環(huán)衛(wèi)車輛采購檔案及保密管理

目錄

第一節(jié)檔案管理制度.............................3

一、檔案人員崗位責(zé)任制......................3

二、檔案保管制度............................4

三、檔案復(fù)制制度.............................5

四、檔案查借閱制度...........................6

五、檔案庫房管理制度........................6

六、檔案立卷歸檔制度........................7

七、"三納入〃、〃四參加〃制度...................8

八、檔案史料編研制度........................9

九、文書材料歸檔制度........................9

十、檔案移交制度............................12

十一、會(huì)計(jì)檔案管理制度.....................12

十二、聲像檔案管理制度.....................13

十三、實(shí)物檔案管理制度.....................14

十四、檔案保密制度..........................14

十五、檔案鑒定銷毀制度.....................15

十六、檔案利用制度..........................17

十七、檔案統(tǒng)計(jì)制度..........................18

第二節(jié)檔案管理方案............................19

一、總則....................................19

二、業(yè)務(wù)檔案分類............................19

三、歸檔范圍................................20

四、檔案收集、移交.........................20

五、檔案立卷................................21

六、檔案歸檔................................21

七、檔案借閱................................22

八、檔案保管................................22

九、檔案銷毀................................23

第三節(jié)檔案安全保密制度.......................24

第四節(jié)檔案人員崗位職責(zé).......................25

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第一節(jié)檔案管理制度

一、檔案人員崗位責(zé)任制

（一）努力學(xué)習(xí)政治理論和專業(yè)知識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)技

能和管理水平。忠于職守，遵守紀(jì)律，積極參加各級(jí)各類檔

案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并經(jīng)考核取得崗位資格證書。

（二）認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》及《中

華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》和《XX省檔案工作條例》，

貫徹執(zhí)行黨和國家及本系統(tǒng)（行業(yè)）有關(guān)檔案工作的法規(guī)和

規(guī)章，認(rèn)真履行本公司各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度。對(duì)造成檔案

損毀、丟失、泄密、擅自復(fù)制等瀆職行為的，要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)

報(bào)告，并根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)規(guī)定，追究

當(dāng)事人和直接領(lǐng)導(dǎo)人的行政責(zé)任或刑事責(zé)任。

（三）熟悉本公司和本系統(tǒng)業(yè)務(wù)工作，了解本公司各類

文件材料的形成過程，掌握分類方法、歸檔范圍和保管期限。

（四）切實(shí)做好檔案的收集、分類、整理、編目工作，

保證檔案的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，力爭(zhēng)達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)

范化的要求，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

（五）同鑒定小組其他人員一同定期對(duì)室藏檔案進(jìn)行鑒

定，對(duì)已到保管期限的檔案資料認(rèn)真鑒定分析，對(duì)已失去保

存價(jià)值的檔案提出銷毀意見，造具銷毀清冊(cè)，寫出鑒定分析

報(bào)告，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，和有關(guān)人員一起進(jìn)行認(rèn)真負(fù)責(zé)地銷毀。

（六）保持庫房的整潔衛(wèi)生，檔案案卷排列有序。認(rèn)真

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做好檔案“八防”工作，堅(jiān)持做好溫濕度記錄及濕度調(diào)控工

作。定期檢查檔案保管情況，經(jīng)常核對(duì)檔案資料，做好記錄,

及時(shí)處理檔案保管、保護(hù)方面的事故，保證檔案的完整與安

全，最大限度地延長檔案壽命。

（七）編制科學(xué)的檢索工具，全面熟悉室藏情況，積極

主動(dòng)地提供檔案資料?，做好咨詢服務(wù)工作和檔案利用工作，

嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，堅(jiān)持做好查借閱登記和利用效果登記，

注意搜集利用效果和信息反饋，編制利用效果實(shí)例和檔案信

息、O

（八）積極開發(fā)檔案信息資源，利用室藏檔案編寫一些

有價(jià)值的檔案資料，以滿足各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的需要。

（九）積極參加本公司組織的科研課題鑒定會(huì)、公司質(zhì)

檢驗(yàn)收會(huì)、初步驗(yàn)收會(huì)等活動(dòng)，認(rèn)真接收上述活動(dòng)形成的應(yīng)

該歸檔的文件材料，并整理歸檔。

（十）做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作，建立統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，及時(shí)、準(zhǔn)

確地向檔案管理部門填報(bào)機(jī)關(guān)檔案工作統(tǒng)計(jì)年報(bào)及其他調(diào)

查統(tǒng)計(jì)表。

（十一）在做好公司內(nèi)部檔案管理的同時(shí)，還要對(duì)公司

內(nèi)部各科室和所屬公司的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

二、檔案保管制度

（-）收進(jìn)、移出檔案和資料，必須認(rèn)真清點(diǎn)，嚴(yán)格履

行交接手續(xù)。

（二）熱保管檔案和資料，必須使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)

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范的卷皮和卷盒，并排列有序，便于查找。

（三）檔案資料庫房必須堅(jiān)固，必須裝備鐵門、鐵窗和

其他防盜、防水、防潮、防霉、防蟲、防塵、防鼠、防太陽

光直射、防有害氣體等“十防”設(shè)施。

（四）隨著氣候變化，做好庫房密閉、通風(fēng)、溫濕度調(diào)

節(jié)，并適時(shí)進(jìn)行除濕或除塵工作，以防檔案霉變。

（五）檔案資料庫房必須與檔案工作人員的辦公室、閱

覽室分開，但要相對(duì)集中，便于管理。

（六）庫房專管人員進(jìn)出庫房，應(yīng)隨手關(guān)門上鎖，非專

管人員，不得隨意進(jìn)入庫房。

（七）必須定期檢查、清點(diǎn)庫藏檔案和資料。發(fā)現(xiàn)檔案

霉?fàn)€、褪變、破損或帳物不符時(shí)，必須及時(shí)追查、處理和修

復(fù)。因失職而損毀、丟失檔案資料者，按檔案法規(guī)嚴(yán)肅處理。

（八）檔案管理人員工作變動(dòng)時(shí)，必須將所保管的檔案

和資料清點(diǎn)移交，否則不予辦理調(diào)離手續(xù)。

三、檔案復(fù)制制度

（-）要遵循保密原則，凡涉及保密的檔案不得復(fù)制。

（-）復(fù)制檔案中的內(nèi)容，須經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)同意，由檔案管

理人員進(jìn)行復(fù)制。

（三）破損的檔案，檔案員要及時(shí)修改和復(fù)制。

（四）對(duì)利用較多的檔案，可復(fù)制數(shù)份，以利用使用，

并保護(hù)原檔案，減少檔案的磨損。

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四、檔案查借閱制度

（-）本著方便工作、滿足利用的原則，檔案資料一般

不予借出，須在檔案室、閱文室內(nèi)查閱。

（二）本處有關(guān)科室因工作需要須借閱檔案，原則上只

能在閱文室內(nèi)杳閱，確實(shí)要借出的檔案，必須經(jīng)分管處長簽

批，方可辦理借閱手續(xù)，借閱時(shí)間一般不超過一周。

（三）外公司來查找利用檔案者，一律憑公司介紹信，

經(jīng)本處領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，有關(guān)部門派人陪同，方可查閱。

（四）借閱者不準(zhǔn)在檔案材料上劃杠、打圈、勾畫，不

準(zhǔn)涂改撕毀，不準(zhǔn)將檔案材料帶回家或放在不安全的地方，

更不準(zhǔn)將檔案保密內(nèi)容外泄。

（五）查閱檔案時(shí)，禁止吸煙、喝水、防止燒毀、水漬

檔案。

（六）借閱者歸還檔案時(shí)，應(yīng)填寫利用效果信息反饋，

認(rèn)真履行交接簽字手續(xù)，如發(fā)現(xiàn)有撕毀、涂改和損壞現(xiàn)象，

按照檔案法規(guī)有關(guān)條款及追究責(zé)任。

五、檔案庫房管理制度

為了加強(qiáng)檔案庫房管理，做好檔案的保管和保護(hù)工作，

確保檔案的完整與安全，特制定本制度。

（-）保持庫房內(nèi)清潔衛(wèi)生，整齊美觀，堅(jiān)持不定期查

庫，并認(rèn)真做好記載。

（-）注意庫房安全。庫內(nèi)嚴(yán)禁存放易燃、易爆產(chǎn)品及

雜物。進(jìn)出庫房隨時(shí)關(guān)門上鎖，不允許非庫房管理人員進(jìn)入

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庫內(nèi)。

（三）定時(shí)測(cè)量記錄庫內(nèi)溫度。要求庫內(nèi)溫度控制在

14-24℃,相對(duì)濕度控制在45-60%范圍內(nèi)，并注意做好空調(diào)

機(jī)和去濕機(jī)的定時(shí)開關(guān)工作。

（四）搞好庫內(nèi)防盜、防火、防塵、防潮、防磁、防高

溫、防蟲、防鼠、防有害氣體等“十防”工作。

（五）遇有特殊情況，及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)和職能部門報(bào)告,

保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)不受破壞。

六、檔案立卷歸檔制度

（一）歸檔范圍

凡是本公司在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有查考利用價(jià)

值的各種門類、各種載體的文件材料、圖表、帳薄、聲像、

照片、實(shí)物以及上級(jí)印發(fā)需要本公司長期執(zhí)行和落實(shí)的各項(xiàng)

規(guī)定、制度等均屬歸檔范圍。

（二）歸檔時(shí)間

1.各項(xiàng)管理工作形成的文件材料，各科室應(yīng)在工作完成

后及時(shí)向綜合檔案室移交。

2.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案，由財(cái)務(wù)科按照歸檔要求整理裝訂成冊(cè),

保管一年后移交給綜合檔案室。

（三）歸檔要求

1.歸檔的文件材料一般一式一份，本公司發(fā)文、基建項(xiàng)

目檔案一式貳份，裝備供應(yīng)項(xiàng)目檔案按上級(jí)要求制定份數(shù)。

2.自己撰寫的歸檔文字材料，必須用碳素墨水和黑墨水

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書寫，禁止圓珠筆、復(fù)寫紙書寫，粘貼裝訂要符合檔案技術(shù)

保護(hù)要求。

3.歸檔的文件材料必須整齊、清潔、字跡清楚，便于利

用。

4.歸檔的文件材料必須層次分明，符合形成規(guī)律。

5,歸檔的文件材料必須完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的反映各職能

部門在各項(xiàng)活動(dòng)中真實(shí)內(nèi)容的歷史過程。

（四）歸檔手續(xù)

移交檔案時(shí)要認(rèn)真履行交接手續(xù)，填寫檔案移交登記

表，一式兩份，經(jīng)清點(diǎn)無誤，雙方簽字后，各自保管一份，

以備查找、負(fù)責(zé)。

七、“三納入”、“四參加”制度

（一）將檔案工作納入到項(xiàng)目中心處工作計(jì)劃，領(lǐng)導(dǎo)工

作議事日程、崗位責(zé)任制中。

（二）項(xiàng)目中心處有關(guān)會(huì)議要有檔案部門或?qū)＃妫┞?/p>

檔案人員參加。

（三）項(xiàng)目采購、檢驗(yàn)、運(yùn)輸、調(diào)試等業(yè)務(wù)活動(dòng)要有專

（兼）職檔案人員參加。

（四）科技項(xiàng)目的鑒定，有檔案專職人員參加。

（五）基建、裝備、科研成果驗(yàn)收活動(dòng)有檔案專職人員

參加。

檔案人員參加以上活動(dòng)中帶回的圖片資料，必須及時(shí)登

記和整理，分類立卷歸檔，不得作為私有，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，從嚴(yán)

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處罰。

八、檔案史料編研制度

（一）綜合檔案室是項(xiàng)目中心處檔案史料的收集、管理、

開發(fā)、利用的職能部門，編研工作是檔案室的一項(xiàng)重要工作

職責(zé)。

（二）根據(jù)項(xiàng)目中心處各項(xiàng).業(yè)務(wù)工作需要，檔案室按規(guī)

定搞好檔案全宗介紹、組織機(jī)構(gòu)沿革、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、專題

文件匯編等必須編寫的檔案史料。

（三）深層次的編研工作，可根據(jù)項(xiàng)目的特點(diǎn)，由檔案

部門或組織專門寫作班子集中進(jìn)行編寫。

（四）編研的檔案史料，只限項(xiàng)目內(nèi)部使用，不得對(duì)外

借閱和向社會(huì)公布。如確因工作需要，外借或向社會(huì)公布檔

案資料時(shí)，必須經(jīng)處分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理

手續(xù)。

九、文書材料歸檔制度

（-）本公司形成的各種專業(yè)內(nèi)容、各種載體（紙張、

膠卷、磁帶）、各種形式（如文件、文字材料、圖紙、圖表、

聲像一一即照片、錄像、錄音等）各類檔案均須及時(shí)送本機(jī)

關(guān)綜合檔案室歸檔。

（二）凡屬本處職能工作所應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行及憑借指

導(dǎo)本機(jī)關(guān)職能工作的，凡記述本處實(shí)際工作或生產(chǎn)技術(shù)活動(dòng)

歷史面貌的文件（包括正式文件和一般文件材料）電報(bào)、圖

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紙（含底圖）圖表、報(bào)表簿冊(cè)（即各種登記簿、帳簿、名冊(cè)）

和錄音、錄像、照片等均須向綜合檔案室歸檔。

（三）歸檔工作，務(wù)須保證歸檔文件材料的種類、稿本、

份數(shù)以及每件文件的頁數(shù)均須齊全完整。

（四）凡歸檔的文件材料，須在“保持文件之間的歷史

聯(lián)”的同時(shí)按文件的保存價(jià)值（即永久、長期、短期）組成

保管公司（案卷）編目歸檔。

（五）歸檔文件材料中的文件與電報(bào)應(yīng)逐一分類立卷。

正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批示、轉(zhuǎn)發(fā)文件的批文與

原文、多種文字形成的同一文件不得分開立卷。

（六）按年度歸檔的檔案（如文書、會(huì)議……檔案等），

跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)一并歸入復(fù)文件，沒有復(fù)文的請(qǐng)示歸入

請(qǐng)示年；跨年度的規(guī)劃歸入針對(duì)的第一年；跨年度的會(huì)議文

件歸入會(huì)議開幕年；非訴訟案材料，歸入結(jié)案年。

（七）卷內(nèi)文件必須排列有序。一般按責(zé)任者一一問題

一一時(shí)間排列，使同一文件的正件在前附件在后，印件在前

定稿在后，重要文件的歷次稿件依次排在定稿之后；非訴論

案件卷，結(jié)論、決定、判決性的文件材料在前依據(jù)材料在后。

（A）卷內(nèi)文件，應(yīng)安排列順序逐件逐頁編所在頁號(hào)或

件號(hào)。即；裝訂的卷，在有文字的每頁文件的下面右上角，

背面左上角編全卷文件統(tǒng)一的順序頁號(hào)；不裝訂的卷，應(yīng)在

每份文件首頁右上角加蓋檔號(hào)章，在章內(nèi)填上順序件號(hào)；圖

表和聲像材料，應(yīng)在裝具上或在聲像材料的背面逐件編號(hào)。

（九）凡歸檔案卷，不論永久、長期和短期保存價(jià)值，

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均須按規(guī)定格式逐卷填寫內(nèi)文件目錄和備考表。

1.填寫目錄時(shí),不得隨便改變和簡(jiǎn)化文件題名（即標(biāo)題）;

2.對(duì)沒有題名或題名（如通知）不能反映文件實(shí)質(zhì)內(nèi)容

的文件，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容予以擬制；

3.對(duì)沒有責(zé)任者（即作者），年、月、日的文件，要考

證清楚，補(bǔ)齊后填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi)；

4.會(huì)議記錄、應(yīng)填寫每次會(huì)議的時(shí)間和主要內(nèi)容；

5.填寫卷內(nèi)文件目錄的字跡要工整；

6,填寫卷內(nèi)文件的情況說明，應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。

無需說明的卷，亦應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和立卷的時(shí)間

填上；

7.卷內(nèi)文件目錄置于卷首，備考表置于卷尾。

（十）聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出所攝聲像的人、物名稱、

身份（或職務(wù)）及其活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和攝錄者。

（十一）凡歸檔的文件材料.，均須去掉訂書針、別針、

大頭針……等金屬物；如有破損者，應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱;

如有字跡擴(kuò)散褪變者，應(yīng)復(fù)制，復(fù)制件與原件一并歸檔。

（十二）凡歸檔的文件、材料，均須裝訂。凡裝訂的案

卷，須按卷內(nèi)文件目錄在其首、備考表在其尾，卷內(nèi)文件依

預(yù)先后排列的順序理齊，做到右、下側(cè)齊整；采直徑1?1.5

毫米粗細(xì)的紗繩和用“三孔一線”裝訂法裝訂；凡不裝訂的

案卷，應(yīng)用細(xì)線和縫紉機(jī)裝卷內(nèi)文件逐件裝訂。

（十三）歸檔文件材料的卷皮、卷盒和卷內(nèi)文件目錄、

備考表、案卷目錄……等，必須符合檔案部門規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和

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規(guī)范，并按規(guī)定格式和要求填寫清楚。

（十四）歸檔案卷的標(biāo)題要簡(jiǎn)明、確切地反映卷內(nèi)文件內(nèi)

容，一般應(yīng)由卷內(nèi)文件的負(fù)責(zé)者（即作者）、內(nèi)容和名稱等

部門組成，對(duì)責(zé)任者簡(jiǎn)稱的使用，要通俗易懂，保持一致。

十、檔案移交制度

（一）國家規(guī)定應(yīng)向當(dāng)?shù)貦n案館移交的永久和長期俁管

檔案，本處必須按規(guī)定時(shí)間辦理移交手續(xù)，并妥善保管交接

憑證，還應(yīng)在檢索工具上注明。

（二）檔案工作人員調(diào)離工作后，必須辦完移交手續(xù)后,

方可離崗辦理調(diào)離手續(xù)。

（三）對(duì)檔案收進(jìn)、移出、利用銷毀的情況要認(rèn)真登記,

為統(tǒng)計(jì)和移交工作作好準(zhǔn)備。

（四）移交登記要本著實(shí)事求是的原則，既要有綜合性

的報(bào)表，又要有詳細(xì)的明細(xì)表，要做到帳物相符、賬表相符。

十一、會(huì)計(jì)檔案管理制度

為加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理與利用，根據(jù)財(cái)政部、國家檔案

局頒布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，結(jié)合本公司實(shí)際，制定本

制度。

（-）每年形成的會(huì)計(jì)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳薄、

會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，均應(yīng)由財(cái)務(wù)科按歸檔要求，

負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)。在會(huì)計(jì)年度終了后，暫由財(cái)務(wù)科

保管一年，期滿后，編造清冊(cè)全部移交到綜合檔案室保管。

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（二）檔案室接收保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)保持原卷、

冊(cè)的封裝，個(gè)別需要拆裝、整理的，應(yīng)會(huì)同財(cái)務(wù)科經(jīng)辦人共

同拆封整理，以分清職責(zé)。

（三）嚴(yán)格執(zhí)行安全保管制度，謹(jǐn)防損毀，不得失密和

泄密。

（四）調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案，須由財(cái)務(wù)科長陪同借閱。

（五）對(duì)保管期已滿的會(huì)計(jì)檔案，由綜合檔案室提出銷

毀意見，經(jīng)處檔案鑒定銷毀小組鑒定，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清

冊(cè)后，方可銷毀，監(jiān)銷人員在銷毀清冊(cè)上簽字蓋章。

十二、聲像檔案管理制度

為了加強(qiáng)聲像（照片、錄相帶）檔案管理，更好地開發(fā)

和利用聲像檔案信息資料，特制定本制度。

（-）對(duì)聲像檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保其完整、系

統(tǒng)、安全，以備管理使用。

（二）聲像檔案的收集工作、整理程序和保管條件必須

嚴(yán)格按照國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理。

（三）聲像檔案管理員應(yīng)隨時(shí)收集、征集零散的具有保

存價(jià)值的照片、錄相帶。

（四）借閱聲像檔案，必須按有關(guān)規(guī)定辦理借閱審批手

續(xù)，歸還時(shí)按規(guī)定進(jìn)行質(zhì)量檢查、驗(yàn)收。

（五）對(duì)收藏的聲像檔案要根據(jù)具體情況定期檢查。

（六）嚴(yán)格做好聲像檔案的保密工作。

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十三、實(shí)物檔案管理制度

為了加強(qiáng)對(duì)實(shí)物檔案的管理和收集、整理工作，有效地

保護(hù)和利用實(shí)物檔案，按照《中華人民共和國檔案法》，特

制定本制度。

（-）對(duì)實(shí)物檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保其完整、準(zhǔn)

確、系統(tǒng)、安全，以備開發(fā)和利用。

（二）實(shí)物檔案范圍包括：錦旗、匾牌、字畫、印章、

榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯。

（三）實(shí)物檔案的歸檔，要求保證實(shí)物的完整、整潔、

干凈，注意防火、防潮、防塵。

（四）實(shí)物檔案的歸檔時(shí)間要求處屬各科室應(yīng)及時(shí)將實(shí)

物檔案移交檔案室歸檔。

（五）實(shí)物檔案的借出，必須經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，按規(guī)定辦

理借出手續(xù)，如果展出，要對(duì)展出實(shí)物檔案定期進(jìn)行檢查。

（六）實(shí)物檔案如有破損，必須進(jìn)行認(rèn)真修復(fù)和技術(shù)加

工，以延長實(shí)物檔案壽命。

（七）建立實(shí)物檔案登記和統(tǒng)計(jì)制度，每年檢查一次，

發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)解決。

十四、檔案保密制度

（一）檔案工作人員應(yīng)嚴(yán)格貫徹執(zhí)行國家保密法規(guī)，遵

守保密紀(jì)律，明確保密職責(zé)，維護(hù)檔案的安全的完整。

（-）保密文件材料、檔案的密級(jí)劃分、變更和解密，

必須按照國家有關(guān)制度和規(guī)定辦理。保密檔案及文件材料，

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要妥善保管，絕密檔案要單獨(dú)保管。

（三）檔案庫房設(shè)施應(yīng)符合“八防”的要求，要安裝鐵

門（防盜門）鐵窗，凡遇重大節(jié)日應(yīng)提前對(duì)庫房的安全俁密

設(shè)施進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。

（四）不該說的國家秘密不說，不該知道的國家秘密不

問，不該看的國家秘密不看，不該記錄的國家秘密不記錄。

（五）不準(zhǔn)私自或在無保密保障的情況下復(fù)制、使用、

存放、銷毀于國家秘密的文件、檔案、資料和產(chǎn)品。不準(zhǔn)將

屬于國家秘密的文件、檔案、資料和產(chǎn)品作為廢品出售。

（六）不準(zhǔn)借閱秘密檔案資料。查閱秘密檔案或文件，

應(yīng)履行審批手續(xù)，并限于保密室或檔案室內(nèi)閱覽，不得錄和

帶出，不得向別人透露秘密文件的內(nèi)容。

（七）不準(zhǔn)攜帶屬于國家秘密的文件、檔案、資料的產(chǎn)

品外出開會(huì)、參觀、學(xué)習(xí)、游覽、探親、訪友和辦私事，如

確因工作需要，須經(jīng)保密部門審查批準(zhǔn)，同時(shí)指定專人保管。

（八）不準(zhǔn)向家屬、子女、親友及其他不應(yīng)知悉者談?wù)?/p>

國家秘密。

（九）定期進(jìn)行保密文件、檔案、資料和產(chǎn)品的清查工

作，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)報(bào)告。

（十）不準(zhǔn)隱瞞泄密事件，對(duì)于造成失密、泄密的人員

或事件要及時(shí)報(bào)告，并視其情節(jié)依法追究責(zé)任。

十五、檔案鑒定銷毀制度

（一）成立檔案鑒定小組，鑒定小組由分管領(lǐng)導(dǎo)任組長,

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成員由檔案人員及有關(guān)部門的人員組成。

（二）鑒定小組以專參會(huì)者管部門確定的檔案價(jià)值鑒定

原則和標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)繩，以檔案的保管期限為依據(jù)，及時(shí)組織對(duì)

到期檔案進(jìn)行鑒定。

（三）鑒定工作結(jié)束后，要寫出鑒定報(bào)告，在保管公司

備考表中注明鑒定意見，由鑒定小組負(fù)責(zé)人簽名并注明日

期，對(duì)無保存價(jià)值需要銷毀的檔案及文件材料，要造出清冊(cè),

提出銷毀報(bào)告，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并報(bào)送有關(guān)檔案部門備案,

然后方可銷毀。

（四）對(duì)已超過保管期限的檔案或文件材料，重新鑒定

后，確有保管利用價(jià)值需要延長保管期限的，應(yīng)重新規(guī)定保

管期限，其保管期限從第一次鑒定的年限算起。

（五）經(jīng)過鑒定，對(duì)延長保管期限的檔案或文件材料要

重新組卷，要達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確，保管公司質(zhì)量達(dá)到標(biāo)

準(zhǔn)規(guī)定，鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整，檔案部門要及時(shí)

向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，責(zé)成有關(guān)科室或責(zé)任人負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。

（六）銷毀檔案時(shí)，監(jiān)銷人員不得少于2人，應(yīng)由檔案

室和有關(guān)業(yè)務(wù)部門派員在指定地點(diǎn)共同監(jiān)銷，監(jiān)銷人員在銷

毀以前，應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行清點(diǎn)核實(shí)，銷毀后要在銷毀清冊(cè)上簽名

蓋章，并將銷毀情況報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。

（七）銷毀檔案時(shí)，必須注意保密，監(jiān)銷人員在檔案尚

未安全毀掉時(shí)不得離開現(xiàn)場(chǎng)。

（八）情況特殊的專門檔案另有銷毀規(guī)定的按有關(guān)規(guī)定

執(zhí)行。

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十六、檔案利用制度

（-）本公司檔案僅限于本公司及本系統(tǒng)工作人員利

用。凡查借閱檔案，必須履行登記手續(xù)，填寫查借閱登記表

和利用效果登記表，并將利用結(jié)果及時(shí)向檔案室反饋，任何

人不得例外。

（-）外公司來查閱檔案資料的人員，必須持有公司介

紹信，檢驗(yàn)查閱人員的身份和問清查閱的目的、范圍，經(jīng)分

管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。

（三）查閱檔案人員應(yīng)在閱文室、保密室內(nèi)查詢，并保

持安靜、衛(wèi)生，不得在室內(nèi)吸煙、喝水，以防損壞檔案。

（四）查閱秘密文件必須履行審批手續(xù)，嚴(yán)格遵守保密

規(guī)定。

（五）借閱檔案時(shí)間一般不超過3天，延長時(shí)間需辦理

續(xù)借手續(xù)，最多不得超過7天，借用份數(shù)每人每次不得超過

3份。

（六）借閱者應(yīng)維護(hù)檔案的完整與安全，不得在檔案上

亂寫亂畫，不得轉(zhuǎn)借和影印、復(fù)制、拆換、涂改及污損，違

者必究。

（七）借閱檔案歸還時(shí)，檔案管理人員要認(rèn)真清點(diǎn)，仔

細(xì)檢查，并做好歸還記錄。借閱檔案未還人員若要長期離崗

必須在離崗前，將所借檔案全部歸還，以利保管和利用。

（A）凡遇節(jié)假日特殊情況，檔案室有權(quán)隨時(shí)收回借出

的檔案、材料，以利安全保密等工作。

（九）凡在借閱檔案過程中，造成案卷散失，污損或不

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歸還者，應(yīng)按《檔案法》及有關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理。

（十）復(fù)制、錄檔案資料，要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，錄復(fù)制的檔

案由檔案員核對(duì)無誤，加蓋公章，方可有效。

（十一）檔案人員應(yīng)根據(jù)本公司工作的特點(diǎn)按照室藏檔

案的內(nèi)容、種類和結(jié)構(gòu)，編制科學(xué)的檢索工具和有參考價(jià)俏

的檔案資料，以提高檔案的查全率。

十七、檔案統(tǒng)計(jì)制度

（-）檔案統(tǒng)計(jì)要符合《中華人民共和國統(tǒng)計(jì)法》及其

他有關(guān)法規(guī)、規(guī)章要求。

（-）檔案統(tǒng)計(jì)包括登記和統(tǒng)計(jì)兩個(gè)部分。檔案室要建

立檔案工作統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，檔案人吶喊要認(rèn)真細(xì)致地做好檔案收

進(jìn)、移出、整理、鑒定、銷毀、搶救、清理、保管的數(shù)量、

狀況及結(jié)構(gòu)的登記和統(tǒng)計(jì)，還要做好檔案檢索、編研和利用

情況的登記和統(tǒng)計(jì)。

（三）檔案統(tǒng)計(jì)內(nèi)容與指標(biāo)要保持一致性、穩(wěn)定性和連

續(xù)性，不得隨意更改。

（四）統(tǒng)計(jì)數(shù)字要準(zhǔn)確無誤，情況要真實(shí)，結(jié)論要正確,

各項(xiàng)數(shù)字一律用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫，字跡工整、清楚、不得潦

草和模糊。

（五）及時(shí)、準(zhǔn)確向檔案行政管理部門填寫公司檔案工

作統(tǒng)計(jì)年報(bào)及其他檔案調(diào)查統(tǒng)計(jì)表，統(tǒng)計(jì)表要由領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋

章后方能上報(bào)或歸檔。

（六）堅(jiān)持做好溫濕度記錄、掌握庫房溫度變化情況，

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定期分析研究，采取科學(xué)的降溫去濕措施，使庫內(nèi)溫濕度控

制達(dá)到國家和本省規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。

（七）檔案室要定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)行歸納整理，定

期對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行必要的綜合、分析和研究，從而及時(shí)發(fā)現(xiàn)

問題，糾正錯(cuò)誤，更好地認(rèn)識(shí)和了解機(jī)關(guān)檔案管理的現(xiàn)狀，

掌握發(fā)展規(guī)律，分析發(fā)展趨勢(shì)，提高管理水平。

第二節(jié)檔案管理方案

一、總則

（-）根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《裝備制造單

位行為準(zhǔn)則》、《員工職業(yè)道德行為準(zhǔn)則》，并結(jié)合我公司

實(shí)際情況，特制訂本辦法。

（二）檔案實(shí)行統(tǒng)一管理和分散管理相結(jié)合的原則。

（三）項(xiàng)目部指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整

理和歸檔工作，其檔案工作業(yè)務(wù)受公司檔案室指導(dǎo)與監(jiān)督。

二、業(yè)務(wù)檔案分類

（一）項(xiàng)目部在部門經(jīng)營活動(dòng)過程中形成的各種公文、

合同、圖表、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)類報(bào)表、電子類文檔等檔案資料。

（二）分類要按照公司下發(fā)的統(tǒng)一模板表進(jìn)行分類，按

照成文的年份、業(yè)務(wù)項(xiàng)目、文件內(nèi)容分為年份、大類、小類

三級(jí)類目，文件確實(shí)較多的類別可增設(shè)四級(jí)類目。

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三、歸檔范圍

（-）項(xiàng)目咨詢合同、協(xié)議；

（二）裝備供應(yīng)等業(yè)務(wù)工作實(shí)施完成后形成的報(bào)告；

（三）在裝備供應(yīng)等業(yè)務(wù)過程中，記錄和反映與項(xiàng)目的

結(jié)論或意見相關(guān)的文字和非文字材料，；

（四）項(xiàng)目在供應(yīng)過程中形成的工作底稿；

（五）項(xiàng)目供應(yīng)過程中公司各種設(shè)計(jì)成果等與產(chǎn)品有關(guān)

的資料；

（六）采購方回訪記錄及評(píng)價(jià)材料；

（七）其他與上述相同的電子版文件。

四、檔案收集、移交

（一）在項(xiàng)目進(jìn)行過程中，項(xiàng)目部各個(gè)項(xiàng)目小組均設(shè)專

人負(fù)責(zé)收集資料和各類有價(jià)值的檔案資料?；

（二）需歸檔資料，項(xiàng)目部需在各個(gè)項(xiàng)目結(jié)束后由項(xiàng)目

負(fù)責(zé)人統(tǒng)一收集、整理移交到公司檔案室；

（三）各個(gè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)保證經(jīng)辦文件的完整，項(xiàng)目負(fù)

責(zé)人工作變動(dòng)或因故離職時(shí)，應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人

交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

（四）各類資料歸檔移交時(shí)，造價(jià)部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需在《文

件/資料移交表》上簽字認(rèn)可。并配合公司檔案管理員做好本

部門文件資料的日常管理工作。

（五）在文件資料不完整、不準(zhǔn)確、不系統(tǒng)的情況下，

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檔案管理員有權(quán)拒絕接收。

五、檔案立卷

（-）為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由項(xiàng)

目部負(fù)責(zé)人配合，檔案管理人員負(fù)責(zé)組卷、編目。

（-）歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)

均應(yīng)齊全完整。

（三）在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附

件、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別放在一起不得分開。

（四）存檔的文件必須按規(guī)定的格式填寫卷內(nèi)文件的目

錄，填寫的字跡要工整，卷內(nèi)目錄放在卷首。

（五）檔案盒的外立面要詳細(xì)地注明一、二級(jí)類目，并

排序擺放好。

六、檔案歸檔

（-）項(xiàng)目部對(duì)處理完畢或批存的文件材料，須及時(shí)移

交檔案室集中統(tǒng)一保管。檔案的歸檔程序如下：資料收集一

分類立卷一編號(hào)一登記一檢索目錄一歸檔管理。

（二）對(duì)于以公司名義簽訂的合同及協(xié)議，原則上必須

留存檔案室備檔。如涉及到公司的機(jī)密，經(jīng)公司董事長批準(zhǔn),

可由責(zé)任部門保管，但需將檔案詳細(xì)目錄匯總報(bào)檔案管理員

處并登記備案。

（三）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示過的

文件材料收集齊全，加以整理，送交檔案室歸檔。

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（四）項(xiàng)目部于項(xiàng)目成果文件交付驗(yàn)收后一個(gè)月內(nèi)立卷

完畢，移交公司檔案室。

（五）檔案管理員應(yīng)及時(shí)將己歸檔的文件材料，按照案

卷類目登記并放入文件盒內(nèi)。

七、檔案借閱

（一）如項(xiàng)目部需借閱檔案者，須填寫《公司內(nèi)部資料

借用審批單》，依照權(quán)限，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可調(diào)閱。

（-）建立《公司檔案發(fā)放統(tǒng)計(jì)表》，按文件名、查閱

日前、歸還時(shí)間等內(nèi)容填寫，并有查、借閱人簽名。必要時(shí),

由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽批。凡借出或歸還必須健全登記和注銷手續(xù)。

（三）正常情況下，項(xiàng)目部所歸檔各類文件借閱時(shí)間不

得超過5天，如到期不能歸還，則需向檔案管理員說明原因。

（四）借閱檔案人員對(duì)所借閱檔案必須妥善保管，不得

私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，

以免遺失。且要注意安全保密，嚴(yán)禁擅自復(fù)印、抄錄、轉(zhuǎn)借。

八、檔案保管

（-）檔案的保管程序：流程簽批一借閱（登記）一歸

還（注銷）一日常保管一經(jīng)常維護(hù)。

（二）檔案管理人員須做好檔案的防盜、防水漬、防潮、

防蟲蛀、防塵、防鼠害等，以防止檔案的損壞，延長檔案的

壽命，維護(hù)檔案的安全。

（三）所有保存價(jià)值的文件、報(bào)表、業(yè)務(wù)記錄等文件的

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電子版必須備份。各部門盡量采用電腦管理檔案，便于業(yè)務(wù)

資料的數(shù)字化處理和保存，對(duì)存入電腦的資料、檔案，應(yīng)及

時(shí)備份。

（四）因過失或故意不把應(yīng)歸檔資料歸檔，損壞公司檔

案并未造成損失的，對(duì)當(dāng)事人予以嚴(yán)重警告或辭退。因過失

或故意損壞公司檔案，并造成重大損失或嚴(yán)重后果的，對(duì)當(dāng)

事人予以開除并賠償公司造成的一切損失。

（五）為他人竊取、收買公司檔案，造成公司商業(yè)機(jī)密

泄露，給公司造成重大損失或嚴(yán)重后果的，對(duì)當(dāng)事人開除并

賠償給公司造成的損失，觸犯刑法的移交司法機(jī)關(guān)處理。

九、檔案銷毀

（一）公司任何個(gè)人或部門未經(jīng)允許不得擅自銷毀公司

檔案資料。

（二）根據(jù)年限，有需要銷毀的檔案，有檔案管理員呈

報(bào)檔案銷毀的清單，報(bào)部門負(fù)責(zé)人、分管副總審核，董事長

審批后方可銷毀，銷毀后的檔案要登記到《檔案銷毀記錄表》

保存銷毀記錄。

（三）對(duì)銷毀的檔案，檔案管理人員須認(rèn)真鑒定，登記

到檔案銷毀記錄單，該清單永久保存。

（四）檔案銷毀時(shí)要有兩人以上在場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)銷，并在銷

毀清單上簽字確認(rèn)。

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第三節(jié)檔案安全保密制度

為保護(hù)檔案的安全，做好管理人員的保密工作，應(yīng)制定

規(guī)范的檔案安全保密制度。

（一）檔案人員應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行《保密法》和《檔案法》，

遵守公司的保密規(guī)定，維護(hù)檔案安全。

（二）檔案人員必須嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)規(guī)章制度，認(rèn)真履行

各項(xiàng)程序。

（三）全公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，對(duì)機(jī)密、絕密檔

案應(yīng)實(shí)行全程有效監(jiān)控，在接收、登記時(shí)應(yīng)注明機(jī)密、絕密

字樣，和普通文件分開立卷，單獨(dú)存放，特殊管理。

（四）各類檔案一般不準(zhǔn)借出，對(duì)確實(shí)需要借出的，須

經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行借閱手續(xù)。對(duì)機(jī)密、絕密檔案的

科技檔案，要嚴(yán)格把握審批程序，不經(jīng)有關(guān)部門批準(zhǔn)，不得

借閱、抄錄、復(fù)