安保公司設備采購流程規(guī)定

一、總則1.目的為規(guī)范安保公司安保設備采購流程，確保采購工作高效、透明、合規(guī)，保障公司業(yè)務正常開展，提高設備質量與使用效率，結合公司實際情況，特制定本規(guī)定。2.指導原則遵循公司“安全至上、客戶第一、誠信協(xié)作、創(chuàng)新發(fā)展”的企業(yè)文化與經營理念，秉持公平、公正、公開的采購原則，注重社會效益，以滿足安保工作需求為導向，在采購過程中嚴格把控質量與成本，同時兼顧人文關懷，保障員工使用設備的便利性與舒適性。二、適用范圍本規(guī)定適用于安保公司全體部門及員工涉及的安保設備采購活動，包括但不限于巡邏設備、監(jiān)控設備、防護裝備、通訊設備等的采購。對于公司客戶，涉及由公司統(tǒng)一采購提供給客戶使用的安保設備部分，也應遵循本規(guī)定相關流程與要求。三、組織架構與職責分工1.采購部門-作為公司安保設備采購的核心部門，負責統(tǒng)籌規(guī)劃采購工作，制定采購計劃與預算。-建立并維護合格供應商名錄，開展供應商的篩選、評估與管理工作。-組織采購談判、簽訂采購合同，跟進采購訂單執(zhí)行情況，確保按時、按質、按量收貨。2.使用部門-負責提出安保設備采購需求，詳細說明設備的功能、規(guī)格、數量等要求。-參與采購過程中的技術評審環(huán)節(jié)，協(xié)助采購部門對供應商的產品進行評估。-負責對采購回來的設備進行驗收，確保設備符合使用要求，并及時反饋使用過程中的問題。3.財務部門-負責審核采購預算，監(jiān)督采購資金的使用情況，確保資金合理、合規(guī)支出。-參與采購合同的審核，對合同中的付款條款等財務相關內容進行把關。-進行采購成本的核算與分析，為公司采購決策提供財務數據支持。4.質量監(jiān)督部門-制定安保設備的質量檢驗標準與流程，對采購的設備進行質量抽檢或全檢。-對供應商的產品質量進行跟蹤評估，及時反饋質量問題并督促整改，確保采購設備質量可靠。四、管理內容與流程1.采購需求提出-使用部門根據安保工作實際需求，填寫《安保設備采購需求申請表》，詳細注明設備名稱、型號、規(guī)格、數量、用途、預計使用時間等信息。-將申請表提交部門負責人審核，審核通過后報至采購部門。2.采購預算編制-采購部門收到采購需求后，結合市場價格信息，初步估算采購成本，編制采購預算草案。-與財務部門溝通協(xié)調，對預算草案進行審核與調整，最終形成正式的采購預算，報公司管理層審批。3.供應商選擇與評估-采購部門依據采購需求，從合格供應商名錄中篩選合適的供應商，如名錄中無合適供應商，則通過網絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等渠道尋找新供應商。-向潛在供應商發(fā)放《供應商信息調查表》，要求其提供公司資質、產品信息、業(yè)績案例、售后服務等方面的資料。-組織相關部門對供應商進行實地考察或線上評估，重點考察供應商的生產能力、質量控制體系、技術研發(fā)能力、售后服務水平等。-根據評估結果，建立合格供應商名錄，并定期對供應商進行重新評估與更新。4.采購談判與合同簽訂-采購部門邀請選定的供應商進行采購談判，就設備價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款進行協(xié)商。-談判達成一致后，起草采購合同，合同內容應明確雙方的權利與義務、設備規(guī)格、價格、交貨方式、付款方式、質量保證、違約責任等條款。-合同初稿提交法務部門審核，審核通過后由公司授權代表與供應商簽訂合同。5.采購訂單執(zhí)行與跟蹤-采購部門根據合同內容，向供應商下達采購訂單，明確訂單號、設備信息、交貨時間、交貨地點等關鍵信息。-定期與供應商溝通，了解訂單執(zhí)行情況，及時協(xié)調解決可能出現(xiàn)的問題，確保按時交貨。6.設備驗收-設備到貨前，采購部門通知使用部門、質量監(jiān)督部門做好驗收準備工作。-按照合同要求及質量檢驗標準，對設備的數量、規(guī)格、型號、外觀等進行核對檢查，并進行功能測試。-驗收合格后，填寫《安保設備驗收報告》，相關部門簽字確認；如驗收不合格，及時與供應商溝通協(xié)商解決，如退貨、換貨或要求供應商整改等。7.付款與報銷-財務部門根據采購合同約定的付款方式和驗收報告，審核付款申請，辦理付款手續(xù)。-采購人員憑發(fā)票、合同、驗收報告等相關憑證進行報銷，嚴格按照公司財務報銷制度執(zhí)行。五、權利與義務1.使用部門權利與義務-權利：有權提出符合安保工作實際需求的設備采購要求，并參與采購過程中的技術評審與驗收工作，對采購設備的適用性和質量發(fā)表意見。-義務：及時準確地提出采購需求，配合采購部門開展相關工作，如提供技術資料、參與供應商考察等，負責對采購設備的日常使用與維護，及時反饋設備使用過程中的問題。2.采購部門權利與義務-權利：有權自主選擇供應商、組織采購談判、簽訂采購合同，對采購流程進行統(tǒng)籌管理，有權拒絕不合理的采購需求。-義務：嚴格按照采購流程與相關規(guī)定開展工作，確保采購工作的公平、公正、公開，保障采購設備的質量與交貨期，維護公司利益，保守采購過程中的商業(yè)機密。3.財務部門權利與義務-權利：有權審核采購預算與合同付款條款，監(jiān)督采購資金的使用情況，對不合理的采購支出提出質疑與建議。-義務：及時提供財務數據支持，協(xié)助采購部門合理控制采購成本，按照財務制度辦理付款與報銷手續(xù)，確保財務工作的規(guī)范與準確。4.質量監(jiān)督部門權利與義務-權利：有權制定質量檢驗標準，對采購設備進行質量檢查，對不合格產品提出處理意見，監(jiān)督供應商整改。-義務：嚴格按照質量標準開展檢驗工作，及時反饋質量問題，為采購決策提供準確的質量信息。5.供應商權利與義務-權利：有權獲取準確的采購需求信息，參與采購談判，按照合同約定獲取相應的貨款。-義務：按照合同要求提供合格的設備，按時交貨，提供優(yōu)質的售后服務，接受公司的監(jiān)督與檢查，對產品質量問題承擔相應責任。六、監(jiān)督與考核機制1.內部監(jiān)督-公司設立專門的采購監(jiān)督小組，成員由公司高層、內部審計人員等組成，負責對采購流程進行全程監(jiān)督。-監(jiān)督小組定期檢查采購文件、合同執(zhí)行情況、驗收記錄等，確保采購工作符合公司規(guī)定與法律法規(guī)要求。-鼓勵員工對采購過程中的違規(guī)行為進行舉報，對于查證屬實的舉報給予舉報人一定獎勵。2.績效考核-建立采購人員績效考核體系，考核指標包括采購成本控制、設備質量、交貨期、供應商滿意度等。-對使用部門、財務部門、質量監(jiān)督部門等涉及采購工作的相關人員也納入績效考核范圍，考核其在采購過程中的配合度、工作質量等方面表現(xiàn)。-根據績效考核結果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予表彰與獎勵，對未達標的員工進行培訓或相應處罰。3.供應商考核-定期對供應商進行考核，考核內容包括產品質量、交貨期、售后服務、價格合理性等方面。-根據考核結果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予更多合作機會，對存在嚴重問題的供應商取