酒店公司活動(dòng)記錄管理規(guī)定

一、總則本規(guī)定旨在加強(qiáng)酒店公司活動(dòng)記錄的管理，確保活動(dòng)信息的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，為公司的決策制定、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)以及文化傳承提供有力支持。通過規(guī)范活動(dòng)記錄的管理流程，提高公司內(nèi)部溝通效率，促進(jìn)各部門之間的協(xié)作，同時(shí)也有助于提升公司的整體管理水平，更好地踐行公司的企業(yè)文化和經(jīng)營理念。本規(guī)定依據(jù)酒店公司的實(shí)際運(yùn)營情況以及行業(yè)特點(diǎn)制定，遵循國家相關(guān)法律法規(guī)以及企業(yè)管理的一般原則。二、適用范圍本規(guī)定適用于酒店公司全體員工在執(zhí)行公司各類活動(dòng)過程中的記錄管理工作，包括但不限于公司組織的會(huì)議、培訓(xùn)、營銷活動(dòng)、團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)、公益活動(dòng)等。同時(shí)，對(duì)于涉及與客戶共同參與的活動(dòng)，在不違反客戶隱私保護(hù)等相關(guān)規(guī)定的前提下，同樣適用本規(guī)定進(jìn)行記錄管理。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.行政部門行政部門作為活動(dòng)記錄管理的統(tǒng)籌部門，負(fù)責(zé)制定和完善活動(dòng)記錄管理規(guī)定，并監(jiān)督各部門的執(zhí)行情況。同時(shí)，行政部門負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔公司級(jí)重要活動(dòng)的記錄資料，確保資料的完整性和規(guī)范性。此外，行政部門還需對(duì)各部門活動(dòng)記錄管理工作進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高整體管理水平。2.各部門各部門負(fù)責(zé)本部門組織或參與活動(dòng)的記錄工作，指定專人負(fù)責(zé)活動(dòng)記錄的收集、整理和初步審核。確保記錄內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確地反映活動(dòng)的實(shí)際情況，并按照規(guī)定的時(shí)間和格式將活動(dòng)記錄提交給行政部門。各部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門活動(dòng)記錄的質(zhì)量和及時(shí)性負(fù)責(zé)。3.信息技術(shù)部門信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)搭建和維護(hù)活動(dòng)記錄管理的信息化平臺(tái)，確保平臺(tái)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。為活動(dòng)記錄的存儲(chǔ)、檢索和共享提供技術(shù)支持，優(yōu)化記錄管理流程，提高工作效率。同時(shí)，配合行政部門對(duì)平臺(tái)使用進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，保障員工能夠熟練運(yùn)用平臺(tái)進(jìn)行活動(dòng)記錄管理。四、管理內(nèi)容與流程1.活動(dòng)記錄的內(nèi)容要求-基本信息：包括活動(dòng)名稱、活動(dòng)時(shí)間、活動(dòng)地點(diǎn)、活動(dòng)組織者、參與人員名單等。-活動(dòng)目的：簡要闡述活動(dòng)舉辦的初衷和預(yù)期達(dá)到的目標(biāo)。-活動(dòng)流程：詳細(xì)記錄活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括開場致辭、主要議程、互動(dòng)環(huán)節(jié)、總結(jié)發(fā)言等內(nèi)容，如有重要決策或討論結(jié)果，需重點(diǎn)記錄。-活動(dòng)成果：記錄活動(dòng)所取得的實(shí)際成果，如達(dá)成的業(yè)務(wù)目標(biāo)、客戶反饋、員工收獲等。-活動(dòng)照片與視頻：如有條件，應(yīng)收集與活動(dòng)相關(guān)的照片和視頻資料，以直觀展示活動(dòng)現(xiàn)場情況。照片需標(biāo)注拍攝時(shí)間、地點(diǎn)和關(guān)鍵人物，視頻需進(jìn)行簡要文字說明。-其他資料：與活動(dòng)相關(guān)的文件、報(bào)告、宣傳資料等也應(yīng)作為活動(dòng)記錄的一部分進(jìn)行保存。2.活動(dòng)記錄的記錄方式-紙質(zhì)記錄：對(duì)于一些小型活動(dòng)或不便于使用電子設(shè)備記錄的情況，可以采用紙質(zhì)記錄方式。記錄人員應(yīng)使用規(guī)范的記錄表格，字跡清晰、內(nèi)容完整。記錄完成后，需由活動(dòng)組織者或負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。-電子記錄：鼓勵(lì)采用電子記錄方式，利用公司內(nèi)部的辦公軟件、項(xiàng)目管理工具或?qū)ｉT的活動(dòng)記錄管理平臺(tái)進(jìn)行記錄。電子記錄應(yīng)具備可編輯、可檢索、可共享的特點(diǎn)，方便后續(xù)的整理和查閱。記錄人員需定期對(duì)電子記錄進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.活動(dòng)記錄的提交流程-活動(dòng)結(jié)束后：活動(dòng)組織者或指定的記錄人員應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，完成活動(dòng)記錄的初步整理工作，并提交給本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。-部門審核：部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在收到活動(dòng)記錄后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審核。審核內(nèi)容包括記錄的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等方面。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)反饋給記錄人員進(jìn)行修改。-提交行政部門：經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過的活動(dòng)記錄，由部門指定人員在審核通過后的[X]個(gè)工作日內(nèi)提交給行政部門。行政部門對(duì)提交的活動(dòng)記錄進(jìn)行再次審核，對(duì)于不符合要求的記錄，返回相關(guān)部門重新整理提交。4.活動(dòng)記錄的存儲(chǔ)與歸檔-存儲(chǔ)方式：行政部門對(duì)審核通過的活動(dòng)記錄進(jìn)行分類存儲(chǔ)，可按照活動(dòng)類型、時(shí)間順序等進(jìn)行分類。同時(shí)，將活動(dòng)記錄存儲(chǔ)在公司內(nèi)部的服務(wù)器或云端存儲(chǔ)平臺(tái)上，確保數(shù)據(jù)的安全性和可訪問性。-歸檔要求：每年年末，行政部門對(duì)全年的活動(dòng)記錄進(jìn)行歸檔整理，形成年度活動(dòng)記錄檔案。檔案應(yīng)包括紙質(zhì)檔案和電子檔案，紙質(zhì)檔案應(yīng)裝訂成冊，電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)。歸檔后的活動(dòng)記錄應(yīng)便于查閱和檢索，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-獲取信息權(quán)：員工有權(quán)根據(jù)工作需要，在遵守公司規(guī)定的前提下，查閱與自己參與活動(dòng)相關(guān)的記錄資料，以便更好地了解活動(dòng)情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。-提出建議權(quán)：員工對(duì)于活動(dòng)記錄管理工作有提出改進(jìn)建議的權(quán)利。如發(fā)現(xiàn)記錄管理流程存在不合理之處或有更好的記錄方法，可向行政部門或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提出建議。-培訓(xùn)需求權(quán)：員工有權(quán)要求公司提供與活動(dòng)記錄管理相關(guān)的培訓(xùn)，以提升自身的記錄管理能力和水平，更好地完成工作任務(wù)。2.員工義務(wù)-如實(shí)記錄義務(wù)：參與活動(dòng)記錄工作的員工有義務(wù)如實(shí)、準(zhǔn)確地記錄活動(dòng)情況，不得篡改、偽造活動(dòng)記錄內(nèi)容。-及時(shí)提交義務(wù)：員工應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和格式要求，及時(shí)提交活動(dòng)記錄，確保活動(dòng)記錄的及時(shí)性和完整性。-保密義務(wù)：員工對(duì)于在活動(dòng)記錄過程中獲取的公司機(jī)密信息、客戶信息等負(fù)有保密義務(wù)，不得泄露給無關(guān)人員。3.公司權(quán)利-審核權(quán)：公司有權(quán)對(duì)員工提交的活動(dòng)記錄進(jìn)行審核，確保記錄內(nèi)容符合公司規(guī)定和實(shí)際情況。對(duì)于不符合要求的記錄，公司有權(quán)要求員工進(jìn)行修改或重新提交。-使用權(quán)：公司有權(quán)根據(jù)工作需要，使用活動(dòng)記錄資料進(jìn)行數(shù)據(jù)分析、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、宣傳推廣等工作，以提升公司的管理水平和經(jīng)濟(jì)效益。-監(jiān)督檢查權(quán)：公司有權(quán)對(duì)各部門的活動(dòng)記錄管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并督促整改，確?；顒?dòng)記錄管理工作的規(guī)范執(zhí)行。4.公司義務(wù)-提供支持義務(wù)：公司應(yīng)為員工的活動(dòng)記錄工作提供必要的支持，包括提供記錄工具、培訓(xùn)機(jī)會(huì)、存儲(chǔ)空間等，確保員工能夠順利完成活動(dòng)記錄工作。-保護(hù)員工權(quán)益義務(wù)：公司應(yīng)保護(hù)員工在活動(dòng)記錄工作中的合法權(quán)益，對(duì)于因履行記錄義務(wù)而受到不公正對(duì)待的員工，公司應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，維護(hù)員工的正當(dāng)權(quán)益。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-定期檢查：行政部門定期對(duì)各部門的活動(dòng)記錄管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括記錄的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性以及提交的及時(shí)性等方面。檢查周期為每季度一次，檢查結(jié)果以書面形式反饋給各部門。-不定期抽查：除定期檢查外，行政部門還將進(jìn)行不定期抽查，以確保各部門時(shí)刻保持對(duì)活動(dòng)記錄管理工作的重視。抽查結(jié)果同樣記錄在案，并作為部門和員工績效考核的依據(jù)之一。-內(nèi)部審計(jì)：公司內(nèi)部審計(jì)部門將定期對(duì)活動(dòng)記錄管理工作進(jìn)行審計(jì)，審查活動(dòng)記錄的真實(shí)性、合規(guī)性以及管理流程的有效性。對(duì)于審計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)的問題，提出整改建議，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.考核機(jī)制-部門考核：將活動(dòng)記錄管理工作納入部門績效考核體系，占部門績效總分的[X]%。考核指標(biāo)包括活動(dòng)記錄的提交及時(shí)率、準(zhǔn)確率、完整性等方面。根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的部門進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)未達(dá)標(biāo)的部門進(jìn)行督促整改，并在績效獎(jiǎng)金分配上予以體現(xiàn)。-員工考核：對(duì)于參與活動(dòng)記錄工作的員工，將其工作表現(xiàn)納入個(gè)人績效考核體系?？己酥笜?biāo)包括記錄的質(zhì)量、提交的及時(shí)性、對(duì)記錄管理規(guī)定的遵守情況等方面。考核結(jié)果作為員工績效獎(jiǎng)金發(fā)放、晉升、評(píng)優(yōu)等的重要依據(jù)之一。七、附則1.本規(guī)定自發(fā)布之日起生效實(shí)施，如有未盡事宜，由行政部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。2.本規(guī)定應(yīng)根據(jù)公司的發(fā)展和實(shí)際運(yùn)營情況適時(shí)進(jìn)行調(diào)整和完善，以適應(yīng)不斷變化的管理需求。在修訂過程中，應(yīng)廣泛征求各部門和員工的意見和建議，確保規(guī)定的科學(xué)