機(jī)關(guān)單位文件歸檔管理辦法第一章總則第一條目的依據(jù)為規(guī)范本機(jī)關(guān)及所屬單位文件歸檔管理，保障檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機(jī)關(guān)檔案工作條例》《文書檔案整理規(guī)則》（DA/T____）等法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本機(jī)關(guān)實(shí)際工作需要，制定本辦法。第二條適用范圍本辦法適用于本機(jī)關(guān)（含內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)）及所屬事業(yè)單位的文件歸檔管理工作，包括紙質(zhì)文件、電子文件及其他載體文件的收集、整理、移交、保管、利用和銷毀等環(huán)節(jié)。第三條基本原則（一）應(yīng)歸盡歸：凡屬本機(jī)關(guān)工作活動中形成的具有保存價(jià)值的文件，均應(yīng)納入歸檔范圍，不得遺漏或隱匿。（二）同步歸檔：紙質(zhì)文件與電子文件同步形成、同步整理、同步移交，電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力。（三）規(guī)范整理：按照國家及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編號、編目，確保檔案整理質(zhì)量符合長期保存要求。（四）安全可控：建立健全檔案安全管理制度，保障檔案實(shí)體與信息安全，防止檔案損毀、丟失或泄露。（五）有效利用：優(yōu)化檔案利用流程，提高檔案檢索效率，為機(jī)關(guān)決策、業(yè)務(wù)開展和公眾服務(wù)提供支撐。第二章歸檔范圍與分類第四條歸檔范圍本機(jī)關(guān)文件歸檔范圍包括但不限于以下類型：（一）公文類：本機(jī)關(guān)制發(fā)的正式公文（含正文、附件、審批稿、修改稿、簽發(fā)單）；上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與本機(jī)關(guān)職責(zé)相關(guān)的公文（如批復(fù)、通知、意見、決定）；下級機(jī)關(guān)上報(bào)的公文（如請示、報(bào)告、總結(jié)、計(jì)劃）。（二）會議類：本機(jī)關(guān)召開或參與的各類會議材料（如會議通知、議程、紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話、參會人員名單、會議記錄、現(xiàn)場照片/視頻）。（三）決策與業(yè)務(wù)類：本機(jī)關(guān)重大決策過程材料（如可行性研究報(bào)告、專家意見、會議紀(jì)要、決策文件）；業(yè)務(wù)工作形成的材料（如統(tǒng)計(jì)報(bào)表、合同協(xié)議、驗(yàn)收報(bào)告、執(zhí)法記錄、信訪處理材料、調(diào)研方案及報(bào)告）。（四）人事與事務(wù)類：本機(jī)關(guān)干部任免、考核、獎懲材料；工資福利、社會保險(xiǎn)材料；機(jī)構(gòu)設(shè)置、編制調(diào)整文件；榮譽(yù)證書、獎牌、印章印模；大事記、年鑒、工作日志。（五）電子文件類：通過本機(jī)關(guān)電子辦公系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)）形成的電子公文、電子郵件、電子表格、電子圖片/視頻；通過網(wǎng)絡(luò)傳輸、存儲的其他電子文件（需與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致）。（六）其他類：本機(jī)關(guān)與外單位往來的重要函件；涉及本機(jī)關(guān)歷史沿革、資產(chǎn)權(quán)屬的材料；具有保存價(jià)值的聲像資料、實(shí)物檔案等。第五條分類標(biāo)準(zhǔn)采用“全宗號-年度-機(jī)構(gòu)-保管期限-件號”的分類方法（全宗號由同級國家檔案館分配），具體規(guī)則如下：（一）全宗號：標(biāo)識本機(jī)關(guān)檔案的唯一代碼，由檔案館統(tǒng)一編制。（二）年度：以文件形成的自然年度為分類依據(jù)（如2023年形成的文件歸入“2023”年度）。（三）機(jī)構(gòu)：以文件形成的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)或所屬單位為分類依據(jù)（如“辦公室”“業(yè)務(wù)一科”“下屬事業(yè)單位”）。（四）保管期限：按照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局第8號令），分為永久、定期30年、定期10年三類：永久保管：本機(jī)關(guān)制定的規(guī)范性文件、重大決策材料、年度總結(jié)報(bào)告、干部任免文件、重要合同協(xié)議、資產(chǎn)權(quán)屬證明等。定期30年：本機(jī)關(guān)一般業(yè)務(wù)文件、會議材料、調(diào)研材料、人事檔案（非永久部分）等。定期10年：本機(jī)關(guān)日常事務(wù)性文件、通知、報(bào)表、臨時性活動材料等。（五）件號：同一分類項(xiàng)下文件的順序編號（如“2023-辦公室-永久-001”）。第三章歸檔流程第六條收集環(huán)節(jié)（一）責(zé)任分工：各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)及所屬單位應(yīng)指定兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門文件的日常收集工作；辦公室設(shè)專職檔案管理員，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全機(jī)關(guān)歸檔工作。（二）收集要求：1.兼職檔案員應(yīng)每月收集本部門形成的文件（包括紙質(zhì)文件、電子文件及其他載體文件），確保文件完整（無遺漏正文、附件、審批手續(xù)）。2.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的公文，由辦公室統(tǒng)一簽收、登記后，轉(zhuǎn)發(fā)至相關(guān)部門；相關(guān)部門收到后應(yīng)及時將文件交兼職檔案員。3.電子文件應(yīng)從電子辦公系統(tǒng)中導(dǎo)出，確保與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致；電子郵件應(yīng)留存原始郵件（包括附件），并標(biāo)注主題、發(fā)件人、收件人、發(fā)送時間。（三）培訓(xùn)與指導(dǎo)：辦公室應(yīng)每年組織1次兼職檔案員培訓(xùn)，內(nèi)容包括檔案法律法規(guī)、歸檔范圍、整理方法、電子檔案管理等，提高其業(yè)務(wù)能力。第七條整理環(huán)節(jié)（一）紙質(zhì)文件整理：1.裝訂：采用線裝或膠裝（禁用金屬釘），保持文件平整；破損文件應(yīng)先修復(fù)（如粘補(bǔ)、托裱）。2.分類：按照“年度-機(jī)構(gòu)-保管期限”分類，將文件歸入對應(yīng)類別。3.編號：給每個文件分配唯一檔號（格式：全宗號-年度-機(jī)構(gòu)-保管期限-件號），標(biāo)注在文件首頁右上角。4.編目：填寫《文書檔案目錄》，內(nèi)容包括檔號、文件名稱、形成時間、形成部門、保管期限、頁數(shù)、備注等。5.裝盒：將整理好的文件裝入檔案盒，填寫檔案盒封面（全宗名稱、年度、機(jī)構(gòu)、保管期限）和盒脊（全宗號、年度、機(jī)構(gòu)、保管期限、盒號）。（二）電子文件整理：1.格式轉(zhuǎn)換：將電子文件轉(zhuǎn)換為符合長期保存要求的格式（如PDF/A-1b、XML），確保未來可讀取。2.元數(shù)據(jù)采集：采集電子文件的元數(shù)據(jù)（包括文件名稱、形成時間、形成部門、責(zé)任人、文件格式、大小、哈希值、電子簽名等），確保真實(shí)性和完整性。3.分類編號：按照紙質(zhì)文件的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，分配檔號，并與紙質(zhì)檔案關(guān)聯(lián)。4.存儲：將電子文件存儲在符合《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》（DA/T____）要求的檔案管理系統(tǒng)中，做好異地備份（至少1份備份存儲在不同地點(diǎn)）。第八條移交環(huán)節(jié)（一）移交時間：各部門應(yīng)在次年6月底前，將上一年度的文件整理完畢，移交辦公室。（二）移交手續(xù)：1.兼職檔案員填寫《檔案移交清單》（內(nèi)容包括檔號、文件名稱、形成時間、形成部門、保管期限、數(shù)量、備注等），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交辦公室。2.專職檔案管理員對移交的檔案進(jìn)行檢查（重點(diǎn)檢查文件完整性、整理規(guī)范性、電子文件元數(shù)據(jù)齊全性），符合要求的予以接收，雙方在《檔案移交清單》上簽字；不符合要求的，退回部門重新整理。（三）電子文件移交：通過檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行在線移交，確保電子文件及元數(shù)據(jù)完整傳輸；移交后，原部門應(yīng)刪除電子文件的本地存儲，防止重復(fù)歸檔。第四章歸檔要求第九條質(zhì)量要求（一）完整性：文件的正文、附件、審批手續(xù)、修改稿等齊全，無遺漏；電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、元數(shù)據(jù)完整。（二）準(zhǔn)確性：文件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，字跡清晰（禁用鉛筆、圓珠筆書寫，不得涂改、偽造）；電子文件的哈希值與原始文件一致（確保未被篡改）。（三）系統(tǒng)性：分類合理，排列有序，檔號唯一；電子文件與紙質(zhì)檔案一一對應(yīng)（通過檔號關(guān)聯(lián)）。（四）規(guī)范性：整理方法符合《文書檔案整理規(guī)則》（DA/T____）、《電子檔案管理基本規(guī)范》（DA/T____）等標(biāo)準(zhǔn)。第十條時間要求（一）年度歸檔：上一年度的文件應(yīng)在次年6月底前完成移交；臨時活動形成的文件，應(yīng)在活動結(jié)束后1個月內(nèi)移交。（二）永久檔案移交：本機(jī)關(guān)形成的永久檔案，應(yīng)在保管滿20年后，向同級國家檔案館移交（具體時間按照檔案館要求執(zhí)行）。（三）電子文件歸檔：電子文件應(yīng)在形成后3個月內(nèi)歸檔（如需修改，應(yīng)歸檔修改后的版本，并保留修改痕跡）。第十一條電子文件特殊要求（一）真實(shí)性：電子文件應(yīng)使用電子簽名或數(shù)字證書，確保形成者、形成時間、形成內(nèi)容可驗(yàn)證。（二）可用性：電子文件的格式應(yīng)兼容主流軟件，定期對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行升級，確保電子文件未來可讀取。（三）安全性：電子檔案存儲環(huán)境應(yīng)符合防火、防潮、防病毒、防黑客攻擊要求；定期對電子檔案進(jìn)行備份（每季度1次），防止數(shù)據(jù)丟失。（四）單軌制試點(diǎn)：鼓勵對非涉密、非重大事項(xiàng)的文件采用電子檔案單軌制（僅歸檔電子檔案），減少紙質(zhì)檔案存儲壓力；涉及重大決策、涉密內(nèi)容的文件，仍需歸檔紙質(zhì)檔案。第五章歸檔后管理第十二條檔案保管（一）保管場所：檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房中，庫房應(yīng)符合以下要求：防火：安裝滅火器、煙霧報(bào)警器，禁止存放易燃物品。防潮：安裝除濕機(jī)，濕度保持在45%-60%；避免檔案接觸水或潮濕墻面。防蟲：放置防蟲藥（如樟腦丸），定期檢查蟲情。防盜：安裝防盜門、監(jiān)控系統(tǒng)，庫房鑰匙由專職檔案管理員保管。防光：使用防紫外線窗簾，避免陽光直射檔案。（二）保管期限：嚴(yán)格按照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》執(zhí)行，定期檢查保管期限執(zhí)行情況（每5年1次）；如需調(diào)整保管期限，應(yīng)經(jīng)鑒定小組審核、機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（三）檔案存放：檔案盒應(yīng)按檔號順序排列，存放整齊；庫房內(nèi)設(shè)置檔案目錄索引，便于快速查找。（四）檔案保護(hù)：定期對檔案進(jìn)行檢查（每年1次），發(fā)現(xiàn)破損、褪色的紙質(zhì)檔案應(yīng)及時修復(fù)（如采用脫酸、加固技術(shù)）；發(fā)現(xiàn)電子檔案損壞應(yīng)及時恢復(fù)（通過備份數(shù)據(jù)）。（五）檔案統(tǒng)計(jì)：辦公室應(yīng)每年對檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等，填寫《檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表》，報(bào)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人和同級國家檔案館。第十三條檔案利用（一）利用范圍：本機(jī)關(guān)工作人員及外單位人員均可申請利用檔案，但需遵守保密規(guī)定（涉密檔案僅限本機(jī)關(guān)涉密人員利用）。（二）利用程序：1.本機(jī)關(guān)工作人員：填寫《檔案利用申請表》（內(nèi)容包括利用人、利用時間、利用目的、利用檔案內(nèi)容），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到辦公室查閱。2.外單位人員：持單位介紹信（注明利用目的）和本人身份證，經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。3.涉密檔案：需經(jīng)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并簽訂《保密承諾書》（承諾不復(fù)制、摘抄涉密內(nèi)容）。（三）利用方式：1.查閱：在檔案庫房內(nèi)查閱，不得帶出；如需摘抄，應(yīng)經(jīng)管理員同意。2.復(fù)制：經(jīng)批準(zhǔn)后，可復(fù)制非涉密檔案（復(fù)制件需加蓋“檔案復(fù)制章”）；涉密檔案不得復(fù)制。3.借閱：特殊情況需借閱檔案的，需經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，借閱期限不超過7天；逾期需辦理續(xù)借手續(xù)，續(xù)借期限不超過3天。（四）利用登記：辦公室應(yīng)做好檔案利用登記（內(nèi)容包括利用人、利用時間、利用目的、利用檔案內(nèi)容、審批人、備注等），并存檔備查。第十四條檔案銷毀（一）鑒定程序：定期對到期的定期檔案進(jìn)行鑒定（每10年1次），由辦公室組織業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、兼職檔案員組成鑒定小組，對檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評估。（二）審批流程：經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》（內(nèi)容包括銷毀檔案的檔號、名稱、數(shù)量、銷毀原因），經(jīng)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可銷毀。（三）銷毀實(shí)施：1.紙質(zhì)檔案：采用碎紙機(jī)碎紙或焚燒（需在指定地點(diǎn)進(jìn)行），由辦公室和紀(jì)檢部門共同監(jiān)銷。2.電子檔案：采用徹底刪除（清空回收站）或數(shù)據(jù)銷毀工具（如DBAN），確保電子數(shù)據(jù)無法恢復(fù)，由辦公室和信息部門共同監(jiān)銷。（四）銷毀記錄：銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀記錄》（內(nèi)容包括銷毀檔案的檔號、名稱、數(shù)量、銷毀時間、監(jiān)