公司內(nèi)部信息報備管理制度1.總則1.1目的為規(guī)范公司內(nèi)部信息報備行為，確保信息傳遞的及時性、準(zhǔn)確性和完整性，提高內(nèi)部溝通效率，防范經(jīng)營風(fēng)險，保障公司決策的科學(xué)性和有效性，特制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于公司全體員工及各部門（含下屬分、子公司）的內(nèi)部信息報備工作。1.3術(shù)語定義內(nèi)部信息：指公司運營過程中產(chǎn)生的、與公司經(jīng)營管理相關(guān)的各類信息，包括但不限于業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、人事變動、財務(wù)狀況、風(fēng)險事件、重大決策等。信息報備：指各部門或員工向歸口管理部門提交內(nèi)部信息的行為，是公司內(nèi)部信息傳遞的正式渠道。2.職責(zé)分工2.1部門負(fù)責(zé)人為本部門信息報備的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)審核本部門報備信息的真實性、準(zhǔn)確性和完整性；指定專人擔(dān)任部門信息聯(lián)絡(luò)員，負(fù)責(zé)本部門信息的收集、整理和提交工作；對本部門未按規(guī)定報備的行為承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。2.2歸口管理部門（行政部/信息管理部）負(fù)責(zé)制定、修訂內(nèi)部信息報備管理制度及相關(guān)模板；接收、登記、分發(fā)各部門提交的報備信息，建立信息報備臺賬；定期匯總、分析信息報備情況，向總經(jīng)理辦公會匯報；監(jiān)督、檢查各部門信息報備執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決報備過程中的問題。2.3總經(jīng)理辦公會負(fù)責(zé)審核重大信息（如重大合同、重大風(fēng)險事件等）的報備內(nèi)容；決策重大信息的處理方案，協(xié)調(diào)跨部門資源解決問題；對信息報備管理制度的修訂和執(zhí)行具有最終審批權(quán)。2.4其他相關(guān)部門接收歸口管理部門分發(fā)的信息，根據(jù)信息內(nèi)容開展相應(yīng)工作（如業(yè)務(wù)部門處理業(yè)務(wù)信息、人事部處理人事信息等）；及時反饋信息處理結(jié)果，確保信息閉環(huán)。3.信息分類與報備范圍3.1業(yè)務(wù)類信息新客戶開發(fā)：重要客戶合作意向、戰(zhàn)略客戶簽約情況；重大合同：影響公司業(yè)務(wù)布局或經(jīng)營效益的合同簽訂、變更或終止；項目進(jìn)度：項目延期、關(guān)鍵節(jié)點完成情況、項目風(fēng)險等；市場動態(tài)：行業(yè)政策變化、競爭對手重大動作、市場份額變動等。3.2人事類信息員工變動：部門經(jīng)理及以上人員入職、離職、調(diào)崗；薪酬福利：員工薪酬調(diào)整（幅度較大）、福利政策變更；培訓(xùn)考核：公司級培訓(xùn)計劃、員工績效考核結(jié)果（部門排名靠后或優(yōu)秀員工）。3.3財務(wù)類信息預(yù)算管理：部門預(yù)算調(diào)整（超過原預(yù)算一定比例）、預(yù)算執(zhí)行情況異常；資金收支：大額支出（影響公司資金流）、異常收入（如非經(jīng)常性收入）；財務(wù)指標(biāo)：利潤、成本、營收等核心指標(biāo)大幅波動。3.4風(fēng)險類信息法律糾紛：涉及公司的訴訟、仲裁案件；安全事故：生產(chǎn)安全事故、辦公場所安全事故（如火災(zāi)、人員受傷）；輿情事件：媒體負(fù)面報道、網(wǎng)絡(luò)輿情（如微博、微信等平臺的負(fù)面評論）；合規(guī)風(fēng)險：違反法律法規(guī)、監(jiān)管要求的行為或潛在風(fēng)險。3.5其他類信息公司活動：大型會議（如年度總結(jié)會）、員工活動（如團建、年會）；外部來訪：重要客人（如政府官員、合作伙伴）來訪；制度修訂：公司管理制度、流程的修訂或廢止。4.報備流程4.1一般信息報備流程1.發(fā)起：部門信息聯(lián)絡(luò)員收集本部門需報備的信息，填寫《內(nèi)部信息報備表》（附件1），注明信息類別、主題、具體內(nèi)容及相關(guān)附件（如合同掃描件、項目進(jìn)度表等）。2.審核：部門負(fù)責(zé)人對《內(nèi)部信息報備表》進(jìn)行審核，確認(rèn)信息真實、準(zhǔn)確后簽字（或電子簽名）。3.提交：通過公司內(nèi)部OA系統(tǒng)或指定郵箱將《內(nèi)部信息報備表》提交至歸口管理部門。4.接收與處理：歸口管理部門收到報備信息后，1個工作日內(nèi)完成登記（錄入信息報備臺賬），并分發(fā)至相關(guān)部門（如業(yè)務(wù)信息分發(fā)至業(yè)務(wù)部、人事信息分發(fā)至人事部）。5.歸檔：歸口管理部門每月底將本月《內(nèi)部信息報備表》整理歸檔，保存期限不少于2年。4.2緊急信息報備流程1.立即報告：發(fā)生緊急事件（如安全事故、重大輿情、法律糾紛等），當(dāng)事人或部門負(fù)責(zé)人應(yīng)立即通過電話或當(dāng)面報告歸口管理部門及分管領(lǐng)導(dǎo)，簡要說明事件情況（時間、地點、涉及人員、初步影響等）。2.補書面材料：事件發(fā)生后2小時內(nèi)，填寫《緊急信息報備表》（附件2），詳細(xì)說明事件經(jīng)過、當(dāng)前狀態(tài)及初步應(yīng)對措施，提交至歸口管理部門。3.上報與處理：歸口管理部門收到《緊急信息報備表》后，立即上報總經(jīng)理辦公會，啟動應(yīng)急響應(yīng)機制（如成立應(yīng)急小組、協(xié)調(diào)相關(guān)部門處理）。4.后續(xù)跟進(jìn)：事件處理過程中，部門信息聯(lián)絡(luò)員應(yīng)及時補充報備事件進(jìn)展情況（如處理措施、結(jié)果、影響評估等），直至事件結(jié)束。5.報備要求5.1內(nèi)容要求真實性：不得虛構(gòu)、夸大或隱瞞信息，確保信息與事實一致；準(zhǔn)確性：數(shù)據(jù)、時間、地點等關(guān)鍵信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，避免模糊表述（如“大概”“可能”等）；完整性：不得遺漏重要信息（如事件的起因、影響、應(yīng)對措施等）；相關(guān)性：報備信息應(yīng)與公司經(jīng)營管理相關(guān)，避免提交無關(guān)信息。5.2格式要求使用公司統(tǒng)一制定的《內(nèi)部信息報備表》《緊急信息報備表》（附件1、2），不得自行修改表格結(jié)構(gòu)；填寫內(nèi)容應(yīng)簡潔明了，語言規(guī)范，避免使用口語化或歧義性表述；附件應(yīng)與報備內(nèi)容相關(guān)，且格式符合公司要求（如PDF、Word等）。5.3時間要求一般信息：事件發(fā)生后1個工作日內(nèi)完成報備；緊急信息：事件發(fā)生后立即報告（口頭），2小時內(nèi)完成書面報備；后續(xù)進(jìn)展：事件處理過程中，每24小時更新一次進(jìn)展情況（如無新進(jìn)展，可備注“暫無更新”）。5.4保密要求標(biāo)注“機密”的信息（如重大合同條款、財務(wù)數(shù)據(jù)、法律糾紛細(xì)節(jié)），僅限相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及處理人員查看，不得泄露給無關(guān)人員；信息聯(lián)絡(luò)員應(yīng)遵守公司保密制度，妥善保管報備信息及附件，不得私自復(fù)制、傳播。6.監(jiān)督與考核6.1監(jiān)督機制定期檢查：行政部每季度對各部門信息報備情況進(jìn)行檢查，重點檢查報備的及時性、準(zhǔn)確性和完整性；專項審計：審計部每年開展一次信息報備專項審計，核查報備流程的執(zhí)行情況及信息的真實性；投訴舉報：員工發(fā)現(xiàn)未按規(guī)定報備的行為，可通過公司投訴渠道（如郵箱、意見箱）舉報，歸口管理部門應(yīng)及時調(diào)查處理。6.2考核標(biāo)準(zhǔn)考核指標(biāo)評分標(biāo)準(zhǔn)及時性未按規(guī)定時間報備的，每遲報1次扣2分；緊急信息未立即報告的，扣5分。準(zhǔn)確性信息存在虛假或錯誤的，每處扣3分；因信息錯誤導(dǎo)致決策失誤的，扣10分。完整性遺漏重要信息的，每處扣2分；因遺漏信息導(dǎo)致風(fēng)險擴大的，扣8分。規(guī)范性未使用統(tǒng)一表格或填寫不規(guī)范的，每處扣1分；未提交附件的，扣2分。6.3獎懲措施獎勵：連續(xù)3個月考核得分排名前3的部門，給予部門獎金獎勵；信息聯(lián)絡(luò)員表現(xiàn)優(yōu)秀的，給予個人表揚或加薪機會。處罰：考核得分低于80分的部門，由部門負(fù)責(zé)人向總經(jīng)理辦公會提交書面檢討；未按規(guī)定報備導(dǎo)致公司損失的，追究相關(guān)人員責(zé)任（如扣除績效獎金、降薪、調(diào)崗等）；情節(jié)嚴(yán)重的，給予紀(jì)律處分（如記過、開除）。7.附則7.1制度修訂本制度由行政部負(fù)責(zé)修訂，修訂后需報總經(jīng)理辦公會審批，經(jīng)總經(jīng)理簽字后生效。7.2解釋權(quán)本制度的解釋權(quán)歸總經(jīng)理辦公會所有。7.3生效日期本制度自2023年X月X日起生效，原《公司內(nèi)部信息傳遞管理辦法》同時廢止。7.4附件附件1：《內(nèi)部信息報備表》模板附件2：《緊急信息報備表》模板附件1：內(nèi)部信息報備表信息類別□業(yè)務(wù)類□人事類□財務(wù)類□風(fēng)險類□其他類報備主題具體內(nèi)容（包括事件起因、現(xiàn)狀、影響等）相關(guān)附件（如合同、報表、照片等）提交部門提交人聯(lián)系電話：提交日期YYYY-MM-DD部門負(fù)責(zé)人審核簽字：__________日期：YYYY-MM-DD歸口管理部門處理意見簽字：__________日期：YYYY-MM-DD備注附件2：緊急信息報備表信息類別□安全事故□輿情事件□法律糾紛□其他緊急事件事件發(fā)生時間YYYY-MM-DDHH:MM事件發(fā)生地點涉及人員（姓名、部門、職