林業(yè)公司技術檔案實施細則

一、總則1.目的：為加強林業(yè)公司技術檔案管理，確保技術檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，有效利用技術檔案為公司生產(chǎn)、科研、經(jīng)營等活動服務，依據(jù)國家有關檔案管理的法律法規(guī)，結合本公司實際情況，特制定本實施細則。2.意義：技術檔案是公司在林業(yè)生產(chǎn)、科研、工程建設等技術活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它不僅反映了公司技術發(fā)展的歷程，更是公司進行技術創(chuàng)新、生產(chǎn)管理和決策的重要依據(jù)，對于提升公司核心競爭力、保障公司可持續(xù)發(fā)展具有重要意義。3.遵循原則：技術檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理、分類整理、便于利用的原則，確保檔案管理的科學性、規(guī)范性和有效性。同時，注重檔案管理與公司企業(yè)文化相結合，體現(xiàn)公司對技術積累和傳承的重視。二、適用范圍本實施細則適用于林業(yè)公司全體員工。公司各部門、各層級在技術活動中形成的技術檔案均應按照本細則進行管理。對于與公司有業(yè)務往來的客戶，涉及技術檔案的提供、使用等事項，也應參照本細則相關規(guī)定執(zhí)行，以保障技術檔案信息的安全和合理利用。三、組織架構與職責分工1.檔案管理部門-負責制定和完善公司技術檔案管理制度，并監(jiān)督各部門執(zhí)行。-集中管理公司各類技術檔案，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。-為公司各部門提供技術檔案的查閱、借閱等服務，確保檔案信息的合理利用。-對公司各部門技術檔案管理工作進行指導和培訓，提高整體檔案管理水平。2.各業(yè)務部門-確定專人負責本部門技術檔案的收集、整理和初步審核工作，確保檔案資料的完整性和準確性。-及時將整理好的技術檔案移交至檔案管理部門，并協(xié)助檔案管理部門做好檔案的歸檔和保管工作。-根據(jù)工作需要，按照規(guī)定手續(xù)向檔案管理部門申請查閱、借閱技術檔案。3.公司管理層-負責對技術檔案管理工作的整體規(guī)劃和決策，保障檔案管理工作所需的資源投入。-對涉及公司重大技術項目的檔案管理工作進行監(jiān)督和指導，確保檔案信息能夠為公司戰(zhàn)略決策提供支持。四、管理內(nèi)容與流程1.檔案收集-收集范圍：包括林業(yè)生產(chǎn)過程中的作業(yè)設計、技術方案、操作規(guī)程、質量檢驗報告；科研項目的立項報告、研究報告、實驗數(shù)據(jù)、論文著作；工程建設項目的規(guī)劃設計、施工圖紙、竣工驗收報告等各類技術文件。-收集方式：各業(yè)務部門在技術活動完成后，應及時將相關技術文件整理匯總，按照規(guī)定的格式和要求填寫檔案移交清單，移交至檔案管理部門。對于重要的技術項目，檔案管理部門可提前介入，指導業(yè)務部門做好文件收集工作。2.檔案整理-分類：檔案管理部門按照技術檔案的性質、來源、時間等因素進行分類，如分為生產(chǎn)技術類、科研項目類、工程建設類等。每個大類下再細分小類，以便于管理和查找。-編號：對整理好的檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和檢索。-編目：編制檔案目錄，目錄應包含檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等基本信息，確保檔案信息的清晰準確。3.檔案歸檔-按照分類和編號順序，將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、編號范圍等信息。-將檔案盒存放于專門的檔案庫房，按照一定的排列方式進行上架，確保檔案存放有序，便于查找和管理。4.檔案保管-檔案庫房應具備適宜的溫度、濕度條件，做好防火、防潮、防蟲、防盜等安全防護措施。-定期對檔案進行檢查和清點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案損壞、丟失等問題。對于電子檔案，要做好數(shù)據(jù)備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。5.檔案利用-查閱：公司員工因工作需要查閱技術檔案，應填寫查閱申請表，經(jīng)部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。查閱時應在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出查閱室。-借閱：對于確需借閱的檔案，借閱人應填寫借閱申請表，詳細注明借閱原因、借閱期限等信息，經(jīng)部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。-檔案管理部門應做好查閱、借閱登記工作，記錄查閱人、借閱人、查閱時間、借閱時間、歸還時間等信息，以便跟蹤管理。五、權利與義務1.員工權利-有權按照規(guī)定手續(xù)查閱、借閱與工作相關的技術檔案，以獲取必要的技術支持和信息資源。-對檔案管理工作提出意見和建議，促進檔案管理工作的改進和完善。2.員工義務-有義務及時將在技術活動中形成的文件資料整理移交至檔案管理部門，確保檔案的完整性和及時性。-在查閱、借閱技術檔案過程中，應嚴格遵守檔案管理制度，愛護檔案，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。-未經(jīng)公司批準，不得將技術檔案轉借他人或泄露檔案中的機密信息。3.公司權利-有權對公司技術檔案進行集中統(tǒng)一管理，確保檔案信息的安全和有效利用。-對違反檔案管理制度的員工進行批評教育或相應的處罰。4.公司義務-為檔案管理工作提供必要的資源支持，包括人員、設備、場地等。-不斷完善檔案管理制度，提高檔案管理水平，為員工提供更好的檔案服務。六、監(jiān)督與考核機制1.監(jiān)督機制-檔案管理部門定期對各業(yè)務部門技術檔案的收集、整理和移交情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。-公司內(nèi)部審計部門定期對技術檔案管理工作進行審計，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的完整性和安全性等，對發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為提出審計意見和建議。2.考核機制-將技術檔案管理工作納入部門和員工績效考核體系。對檔案管理工作表現(xiàn)突出的部門和個人，給予表彰和獎勵；對檔案管理工作不力的部門和個人，按照績效考核制度進行扣分或處罰。-考核指標包括檔案收集的完整性、整理的規(guī)范性、歸檔的及時性、保管的安全性、利用的合理性等方面。具體考核標準由公司根據(jù)實際情況制定。七、附則1.解釋權：本實施細則由公司檔案管理部門負責解釋。2.修訂：本實施細則將根據(jù)國家法律法規(guī)的變化、公司業(yè)務發(fā)展的需要以及檔案管理工作的實際情況進行適時修訂。3.生效日期：本實施細則自發(fā)布之日起生效，公司原有相關技術檔案管理規(guī)定與本細則不一致的，以本細則為準。公司全體