林業(yè)公司會議管理制度

一、總則1.目的為規(guī)范本林業(yè)公司會議管理，提高會議效率和質(zhì)量，確保會議精神有效傳達(dá)與執(zhí)行，促進公司內(nèi)部信息溝通、決策制定以及工作協(xié)調(diào)，結(jié)合公司實際情況，特制定本制度。2.指導(dǎo)原則以公司“綠色發(fā)展，生態(tài)共贏”的企業(yè)文化為導(dǎo)向，秉持“高效、務(wù)實、創(chuàng)新”的經(jīng)營理念，遵循扁平化管理原則，減少會議層級，提高信息傳遞速度和決策效率，注重社會效益，確保會議決策符合公司長期發(fā)展戰(zhàn)略和社會生態(tài)效益需求。二、適用范圍本制度適用于林業(yè)公司全體員工。涉及與客戶共同參與的會議，在不違背本制度核心原則的基礎(chǔ)上，可根據(jù)實際情況進行適當(dāng)調(diào)整和補充。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.會議管理小組-組成：由公司行政主管擔(dān)任組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員。-職責(zé)：負(fù)責(zé)統(tǒng)籌公司會議安排，審核會議計劃；制定和完善會議管理制度；對重大會議的決策執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。2.行政部門-職責(zé)：作為會議管理的具體執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)會議的籌備、組織和服務(wù)工作，包括會議場地安排、設(shè)備準(zhǔn)備、資料收集與整理等；做好會議記錄，編寫會議紀(jì)要并及時分發(fā)；跟蹤會議決策的執(zhí)行情況并向會議管理小組匯報。3.其他部門-職責(zé)：根據(jù)會議安排，按時參加會議并準(zhǔn)備相關(guān)資料；負(fù)責(zé)本部門涉及會議決策的具體執(zhí)行工作；及時向行政部門反饋決策執(zhí)行過程中遇到的問題。四、管理內(nèi)容與流程1.會議分類與計劃-會議分類：公司會議分為管理層會議、部門例會、專題會議、項目會議、全員大會等。-會議計劃制定：各部門應(yīng)在每月末將次月會議計劃報行政部門，行政部門匯總后形成公司月度會議計劃，報會議管理小組審核。會議計劃應(yīng)明確會議名稱、時間、地點、參會人員、會議主題等內(nèi)容。2.會議籌備-會議通知：行政部門根據(jù)會議計劃提前發(fā)出會議通知，通知內(nèi)容應(yīng)包括會議時間、地點、主題、議程、參會要求等。對于重要會議，應(yīng)提前提醒參會人員做好準(zhǔn)備。-資料準(zhǔn)備：參會部門和人員應(yīng)根據(jù)會議主題準(zhǔn)備相關(guān)資料，如工作報告、數(shù)據(jù)分析、方案建議等，并在會議前提交給行政部門。行政部門負(fù)責(zé)對資料進行整理和匯總，確保會議資料的完整性和準(zhǔn)確性。-場地與設(shè)備準(zhǔn)備：行政部門根據(jù)會議規(guī)模和需求，安排合適的會議場地，并提前調(diào)試好會議設(shè)備，如投影儀、音響、麥克風(fēng)等，確保會議正常進行。3.會議召開-會議主持：根據(jù)會議類型確定主持人，管理層會議由公司領(lǐng)導(dǎo)主持，部門例會由部門負(fù)責(zé)人主持，專題會議和項目會議可由相關(guān)負(fù)責(zé)人主持。主持人負(fù)責(zé)把控會議節(jié)奏，引導(dǎo)參會人員圍繞會議主題發(fā)言，確保會議有序進行。-參會要求：參會人員應(yīng)按時到達(dá)會議現(xiàn)場，不得遲到、早退或無故缺席。如有特殊情況不能參會，需提前向主持人請假。會議期間，參會人員應(yīng)將手機調(diào)至靜音或關(guān)機狀態(tài)，集中精力參與會議，不得隨意走動或進行與會議無關(guān)的活動。-會議發(fā)言：參會人員應(yīng)圍繞會議主題積極發(fā)言，表達(dá)觀點清晰、簡潔，避免冗長和無關(guān)的陳述。發(fā)言應(yīng)注重實際效果，提供有價值的信息和建議。-會議記錄：行政部門安排專人負(fù)責(zé)會議記錄，記錄內(nèi)容應(yīng)包括會議基本信息、參會人員發(fā)言要點、會議決策等。會議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整，確保能夠真實反映會議情況。4.會議紀(jì)要-編寫與審核：會議結(jié)束后，會議記錄人員應(yīng)及時編寫會議紀(jì)要，經(jīng)主持人審核后，報行政主管審批。會議紀(jì)要應(yīng)突出會議重點，明確會議決策和工作安排，語言簡潔明了。-分發(fā)與存檔：審批后的會議紀(jì)要應(yīng)及時分發(fā)給相關(guān)參會人員和部門，確保會議精神得到有效傳達(dá)。同時，行政部門應(yīng)將會議紀(jì)要進行存檔，以便日后查閱和參考。5.決策執(zhí)行與跟蹤-任務(wù)分解：會議決策明確責(zé)任部門和責(zé)任人后，責(zé)任部門應(yīng)將任務(wù)進行細(xì)化分解，制定具體的執(zhí)行計劃，并將計劃報行政部門備案。-執(zhí)行跟蹤：行政部門負(fù)責(zé)對會議決策的執(zhí)行情況進行跟蹤檢查，定期向會議管理小組匯報執(zhí)行進度。對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，責(zé)任部門應(yīng)及時反饋，以便及時調(diào)整和解決。-結(jié)果反饋：任務(wù)完成后，責(zé)任部門應(yīng)及時向行政部門提交執(zhí)行結(jié)果報告，行政部門匯總后向會議管理小組匯報，確保會議決策得到有效落實。五、權(quán)利與義務(wù)1.參會人員權(quán)利-有權(quán)在會議上充分表達(dá)自己的觀點和意見，不受他人干涉。-有權(quán)獲取與會議相關(guān)的資料和信息，以便更好地參與會議討論和決策。-對會議決策有不同意見時，有權(quán)在會議上提出，并進行充分的討論和溝通。2.參會人員義務(wù)-遵守會議紀(jì)律，按時參加會議，不得遲到、早退或無故缺席。-認(rèn)真準(zhǔn)備會議資料，積極參與會議討論，為會議決策提供有價值的建議。-嚴(yán)格執(zhí)行會議決策，按照要求完成工作任務(wù)，并及時反饋執(zhí)行情況。3.公司權(quán)利與義務(wù)-公司有權(quán)根據(jù)工作需要召開各類會議，要求員工按時參加并履行相關(guān)義務(wù)。-公司有義務(wù)為會議的召開提供必要的資源和支持，包括場地、設(shè)備、資料等。-公司應(yīng)尊重員工在會議上的發(fā)言和建議，認(rèn)真對待員工提出的問題，并及時給予反饋和處理。六、監(jiān)督與考核機制1.監(jiān)督機制-會議管理小組負(fù)責(zé)對會議的組織、召開和決策執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，定期對會議質(zhì)量和效果進行評估。-行政部門應(yīng)建立會議監(jiān)督檔案，記錄會議的各項情況，包括會議通知、會議記錄、會議紀(jì)要、決策執(zhí)行情況等，以便隨時查閱和監(jiān)督。-鼓勵員工對會議中存在的問題進行監(jiān)督和反饋，對于合理的建議和意見，公司將給予適當(dāng)獎勵。2.考核機制-將會議參與情況和決策執(zhí)行情況納入員工績效考核體系。對按時參加會議、積極發(fā)言并有效執(zhí)行會議決策的員工，在績效考核中給予加分；對遲到、早退、無故缺席會議或未按時完成會議決策任務(wù)的員工，進行相應(yīng)扣分。-對部門會議組織和執(zhí)行情況進行考核，包括會議計劃制定的合理性、會議籌備的充分性、會議決策的執(zhí)行效果等方面。考核結(jié)果作為部門績