水利公司檔案室資料保管細(xì)則

一、總則1.目的為加強本水利公司檔案室資料的科學(xué)管理，確保資料的完整、安全和有效利用，更好地服務(wù)于公司各項業(yè)務(wù)活動，特制定本細(xì)則。2.依據(jù)依據(jù)國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及水利行業(yè)相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本公司實際情況制定。3.公司文化與理念體現(xiàn)本細(xì)則秉持公司“以人為本、科學(xué)治水、創(chuàng)新發(fā)展、服務(wù)社會”的經(jīng)營理念，在資料保管過程中注重人文關(guān)懷，以科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度對待每一份資料，力求通過高效的資料保管為公司創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益與社會效益，推動公司扁平化管理模式下各部門的協(xié)同發(fā)展。二、適用范圍本細(xì)則適用于水利公司全體員工及因工作需要接觸檔案室資料的客戶。全體員工有責(zé)任和義務(wù)遵守本細(xì)則規(guī)定，維護(hù)檔案室資料的正常管理秩序?？蛻粼诎凑找?guī)定程序獲取資料查閱權(quán)限后，需遵守相關(guān)保管和使用要求。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.檔案管理部門-作為公司檔案室資料保管的核心部門，負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度與流程，并監(jiān)督執(zhí)行。-對各類資料進(jìn)行統(tǒng)一收集、整理、分類、編目、裝訂和上架存儲，確保資料的系統(tǒng)性和規(guī)范性。-負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，包括溫濕度控制、防蟲防霉、防火防盜等安全防護(hù)工作，保障資料的實體安全。-為公司內(nèi)部各部門和有需求的客戶提供資料查閱、借閱等服務(wù)，并做好相關(guān)記錄。-定期對檔案資料進(jìn)行清查盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理資料缺失、損壞等問題。2.各業(yè)務(wù)部門-負(fù)責(zé)本部門日常工作中產(chǎn)生資料的收集、整理和初步分類，并按照規(guī)定時間和要求移交至檔案管理部門。-在工作中需要查閱、使用檔案室資料時，按照規(guī)定流程申請權(quán)限，并在使用完畢后及時歸還。-配合檔案管理部門開展檔案資料的清查、鑒定等工作，提供必要的業(yè)務(wù)信息和專業(yè)意見。3.公司管理層-對檔案管理工作提供政策支持和資源保障，確保檔案管理工作的順利開展。-審批重要檔案資料的借閱、銷毀等特殊申請，對檔案管理工作的重大事項進(jìn)行決策。四、管理內(nèi)容與流程1.資料收集-檔案管理部門定期向各業(yè)務(wù)部門發(fā)布資料收集通知，明確收集范圍、要求和時間節(jié)點。-各業(yè)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)資料收集工作，確保本部門產(chǎn)生的與水利項目規(guī)劃、設(shè)計、施工、驗收等各個環(huán)節(jié)相關(guān)的文件、報告、圖紙、照片、視頻等資料無遺漏收集。-對于外來文件，如政府部門發(fā)布的水利政策法規(guī)文件、合作單位提供的技術(shù)資料等，由相關(guān)接收部門及時整理后移交檔案管理部門。2.資料整理與分類-檔案管理部門收到各部門移交的資料后，按照水利行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和公司內(nèi)部規(guī)定進(jìn)行整理。對資料進(jìn)行篩選、核對，去除重復(fù)、無效的資料。-依據(jù)資料的性質(zhì)、來源、時間等因素進(jìn)行分類。例如，分為工程檔案類（按照不同水利工程項目進(jìn)一步細(xì)分）、行政管理檔案類、財務(wù)檔案類、人事檔案類等。-對每份資料進(jìn)行編號、編目，編制檔案目錄清單，注明資料名稱、來源、日期、保管期限等關(guān)鍵信息，便于查詢和管理。3.資料裝訂與存儲-對于紙張較多、需要長期保存的資料，進(jìn)行裝訂成冊，采用統(tǒng)一規(guī)格的裝訂方式，確保整齊牢固。-根據(jù)分類結(jié)果，將資料存放在相應(yīng)的檔案架、檔案柜中，并按照編號順序排列，便于查找。檔案庫房設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，標(biāo)明各類檔案的存放位置。-對電子資料，按照分類建立電子文件夾，存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備中，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.資料查閱與借閱-公司內(nèi)部員工因工作需要查閱資料，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、資料名稱或范圍等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交給檔案管理部門。檔案管理部門審核通過后，安排專門場所供員工查閱，并做好查閱記錄。-若員工需要借閱資料帶出檔案室，需填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批，重要資料還需公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。檔案管理部門在資料借出時進(jìn)行登記，記錄借閱人、借閱時間等信息，并要求借閱人在規(guī)定期限內(nèi)歸還。-客戶因業(yè)務(wù)合作等正當(dāng)理由需要查閱資料，由對口業(yè)務(wù)部門向檔案管理部門提出申請，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，在業(yè)務(wù)部門人員陪同下，按照規(guī)定流程在指定場所查閱。一般情況下不允許客戶借閱資料，特殊情況需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)特批，并簽訂保密協(xié)議。5.資料鑒定與銷毀-檔案管理部門定期會同各業(yè)務(wù)部門對檔案資料進(jìn)行鑒定，根據(jù)資料的保管期限、重要性、時效性等因素，確定資料是否仍有保存價值。-對于已過保管期限且無保存價值的資料，編制《檔案銷毀清單》，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行銷毀。銷毀方式可采用粉碎、焚燒、數(shù)據(jù)擦除等安全可靠的方法，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督銷毀過程，確保資料信息不被泄露。-對具有歷史價值或重要參考意義的資料，即使已過保管期限，也可根據(jù)公司實際情況延長保管期限，并進(jìn)行特殊標(biāo)注和管理。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-有權(quán)按照規(guī)定流程申請查閱、借閱與工作相關(guān)的檔案資料，以滿足工作需要。-對檔案管理工作提出意見和建議，促進(jìn)檔案管理工作的改進(jìn)和完善。2.員工義務(wù)-積極配合檔案管理部門做好資料的收集、整理和移交工作，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。-嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱規(guī)定，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍、轉(zhuǎn)借資料，不得在資料上進(jìn)行涂改、標(biāo)記等破壞行為。-發(fā)現(xiàn)檔案資料存在問題或安全隱患時，及時向檔案管理部門報告。3.客戶權(quán)利-在符合公司規(guī)定的情況下，有權(quán)申請查閱與合作項目相關(guān)的檔案資料，了解公司相關(guān)情況。4.客戶義務(wù)-遵守公司檔案查閱規(guī)定，不得將查閱的資料用于與合作項目無關(guān)的其他用途，不得泄露資料內(nèi)容。-如因特殊原因需要復(fù)制資料，需經(jīng)公司書面同意，并簽訂保密協(xié)議，承擔(dān)相應(yīng)的保密責(zé)任。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-公司內(nèi)部審計部門定期對檔案管理工作進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、資料的完整性和準(zhǔn)確性、保管措施的落實情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。-檔案管理部門建立內(nèi)部監(jiān)督制度，對檔案管理人員的工作進(jìn)行日常監(jiān)督，確保各項管理流程規(guī)范執(zhí)行。同時接受公司全體員工的監(jiān)督，鼓勵員工對違反檔案管理制度的行為進(jìn)行舉報。2.考核機(jī)制-將檔案管理工作納入公司績效考核體系，對檔案管理部門和各業(yè)務(wù)部門進(jìn)行考核?？己酥笜?biāo)包括資料收集的及時性和完整性、檔案整理的規(guī)范性、查閱借閱服務(wù)的滿意度等。-對在檔案管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，給予表彰和獎勵，如頒發(fā)榮譽證書、給予績效加分、物質(zhì)獎勵等。-對違反檔案管理制度的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰。對造成資料丟失、損壞、泄露等嚴(yán)重后果的，追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，包括經(jīng)濟(jì)賠償、行政處分等，情節(jié)特別嚴(yán)重的依法追究法律責(zé)任。七、附則1.本細(xì)則自