重大項(xiàng)目質(zhì)保金申請流程及范本一、引言重大項(xiàng)目（如建筑工程、大型設(shè)備采購、系統(tǒng)集成等）的質(zhì)保金，是合同雙方為保障項(xiàng)目質(zhì)量而約定的質(zhì)量保證金，通常為合同價(jià)款的5%-10%（具體比例依行業(yè)慣例或合同約定）。質(zhì)保金的核心邏輯是：乙方（承包方/供應(yīng)商）在質(zhì)保期內(nèi)履行質(zhì)量保修義務(wù)，質(zhì)保期滿且項(xiàng)目無質(zhì)量問題后，甲方（發(fā)包方/采購方）退還該筆資金。對(duì)乙方而言，質(zhì)保金是項(xiàng)目資金的重要組成部分，及時(shí)、規(guī)范地完成申請流程，能有效降低資金占用成本；對(duì)甲方而言，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶徍肆鞒淌欠婪顿|(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)的最后一道防線。本文結(jié)合行業(yè)實(shí)踐，詳細(xì)梳理重大項(xiàng)目質(zhì)保金申請的標(biāo)準(zhǔn)化流程，并提供可直接套用的范本，助力企業(yè)規(guī)避糾紛、提高效率。二、重大項(xiàng)目質(zhì)保金申請流程詳解重大項(xiàng)目質(zhì)保金申請流程需遵循“材料準(zhǔn)備—內(nèi)部審批—外部審核—款項(xiàng)支付—檔案留存”的邏輯，具體步驟如下：（一）前期準(zhǔn)備：材料收集與核查核心目標(biāo)：證明“質(zhì)保期已滿+項(xiàng)目無質(zhì)量問題+乙方履行了質(zhì)保義務(wù)”。需收集的材料清單（以建筑工程為例）：1.基礎(chǔ)合同文件：項(xiàng)目合同原件（重點(diǎn)核對(duì)“質(zhì)保金條款”，包括質(zhì)保期期限、比例、退還條件、利息約定等）；2.項(xiàng)目驗(yàn)收資料：項(xiàng)目竣工驗(yàn)收報(bào)告（需甲方、監(jiān)理單位、乙方共同簽字蓋章）、分項(xiàng)工程驗(yàn)收記錄、竣工備案證明（若有）；3.質(zhì)保期履行證據(jù)：質(zhì)保期內(nèi)的維修記錄（需甲方簽字確認(rèn)）、定期巡檢報(bào)告、甲方出具的“無質(zhì)量投訴”證明；4.質(zhì)保期滿證明：甲方或監(jiān)理單位出具的“質(zhì)保期屆滿”確認(rèn)函（模板見下文）；5.其他材料：合同變更協(xié)議（若有質(zhì)保金條款調(diào)整）、乙方營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（加蓋公章）、收款賬戶信息（需與合同一致）。注意：所有材料需核查真實(shí)性與完整性，如驗(yàn)收報(bào)告需有甲方鮮章、維修記錄需有甲方代表簽字，避免因材料瑕疵導(dǎo)致審核延誤。（二）申請?zhí)峤唬阂?guī)范形式與渠道1.申請文件編制：將上述材料整理成冊，標(biāo)注頁碼、附上目錄（示例：“1.合同復(fù)印件；2.竣工驗(yàn)收報(bào)告；3.質(zhì)保期維修記錄；4.質(zhì)保期滿證明”），封面注明“[項(xiàng)目名稱]質(zhì)保金申請材料”。2.申請表格填寫：填寫《質(zhì)保金申請表》（模板見下文），確保項(xiàng)目名稱、合同編號(hào)、質(zhì)保金金額等信息與合同一致，加蓋乙方公章。3.提交渠道：按合同約定的方式提交（如書面送達(dá)甲方項(xiàng)目部門、通過甲方電子采購平臺(tái)上傳、郵寄至甲方指定地址），并保留提交憑證（如簽收記錄、平臺(tái)上傳截圖、快遞底單）。（三）內(nèi)部審核：企業(yè)內(nèi)部合規(guī)管控乙方需通過內(nèi)部審批流程確認(rèn)申請的合法性與準(zhǔn)確性，避免因內(nèi)部疏漏導(dǎo)致外部審核失敗。常見審批節(jié)點(diǎn)：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人：確認(rèn)項(xiàng)目質(zhì)保期已屆滿、質(zhì)保義務(wù)已履行、無未解決的質(zhì)量問題；財(cái)務(wù)部門：核對(duì)質(zhì)保金金額（合同價(jià)款×約定比例）、確認(rèn)合同價(jià)款已結(jié)算完畢、收款賬戶信息無誤；法務(wù)部門：審查申請材料的合法性（如驗(yàn)收報(bào)告是否符合法律規(guī)定、質(zhì)保期滿證明是否有甲方有效簽章）、規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)（如材料造假可能導(dǎo)致的違約責(zé)任）。（四）外部審核：甲方/監(jiān)理單位確認(rèn)甲方收到申請后，會(huì)組織項(xiàng)目部門、監(jiān)理單位（若有）對(duì)材料進(jìn)行審核，重點(diǎn)核查以下內(nèi)容：1.質(zhì)保期是否屆滿：核對(duì)合同約定的質(zhì)保期起止日期（如“自項(xiàng)目竣工驗(yàn)收合格之日起24個(gè)月”），確認(rèn)申請時(shí)已超過該期限；2.質(zhì)量問題是否解決：檢查質(zhì)保期內(nèi)甲方是否提出過質(zhì)量投訴、乙方是否已完成整改（如維修記錄是否有甲方確認(rèn)）；3.質(zhì)保義務(wù)是否履行：核實(shí)乙方是否按合同約定提供了質(zhì)保服務(wù)（如定期維護(hù)、零部件更換）；4.材料是否齊全：確認(rèn)申請材料是否覆蓋合同約定的所有要求（如某些項(xiàng)目要求提供第三方檢測報(bào)告）。結(jié)果處理：審核通過：甲方出具《質(zhì)保金支付確認(rèn)函》（或在申請表上簽署“同意支付”意見）；審核不通過：甲方會(huì)書面告知乙方需整改的問題（如“需補(bǔ)充202X年X月的維修記錄”“質(zhì)保期未屆滿”），乙方需整改后重新提交。（五）款項(xiàng)支付：按合同約定執(zhí)行1.支付條件：甲方審核通過后，按合同約定的支付時(shí)間（如“審核通過后15個(gè)工作日內(nèi)”）支付質(zhì)保金。2.支付方式：按合同約定的方式（如銀行轉(zhuǎn)賬、電子支付）支付，乙方需提供有效的收款賬戶信息（賬戶名稱需與乙方營業(yè)執(zhí)照一致）。3.憑證管理：乙方收到質(zhì)保金后，需向甲方開具收據(jù)（或發(fā)票，依合同約定），并保留銀行到賬憑證；甲方需保留支付憑證（如轉(zhuǎn)賬記錄），作為財(cái)務(wù)入賬依據(jù)。（六）資料歸檔：留存?zhèn)洳橐曳叫鑼⒁韵虏牧险須w檔，保存期限至少為質(zhì)保期結(jié)束后2年（或按企業(yè)內(nèi)部檔案管理規(guī)定延長）：質(zhì)保金申請表及附件；甲方出具的《質(zhì)保期滿證明》《質(zhì)保金支付確認(rèn)函》；內(nèi)部審批記錄（如項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)、法務(wù)的簽字審批單）；支付憑證（銀行到賬記錄、收據(jù)/發(fā)票存根）；甲方審核過程中的溝通記錄（如整改通知、回復(fù)函）。三、重大項(xiàng)目質(zhì)保金申請范本以下范本為通用版本，企業(yè)可根據(jù)行業(yè)特點(diǎn)（如建筑工程、設(shè)備采購）調(diào)整內(nèi)容。（一）《質(zhì)保金申請表》模板[項(xiàng)目名稱]質(zhì)保金申請表致：[甲方名稱]我司（[乙方名稱]，統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：[代碼]）與貴司簽訂的《[合同名稱]》（合同編號(hào)：[編號(hào)]）項(xiàng)下項(xiàng)目，已按合同約定完成全部義務(wù)，現(xiàn)申請退還質(zhì)保金。項(xiàng)目信息詳情項(xiàng)目名稱[如“XX產(chǎn)業(yè)園一期工程”]合同編號(hào)[如“HT-202X-001”]甲方名稱[如“XX產(chǎn)業(yè)投資有限公司”]乙方名稱[如“XX建筑工程有限公司”]合同價(jià)款[如“人民幣壹仟萬元整（￥10,000,000.00）”]質(zhì)保金比例[如“5%”]質(zhì)保金金額[如“人民幣伍拾萬元整（￥500,000.00）”]質(zhì)保期起止日期[如“202X年1月1日至202X年12月31日”]申請理由本項(xiàng)目質(zhì)保期已屆滿（截至202X年12月31日），質(zhì)保期內(nèi)無質(zhì)量問題，我司已履行全部質(zhì)保義務(wù)，申請退還質(zhì)保金。附件清單：1.《[合同名稱]》復(fù)印件（加蓋公章）；2.《[項(xiàng)目名稱]竣工驗(yàn)收報(bào)告》（甲方、監(jiān)理單位、乙方簽字蓋章版）；3.《[項(xiàng)目名稱]質(zhì)保期滿證明》（甲方出具，加蓋公章）；4.《[項(xiàng)目名稱]質(zhì)保期維修記錄》（甲方代表簽字版）；5.乙方收款賬戶信息（賬戶名稱：[乙方名稱]；賬號(hào)：[賬號(hào)]；開戶行：[開戶行]）。申請單位（蓋章）：[乙方公章]法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：[姓名]日期：202X年X月X日聯(lián)系人：[姓名]聯(lián)系方式：[電話/郵箱]（二）《質(zhì)保期滿證明》模板[項(xiàng)目名稱]質(zhì)保期滿證明致：[乙方名稱]貴司與我司簽訂的《[合同名稱]》（合同編號(hào)：[編號(hào)]）項(xiàng)下[項(xiàng)目名稱]，質(zhì)保期為[起始日期]至[結(jié)束日期]，現(xiàn)質(zhì)保期已屆滿。經(jīng)我司核查，該項(xiàng)目在質(zhì)保期內(nèi)無質(zhì)量問題，貴司已履行合同約定的質(zhì)保義務(wù)（包括[具體義務(wù)，如“設(shè)備維修”“工程整改”]）。特此證明。甲方（蓋章）：[甲方名稱]日期：202X年X月X日聯(lián)系人：[姓名]聯(lián)系方式：[電話/郵箱]（三）《項(xiàng)目驗(yàn)收報(bào)告》模板（簡化版）[項(xiàng)目名稱]竣工驗(yàn)收報(bào)告驗(yàn)收時(shí)間：202X年X月X日驗(yàn)收地點(diǎn)：[項(xiàng)目現(xiàn)場]參與單位：甲方：[甲方名稱]（代表：[姓名]）乙方：[乙方名稱]（代表：[姓名]）監(jiān)理單位：[監(jiān)理名稱]（代表：[姓名]）驗(yàn)收內(nèi)容：1.項(xiàng)目是否按合同約定完成全部工程量/交付全部設(shè)備；2.工程質(zhì)量/設(shè)備性能是否符合國家規(guī)范及合同要求；3.竣工資料是否齊全（如施工圖紙、設(shè)備說明書、檢測報(bào)告）。驗(yàn)收結(jié)論：□合格□不合格（若不合格，需注明整改要求）簽字蓋章：甲方（蓋章）：__________代表（簽字）：__________日期：__________乙方（蓋章）：__________代表（簽字）：__________日期：__________監(jiān)理單位（蓋章）：__________代表（簽字）：__________日期：__________（四）《付款通知書》模板（甲方出具）質(zhì)保金付款通知書致：[乙方名稱]貴司提交的《[項(xiàng)目名稱]質(zhì)保金申請》（申請日期：202X年X月X日）已審核通過，我司將按以下信息支付質(zhì)保金：支付信息詳情項(xiàng)目名稱[如“XX產(chǎn)業(yè)園一期工程”]合同編號(hào)[如“HT-202X-001”]質(zhì)保金金額[如“人民幣伍拾萬元整（￥500,000.00）”]支付方式銀行轉(zhuǎn)賬收款賬戶信息賬戶名稱：[乙方名稱]；賬號(hào)：[賬號(hào)]；開戶行：[開戶行]支付日期202X年X月X日請貴司確認(rèn)收款賬戶信息無誤，如有變更，請于收到本通知后3個(gè)工作日內(nèi)書面告知我司。甲方（蓋章）：[甲方名稱]日期：202X年X月X日聯(lián)系人：[姓名]聯(lián)系方式：[電話/郵箱]四、申請過程中的關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）材料真實(shí)性與完整性嚴(yán)禁偽造或篡改材料（如驗(yàn)收報(bào)告、維修記錄），否則可能導(dǎo)致甲方拒絕支付質(zhì)保金，甚至承擔(dān)違約責(zé)任（如《民法典》第五百七十七條規(guī)定的“繼續(xù)履行、采取補(bǔ)救措施或者賠償損失”）；材料缺失需及時(shí)補(bǔ)充（如甲方要求提供“第三方檢測報(bào)告”，需盡快聯(lián)系檢測機(jī)構(gòu)出具），避免因材料不全導(dǎo)致審核停滯。（二）流程時(shí)效性管理按合同約定的時(shí)間提交申請（如“質(zhì)保期滿后30日內(nèi)”），逾期可能喪失申請權(quán)（如合同約定“逾期未申請的，視為放棄質(zhì)保金”）；跟蹤審核進(jìn)度（如每周向甲方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人詢問審核情況），若審核超時(shí)，需書面催告甲方（如發(fā)送《關(guān)于催促質(zhì)保金審核的函》），避免甲方拖延支付。（三）溝通機(jī)制建立與甲方項(xiàng)目部門、監(jiān)理單位保持密切溝通，及時(shí)解決審核中的問題（如甲方對(duì)“維修記錄”有異議，需提供補(bǔ)充證據(jù)證明維修已完成）；對(duì)于復(fù)雜項(xiàng)目（如大型工程），可召開“質(zhì)保金審核會(huì)議”，當(dāng)面溝通審核要點(diǎn)，提高審核效率。（四）法律風(fēng)險(xiǎn)防范簽訂合同時(shí)，明確質(zhì)保金的退還條件（如“質(zhì)保期屆滿且無質(zhì)量問題”）、期限（如“審核通過后15日內(nèi)支付”）、利息（如“按LPR計(jì)算利息”），避免歧義；若甲方拒絕支付質(zhì)保金（如無正當(dāng)理由拖延審核），可通過法律途徑維權(quán)（如向法院起訴、申請仲裁），但需保留好所有證據(jù)（如申請材料、審核記錄、催告函）。五、結(jié)語重大項(xiàng)目質(zhì)保金的申請流程，是乙方維護(hù)自身合法權(quán)益的重要環(huán)節(jié)，也是甲方保障項(xiàng)