機(jī)關(guān)單位公文檔案管理規(guī)范第一章總則1.1目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位公文檔案管理，規(guī)范公文形成、歸檔、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)，保障公文檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性，充分發(fā)揮公文檔案在機(jī)關(guān)履職、決策參考、歷史研究中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)，結(jié)合機(jī)關(guān)單位實(shí)際情況，制定本規(guī)范。1.2適用范圍本規(guī)范適用于各級(jí)黨的機(jī)關(guān)、人大機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)、政協(xié)機(jī)關(guān)、監(jiān)察機(jī)關(guān)、審判機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)和各民主黨派機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體機(jī)關(guān)（以下統(tǒng)稱“機(jī)關(guān)單位”）的公文檔案管理工作。1.3基本原則1.全程管理原則：對(duì)公文從形成到歸檔、保管、利用、銷毀的全生命周期進(jìn)行規(guī)范管理。2.集中統(tǒng)一原則：機(jī)關(guān)單位公文檔案應(yīng)當(dāng)集中統(tǒng)一保管，由檔案管理部門(mén)歸口負(fù)責(zé)。3.規(guī)范有序原則：公文形成、歸檔、整理等環(huán)節(jié)應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守保密法律法規(guī)，確保公文檔案中的國(guó)家秘密、工作秘密和敏感信息安全。第二章管理體制與職責(zé)2.1責(zé)任主體機(jī)關(guān)單位應(yīng)當(dāng)明確公文檔案管理的責(zé)任部門(mén)（一般為辦公室或?qū)ｉT(mén)檔案管理部門(mén)），配備專職或兼職檔案管理人員。檔案管理部門(mén)對(duì)本單位公文檔案工作負(fù)總責(zé)，其主要職責(zé)包括：（1）制定本單位公文檔案管理制度和工作流程；（2）指導(dǎo)、監(jiān)督各部門(mén)公文形成與歸檔工作；（3）負(fù)責(zé)公文檔案的整理、保管、利用、鑒定、銷毀等工作；（4）組織檔案管理人員培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平；（5）接受上級(jí)檔案行政管理部門(mén)的監(jiān)督指導(dǎo)。2.2領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)機(jī)關(guān)單位分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)履行以下職責(zé)：（1）審定本單位公文檔案管理制度；（2）協(xié)調(diào)解決公文檔案管理中的重大問(wèn)題；（3）監(jiān)督檢查公文檔案管理工作落實(shí)情況。2.3工作人員職責(zé)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，遵守職業(yè)道德，履行以下職責(zé)：（1）負(fù)責(zé)公文檔案的收集、整理、歸檔、保管等具體工作；（2）維護(hù)公文檔案的真實(shí)性、完整性和安全性；（3）為機(jī)關(guān)單位和社會(huì)提供檔案利用服務(wù)；（4）做好檔案統(tǒng)計(jì)和編研工作；（5）保守檔案秘密。第三章公文形成與歸檔規(guī)范3.1公文形成要求公文形成應(yīng)當(dāng)符合《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》和《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T____）的規(guī)定，確保公文要素齊全、格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確。具體要求包括：（1）版頭部分：應(yīng)當(dāng)有份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人等要素（按規(guī)定可省略的除外）；（2）主體部分：應(yīng)當(dāng)有標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件等要素；（3）版記部分：應(yīng)當(dāng)有抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等要素；（4）電子公文：應(yīng)當(dāng)使用符合國(guó)家規(guī)定的格式（如PDF/A、XML），包含電子簽名、元數(shù)據(jù)（如發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、修改記錄等），確保電子公文的真實(shí)性和可追溯性。3.2歸檔范圍機(jī)關(guān)單位公文檔案歸檔范圍應(yīng)當(dāng)包括：（1）上級(jí)機(jī)關(guān)公文：上級(jí)機(jī)關(guān)針對(duì)本單位的指示、批復(fù)、通知、通報(bào)、意見(jiàn)等；（2）本單位公文：本單位制發(fā)的命令、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、紀(jì)要等；（3）內(nèi)部文件：本單位內(nèi)部形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議記錄、紀(jì)要、規(guī)章制度、人事任免材料、財(cái)務(wù)報(bào)表、信訪處理材料等；（4）同級(jí)或下級(jí)機(jī)關(guān)公文：同級(jí)機(jī)關(guān)的函、通知，下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示、報(bào)告、匯報(bào)等；（5）其他材料：與本單位工作相關(guān)的合同、協(xié)議、證書(shū)、照片、錄音錄像、電子文件等。3.3歸檔時(shí)間與程序（1）歸檔時(shí)間：各部門(mén)應(yīng)當(dāng)在公文辦理完畢后，及時(shí)收集整理本部門(mén)公文，于次年上半年完成向檔案管理部門(mén)的移交工作。電子公文應(yīng)當(dāng)在形成后3個(gè)月內(nèi)歸檔。（2）歸檔程序：①部門(mén)整理：各部門(mén)經(jīng)辦人收集本部門(mén)公文，按照歸檔范圍篩選，剔除重復(fù)、無(wú)效文件，填寫(xiě)《歸檔文件目錄》（包括文件標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、成文日期、作者、頁(yè)數(shù)、保管期限等內(nèi)容）；②部門(mén)審核：部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)《歸檔文件目錄》和公文進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后簽字；③移交驗(yàn)收：檔案管理部門(mén)對(duì)移交的公文進(jìn)行驗(yàn)收，檢查文件的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性（如是否有遺漏要素、格式是否符合要求）；④簽字確認(rèn)：驗(yàn)收合格后，移交部門(mén)與檔案管理部門(mén)雙方簽字，辦理移交手續(xù)，填寫(xiě)《檔案移交清單》（一式兩份，雙方各存一份）。第四章檔案整理與保管4.1檔案整理4.1.1分類方法機(jī)關(guān)單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)本單位機(jī)構(gòu)設(shè)置和工作職能，確定檔案分類方法，常用分類方法包括：（1）年度-機(jī)構(gòu)-問(wèn)題分類法：先按公文形成年度分類，再按形成部門(mén)分類，最后按主題內(nèi)容（如綜合、人事、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)等）分類；（2）年度-問(wèn)題-機(jī)構(gòu)分類法：先按年度分類，再按主題內(nèi)容分類，最后按形成部門(mén)分類。分類方法確定后，應(yīng)當(dāng)保持穩(wěn)定，不得隨意變更。4.1.2立卷與編號(hào)（1）立卷：將同一分類項(xiàng)下的公文按時(shí)間順序或邏輯關(guān)系裝訂成卷（件），保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。卷（件）內(nèi)文件應(yīng)當(dāng)排列有序，正文在前、附件在后，定稿在前、草稿在后，批復(fù)在前、請(qǐng)示在后。（2）編號(hào)：為每卷（件）檔案編制唯一檔號(hào)，檔號(hào)結(jié)構(gòu)一般為：年度+機(jī)構(gòu)代碼+案卷號(hào)+件號(hào)（如2023-辦公室-____）。檔號(hào)應(yīng)當(dāng)標(biāo)注在檔案封面或脊背上。4.1.3保管期限劃分根據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》，公文檔案保管期限分為永久、30年、10年三類：（1）永久保管：反映本單位主要職能活動(dòng)和歷史面貌的重要文件，如本單位制定的規(guī)章制度、年度總結(jié)、人事任免文件、上級(jí)機(jī)關(guān)針對(duì)本單位的重要批復(fù)等；（2）30年保管：反映本單位一般職能活動(dòng)的文件，如本單位的工作計(jì)劃、會(huì)議紀(jì)要、財(cái)務(wù)報(bào)表等；（3）10年保管：臨時(shí)性、事務(wù)性文件，如通知、函件、信訪件等。4.2檔案保管4.2.1庫(kù)房要求檔案庫(kù)房應(yīng)當(dāng)符合“七防”（防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲(chóng)、防污染）要求：（1）防火：安裝防火報(bào)警系統(tǒng)，配備干粉滅火器或二氧化碳滅火器，嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙或使用明火；（2）防盜：安裝防盜門(mén)窗和監(jiān)控設(shè)備，庫(kù)房鑰匙由專人保管；（3）防潮：安裝除濕機(jī)或加濕器，保持相對(duì)濕度在45%-60%；（4）防光：安裝窗簾或防紫外線玻璃，避免陽(yáng)光直射檔案；（5）防鼠：設(shè)置擋鼠板，定期檢查庫(kù)房周邊環(huán)境；（6）防蟲(chóng)：定期投放驅(qū)蟲(chóng)劑（如樟腦丸），或采用熏蒸方式殺蟲(chóng)；（7）防污染：保持庫(kù)房清潔，避免灰塵、有害氣體（如甲醛）污染檔案。4.2.2設(shè)備要求（1）檔案柜：使用鐵皮柜或密集架，避免使用木質(zhì)柜（易吸潮、生蟲(chóng)）；（2）電子檔案保管：使用防磁柜保管電子檔案（如光盤(pán)、U盤(pán)），定期備份電子檔案（異地備份、離線備份各一份）；（3）溫濕度監(jiān)測(cè)：安裝溫濕度計(jì)，定期記錄庫(kù)房溫度（14-24℃）和濕度。4.2.3日常管理（1）檔案入庫(kù)前應(yīng)當(dāng)進(jìn)行消毒處理（如紫外線照射），防止帶入害蟲(chóng)或霉菌；（2）定期檢查檔案狀況，發(fā)現(xiàn)破損、褪色、霉變等問(wèn)題，及時(shí)修復(fù)（如修補(bǔ)破損頁(yè)、復(fù)制褪色文件）；（3）建立《檔案保管臺(tái)賬》，記錄檔案的收進(jìn)、移出、銷毀等情況；（4）非檔案管理人員不得進(jìn)入庫(kù)房，確需進(jìn)入的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。第五章檔案利用與開(kāi)發(fā)5.1利用范圍與權(quán)限（1）本機(jī)關(guān)工作人員：可以利用本單位公文檔案，用于工作需要；（2）上級(jí)機(jī)關(guān)：可以查閱、復(fù)制與本單位工作相關(guān)的檔案；（3）外部單位或個(gè)人：需持單位介紹信或有效身份證件，說(shuō)明利用目的，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可利用；（4）保密檔案：嚴(yán)格按照保密規(guī)定利用，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得查閱、復(fù)制。5.2利用程序（1）申請(qǐng)：利用人填寫(xiě)《檔案利用申請(qǐng)表》，注明利用目的、檔案名稱、檔號(hào)、利用方式（查閱、復(fù)制、借閱）；（2）審批：本機(jī)關(guān)工作人員由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，外部單位或個(gè)人由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；（3）登記：檔案管理部門(mén)核對(duì)審批手續(xù)，填寫(xiě)《檔案利用登記薄》（記錄利用人、利用時(shí)間、利用內(nèi)容、利用方式等）；（4）利用：查閱檔案應(yīng)當(dāng)在檔案管理部門(mén)指定場(chǎng)所進(jìn)行，復(fù)制檔案需經(jīng)批準(zhǔn)，借閱檔案應(yīng)當(dāng)辦理借閱手續(xù)（期限一般不超過(guò)15天，如需延長(zhǎng)，應(yīng)當(dāng)續(xù)借）；（5）歸還：借閱檔案應(yīng)當(dāng)按時(shí)歸還，檔案管理部門(mén)檢查檔案完整性，確認(rèn)無(wú)誤后注銷登記。5.3檔案開(kāi)發(fā)（1）編研成果：根據(jù)工作需要，編制檔案編研材料，如《文件匯編》《大事記》《組織沿革》《專題報(bào)告》等；（2）決策服務(wù)：利用檔案為機(jī)關(guān)單位決策提供參考，如分析歷史數(shù)據(jù)、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、預(yù)測(cè)發(fā)展趨勢(shì)；（3）信息公開(kāi)：按照政府信息公開(kāi)規(guī)定，向社會(huì)公開(kāi)可公開(kāi)的公文檔案信息（如政策文件、公告、通告等）。第六章監(jiān)督與責(zé)任6.1監(jiān)督檢查（1）內(nèi)部監(jiān)督：機(jī)關(guān)單位應(yīng)當(dāng)定期對(duì)公文檔案管理工作進(jìn)行檢查（每年至少一次），重點(diǎn)檢查歸檔范圍執(zhí)行情況、檔案整理質(zhì)量、庫(kù)房管理狀況、利用程序落實(shí)情況等；（2）外部監(jiān)督：接受上級(jí)檔案行政管理部門(mén)的監(jiān)督指導(dǎo)，配合做好檔案執(zhí)法檢查工作。6.2責(zé)任追究對(duì)違反本規(guī)范的行為，應(yīng)當(dāng)追究相關(guān)人員責(zé)任：（1）未按規(guī)定歸檔：對(duì)部門(mén)負(fù)責(zé)人和經(jīng)辦人給予批評(píng)教育，責(zé)令限期整改；（2）損毀、丟失檔案：視情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分；造成嚴(yán)重后果的，依法追究法律責(zé)任；（3）篡改、偽造檔案：給予紀(jì)律處分；構(gòu)成