2025合同管理專(zhuān)員操作規(guī)范一、合同草擬階段1.1合同起草原則合同管理專(zhuān)員在草擬合應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)，確保合同內(nèi)容的合法性、合規(guī)性。合同條款需明確具體，避免模糊表述，確保雙方權(quán)利義務(wù)清晰無(wú)誤。合同管理專(zhuān)員應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，參照公司已有的標(biāo)準(zhǔn)合同范本，確保合同格式統(tǒng)一、條款完整。1.2合同主要條款合同應(yīng)包含以下主要條款：（1）合同編號(hào)；（2）合同名稱(chēng)及編號(hào)；（3）合同雙方信息（包括但不限于公司名稱(chēng)、地址、法定代表人、聯(lián)系方式等）；（4）合同標(biāo)的（包括但不限于貨物、服務(wù)、項(xiàng)目等）；（5）合同價(jià)款及支付方式；（6）合同履行期限及方式；（7）雙方權(quán)利與義務(wù)；（8）違約責(zé)任及爭(zhēng)議解決方式；（9）其他約定事項(xiàng)。1.3合同草擬注意事項(xiàng)（1）合同管理專(zhuān)員應(yīng)確保合同內(nèi)容符合相關(guān)法律法規(guī)及公司規(guī)章制度，避免因條款不合規(guī)導(dǎo)致法律糾紛。（2）合同草擬時(shí)，應(yīng)充分考慮合同履行過(guò)程中的各種可能性，明確約定各方的權(quán)利與義務(wù)，確保合同條款的可操作性。（3）對(duì)于特殊類(lèi)型的合同（如涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)、保密協(xié)議等），合同管理專(zhuān)員應(yīng)特別注意相關(guān)法律條款的適用性，必要時(shí)可咨詢(xún)法律顧問(wèn)或相關(guān)專(zhuān)家意見(jiàn)。二、合同審查階段2.1合同審查流程合同管理專(zhuān)員在完成合同草擬后，需將合同提交至相關(guān)部門(mén)或人員進(jìn)行審查。審查流程一般包括以下步驟：（1）法律合規(guī)性審查：由法律顧問(wèn)或法務(wù)部門(mén)對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行審查，確保合同條款符合相關(guān)法律法規(guī)及公司制度。（2）業(yè)務(wù)部門(mén)審查：業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)合同的業(yè)務(wù)內(nèi)容、條款設(shè)置及履行可能性進(jìn)行審查，提出修改意見(jiàn)或建議。（3）最終審批：經(jīng)各部門(mén)審查通過(guò)后，提交至公司高層或授權(quán)負(fù)責(zé)人進(jìn)行最終審批。2.2審查重點(diǎn)（1）合同條款的合法性：審查合同內(nèi)容是否違反法律法規(guī)及公司規(guī)章制度。（2）合同內(nèi)容的完整性：檢查合同是否包含所有必要條款，是否存在遺漏或表述不清的情況。（3）合同風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估：評(píng)估合同履行過(guò)程中可能存在的法律風(fēng)險(xiǎn)，并提出相應(yīng)的防范措施。（4）特殊條款審查：對(duì)于涉及特殊行業(yè)的合同（如金融、建筑等），需特別關(guān)注相關(guān)行業(yè)的特殊規(guī)定及條款設(shè)置。三、合同簽訂與生效3.1簽訂程序合同管理專(zhuān)員在合同獲得批準(zhǔn)后，應(yīng)與合同相對(duì)方進(jìn)行合同簽署。簽署時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照以下程序進(jìn)行：（1）核對(duì)合同相對(duì)方的身份及資質(zhì)，確保其具備簽訂合同的權(quán)利能力和行為能力。（2）確認(rèn)合同簽署的日期、地點(diǎn)及簽署人的身份。（3）雙方簽字蓋章，確保合同簽署的真實(shí)有效性。3.2合同生效條件合同的生效條件應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)及合同約定執(zhí)行。合同管理專(zhuān)員需明確合同生效的條件，如簽字蓋章、支付定金或預(yù)付款等，并在合同中明確約定。3.3電子合同管理對(duì)于采用電子合同形式的，合同管理專(zhuān)員應(yīng)確保電子合同的簽署符合《電子簽名法》等相關(guān)法律規(guī)定，確保電子簽名的有效性和合同的法律效力。四、合同履行與監(jiān)督4.1合同履行管理合同管理專(zhuān)員應(yīng)建立合同履行跟蹤機(jī)制，對(duì)合同的履行情況進(jìn)行全程監(jiān)督，確保合同按約定條款執(zhí)行。（1）合同履行跟蹤：定期與合同相對(duì)方進(jìn)行溝通，了解合同履行情況，確保雙方義務(wù)的履行無(wú)誤。（2）履約記錄：建立合同履行記錄，詳細(xì)記載合同履行過(guò)程中的重要事項(xiàng)，包括但不限于履約進(jìn)度、付款情況、變更事項(xiàng)等。4.2合同變更與解除在合同履行過(guò)程中，如需變更或解除合同，合同管理專(zhuān)員應(yīng)按照以下程序進(jìn)行：（1）雙方協(xié)商：合同變更或解除需經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書(shū)面補(bǔ)充協(xié)議。（2）審查備案：變更或解除后的合同需重新履行審查程序，并及時(shí)備案。（3）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估：變更或解除合同前，需對(duì)可能產(chǎn)生的法律風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，并采取相應(yīng)措施。五、合同檔案管理5.1合同歸檔要求合同管理專(zhuān)員應(yīng)建立健全的合同檔案管理制度，確保合同檔案的完整性和可追溯性。（1）歸檔內(nèi)容：包括合同正本、補(bǔ)充協(xié)議、履行記錄、變更通知、解除協(xié)議等相關(guān)文件。（2）歸檔方式：根據(jù)公司規(guī)定，采用電子檔案或紙質(zhì)檔案進(jìn)行歸檔。（3）檔案保存：嚴(yán)格按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行保存，確保檔案的安全性和保密性。5.2合同檔案查詢(xún)與使用合同管理專(zhuān)員應(yīng)建立合同檔案查詢(xún)制度，方便相關(guān)部門(mén)或人員查詢(xún)使用。查詢(xún)時(shí)需嚴(yán)格履行審批程序，確保檔案的安全性。六、合同管理專(zhuān)員的日常職責(zé)6.1合同管理專(zhuān)員的工作內(nèi)容合同管理專(zhuān)員應(yīng)每日檢查合同管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況，確保合同的簽訂、履行、變更、歸檔等環(huán)節(jié)均在系統(tǒng)中如實(shí)記錄。（1）合同信息錄入與更新：及時(shí)將合同信息錄入系統(tǒng)，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（2）合同提醒與預(yù)警：設(shè)置合同履行提醒功能，對(duì)即將到期或存在風(fēng)險(xiǎn)的合同及時(shí)發(fā)出預(yù)警。（3）合同分析與報(bào)告：定期對(duì)合同管理情況進(jìn)行分析，形成報(bào)告并提交至相關(guān)部門(mén)。6.2合同管理專(zhuān)員的風(fēng)險(xiǎn)防范合同管理專(zhuān)員應(yīng)時(shí)刻保持風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，定期對(duì)合同管理流程進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，并采取相應(yīng)的防范措施，確保合同管理工作的順利進(jìn)行。七、附則7.1本規(guī)范自發(fā)布之日起實(shí)施7.2本規(guī)范解釋權(quán)歸公司法律事務(wù)部所有7.3若本規(guī)范與相關(guān)法律法規(guī)或公司