酒店公司會議茶歇辦法

一、總則1.目的為提升酒店公司會議的質(zhì)量與參會人員的體驗，規(guī)范會議茶歇的安排與管理，結(jié)合公司的企業(yè)文化與經(jīng)營理念，特制定本辦法。通過合理安排會議茶歇，營造舒適、高效的會議氛圍，展現(xiàn)公司對員工及客戶的人文關(guān)懷，同時確保資源合理利用，兼顧經(jīng)濟效益與社會效益。2.制定依據(jù)依據(jù)酒店行業(yè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、公司的規(guī)章制度以及對會議服務(wù)的實際需求制定本辦法。3.指導(dǎo)思想以公司的企業(yè)文化為引領(lǐng)，秉持“客戶至上、員工為本”的經(jīng)營理念，遵循扁平化管理原則，優(yōu)化會議茶歇服務(wù)流程，提升服務(wù)品質(zhì)，實現(xiàn)經(jīng)濟效益與社會效益的統(tǒng)一。在滿足參會人員需求的同時，注重安全生產(chǎn)與成本控制，通過有效的績效考核，激勵相關(guān)人員提供優(yōu)質(zhì)的茶歇服務(wù)。二、適用范圍本辦法適用于酒店公司內(nèi)部組織的各類會議，包括但不限于部門例會、管理層會議、跨部門協(xié)作會議、員工培訓(xùn)會議等，以及接待外部客戶、合作伙伴等的商務(wù)會議。涵蓋酒店公司全體員工以及參與會議的外部客戶、合作伙伴等人員。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.行政部門行政部門作為會議茶歇的統(tǒng)籌管理部門，負(fù)責(zé)整體的規(guī)劃與協(xié)調(diào)工作。具體職責(zé)包括：根據(jù)會議需求制定茶歇預(yù)算，審核茶歇供應(yīng)商資質(zhì)，確定茶歇的種類、標(biāo)準(zhǔn)與供應(yīng)方式；監(jiān)督茶歇服務(wù)的執(zhí)行情況，收集參會人員對茶歇的反饋意見，并據(jù)此進行優(yōu)化調(diào)整；與其他部門溝通協(xié)調(diào)，確保茶歇服務(wù)與會議流程緊密配合，不影響會議的正常進行。2.財務(wù)部門財務(wù)部門負(fù)責(zé)對會議茶歇費用進行核算與監(jiān)管。嚴(yán)格按照預(yù)算對茶歇費用進行審核報銷，確保費用支出合理合規(guī)；定期對茶歇費用進行統(tǒng)計分析，為成本控制提供數(shù)據(jù)支持，協(xié)助行政部門優(yōu)化茶歇預(yù)算。3.采購部門采購部門負(fù)責(zé)茶歇食材、飲品及相關(guān)用品的采購工作。依據(jù)行政部門確定的茶歇標(biāo)準(zhǔn)與要求，篩選優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，進行采購談判，確保所采購的物品質(zhì)量可靠、價格合理；嚴(yán)格把控采購流程，確保食品安全與質(zhì)量，監(jiān)督供應(yīng)商按時供貨。4.餐飲部門餐飲部門承擔(dān)會議茶歇的制作與現(xiàn)場服務(wù)工作。按照既定的茶歇標(biāo)準(zhǔn)和菜單進行精心制作，保證茶歇的品質(zhì)與口感；在會議現(xiàn)場提供專業(yè)、周到的服務(wù)，及時補充茶歇食品與飲品，維護茶歇區(qū)域的整潔衛(wèi)生；根據(jù)實際情況，對茶歇的制作與服務(wù)提出改進建議。四、管理內(nèi)容與流程1.茶歇預(yù)算編制行政部門每年根據(jù)公司的會議計劃和過往茶歇費用支出情況，結(jié)合市場物價波動，制定年度會議茶歇預(yù)算。預(yù)算應(yīng)明確不同類型會議的茶歇標(biāo)準(zhǔn)，如內(nèi)部普通會議、重要商務(wù)會議等的人均茶歇費用標(biāo)準(zhǔn)。預(yù)算編制過程中需充分考慮經(jīng)濟效益，在滿足參會人員需求的前提下，合理控制成本。2.供應(yīng)商選擇與管理采購部門通過市場調(diào)研、供應(yīng)商推薦等方式，收集潛在茶歇供應(yīng)商信息。對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格等方面進行綜合評估，選擇至少三家符合要求的供應(yīng)商列入公司的供應(yīng)商名錄。與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利義務(wù)，包括產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格、交貨時間、售后服務(wù)等內(nèi)容。定期對供應(yīng)商進行考核，根據(jù)考核結(jié)果決定是否繼續(xù)合作。3.茶歇預(yù)訂流程會議組織者在會議安排確定后，提前[X]個工作日向行政部門提交會議茶歇預(yù)訂申請，注明會議時間、地點、參會人數(shù)、會議類型等信息。行政部門根據(jù)申請，結(jié)合會議類型和預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)，確定茶歇的具體內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)，并通知采購部門進行采購。采購部門按照既定流程向選定的供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，確保供應(yīng)商按時按質(zhì)供應(yīng)茶歇所需物品。4.茶歇制作與準(zhǔn)備餐飲部門根據(jù)行政部門確定的茶歇標(biāo)準(zhǔn)和菜單，進行食材的采購、加工與制作。嚴(yán)格遵守食品安全標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)程，確保茶歇的質(zhì)量與安全。在會議開始前[X]小時，將制作好的茶歇擺放在指定的會議茶歇區(qū)域，并進行精心布置，營造舒適、美觀的環(huán)境。準(zhǔn)備好相應(yīng)的餐具、飲品設(shè)備等，并確保設(shè)備正常運行。5.茶歇現(xiàn)場服務(wù)會議期間，餐飲部門安排專人負(fù)責(zé)茶歇區(qū)域的服務(wù)工作。及時為參會人員提供飲品和食品，主動詢問需求，確保參會人員能夠隨時享用到茶歇服務(wù)。定時對茶歇區(qū)域進行清理，保持環(huán)境整潔衛(wèi)生，及時補充消耗的食品和飲品，保證茶歇供應(yīng)的持續(xù)性。注意觀察參會人員對茶歇的反饋，如有特殊需求或問題，及時協(xié)調(diào)解決。6.茶歇費用結(jié)算會議結(jié)束后，采購部門收集供應(yīng)商提供的發(fā)票、送貨清單等相關(guān)憑證，與行政部門核對茶歇實際使用情況和費用明細(xì)。財務(wù)部門對費用進行審核，確保費用支出符合預(yù)算和相關(guān)規(guī)定后，按照公司的財務(wù)流程進行報銷結(jié)算。定期對茶歇費用進行統(tǒng)計分析，為后續(xù)的預(yù)算調(diào)整和成本控制提供依據(jù)。五、權(quán)利與義務(wù)1.參會人員的權(quán)利與義務(wù)權(quán)利：有權(quán)按照會議安排享受相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)的茶歇服務(wù)，對茶歇的質(zhì)量、種類、服務(wù)等方面提出合理的意見和建議；在會議期間，可根據(jù)自身需求自由取用茶歇食品和飲品。義務(wù)：遵守會議茶歇區(qū)域的秩序，文明取用茶歇，避免浪費；尊重茶歇服務(wù)人員的勞動成果，不得故意刁難或破壞茶歇設(shè)施和環(huán)境。2.酒店公司員工的權(quán)利與義務(wù)權(quán)利：參與會議茶歇相關(guān)制度的制定與討論，提出改進建議；在符合公司規(guī)定的情況下，按照工作需要使用會議茶歇資源。義務(wù)：嚴(yán)格遵守會議茶歇管理辦法的各項規(guī)定，積極配合相關(guān)部門的工作；及時反饋會議茶歇服務(wù)過程中出現(xiàn)的問題，共同維護良好的會議環(huán)境。3.供應(yīng)商的權(quán)利與義務(wù)權(quán)利：按照合同約定獲取相應(yīng)的貨款；在提供符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的產(chǎn)品和服務(wù)的前提下，有權(quán)對不合理的要求提出異議。義務(wù)：嚴(yán)格按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格、交貨時間等條款提供茶歇食材、飲品及相關(guān)用品；對產(chǎn)品質(zhì)量負(fù)責(zé)，如出現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)及時采取補救措施；保守酒店公司的商業(yè)秘密，不得泄露相關(guān)信息。六、監(jiān)督與考核機制1.監(jiān)督機制行政部門定期對會議茶歇服務(wù)進行現(xiàn)場監(jiān)督，檢查茶歇的質(zhì)量、供應(yīng)情況以及服務(wù)人員的工作態(tài)度和服務(wù)質(zhì)量。設(shè)立意見反饋渠道，鼓勵參會人員對會議茶歇服務(wù)進行評價和反饋，行政部門及時收集整理反饋信息，并對存在的問題進行調(diào)查處理。財務(wù)部門對茶歇費用的支出進行全程監(jiān)督，確保費用使用合規(guī)、透明，防止浪費和違規(guī)支出。2.績效考核行政部門制定會議茶歇服務(wù)績效考核指標(biāo)，包括茶歇質(zhì)量滿意度、供應(yīng)及時性、服務(wù)態(tài)度等方面。對餐飲部門、采購部門等相關(guān)部門和人員進行定期考核，考核結(jié)果與個人績效獎金、晉升等掛鉤。餐飲部門的績效考核重點在于茶歇的制作質(zhì)量、口味、食品安全等方面；采購部門的考核主要圍繞供應(yīng)商管理、采購成本控制、物資供應(yīng)及時性等指標(biāo)。根據(jù)績效考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進行表彰和獎勵，對存在問題的部門和個人提出整改要求，督促其改進工作。七、附則1.本辦法自發(fā)布之日起生效實施，如