林業(yè)公司人事檔案管理辦法

一、總則本公司秉持“綠色發(fā)展，以人為本，創(chuàng)新進取，服務社會”的企業(yè)文化與經(jīng)營理念，致力于打造高效、和諧的工作環(huán)境。人事檔案管理作為公司人力資源管理的重要基礎，對于保障員工權益、規(guī)范公司管理具有重要意義。為加強人事檔案管理，提高人事檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，根據(jù)國家有關檔案管理的法律法規(guī)和政策，結合本林業(yè)公司實際情況，特制定本辦法。本辦法旨在規(guī)范人事檔案管理流程，確保人事檔案的真實性、完整性和保密性，為公司的人才選拔、任用、培訓、考核等提供可靠依據(jù)，同時充分體現(xiàn)公司對員工的人文關懷，促進公司與員工的共同發(fā)展。二、適用范圍本辦法適用于林業(yè)公司全體員工。公司所屬各部門、各分支機構及全體在職員工均應遵守本辦法的相關規(guī)定。三、組織架構與職責分工1.公司管理層負責對人事檔案管理工作進行宏觀指導和監(jiān)督，確保人事檔案管理工作符合公司戰(zhàn)略發(fā)展需求和國家法律法規(guī)要求。2.行政主管部門-作為人事檔案管理的歸口部門，負責制定和完善人事檔案管理制度，并組織實施和監(jiān)督執(zhí)行。-負責接收、整理、保管、轉遞員工人事檔案，確保檔案資料的安全與完整。-負責對人事檔案管理人員進行培訓和業(yè)務指導，提高檔案管理工作水平。3.各部門-負責收集、整理本部門員工的各類人事檔案材料，并及時移交至行政主管部門。-協(xié)助行政主管部門開展人事檔案管理工作，提供必要的支持和配合。4.人事檔案管理人員-具體負責員工人事檔案的日常管理工作，包括檔案的整理、分類、編號、裝訂、上架等。-嚴格遵守檔案管理的保密制度，確保人事檔案信息不泄露。-負責辦理人事檔案的查閱、借閱和轉遞等手續(xù)，做好相關記錄。四、管理內容與流程1.檔案收集-行政主管部門應定期向各部門發(fā)布人事檔案材料收集清單，明確需要收集的材料范圍和要求。-各部門應指定專人負責本部門員工人事檔案材料的收集工作，確保材料的真實性、完整性和及時性。收集到的材料應按照要求進行初步整理，填寫《人事檔案材料移交清單》，移交至行政主管部門。-行政主管部門在接收各部門移交的檔案材料時，應認真核對材料的數(shù)量、種類和質量，對不符合要求的材料應及時退回相關部門補充或更正。2.檔案整理-人事檔案管理人員按照檔案管理的有關規(guī)定和要求，對收集到的人事檔案材料進行分類、排序、編目、裝訂等整理工作。-檔案分類應遵循國家有關檔案分類標準和公司實際情況，一般分為履歷材料、自傳材料、鑒定、考核、考察材料、學歷學位、培訓和專業(yè)技術職務（職稱）材料、政審材料、黨團材料、獎勵材料、處分材料、工資、任免、出國（境）等材料、其他可供組織參考的材料等十大類。-對每份檔案材料應進行編號，并編制《人事檔案目錄》，確保檔案材料的編號與目錄一致，便于查找和管理。-裝訂檔案時應做到整齊、牢固，便于保管和利用。3.檔案保管-公司應設立專門的人事檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案庫房的安全和衛(wèi)生。-人事檔案應按照員工編號順序進行上架存放，便于查找和管理。同時，應建立電子檔案目錄，實現(xiàn)紙質檔案與電子檔案的同步管理。-定期對人事檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。對破損、褪色的檔案材料應及時進行修復或復制。4.檔案查閱與借閱-因工作需要查閱人事檔案的，須填寫《人事檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和行政主管部門負責人審批同意后，方可到檔案庫房查閱。查閱檔案應在指定地點進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱地點，不得擅自摘抄、復制、拍照、傳播檔案內容。-因特殊情況需要借閱人事檔案的，須填寫《人事檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人、行政主管部門負責人和公司分管領導審批同意后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，借閱人員應按時歸還檔案。歸還時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和真實性。5.檔案轉遞-員工離職或調動時，行政主管部門應及時辦理人事檔案轉遞手續(xù)。檔案轉遞應通過機要交通或專人送取的方式進行，嚴禁個人自帶檔案轉遞。-行政主管部門在轉遞檔案前，應填寫《人事檔案轉遞通知單》，并密封檔案。接收單位收到檔案后，應在《人事檔案轉遞通知單》回執(zhí)上簽字蓋章，并及時寄回公司行政主管部門。-對轉遞過程中出現(xiàn)的檔案丟失、損壞等問題，應及時查明原因，并采取相應的補救措施。五、權利與義務1.員工權利-員工有權了解本人人事檔案的內容和管理情況，對檔案中存在的問題有權提出異議，并要求進行核實和更正。-員工在符合規(guī)定的情況下，有權申請查閱和借閱本人的人事檔案。-員工有權對公司人事檔案管理工作提出意見和建議，公司應認真聽取并合理采納。2.員工義務-員工應積極配合公司做好人事檔案材料的收集工作，如實提供個人相關信息和材料，確保檔案材料的真實性和完整性。-員工應嚴格遵守公司人事檔案管理制度，不得擅自涂改、偽造、損毀本人或他人的人事檔案材料。-未經(jīng)公司批準，員工不得擅自查閱、借閱或傳播他人的人事檔案信息。3.公司權利-公司有權按照國家法律法規(guī)和本辦法的規(guī)定，對員工人事檔案進行收集、整理、保管、查閱、借閱和轉遞等管理工作。-公司有權對違反人事檔案管理制度的員工進行批評教育或給予相應的紀律處分。4.公司義務-公司應按照國家有關規(guī)定，為員工建立健全人事檔案，并確保檔案管理工作的規(guī)范化、科學化。-公司應保護員工人事檔案的安全和保密，不得泄露員工檔案中的個人隱私信息。-公司應根據(jù)員工的合理訴求，及時對人事檔案中的問題進行核實和處理。六、監(jiān)督與考核機制1.監(jiān)督機制-行政主管部門應定期對各部門人事檔案管理工作進行檢查和監(jiān)督，檢查內容包括檔案材料的收集、整理、移交情況，檔案管理制度的執(zhí)行情況等。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。-公司內部審計部門應定期對人事檔案管理工作進行審計監(jiān)督，檢查人事檔案管理工作是否符合國家法律法規(guī)和公司制度要求，是否存在違規(guī)操作等問題。對審計中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達審計整改通知書，要求相關部門限期整改。-鼓勵員工對人事檔案管理工作中的違規(guī)行為進行監(jiān)督和舉報，公司對舉報屬實的員工給予一定的獎勵，并為舉報人保密。2.考核機制-將人事檔案管理工作納入各部門績效考核體系，對在人事檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人給予表彰和獎勵?？己酥笜税n案材料收集的及時性、完整性、準確性，檔案整理的規(guī)范性，檔案保管的安全性，檔案查閱、借閱和轉遞手續(xù)的合規(guī)性等。-對在人事檔案管理工作中存在違規(guī)行為或因工作失誤導致檔案材料丟失、損壞等問題的部門和個人，視情節(jié)輕重給予相應的扣分處理