行政機關(guān)文件管理及歸檔規(guī)范——基于《檔案法》《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》等規(guī)范的實操指引引言行政機關(guān)文件是政務(wù)活動的原始記錄，是決策執(zhí)行、責(zé)任追溯、公共服務(wù)的重要載體。其管理與歸檔工作不僅關(guān)系到行政效率的提升，更涉及國家利益、公眾權(quán)益的維護。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局第8號令）《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T____）等法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，行政機關(guān)需建立“全生命周期、全流程管控”的文件管理體系，實現(xiàn)從文件形成、辦理、日常保管到歸檔、利用的規(guī)范化運作。本文結(jié)合行政機關(guān)實際工作場景，梳理關(guān)鍵環(huán)節(jié)的操作規(guī)范與注意事項，為實務(wù)工作提供專業(yè)指引。一、文件形成與辦理階段：源頭管控，確保文件合法性與規(guī)范性文件的形成與辦理是管理的起點，需重點規(guī)范擬制、審核、簽發(fā)、傳遞等環(huán)節(jié)，從源頭上保證文件質(zhì)量。（一）文件擬制：符合公文格式與內(nèi)容要求1.格式規(guī)范：嚴(yán)格遵循《黨政機關(guān)公文格式》（GB/T____），規(guī)范標(biāo)注文號、密級、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)志、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件、成文日期、印章等要素。例如：文號：采用“機關(guān)代字+年份+序號”格式（如“XX辦〔2023〕5號”）；密級：按國家秘密等級標(biāo)注“絕密”“機密”“秘密”，標(biāo)注于首頁左上角；緊急程度：標(biāo)注“特急”“加急”，位于密級下方。2.內(nèi)容要求：擬制文件需符合法律法規(guī)、政策規(guī)定，內(nèi)容真實準(zhǔn)確、表述清晰、邏輯嚴(yán)密。涉及重大決策、行政執(zhí)法等事項的文件，需進行合法性審查。（二）審核與簽發(fā)：強化責(zé)任傳導(dǎo)1.審核環(huán)節(jié)：建立“擬稿人自審→部門負(fù)責(zé)人初審→辦公室核稿→法治機構(gòu)合法性審查”的多級審核機制。審核內(nèi)容包括：內(nèi)容合法性：是否符合法律、法規(guī)、規(guī)章及上級政策；格式規(guī)范性：是否符合公文格式要求；表述準(zhǔn)確性：是否存在歧義、錯別字或漏項；程序合規(guī)性：是否履行必要的會議審議、征求意見等程序。2.簽發(fā)權(quán)限：嚴(yán)格按照機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)分工及公文處理辦法規(guī)定的權(quán)限簽發(fā)文件。重要文件（如涉及重大決策、人事任免、資金安排等）需由主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)；一般性文件由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。簽發(fā)人需在公文原稿上簽署意見、姓名及日期，不得代簽。（三）辦理流程：規(guī)范收發(fā)文管理1.收文辦理：登記：收到公文后，由辦公室統(tǒng)一登記，內(nèi)容包括文號、標(biāo)題、發(fā)文機關(guān)、收文日期、收文編號、密級、緊急程度等；分辦：根據(jù)公文內(nèi)容及部門職責(zé)，及時分送相關(guān)部門承辦；承辦：承辦部門需在規(guī)定時限內(nèi)辦理，對需要回復(fù)的公文，應(yīng)在辦結(jié)后及時反饋結(jié)果；催辦：辦公室對重要公文進行跟蹤催辦，確保按時辦結(jié)。2.發(fā)文辦理：復(fù)核：簽發(fā)后，由辦公室對公文內(nèi)容、格式進行復(fù)核，確認(rèn)無誤后繕??；繕?。喊凑蘸灠l(fā)的原稿繕印，確保字跡清晰、頁面整潔；用?。簢?yán)格履行用印審批手續(xù)，印章需與發(fā)文機關(guān)標(biāo)志一致；分發(fā)：將繕印好的公文及時分發(fā)至主送機關(guān)、抄送機關(guān)，并做好登記。二、日常文件管理：分類保管，防范丟失與損毀日常文件管理是連接文件形成與歸檔的中間環(huán)節(jié)，需重點做好收集、整理、保管、借閱等工作，確保文件的完整性與可追溯性。（一）文件收集：全面覆蓋，避免遺漏1.收集范圍：包括收文（上級機關(guān)、同級機關(guān)、下級機關(guān)的來文）、發(fā)文（本機關(guān)制發(fā)的公文）、內(nèi)部文件（會議記錄、紀(jì)要、請示批復(fù)、工作方案、調(diào)研材料等）、電子文件（通過辦公自動化系統(tǒng)生成、傳輸?shù)奈募?.收集要求：實行“誰承辦、誰收集”的原則，承辦部門需及時收集本部門辦理的文件材料，每月向辦公室移交一次；電子文件需同步收集，確保與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。（二）文件整理：分類有序，便于查找1.分類方法：采用“年度—機構(gòu)—問題”或“年度—問題—機構(gòu)”的分類體系，具體可根據(jù)機關(guān)規(guī)模、業(yè)務(wù)特點選擇。例如：年度：按文件形成的自然年度分類（如2023年、2024年）；機構(gòu)：按文件承辦的部門分類（如辦公室、政策法規(guī)處、人事處）；問題：按文件內(nèi)容涉及的業(yè)務(wù)領(lǐng)域分類（如綜合管理、行政執(zhí)法、財務(wù)管理）。2.整理要求：紙質(zhì)文件：按分類體系裝入檔案盒，盒內(nèi)文件按時間順序排列，盒外標(biāo)注年度、機構(gòu)、問題、件數(shù)等信息；電子文件：存儲于專用服務(wù)器或檔案管理系統(tǒng)，按分類體系建立文件夾，文件名需包含文號、標(biāo)題等關(guān)鍵信息（如“XX辦〔2023〕5號—關(guān)于印發(fā)《XX機關(guān)文件管理辦法》的通知”）。（三）文件保管：安全防護，防止損毀1.保管環(huán)境：紙質(zhì)文件需存放在干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲的場所，避免陽光直射；電子文件需定期備份（至少兩份，分別存儲于不同介質(zhì)），防止數(shù)據(jù)丟失。2.保管責(zé)任：辦公室指定專人負(fù)責(zé)文件保管，建立《文件保管臺賬》，記錄文件的收存、移交、銷毀等情況。（四）文件借閱：嚴(yán)格審批，規(guī)范流程1.借閱范圍：本機關(guān)工作人員因工作需要可借閱文件；外單位人員借閱需持單位介紹信，并經(jīng)本機關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱流程：填寫《文件借閱申請表》，注明借閱人、借閱文件名稱、文號、用途、借閱期限；經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、辦公室批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)；借閱人需妥善保管文件，不得涂改、損毀、丟失，按期歸還；密級文件借閱需嚴(yán)格按照保密規(guī)定辦理，借閱人需簽署《保密承諾書》。三、文件歸檔流程：規(guī)范移交，確保檔案質(zhì)量歸檔是文件管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，需按照“應(yīng)歸盡歸、規(guī)范整理”的原則，將辦理完畢、具有保存價值的文件材料移交檔案部門保存。（一）歸檔范圍：明確“應(yīng)歸”與“不應(yīng)歸”根據(jù)國家檔案局第8號令，行政機關(guān)文件材料歸檔范圍包括：1.應(yīng)歸檔文件：本機關(guān)制定的規(guī)范性文件、政策性文件；本機關(guān)召開會議形成的會議記錄、紀(jì)要、決議；本機關(guān)辦理的請示、批復(fù)、報告、函；本機關(guān)開展行政執(zhí)法、監(jiān)督檢查、調(diào)研等活動形成的材料；本機關(guān)的機構(gòu)設(shè)置、人事任免、財務(wù)預(yù)決算等材料；上級機關(guān)、同級機關(guān)、下級機關(guān)發(fā)送的與本機關(guān)工作相關(guān)的重要文件。2.不應(yīng)歸檔文件：上級機關(guān)普發(fā)的不需要本機關(guān)辦理的文件；本機關(guān)無關(guān)的文件；重復(fù)文件；未經(jīng)批準(zhǔn)的草稿、修改稿；無保存價值的事務(wù)性文件。（二）歸檔時間：及時移交，避免積壓一般情況下，文件辦理完畢后，需在次年上半年向檔案部門移交歸檔。例如，2023年形成的文件，需在2024年6月底前完成歸檔。對于重大活動、突發(fā)事件形成的文件，需隨時歸檔。（三）歸檔要求：保證文件的完整性與規(guī)范性1.紙質(zhì)文件：完整：文件的正文、附件、審批手續(xù)、修改稿等需齊全；整潔：文件無涂改、破損、污漬；裝訂：采用線裝或膠裝，不得用訂書釘、回形針等易銹蝕的物品裝訂。2.電子文件：格式：采用符合長期保存要求的格式（如PDF/A、XML）；元數(shù)據(jù)：收集文件的創(chuàng)建時間、修改時間、作者、文號、密級等元數(shù)據(jù)；真實性：通過電子簽名、哈希值等技術(shù)保證電子文件的真實性、完整性。（四）歸檔手續(xù)：規(guī)范移交，明確責(zé)任1.編制移交清單：承辦部門需編制《文件歸檔移交清單》，內(nèi)容包括文件名稱、文號、形成日期、數(shù)量、保管期限等。2.簽字確認(rèn)：移交清單需經(jīng)承辦部門負(fù)責(zé)人、檔案部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，一式兩份，雙方各存一份。3.整理歸檔：檔案部門收到文件后，按照《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T____）進行整理，以“件”為單位，分類、排列、編號、編目、裝盒。例如：分類：按“年度—機構(gòu)—保管期限”分類；排列：同一分類內(nèi)按文件形成時間順序排列；編號：采用“年度-機構(gòu)-保管期限-件號”格式（如2023-辦公室-永久-001）；編目：編制《歸檔文件目錄》，內(nèi)容包括件號、文號、標(biāo)題、形成日期、保管期限、頁數(shù)等；裝盒：將整理好的文件裝入檔案盒，盒外標(biāo)注年度、機構(gòu)、保管期限、件數(shù)等信息。四、歸檔后檔案管理：長效保存，提升利用價值歸檔后，檔案部門需對檔案進行保管、利用、鑒定、銷毀等管理，確保檔案的安全與有效利用。（一）檔案保管：安全第一，長效保存1.庫房管理：檔案庫房需符合《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》（JGJ____）要求，控制溫度（14-24℃）、濕度（45-60%），安裝防火、防盜、防光、防蟲、防潮等設(shè)施。2.檔案清點：定期對檔案進行清點，確保檔案數(shù)量與目錄一致，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.檔案修復(fù)：對破損、褪色的檔案及時進行修復(fù)，采用專業(yè)的修復(fù)技術(shù)（如脫酸、加固、字跡恢復(fù)等）。（二）檔案利用：便捷高效，服務(wù)政務(wù)1.利用方式：包括查閱、復(fù)制、摘錄等。本機關(guān)工作人員查閱檔案需持工作證，外單位人員查閱需持單位介紹信，并經(jīng)檔案部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.利用流程：填寫《檔案利用申請表》，注明利用人、利用檔案名稱、文號、用途；經(jīng)檔案部門審核后，提供檔案查閱或復(fù)制服務(wù)；復(fù)制檔案需加蓋檔案部門公章，注明“復(fù)制件與原件一致”。3.利用反饋：檔案部門需收集利用反饋意見，不斷優(yōu)化檔案利用服務(wù)。（三）檔案鑒定與銷毀：科學(xué)評估，去舊存新1.鑒定周期：每10年對檔案進行一次鑒定，重點鑒定超過保管期限的檔案。2.鑒定程序：成立檔案鑒定小組，由檔案部門、業(yè)務(wù)部門、法治機構(gòu)等人員組成；對超過保管期限的檔案進行審查，確定其是否具有繼續(xù)保存價值；對確無保存價值的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，經(jīng)機關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后銷毀。3.銷毀要求：銷毀檔案需由兩人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷人需在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，確保檔案銷毀徹底。五、保障機制：強化支撐，確保規(guī)范落地（一）組織保障：建立健全檔案工作機構(gòu)行政機關(guān)需成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由主要負(fù)責(zé)人任組長，分管領(lǐng)導(dǎo)任副組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案工作，研究解決檔案管理中的重大問題。同時，配備專職檔案人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。（二）制度保障：完善檔案管理制度體系制定《行政機關(guān)文件管理辦法》《行政機關(guān)檔案歸檔細(xì)則》《行政機關(guān)檔案借閱制度》《行政機關(guān)檔案鑒定銷毀辦法》等制度，明確各環(huán)節(jié)的操作規(guī)范與責(zé)任分工。制度需根據(jù)法律法規(guī)的變化及時修訂，確保有效性。（三）人員保障：提升檔案人員專業(yè)素質(zhì)定期組織檔案人員參加培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)、業(yè)務(wù)知識與技術(shù)技能（如電子文件管理、檔案修復(fù)技術(shù)等）。鼓勵檔案人員參加檔案專業(yè)技術(shù)資格考試，提高專業(yè)水平。（四）技術(shù)保障：推進檔案管理信息化采用檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)電子文件的全程管理（從形成、辦理到歸檔、利用）。系統(tǒng)需具備電子簽名、哈希值校驗、權(quán)限管理等功能，確保電子文件的真實性、完整性、安全性。同時，推進檔案數(shù)字化建設(shè)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，提升檔案利用效率。結(jié)語行政機關(guān)文件管理及歸檔工作是一項系統(tǒng)性、專業(yè)性的工作，需貫穿文件全生命周期，從源頭抓起，規(guī)范每一個環(huán)節(jié)。通過建立健全制度體系、強化組織保障、提升人員素質(zhì)、推進信息化建設(shè)，可有效提高文件管理效率，防