酒店公司采購員紀(jì)律規(guī)章

一、總則1.目的為加強(qiáng)本酒店公司采購管理，規(guī)范采購行為，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，提高采購效率，確保酒店公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的正常開展，特制定本規(guī)章。2.依據(jù)本規(guī)章依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及本酒店公司的企業(yè)文化、經(jīng)營理念制定。3.宗旨秉持“優(yōu)質(zhì)、高效、誠信、共贏”的經(jīng)營理念，以滿足酒店運(yùn)營需求為導(dǎo)向，遵循公平、公正、公開的原則，在采購過程中注重社會效益與經(jīng)濟(jì)效益的平衡，實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置。二、適用范圍本規(guī)章適用于酒店公司全體采購人員，以及涉及采購相關(guān)業(yè)務(wù)的部門和人員。同時(shí)，與本酒店公司有采購業(yè)務(wù)往來的供應(yīng)商也應(yīng)遵循本規(guī)章的相關(guān)要求。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.采購部門-采購經(jīng)理-全面負(fù)責(zé)采購部門的日常管理工作，制定采購計(jì)劃與預(yù)算，并監(jiān)督執(zhí)行。-建立和維護(hù)與供應(yīng)商的良好合作關(guān)系，拓展優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商資源。-審核采購合同，把控采購風(fēng)險(xiǎn)，確保采購活動(dòng)符合公司規(guī)定和法律法規(guī)。-對采購人員進(jìn)行績效考核與培訓(xùn)，提升團(tuán)隊(duì)整體業(yè)務(wù)水平。-采購專員-根據(jù)各部門需求，具體執(zhí)行采購任務(wù)，進(jìn)行市場調(diào)研，尋找合適的供應(yīng)商并進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)。-起草采購合同，跟進(jìn)采購訂單的執(zhí)行情況，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。-負(fù)責(zé)采購物資的驗(yàn)收工作，對不合格品及時(shí)進(jìn)行處理。-整理采購相關(guān)文件和資料，建立采購檔案。2.需求部門-提出采購需求，明確采購物資或服務(wù)的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等詳細(xì)信息。-協(xié)助采購部門進(jìn)行供應(yīng)商的評估和選擇，參與采購合同的審核。-負(fù)責(zé)采購物資的使用和驗(yàn)收，及時(shí)反饋使用過程中的問題。3.財(cái)務(wù)部門-審核采購預(yù)算和采購合同中的財(cái)務(wù)條款，確保采購資金的合理使用。-負(fù)責(zé)采購款項(xiàng)的支付審核與結(jié)算工作，監(jiān)控采購成本。-協(xié)助采購部門進(jìn)行采購成本分析和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)評估。4.審計(jì)部門-對采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性、采購價(jià)格的合理性以及采購合同的執(zhí)行情況。-發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改建議，防范采購風(fēng)險(xiǎn)。四、管理內(nèi)容與流程1.采購需求管理-需求部門應(yīng)根據(jù)酒店運(yùn)營計(jì)劃和實(shí)際需求，填寫《采購需求申請表》，詳細(xì)注明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。-《采購需求申請表》需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交至采購部門。-采購部門對各需求部門提交的采購需求進(jìn)行匯總和分析，結(jié)合庫存情況，編制月度、季度和年度采購計(jì)劃。2.供應(yīng)商管理-供應(yīng)商開發(fā)采購人員通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、展會等，建立供應(yīng)商信息庫。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，評估其生產(chǎn)能力、質(zhì)量保證、價(jià)格水平、信譽(yù)等方面的情況，確定合格供應(yīng)商名單。-供應(yīng)商評估定期對現(xiàn)有供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予更多合作機(jī)會，對于不合格供應(yīng)商及時(shí)進(jìn)行淘汰。-供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)采購人員應(yīng)與供應(yīng)商保持良好的溝通，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況，協(xié)調(diào)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。定期與供應(yīng)商進(jìn)行業(yè)務(wù)交流，共同探討降低成本、提高質(zhì)量的方法。3.采購流程-詢價(jià)與比價(jià)采購專員根據(jù)采購需求，向合格供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，獲取供應(yīng)商的報(bào)價(jià)。對多家供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較，分析價(jià)格差異原因，選擇性價(jià)比最高的供應(yīng)商。-議價(jià)與合同簽訂采購專員與選定的供應(yīng)商進(jìn)行議價(jià)，爭取更有利的采購價(jià)格、交貨期、付款方式等條款。議價(jià)達(dá)成一致后，起草采購合同，合同內(nèi)容應(yīng)包括雙方的權(quán)利義務(wù)、產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購合同需經(jīng)采購經(jīng)理審核、法務(wù)部門審查后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批簽字，方可與供應(yīng)商簽訂。-訂單執(zhí)行與跟蹤采購合同簽訂后，采購專員向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度和發(fā)貨情況，如發(fā)現(xiàn)可能影響交貨期的問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)解決。-驗(yàn)收與入庫采購物資到貨后，采購專員通知需求部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員按照合同要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進(jìn)行檢驗(yàn)。驗(yàn)收合格的物資辦理入庫手續(xù)，錄入庫存管理系統(tǒng)；驗(yàn)收不合格的物資，采購專員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其采取換貨、補(bǔ)貨、退貨等措施。-付款與結(jié)算采購物資驗(yàn)收合格入庫后，采購專員整理相關(guān)發(fā)票、入庫單等憑證，提交至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門審核無誤后，按照合同約定的付款方式和付款時(shí)間進(jìn)行付款結(jié)算。五、權(quán)利與義務(wù)1.采購人員權(quán)利-有權(quán)根據(jù)工作需要，獲取與采購相關(guān)的信息和資料，包括需求部門的采購需求、供應(yīng)商信息等。-在采購過程中，有權(quán)自主選擇供應(yīng)商，進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)等工作，以爭取最有利的采購條件。-對不合理的采購需求或干涉采購工作的行為，有權(quán)提出異議，并向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。2.采購人員義務(wù)-嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，廉潔自律，不得接受供應(yīng)商的賄賂、回扣等不正當(dāng)利益。-認(rèn)真履行工作職責(zé)，確保采購工作的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和有效性，保證采購物資的質(zhì)量和供應(yīng)。-保守公司的商業(yè)秘密，不得泄露采購信息、供應(yīng)商信息等機(jī)密內(nèi)容。-積極參加公司組織的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動(dòng)，不斷提升自身業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。3.需求部門權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利有權(quán)要求采購部門及時(shí)采購符合需求的物資或服務(wù)，并對采購工作提出意見和建議。-義務(wù)準(zhǔn)確、及時(shí)地提出采購需求，配合采購部門進(jìn)行供應(yīng)商評估和采購合同審核，參與采購物資的驗(yàn)收工作。4.供應(yīng)商權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利有權(quán)獲取公平的采購機(jī)會，按照合同約定獲得相應(yīng)的貨款支付。-義務(wù)按照合同要求提供合格的物資或服務(wù)，按時(shí)交貨，提供良好的售后服務(wù)。遵守本酒店公司的采購規(guī)定，不得進(jìn)行不正當(dāng)競爭行為。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-審計(jì)部門定期對采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購流程的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況以及采購成本的控制情況。-設(shè)立舉報(bào)郵箱和舉報(bào)電話，接受公司內(nèi)部員工和供應(yīng)商的監(jiān)督舉報(bào)，對于違規(guī)行為及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理。-采購部門內(nèi)部建立相互監(jiān)督機(jī)制，采購人員之間應(yīng)相互監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告。2.考核機(jī)制-采購人員績效考核制定采購人員績效考核指標(biāo)體系，包括采購任務(wù)完成率、采購成本控制率、物資質(zhì)量合格率、供應(yīng)商滿意度等指標(biāo)。定期對采購人員進(jìn)行績效考核，考核結(jié)果與薪酬、晉升、獎(jiǎng)勵(lì)等掛鉤。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的采購人員給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對于考核不稱職的采購人員進(jìn)行培訓(xùn)或調(diào)整崗位。-供應(yīng)商考核建立供應(yīng)商考核評價(jià)體系，對供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行量化考核。根據(jù)考核結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行獎(jiǎng)懲，如增加或減少采購份額、暫?；蚪K止合作等。