加工公司文件檔案管理辦法

一、總則1.目的為加強(qiáng)公司文件檔案管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，提高公司管理效率和決策科學(xué)性，保障公司正常運(yùn)營和發(fā)展，特制定本辦法。2.依據(jù)依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范，結(jié)合本公司實(shí)際情況制定本辦法。3.原則遵循集中統(tǒng)一管理、真實(shí)性、完整性、保密性、便于利用的原則，確保文件檔案管理工作規(guī)范、有序、高效。二、適用范圍本辦法適用于公司全體員工。公司所有部門及員工在文件檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用等過程中，均須遵守本辦法。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌公司文件檔案管理工作。其職責(zé)包括制定和完善檔案管理制度，監(jiān)督指導(dǎo)各部門文件檔案管理工作，接收、整理、保管和提供利用公司各類檔案。2.各部門各部門負(fù)責(zé)本部門文件檔案的收集、整理、初步審核，并按規(guī)定向檔案管理部門移交。同時，配合檔案管理部門開展檔案管理相關(guān)工作。3.檔案管理人員檔案管理人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識和技能，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的登記、編目、裝訂、上架、數(shù)字化處理等，確保檔案的安全與完整。四、管理內(nèi)容與流程1.文件收集-范圍：公司在經(jīng)營管理、生產(chǎn)活動、對外交往等過程中形成的各類文件，包括但不限于公文、合同、報告、圖紙、記錄、信函等。-來源：內(nèi)部各部門產(chǎn)生的文件，外部來文如上級主管部門文件、合作伙伴文件等。-要求：各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件收集工作，確保文件的及時、完整收集。收集的文件應(yīng)保持原始面貌，不得隨意涂改、損毀。2.文件整理-分類：按照文件的性質(zhì)、來源、時間、項目等因素進(jìn)行分類，如行政管理類、業(yè)務(wù)合同類、財務(wù)審計類、人事檔案類等。-編號：對分類后的文件進(jìn)行編號，建立編號規(guī)則，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。-編目：編制文件目錄，記錄文件的名稱、文號、日期、來源、保管期限等信息，便于檢索和查詢。3.文件歸檔-時間：各部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將整理好的文件向檔案管理部門移交歸檔，一般應(yīng)在文件形成后的次年上半年完成歸檔工作。-手續(xù)：辦理歸檔手續(xù)時，交接雙方應(yīng)填寫《檔案移交清單》，注明移交文件的名稱、數(shù)量、日期等信息，雙方簽字確認(rèn)。-存儲：檔案管理部門接收歸檔文件后，按照分類和編號順序進(jìn)行存放，建立檔案存放索引，便于查找和調(diào)閱。4.檔案保管-環(huán)境：檔案保管場所應(yīng)保持適宜的溫度、濕度，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全。-數(shù)字化管理：積極推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，對重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案庫，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理和遠(yuǎn)程利用。-定期檢查：檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題，如破損、霉變等。5.檔案利用-申請：公司內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱/借閱申請表》，注明查閱/借閱的目的、檔案名稱、期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后辦理相關(guān)手續(xù)。-權(quán)限：根據(jù)檔案的密級和性質(zhì)，設(shè)定不同的查閱、借閱權(quán)限，嚴(yán)格控制檔案的訪問范圍。-歸還：借閱檔案應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還，歸還時檔案管理人員應(yīng)檢查檔案的完整性，如有損壞或丟失，應(yīng)追究借閱人的責(zé)任。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-有權(quán)查閱、借閱與工作相關(guān)的檔案資料，以支持工作開展。-對檔案管理工作提出意見和建議，促進(jìn)檔案管理水平的提升。2.員工義務(wù)-嚴(yán)格遵守檔案管理制度，積極配合檔案管理部門開展工作。-妥善保管本人工作中涉及的文件資料，不得擅自銷毀、涂改或轉(zhuǎn)借他人。-在工作變動或離職時，及時將所保管的文件檔案移交相關(guān)部門。3.公司權(quán)利-對公司所有文件檔案擁有所有權(quán)和處置權(quán)。-對違反檔案管理制度的行為進(jìn)行查處，追究相關(guān)人員的責(zé)任。4.公司義務(wù)-為檔案管理工作提供必要的資源支持，包括人員、場地、設(shè)備等。-不斷完善檔案管理制度，提高檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化水平。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.監(jiān)督檢查檔案管理部門定期對各部門文件檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文件收集的完整性、整理的規(guī)范性、歸檔的及時性等。對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，督促相關(guān)部門限期整改。2.績效考核將文件檔案管理工作納入公司績效考核體系，對在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人給予表彰和獎勵；對違反檔案管理制度、導(dǎo)致檔案損失或影響工作開展的部門和個人，進(jìn)行相應(yīng)的績效扣分和處罰。3.責(zé)任追究對因故意或重大過失造成檔案丟失、損壞、泄密等嚴(yán)重后果的，依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。七、附則1.解釋權(quán)本