán)限的合同；

2.決策重大合同（如金額超過(guò)企業(yè)月度營(yíng)收10%的合同）。（三）合同分類與編號(hào)規(guī)則分類原則：按業(yè)務(wù)類型簡(jiǎn)化分類，避免過(guò)度復(fù)雜（如分為“銷(xiāo)售類”“采購(gòu)類”“服務(wù)類”“技術(shù)類”“勞動(dòng)類”五大類）。編號(hào)規(guī)則：采用“年份-分類代碼-流水號(hào)”格式，示例：2024-XS-001（2024年銷(xiāo)售類第1份合同）2024-CG-005（2024年采購(gòu)類第5份合同）說(shuō)明：編號(hào)需唯一，便于檢索和統(tǒng)計(jì)（可通過(guò)Excel或合同管理軟件自動(dòng)生成）。三、合同全生命周期管理流程（核心環(huán)節(jié)）合同管理的關(guān)鍵是“全流程閉環(huán)”，以下為創(chuàng)業(yè)企業(yè)可直接落地的流程模板：（一）合同發(fā)起：需求明確與模板選用1.需求提出：業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)合作意向，填寫(xiě)《合同發(fā)起申請(qǐng)表》（包含對(duì)方名稱、合作內(nèi)容、金額、履行期限等關(guān)鍵信息）。2.模板選用：優(yōu)先使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)模板（如銷(xiāo)售合同模板由法務(wù)部門(mén)制定）；若需定制，需說(shuō)明理由并經(jīng)法務(wù)部門(mén)確認(rèn)。注意：禁止業(yè)務(wù)人員私自修改標(biāo)準(zhǔn)模板的核心條款（如違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式）。（二）合同評(píng)審：多部門(mén)協(xié)同把關(guān)創(chuàng)業(yè)企業(yè)可簡(jiǎn)化評(píng)審流程，采用“業(yè)務(wù)初審→法務(wù)復(fù)審→財(cái)務(wù)審核→管理層審批”的四級(jí)評(píng)審機(jī)制：評(píng)審環(huán)節(jié)評(píng)審內(nèi)容業(yè)務(wù)初審確認(rèn)合作內(nèi)容與需求一致，對(duì)方主體資格有效（如核對(duì)營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件）。法務(wù)復(fù)審審核條款合法性（如是否存在無(wú)效格式條款）、完整性（如是否遺漏標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量條款）。財(cái)務(wù)審核審核價(jià)款計(jì)算是否正確（如折扣、稅費(fèi)）、付款方式是否符合企業(yè)資金規(guī)劃（如預(yù)付款比例不超過(guò)30%）。管理層審批審批超出業(yè)務(wù)部門(mén)權(quán)限的合同（如金額超過(guò)10萬(wàn)元的合同）。（三）合同簽署：規(guī)范簽署流程1.簽署權(quán)限：明確不同層級(jí)員工的簽署權(quán)限（如業(yè)務(wù)經(jīng)理可簽署5萬(wàn)元以下合同，總經(jīng)理簽署5萬(wàn)元以上合同），避免越權(quán)簽署。2.簽署要求：紙質(zhì)合同：需雙方簽字（或蓋章）并注明日期；自然人需簽全名，法人需蓋公章（或合同專用章）。電子合同：需使用符合《電子簽名法》規(guī)定的電子簽名工具（如法大大、e簽寶），確保簽名不可篡改。3.簽署留存：簽署完成后，業(yè)務(wù)部門(mén)需將合同掃描件上傳至合同管理系統(tǒng)，原件由行政部門(mén)歸檔。（四）合同履行：跟蹤與異常處理1.履行跟蹤：業(yè)務(wù)部門(mén)需定期（如每周）跟蹤合同履行進(jìn)度，填寫(xiě)《合同履行跟蹤表》（包含已完成事項(xiàng)、未完成事項(xiàng)、異常情況等）。2.變更管理：若需變更合同（如調(diào)整金額、延長(zhǎng)履行期限），需填寫(xiě)《合同變更申請(qǐng)表》，經(jīng)原評(píng)審流程審批后，簽訂補(bǔ)充協(xié)議。3.違約處理：若對(duì)方違約（如逾期付款、未交付貨物），業(yè)務(wù)部門(mén)需及時(shí)通知法務(wù)部門(mén)，由法務(wù)部門(mén)出具《律師函》或啟動(dòng)訴訟程序。（五）合同歸檔：規(guī)范存儲(chǔ)與檢索1.歸檔要求：紙質(zhì)合同：由行政部門(mén)統(tǒng)一存儲(chǔ)，分類存放（如按年份、分類代碼），并制作《合同歸檔目錄》。電子合同：存儲(chǔ)于企業(yè)云盤(pán)或合同管理軟件，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限（如業(yè)務(wù)部門(mén)可查看本部門(mén)合同，法務(wù)部門(mén)可查看所有合同）。2.保管期限：一般合同保管期限為5年（自合同履行完畢之日起）；涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)、重大資產(chǎn)的合同保管期限為10年。四、創(chuàng)業(yè)企業(yè)合同管理關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制要點(diǎn)創(chuàng)業(yè)企業(yè)常見(jiàn)的合同風(fēng)險(xiǎn)集中在“主體、條款、履行”三大環(huán)節(jié)，需重點(diǎn)防控：（一）主體資格審查：避免“簽錯(cuò)對(duì)象”審查對(duì)方是否為合法存續(xù)的企業(yè)（可通過(guò)“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢是否有經(jīng)營(yíng)異常或失信記錄）；審查對(duì)方簽約人的授權(quán)權(quán)限（如是否有法定代表人身份證明或授權(quán)委托書(shū)，授權(quán)范圍是否涵蓋本次合作）；警惕“空殼公司”（如注冊(cè)資本極低、成立時(shí)間短、無(wú)實(shí)際經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所的企業(yè)）。（二）條款合法性：避免“條款無(wú)效”禁止約定違反法律強(qiáng)制性規(guī)定的條款（如“逾期付款無(wú)需承擔(dān)利息”“排除對(duì)方主要權(quán)利”）；格式條款需盡到提示義務(wù)（如用加粗字體標(biāo)注“違約責(zé)任”“爭(zhēng)議解決方式”）；爭(zhēng)議解決方式優(yōu)先選擇“原告所在地法院”或“仲裁委員會(huì)”（避免異地訴訟增加成本）。（三）知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)：避免“權(quán)屬不清”技術(shù)合作合同：明確知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬（如“委托開(kāi)發(fā)的軟件，所有權(quán)歸委托方所有”）；銷(xiāo)售合同：約定“對(duì)方不得侵犯第三方知識(shí)產(chǎn)權(quán)”（如“若因?qū)Ψ疆a(chǎn)品侵權(quán)導(dǎo)致我方損失，對(duì)方需承擔(dān)賠償責(zé)任”）；服務(wù)合同：明確“我方提供的服務(wù)成果的知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸我方所有”（如“我方為對(duì)方設(shè)計(jì)的logo，著作權(quán)歸我方所有”）。（四）付款與發(fā)票管理：避免“錢(qián)票不符”付款條件：約定“先開(kāi)發(fā)票后付款”或“付款后3日內(nèi)開(kāi)具發(fā)票”（避免對(duì)方拖延發(fā)票）；發(fā)票類型：明確要求對(duì)方開(kāi)具“增值稅專用發(fā)票”（可抵扣進(jìn)項(xiàng)稅）；款項(xiàng)支付：通過(guò)企業(yè)銀行賬戶轉(zhuǎn)賬（避免現(xiàn)金支付，留存支付憑證）。五、創(chuàng)業(yè)企業(yè)合同管理工具推薦創(chuàng)業(yè)企業(yè)資源有限，可選擇低成本、易操作的工具，提升管理效率：（一）合同管理軟件免費(fèi)/低成本工具：釘釘“合同管理”模塊、企業(yè)微信“合同”功能（可實(shí)現(xiàn)合同發(fā)起、評(píng)審、簽署、歸檔的全流程線上化）；專業(yè)工具：法大大（提供電子簽名、合同模板、履約提醒等功能，適合需要電子合同的企業(yè)）、契約鎖（適合需要復(fù)雜流程管理的企業(yè)）。（二）合同模板庫(kù)建設(shè)自行制定：由法務(wù)部門(mén)根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)類型制定標(biāo)準(zhǔn)模板（如銷(xiāo)售合同、采購(gòu)合同、勞動(dòng)合同）；參考模板：可通過(guò)“中國(guó)合同庫(kù)”“法信”等平臺(tái)獲取行業(yè)通用模板（需根據(jù)企業(yè)實(shí)際調(diào)整）。（三）電子簽名工具推薦工具：e簽寶（支持電子簽名、合同存證、司法鑒定）、騰訊電子簽（適合中小企業(yè)，操作簡(jiǎn)單）；優(yōu)勢(shì)：節(jié)省快遞成本（紙質(zhì)合同快遞費(fèi)約10-20元/份）、提高簽署效率（電子合同可實(shí)時(shí)簽署）、保障證據(jù)效力（電子簽名符合《電子簽名法》規(guī)定）。（一）范本結(jié)構(gòu)說(shuō)明本次提供的《創(chuàng)業(yè)企業(yè)合同管理規(guī)范范本》包含以下核心內(nèi)容：1.總則（目的、適用范圍、術(shù)語(yǔ)定義）；2.職責(zé)分工（業(yè)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、管理層的職責(zé)）；3.合同全生命周期管理流程（發(fā)起、評(píng)審、簽署、履行、歸檔）；4.風(fēng)險(xiǎn)控制要點(diǎn)（主體審查、條款審核、履行跟蹤）；5.附則（模板管理、修訂流程、解釋權(quán)）。企業(yè)可通過(guò)以下官方渠道獲取范本：2.官方公眾號(hào)“實(shí)用工具”菜單；3.第三方合規(guī)平臺(tái)（如“合規(guī)寶”“法大大”的“創(chuàng)業(yè)工具包”）。（三）使用注意事項(xiàng)1.個(gè)性化調(diào)整：范本為通用版本，需根據(jù)企業(yè)行業(yè)（如科技型企業(yè)需增加知識(shí)產(chǎn)權(quán)條款）、業(yè)務(wù)模式（如電商企業(yè)需增加物流條款）進(jìn)行修改；2.定期修訂：每年或每?jī)赡阹eview一次規(guī)范，適應(yīng)法律法規(guī)變化（如《民法典》修訂）或業(yè)務(wù)發(fā)展（如新增業(yè)務(wù)類型）；3.員工培訓(xùn)：新員工入職時(shí)需培訓(xùn)合同管理流程，業(yè)務(wù)人員需培訓(xùn)“如何填寫(xiě)合同”“如何識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)”（如識(shí)別對(duì)方的失信記錄）。七、結(jié)語(yǔ)：合同管理是創(chuàng)業(yè)企業(yè)的“長(zhǎng)