醫(yī)院藥品采購(gòu)流程規(guī)范及內(nèi)部控制指南一、引言藥品采購(gòu)是醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)的核心環(huán)節(jié)之一，直接關(guān)系到患者用藥安全、醫(yī)療質(zhì)量提升及醫(yī)院運(yùn)營(yíng)成本控制。隨著醫(yī)療體制改革深化（如藥品集中采購(gòu)、醫(yī)保支付方式改革），醫(yī)院藥品采購(gòu)面臨更嚴(yán)格的合規(guī)要求與風(fēng)險(xiǎn)挑戰(zhàn)。規(guī)范采購(gòu)流程、構(gòu)建完善的內(nèi)部控制體系，既是保障藥品供應(yīng)的關(guān)鍵，也是防范舞弊、降低運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的必然選擇。本文結(jié)合《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》《藥品管理法》《醫(yī)療機(jī)構(gòu)藥品集中采購(gòu)工作規(guī)范》等法律法規(guī)，從流程標(biāo)準(zhǔn)化與內(nèi)部控制兩個(gè)維度，為醫(yī)院提供可操作的藥品采購(gòu)管理指南。二、藥品采購(gòu)流程規(guī)范藥品采購(gòu)流程需遵循“需求導(dǎo)向、合規(guī)優(yōu)先、效率兼顧”原則，涵蓋需求計(jì)劃、供應(yīng)商管理、采購(gòu)執(zhí)行、驗(yàn)收入庫(kù)、付款結(jié)算五大環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)需明確責(zé)任主體與操作標(biāo)準(zhǔn)。（一）需求計(jì)劃管理：精準(zhǔn)匹配臨床需求需求計(jì)劃是采購(gòu)的起點(diǎn)，需避免“盲目采購(gòu)”或“供應(yīng)短缺”。1.需求提出：臨床科室根據(jù)《藥品處方集》《基本藥物目錄》及臨床用藥需求，提交《藥品采購(gòu)申請(qǐng)表》（內(nèi)容包括藥品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)使用周期），由科室主任簽字確認(rèn)。2.審核優(yōu)化：藥學(xué)部門(mén)（藥劑科）負(fù)責(zé)審核需求的合理性：核對(duì)庫(kù)存臺(tái)賬，避免超量采購(gòu)（如某藥品庫(kù)存余額已滿足未來(lái)3個(gè)月用量，需核減申請(qǐng)數(shù)量）；評(píng)估藥品有效性與經(jīng)濟(jì)性（如同一通用名有多個(gè)劑型，優(yōu)先選擇醫(yī)保目錄內(nèi)、性?xún)r(jià)比高的品種）；確認(rèn)是否符合醫(yī)院藥品目錄（非目錄藥品需先通過(guò)藥事管理與藥物治療學(xué)委員會(huì)審批）。3.審批執(zhí)行：審核后的需求計(jì)劃提交醫(yī)院采購(gòu)委員會(huì)（或分管副院長(zhǎng)）審批，審批通過(guò)后納入年度/季度采購(gòu)預(yù)算。（二）供應(yīng)商管理：構(gòu)建優(yōu)質(zhì)供應(yīng)鏈供應(yīng)商資質(zhì)與信譽(yù)是藥品質(zhì)量的第一道防線，需建立“遴選-評(píng)估-淘汰”閉環(huán)管理機(jī)制。1.供應(yīng)商遴選：資質(zhì)要求：需提供《營(yíng)業(yè)執(zhí)照》《藥品經(jīng)營(yíng)許可證》《GSP認(rèn)證證書(shū)》《藥品生產(chǎn)許可證》（生產(chǎn)企業(yè)）、產(chǎn)品注冊(cè)證及授權(quán)委托書(shū)（代理企業(yè)）；能力評(píng)估：考察供應(yīng)商的供貨能力（如產(chǎn)能、配送時(shí)效）、質(zhì)量控制體系（如出廠檢驗(yàn)流程）及服務(wù)水平（如退換貨響應(yīng)時(shí)間）；合規(guī)性審查：核查供應(yīng)商是否納入“藥品采購(gòu)不良記錄”（如因質(zhì)量問(wèn)題被監(jiān)管部門(mén)通報(bào)）。2.供應(yīng)商評(píng)估：每季度/年度對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)分，指標(biāo)包括：質(zhì)量指標(biāo)（如藥品抽檢合格率、投訴率）；交付指標(biāo)（如供貨及時(shí)率、訂單滿足率）；服務(wù)指標(biāo)（如退換貨處理時(shí)效、溝通響應(yīng)速度）；價(jià)格指標(biāo)（如市場(chǎng)價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力）。3.供應(yīng)商淘汰：對(duì)評(píng)分低于閾值（如60分）或存在嚴(yán)重違規(guī)行為（如提供虛假資質(zhì)、銷(xiāo)售假藥）的供應(yīng)商，納入“黑名單”，終止合作并向監(jiān)管部門(mén)報(bào)告。（三）采購(gòu)執(zhí)行：規(guī)范采購(gòu)方式與合同管理根據(jù)藥品類(lèi)別與采購(gòu)金額，選擇合適的采購(gòu)方式，確保公平、公正、公開(kāi)。1.采購(gòu)方式選擇：公開(kāi)招標(biāo)：適用于金額較大、通用性強(qiáng)的藥品（如抗生素、心血管藥物），需通過(guò)省級(jí)藥品集中采購(gòu)平臺(tái)實(shí)施，嚴(yán)格遵循“編制招標(biāo)文件-發(fā)布公告-開(kāi)標(biāo)評(píng)標(biāo)-定標(biāo)”流程；議價(jià)采購(gòu)：適用于獨(dú)家品種、專(zhuān)利藥品或緊急需求（如突發(fā)傳染病藥品），需邀請(qǐng)3家以上供應(yīng)商談判，對(duì)比價(jià)格、服務(wù)及供貨能力后確定；直接采購(gòu)：適用于小額、常用藥品（如消毒藥品、醫(yī)用輔料），可從已納入“合格供應(yīng)商名單”的企業(yè)直接采購(gòu)，簡(jiǎn)化流程但需定期審核。2.合同管理：合同需明確藥品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如符合《中國(guó)藥典》）、退換貨政策（如有效期內(nèi)破損可退換）及違約責(zé)任（如延遲供貨的違約金比例）；合同需經(jīng)醫(yī)院法律事務(wù)部門(mén)審核，避免條款歧義；建立合同臺(tái)賬，記錄合同簽訂、履行及變更情況（如價(jià)格調(diào)整需重新簽訂補(bǔ)充協(xié)議）。（四）驗(yàn)收與入庫(kù)：筑牢質(zhì)量防線驗(yàn)收是防止不合格藥品流入醫(yī)院的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，需由藥學(xué)部門(mén)獨(dú)立完成（避免采購(gòu)人員參與）。1.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：核對(duì)“三證”（供應(yīng)商資質(zhì)證、藥品注冊(cè)證、生產(chǎn)許可證）與“三單”（采購(gòu)訂單、送貨單、入庫(kù)單）的一致性；檢查藥品包裝（如是否有破損、污染、過(guò)期）、標(biāo)簽（如批號(hào)、有效期、生產(chǎn)廠家）及說(shuō)明書(shū)（如適應(yīng)癥、用法用量）；抽樣檢驗(yàn)：按《藥品質(zhì)量驗(yàn)收管理規(guī)范》抽取樣品（如每批次抽5%，最低不少于3件），送醫(yī)院檢驗(yàn)科或第三方機(jī)構(gòu)檢測(cè)（如抗生素的微生物限度檢查）。2.異常處理：若發(fā)現(xiàn)藥品質(zhì)量問(wèn)題（如過(guò)期、變質(zhì)），需立即拒絕入庫(kù)，填寫(xiě)《不合格藥品記錄表》，并通知供應(yīng)商在24小時(shí)內(nèi)退換貨；若供應(yīng)商無(wú)法及時(shí)退換貨，需啟動(dòng)備選供應(yīng)商預(yù)案，確保臨床用藥需求。3.入庫(kù)登記：驗(yàn)收合格后，由倉(cāng)庫(kù)管理人員登記庫(kù)存臺(tái)賬（如藥品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、批號(hào)、有效期、供應(yīng)商），并錄入醫(yī)院信息系統(tǒng)（HIS），更新庫(kù)存數(shù)據(jù)。（五）付款與結(jié)算：確保資金安全付款流程需與驗(yàn)收結(jié)果掛鉤，避免“先付款后驗(yàn)收”的風(fēng)險(xiǎn)。1.流程規(guī)范：供應(yīng)商提交發(fā)票（需與采購(gòu)合同、入庫(kù)單一致）、驗(yàn)收單（藥學(xué)部門(mén)簽字）、入庫(kù)單（倉(cāng)庫(kù)簽字）；財(cái)務(wù)部審核單據(jù)真實(shí)性（如發(fā)票真?zhèn)尾樵?xún)）、完整性（如是否遺漏簽字）；審核通過(guò)后，提交分管副院長(zhǎng)審批，審批通過(guò)后3個(gè)工作日內(nèi)通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬付款（避免現(xiàn)金支付）。2.資金監(jiān)控：建立付款臺(tái)賬，記錄付款時(shí)間、金額、供應(yīng)商及對(duì)應(yīng)合同；定期核對(duì)“應(yīng)付賬款”與“庫(kù)存臺(tái)賬”，避免虛列支出或資金占用。三、內(nèi)部控制體系構(gòu)建內(nèi)部控制是規(guī)范采購(gòu)流程的“防火墻”，需圍繞“風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別-控制活動(dòng)-監(jiān)督評(píng)價(jià)”構(gòu)建全流程管控體系。（一）控制目標(biāo)1.保證藥品質(zhì)量：確保采購(gòu)藥品符合國(guó)家藥品標(biāo)準(zhǔn)與臨床需求；2.降低采購(gòu)成本：通過(guò)規(guī)范流程與市場(chǎng)調(diào)研，優(yōu)化藥品價(jià)格；3.防范舞弊風(fēng)險(xiǎn)：避免采購(gòu)人員與供應(yīng)商串通、收受回扣等行為；4.確保合規(guī)性：符合《政府采購(gòu)法》《藥品管理法》等法律法規(guī)要求。（二）組織架構(gòu)設(shè)計(jì)1.采購(gòu)委員會(huì)：由院長(zhǎng)、分管副院長(zhǎng)、藥學(xué)部主任、采購(gòu)部主任、財(cái)務(wù)部主任、審計(jì)部主任組成，負(fù)責(zé)審批采購(gòu)計(jì)劃、定標(biāo)結(jié)果及重大采購(gòu)決策；2.執(zhí)行部門(mén)：藥學(xué)部：負(fù)責(zé)需求計(jì)劃審核、藥品驗(yàn)收與庫(kù)存管理；采購(gòu)部：負(fù)責(zé)供應(yīng)商遴選、采購(gòu)執(zhí)行與合同管理；財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)預(yù)算控制、付款審核與資金管理；審計(jì)部：負(fù)責(zé)采購(gòu)流程審計(jì)與風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。（三）制度體系建設(shè)1.基礎(chǔ)制度：《醫(yī)院藥品采購(gòu)管理制度》《供應(yīng)商遴選與評(píng)估辦法》《藥品驗(yàn)收管理規(guī)定》；2.流程制度：《藥品需求計(jì)劃審批流程》《采購(gòu)招標(biāo)操作指南》《付款結(jié)算流程》；3.風(fēng)險(xiǎn)管理制度：《藥品采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估細(xì)則》《舞弊行為舉報(bào)處理辦法》。（四）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與應(yīng)對(duì)1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別：定期（每年1次）識(shí)別采購(gòu)流程中的風(fēng)險(xiǎn)，如：供應(yīng)商資質(zhì)造假：導(dǎo)致采購(gòu)假藥；藥品質(zhì)量不合格：引發(fā)醫(yī)療糾紛；采購(gòu)價(jià)格虛高：增加醫(yī)院運(yùn)營(yíng)成本；流程舞弊：如采購(gòu)人員收受回扣。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估：采用“風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生概率×影響程度”矩陣，將風(fēng)險(xiǎn)分為“高、中、低”三級(jí)（如“供應(yīng)商資質(zhì)造假”為高風(fēng)險(xiǎn)）；3.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：高風(fēng)險(xiǎn)：采取“規(guī)避”策略（如嚴(yán)格審核供應(yīng)商資質(zhì)，拒絕與有不良記錄的企業(yè)合作）；中風(fēng)險(xiǎn)：采取“控制”策略（如加強(qiáng)驗(yàn)收環(huán)節(jié)，增加抽樣檢驗(yàn)比例）；低風(fēng)險(xiǎn)：采取“監(jiān)控”策略（如定期檢查庫(kù)存臺(tái)賬，避免積壓）。（五）控制活動(dòng)實(shí)施1.授權(quán)審批控制：明確各環(huán)節(jié)審批權(quán)限（如：需求計(jì)劃：科室主任→藥學(xué)部主任→采購(gòu)委員會(huì)；采購(gòu)招標(biāo)：采購(gòu)部主任→分管副院長(zhǎng)→采購(gòu)委員會(huì)；付款：財(cái)務(wù)部主任→分管副院長(zhǎng)）；2.不相容職務(wù)分離：采購(gòu)申請(qǐng)與審批分離（如科室申請(qǐng)由藥學(xué)部審核，避免科室自行采購(gòu)）；采購(gòu)執(zhí)行與驗(yàn)收分離（如采購(gòu)部負(fù)責(zé)招標(biāo)，藥學(xué)部負(fù)責(zé)驗(yàn)收，避免采購(gòu)人員干預(yù)驗(yàn)收結(jié)果）；驗(yàn)收與付款分離（如藥學(xué)部驗(yàn)收后，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)付款，避免驗(yàn)收人員與供應(yīng)商串通）；3.預(yù)算控制：采購(gòu)計(jì)劃需納入年度預(yù)算，超預(yù)算采購(gòu)需提交院長(zhǎng)辦公會(huì)審批；4.審計(jì)監(jiān)督：內(nèi)部審計(jì)：每季度對(duì)采購(gòu)流程進(jìn)行審計(jì)（如檢查合同是否規(guī)范、付款是否符合流程）；外部審計(jì)：每年邀請(qǐng)第三方機(jī)構(gòu)對(duì)藥品采購(gòu)進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)，重點(diǎn)核查價(jià)格合理性與質(zhì)量合規(guī)性。四、常見(jiàn)風(fēng)險(xiǎn)防范策略（一）供應(yīng)商資質(zhì)與信譽(yù)風(fēng)險(xiǎn)防范措施：建立供應(yīng)商“資質(zhì)檔案”（留存營(yíng)業(yè)執(zhí)照、許可證等復(fù)印件），定期通過(guò)“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢(xún)供應(yīng)商信用狀況；對(duì)新供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察（如參觀生產(chǎn)車(chē)間、倉(cāng)庫(kù)）。（二）藥品質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)防范措施：要求供應(yīng)商提供“藥品檢驗(yàn)報(bào)告”（每批次）；加強(qiáng)藥品追溯管理（通過(guò)“藥品電子監(jiān)管碼”查詢(xún)來(lái)源）；定期對(duì)庫(kù)存藥品進(jìn)行抽檢（如每季度抽10%的品種）。（三）采購(gòu)價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)防范措施：建立“藥品價(jià)格數(shù)據(jù)庫(kù)”（收集市場(chǎng)主流供應(yīng)商的價(jià)格信息），定期對(duì)比采購(gòu)價(jià)格與市場(chǎng)價(jià)格（如差異超過(guò)5%，需要求供應(yīng)商說(shuō)明原因）；參加省級(jí)藥品集中采購(gòu)平臺(tái)，通過(guò)批量采購(gòu)降低價(jià)格。（四）流程舞弊風(fēng)險(xiǎn)防范措施：建立“回避制度”（采購(gòu)人員與供應(yīng)商有親屬關(guān)系的，需回避）；定期輪崗（如采購(gòu)人員每2年輪換一次崗位）；建立“舉報(bào)機(jī)制”（設(shè)置匿名舉報(bào)箱、熱線電話），對(duì)舉報(bào)線索及時(shí)調(diào)查，查實(shí)后嚴(yán)肅處理（如開(kāi)除、移送司法機(jī)關(guān)）。（五）供應(yīng)鏈中斷風(fēng)險(xiǎn)防范措施：為關(guān)鍵藥品（如急救藥品、慢性病藥品）建立“備選供應(yīng)商名單”（如每個(gè)品種選擇2-3家供應(yīng)商）；與供應(yīng)商簽訂“應(yīng)急供貨協(xié)議”（如突發(fā)疫情時(shí)，供應(yīng)商需優(yōu)先保障醫(yī)院供貨）。五、案例分析：某三甲醫(yī)院采購(gòu)流程優(yōu)化實(shí)踐（一）背景某三甲醫(yī)院2021年因藥品采購(gòu)流程不規(guī)范，出現(xiàn)以下問(wèn)題：1.庫(kù)存積壓：某抗生素因需求計(jì)劃未審核，采購(gòu)量超過(guò)臨床需求，導(dǎo)致100盒藥品過(guò)期（損失約2萬(wàn)元）；2.質(zhì)量問(wèn)題：某供應(yīng)商提供的“維生素C注射液”因包裝破損，被患者投訴（引發(fā)醫(yī)療糾紛）；3.價(jià)格虛高：某心血管藥物采購(gòu)價(jià)格比市場(chǎng)均價(jià)高15%（因未進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研）。（二）優(yōu)化措施1.完善需求計(jì)劃管理：要求科室提交需求計(jì)劃時(shí)，需附“近3個(gè)月用藥量統(tǒng)計(jì)表”，藥學(xué)部根據(jù)庫(kù)存調(diào)整采購(gòu)量；2.加強(qiáng)供應(yīng)商管理：對(duì)所有供應(yīng)商進(jìn)行“資質(zhì)復(fù)核”，淘汰2家資質(zhì)不全的供應(yīng)商；建立“供應(yīng)商評(píng)分體系”，將供貨及時(shí)率、質(zhì)量合格率納入評(píng)分指標(biāo)；3.規(guī)范采購(gòu)執(zhí)行：對(duì)金額超過(guò)10萬(wàn)元的藥品實(shí)行公開(kāi)招標(biāo)，通過(guò)省級(jí)平臺(tái)采購(gòu)，降低價(jià)格12%；4.強(qiáng)化驗(yàn)收流程：由2名藥師共同驗(yàn)收，增加抽樣檢驗(yàn)比例（從5%提高到10%），杜絕不合格藥品入庫(kù)。（三）效果優(yōu)化后，醫(yī)院藥品采購(gòu)成本降低15%，藥品質(zhì)量投訴率下降80%，庫(kù)存積壓率從12%降至3%，有效提升了醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量與運(yùn)營(yíng)效率。六、結(jié)論與持續(xù)改進(jìn)醫(yī)院藥品采購(gòu)流程規(guī)范與內(nèi)部控制是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，需結(jié)合法律法規(guī)要求、醫(yī)院實(shí)際情況及醫(yī)療行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)不斷優(yōu)化。（一）結(jié)論1.規(guī)范采購(gòu)流程是保障藥品質(zhì)量與供應(yīng)的基礎(chǔ)；2.完善內(nèi)部控制是防范舞弊與風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)鍵；3.持續(xù)改進(jìn)是適應(yīng)醫(yī)療體制改革的必然要求。（二）持續(xù)改進(jìn)建議1.引入信息化工具：如采用“藥品采購(gòu)管理系統(tǒng)”（整合需求計(jì)劃、供應(yīng)商管理、采購(gòu)執(zhí)行、驗(yàn)收入庫(kù)等環(huán)節(jié)），提高流程效率與透明度；2.加強(qiáng)人員培訓(xùn)：定期對(duì)采購(gòu)人員、藥師進(jìn)行法律法規(guī)（如《藥品管理法》）與專(zhuān)業(yè)知識(shí)（如藥品質(zhì)量驗(yàn)收