交通事故處理檔案管理辦法第一章總則第一條制定依據(jù)為規(guī)范交通事故處理檔案管理，保障檔案的真實(shí)性、完整性、安全性及可利用性，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》（2020年修訂）、《道路交通事故處理程序規(guī)定》（公安部令第146號）等法律法規(guī)，結(jié)合交通事故處理工作實(shí)際，制定本辦法。第二條定義與適用范圍本辦法所稱交通事故處理檔案（以下簡稱“事故檔案”），是指公安機(jī)關(guān)交通管理部門在處理道路交通事故過程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子等不同形式的歷史記錄。本辦法適用于公安機(jī)關(guān)交通管理部門對事故檔案的收集、整理、保管、利用、銷毀及監(jiān)督管理等工作。第三條管理原則事故檔案管理遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、規(guī)范收集、安全保管、有效利用”的原則，實(shí)行“專人負(fù)責(zé)、集中管理”，確保檔案管理與事故處理工作同步推進(jìn)。第二章檔案收集第四條收集范圍事故檔案應(yīng)全面覆蓋事故處理全流程，收集內(nèi)容包括但不限于：1.現(xiàn)場勘查材料：現(xiàn)場勘查筆錄、現(xiàn)場圖（含電子地圖）、現(xiàn)場照片/錄像、痕跡物證提取/扣押清單；2.當(dāng)事人及相關(guān)人員材料：當(dāng)事人身份證明（身份證/駕駛證/行駛證）、詢問筆錄、陳述材料、證人證言；3.鑒定與檢驗(yàn)材料：尸體檢驗(yàn)報(bào)告、損傷程度鑒定書、車輛技術(shù)檢驗(yàn)報(bào)告、痕跡鑒定書、酒精/毒品檢測報(bào)告；4.處理決定材料：道路交通事故認(rèn)定書（含簡易程序認(rèn)定書）、行政處罰決定書、行政強(qiáng)制措施憑證；5.賠償調(diào)解材料：調(diào)解申請書、調(diào)解筆錄、調(diào)解協(xié)議書、賠償憑證、放棄調(diào)解聲明；6.結(jié)案材料：立案審批表、結(jié)案報(bào)告、送達(dá)回證（含電子送達(dá)記錄）；7.其他材料：信訪件、復(fù)核申請及結(jié)論、輿情處置記錄（如需）。第五條收集要求1.及時(shí)性：辦案民警應(yīng)在事故處理過程中同步收集材料，案件辦結(jié)后5個(gè)工作日內(nèi)完成材料整理并移交；2.真實(shí)性：材料應(yīng)如實(shí)反映事故情況，不得偽造、篡改或隱瞞；當(dāng)事人簽字、捺印應(yīng)現(xiàn)場完成，不得代簽；3.規(guī)范性：材料格式應(yīng)符合《道路交通事故處理程序規(guī)定》要求，如詢問筆錄應(yīng)注明時(shí)間、地點(diǎn)、詢問人、記錄人及當(dāng)事人權(quán)利義務(wù)；鑒定材料應(yīng)附鑒定機(jī)構(gòu)資質(zhì)證書及鑒定人資格證明；4.完整性：不得遺漏關(guān)鍵材料（如現(xiàn)場圖未標(biāo)注痕跡位置、事故認(rèn)定書未送達(dá)當(dāng)事人），補(bǔ)正材料應(yīng)注明補(bǔ)正原因及時(shí)間。第六條收集程序1.材料整理：辦案民警應(yīng)將案件材料按“立案-勘查-調(diào)查-鑒定-處理-調(diào)解-結(jié)案”邏輯排序，去除金屬物（訂書釘、回形針）；2.移交審核：辦案民警填寫《交通事故處理檔案移交清單》（附件1），注明案件編號、材料名稱、數(shù)量，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，移交檔案管理部門；3.接收登記：檔案管理部門應(yīng)對移交材料進(jìn)行核對，符合要求的在清單上簽字確認(rèn)并錄入檔案臺(tái)賬；不符合要求的，退回辦案民警補(bǔ)充完善，補(bǔ)充期限不超過3個(gè)工作日。第三章檔案整理第七條分類規(guī)則事故檔案實(shí)行“一案一卷”分類，每起事故獨(dú)立成卷。卷內(nèi)材料按“時(shí)間順序+邏輯順序”排列，一般順序?yàn)椋?.立案審批表；2.現(xiàn)場勘查材料（現(xiàn)場圖、照片、筆錄）；3.當(dāng)事人及證人材料（身份證明、詢問筆錄）；4.鑒定材料（檢驗(yàn)報(bào)告、鑒定書）；5.事故認(rèn)定書及處理決定；6.調(diào)解材料（申請書、筆錄、協(xié)議書）；7.結(jié)案報(bào)告及送達(dá)回證；8.其他材料（信訪件、復(fù)核結(jié)論）。第八條組卷要求1.卷內(nèi)目錄：每卷檔案應(yīng)附《卷內(nèi)目錄》（附件2），注明序號、材料名稱、頁號、備注（如“復(fù)印件”“補(bǔ)正材料”），置于卷首；2.備考表：卷末附《備考表》，注明卷內(nèi)材料缺損、補(bǔ)充、修改情況，由立卷人、檢查人簽字確認(rèn)；3.紙張規(guī)格：卷內(nèi)材料統(tǒng)一使用A4紙，小于A4紙的材料（如身份證復(fù)印件）應(yīng)粘貼在A4紙上，大于A4紙的材料（如現(xiàn)場圖）應(yīng)折疊成A4紙大小，折疊處標(biāo)注“展開查看”；4.裝訂規(guī)范：采用線裝方式，裝訂線位于檔案左側(cè)1.5cm處，不得遮擋材料內(nèi)容；檔案封面注明案件編號、事故時(shí)間、地點(diǎn)、當(dāng)事人姓名、卷內(nèi)頁數(shù)、立卷人、立卷日期；檔案脊背上注明案件編號、事故年份、保管期限（如“____2023年長期”）。第九條電子檔案整理1.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步生成，內(nèi)容包括現(xiàn)場錄像、電子簽名、電子送達(dá)記錄等；2.電子檔案應(yīng)符合《電子檔案管理規(guī)范》（GB/T____）要求，采用加密存儲(chǔ)、異地備份，確?？勺R(shí)別、可追溯；3.電子檔案與紙質(zhì)檔案一一對應(yīng)，標(biāo)注相同的案件編號，便于檢索關(guān)聯(lián)。第四章檔案保管第十條保管條件1.庫房要求：檔案庫房應(yīng)獨(dú)立設(shè)置，配備防火（滅火器、自動(dòng)滅火系統(tǒng)）、防潮（除濕機(jī)、干燥劑）、防蟲（防蟲藥、通風(fēng)設(shè)備）、防鼠（擋鼠板、滅鼠器）、防光（窗簾、紫外線燈）、防盜（監(jiān)控、防盜門）設(shè)施；2.環(huán)境控制：庫房溫度保持14-24℃，相對濕度45-60%；定期通風(fēng)，避免檔案發(fā)霉、蟲蛀；3.設(shè)備要求：檔案柜應(yīng)采用鐵皮柜或密集架，避免陽光直射；電子檔案存儲(chǔ)在專用服務(wù)器，配備UPS電源，防止數(shù)據(jù)丟失。第十一條保管期限事故檔案保管期限根據(jù)事故等級及影響確定，具體如下：事故類型保管期限特大道路交通事故永久重大道路交通事故長期（20年）一般道路交通事故（死亡/重傷）長期（20年）輕微道路交通事故（輕微傷/財(cái)產(chǎn)損失）短期（5年）適用簡易程序處理的事故短期（5年）注：保管期限從事故處理結(jié)案之日起計(jì)算；涉及人員死亡、重大財(cái)產(chǎn)損失或輿情的事故，經(jīng)批準(zhǔn)可延長保管期限。第十二條保管手續(xù)1.臺(tái)賬管理：檔案管理部門應(yīng)建立《交通事故處理檔案臺(tái)賬》（附件3），記錄檔案的案件編號、事故時(shí)間、當(dāng)事人姓名、保管期限、收進(jìn)日期、移出日期、借閱情況；2.定期檢查：每季度對檔案庫房環(huán)境進(jìn)行監(jiān)測，每年度對檔案進(jìn)行全面清點(diǎn)，填寫《檔案清點(diǎn)記錄表》，發(fā)現(xiàn)檔案損壞（如發(fā)霉、蟲蛀）、丟失的，及時(shí)報(bào)告并采取修復(fù)、查找措施；3.移交手續(xù)：公安機(jī)關(guān)交通管理部門撤銷或合并時(shí)，應(yīng)將事故檔案移交至上級部門或同級檔案行政管理部門，辦理《檔案移交清單》，注明移交原因、數(shù)量、接收單位，雙方簽字確認(rèn)。第五章檔案利用第十三條利用范圍事故檔案的利用應(yīng)遵循“按需提供、嚴(yán)格審批”原則，利用范圍包括：1.內(nèi)部利用：公安機(jī)關(guān)內(nèi)部辦案、統(tǒng)計(jì)、調(diào)研需要（如查詢事故多發(fā)路段、分析事故原因）；2.司法利用：人民法院、人民檢察院調(diào)取證據(jù)（如交通事故賠償訴訟、刑事案件偵查）；3.當(dāng)事人利用：當(dāng)事人及利害關(guān)系人查詢事故認(rèn)定書、調(diào)解協(xié)議書等材料（如辦理保險(xiǎn)理賠、工傷認(rèn)定）；4.其他利用：保險(xiǎn)公司核實(shí)事故情況、交通運(yùn)輸管理部門統(tǒng)計(jì)事故數(shù)據(jù)、科研機(jī)構(gòu)開展事故研究（需經(jīng)批準(zhǔn)）。第十四條利用程序1.內(nèi)部利用：申請人填寫《交通事故處理檔案查詢申請表》（附件4），注明查詢?nèi)诵彰?、部門、查詢理由、查詢內(nèi)容；經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查詢；檔案管理人員核對申請人身份，登記《檔案利用登記薄》（附件5），提供查詢服務(wù)。2.外部利用：司法機(jī)關(guān)：出具《調(diào)取證據(jù)通知書》及工作證件，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，調(diào)取檔案復(fù)印件（加蓋“與原件一致”章）；保險(xiǎn)公司：出具正式函件（注明調(diào)取理由、事故編號），經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，提供事故認(rèn)定書、調(diào)解協(xié)議書復(fù)印件；當(dāng)事人：出示本人身份證（或委托代理人出示授權(quán)委托書、身份證），填寫《查詢申請表》，經(jīng)批準(zhǔn)后，可查詢或復(fù)印事故認(rèn)定書、調(diào)解協(xié)議書等材料（涉及隱私的材料如詢問筆錄，需經(jīng)當(dāng)事人同意）。3.電子檔案利用：電子檔案可通過公安機(jī)關(guān)內(nèi)部系統(tǒng)查詢，外部單位需調(diào)取電子檔案的，應(yīng)出具函件，經(jīng)批準(zhǔn)后提供加密電子文檔（如PDF格式，加蓋電子印章）。第十五條利用要求1.不得損毀檔案：利用人不得涂改、圈劃、批注檔案，不得將檔案帶出庫房（經(jīng)批準(zhǔn)的借閱除外）；2.不得泄露秘密：不得泄露檔案中的個(gè)人信息（如當(dāng)事人身份證號、聯(lián)系方式）、商業(yè)秘密（如企業(yè)車輛信息）；3.復(fù)印件規(guī)范：復(fù)印的檔案材料應(yīng)加蓋檔案管理部門《檔案專用章》，注明“與原件一致”“復(fù)印日期”；4.借閱期限：借閱檔案需辦理《借閱登記》，期限一般不超過7個(gè)工作日，逾期未還的應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)（續(xù)借期限不超過3個(gè)工作日）。第六章檔案銷毀第十六條銷毀范圍超過保管期限且無保存價(jià)值的事故檔案，經(jīng)鑒定確認(rèn)后可銷毀。銷毀范圍包括：1.短期保管的輕微事故檔案（保管期限屆滿，無后續(xù)糾紛）；2.長期保管的一般事故檔案（保管期限屆滿，經(jīng)鑒定無歷史價(jià)值、查考價(jià)值）；3.重復(fù)歸檔的檔案（如同一事故形成多卷檔案）；4.材料虛假的檔案（如偽造的事故認(rèn)定書、虛假的詢問筆錄）。第十七條銷毀程序1.鑒定：檔案管理部門會(huì)同法制部門、辦案部門組成鑒定小組，對超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，填寫《交通事故處理檔案鑒定表》（附件6），注明檔案編號、事故時(shí)間、當(dāng)事人姓名、鑒定意見（保留/銷毀），由鑒定人簽字確認(rèn)；2.審批：經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，編制《交通事故處理檔案銷毀清冊》（附件7），注明檔案編號、數(shù)量、銷毀理由，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公安機(jī)關(guān)交通管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；3.銷毀：銷毀檔案應(yīng)采用符合保密要求的方式（如碎紙機(jī)碎紙、指定地點(diǎn)焚燒），由兩人以上監(jiān)銷；監(jiān)銷人應(yīng)在《銷毀清冊》上簽字，注明銷毀日期、方式；4.歸檔：《銷毀清冊》應(yīng)歸檔保存，永久備查；銷毀情況應(yīng)報(bào)同級檔案行政管理部門備案。第七章監(jiān)督與責(zé)任第十八條監(jiān)督檢查1.上級監(jiān)督：上級公安機(jī)關(guān)交通管理部門每年度對下級部門的事故檔案管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、利用、銷毀等情況，出具《監(jiān)督檢查意見書》，責(zé)令整改存在的問題；2.內(nèi)部自查：公安機(jī)關(guān)交通管理部門每季度對本單位檔案管理工作進(jìn)行自查，填寫《檔案管理自查表》，及時(shí)整改問題；3.外部監(jiān)督：接受同級檔案行政管理部門的監(jiān)督指導(dǎo)，遵守《檔案法》及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。第十九條責(zé)任追究1.辦案民警責(zé)任：未及時(shí)收集、移交檔案材料，導(dǎo)致檔案不完整的，給予批評教育；情節(jié)嚴(yán)重的（如遺漏關(guān)鍵證據(jù)導(dǎo)致案件錯(cuò)判），給予行政處分；2.檔案管理人員責(zé)任：玩忽職守導(dǎo)致檔案損毀、丟失的，給予行政處分；故意銷毀檔案的，依法追究法律責(zé)任；3.利用人責(zé)任：涂改、損毀、丟失檔案的，責(zé)令賠償損失；泄露檔案秘密的，給予行政處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。第八章附則第二十條解釋權(quán)本辦法由XX公安機(jī)關(guān)交通管理部門負(fù)責(zé)解釋。第二十一條施行日期本辦法自XXXX年XX月XX日起施行。此前制定的《交通事故處理檔案管理規(guī)定》同時(shí)廢止。第二十二條未盡事宜本辦法未盡事宜，按照《中華人民共和國檔案法》《道路交通事故處理程序規(guī)定》《電子檔案管理規(guī)范》等法律法規(guī)執(zhí)行。附件清單（略，可根據(jù)實(shí)際情況制定）：1.《交通事故處理檔案移交清單》；2.《卷內(nèi)目錄》；3.《交通事故處理檔案臺(tái)賬》；4.《交通事故處理檔案查詢申請表》；5.《檔案利用登記薄》；6.《交通事故