能源公司檔案室資料保管細則

一、總則1.目的為加強能源公司檔案室資料的科學管理，有效保護和利用檔案資料，為公司的運營、決策、發(fā)展提供有力支持，特制定本細則。2.依據(jù)本細則依據(jù)國家相關(guān)檔案管理法律法規(guī)，結(jié)合能源公司實際情況制定。3.原則遵循集中統(tǒng)一管理、完整性、保密性、便利性利用的原則，確保檔案資料的真實、完整、安全和有效利用。二、適用范圍本細則適用于能源公司全體員工以及因工作需要接觸公司檔案室資料的客戶及外部合作伙伴。三、組織架構(gòu)與職責分工1.檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負責公司檔案資料的統(tǒng)一管理。其職責包括制定和完善檔案管理制度，組織檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作，對各部門檔案管理工作進行指導和監(jiān)督。2.各部門各部門負責本部門檔案資料的收集、整理和初步審核，定期將應歸檔的資料移交至檔案管理部門。同時，配合檔案管理部門開展檔案管理相關(guān)工作。3.檔案管理人員檔案管理人員負責具體的檔案管理操作，包括檔案的接收、分類、編目、上架、借閱登記等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序進行。四、管理內(nèi)容與流程1.檔案收集-公司各部門應按照規(guī)定的范圍和時間，將本部門在工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等材料及時收集整理。-重大項目、重要會議等活動結(jié)束后，主辦部門應在規(guī)定時間內(nèi)將相關(guān)檔案資料移交至檔案管理部門。-對于公司外部獲取的重要文件、資料，接收部門應及時交檔案管理部門歸檔。2.檔案整理-檔案管理部門對接收的檔案資料進行分類、編號、編目。按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進行合理分類，確保檔案的系統(tǒng)性和邏輯性。-對檔案資料進行裝訂、裝盒等整理工作，保證檔案的整齊、規(guī)范。-編制檔案目錄，建立電子和紙質(zhì)檔案索引，方便檔案的查找和利用。3.檔案歸檔-檔案整理完成后，按照分類方案和編號規(guī)則將檔案上架存放。-對檔案的入庫情況進行詳細記錄，包括檔案的名稱、數(shù)量、入庫時間等信息。4.檔案保管-檔案室應配備適宜的保管設(shè)施，如檔案架、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等，確保檔案保管環(huán)境符合要求。-定期對檔案進行檢查和清點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案損壞、丟失等問題。-對電子檔案進行定期備份，存儲在不同介質(zhì)上，防止數(shù)據(jù)丟失。5.檔案利用-公司員工因工作需要借閱檔案資料，應填寫借閱申請表，經(jīng)部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。-借閱期限一般不超過規(guī)定時間，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。-檔案原則上不外借，如確有特殊情況需外借，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導批準，并簽訂保密協(xié)議。-檔案利用完畢后，借閱人應及時歸還，檔案管理人員進行檢查核對后辦理歸還手續(xù)。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-員工有權(quán)按照規(guī)定借閱與工作相關(guān)的檔案資料，以支持工作的開展。-員工有權(quán)對檔案管理工作提出意見和建議，促進檔案管理水平的提高。2.員工義務(wù)-員工有義務(wù)按照規(guī)定及時收集、整理和移交本部門的檔案資料。-員工在借閱檔案資料期間，有義務(wù)妥善保管，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案資料，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。3.客戶及外部合作伙伴權(quán)利與義務(wù)-客戶及外部合作伙伴因合作需要查閱相關(guān)檔案資料，需經(jīng)公司相關(guān)部門和領(lǐng)導批準，在規(guī)定的范圍內(nèi)查閱。-客戶及外部合作伙伴有義務(wù)遵守公司檔案管理規(guī)定，不得泄露查閱過程中獲取的公司機密信息。六、監(jiān)督與考核機制1.監(jiān)督機制-檔案管理部門定期對各部門檔案資料的收集、整理和移交情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。-公司內(nèi)部審計部門定期對檔案管理工作進行審計，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的完整性和安全性等。2.考核機制-將檔案管理工作納入部門和員工的績效考核體系。對檔案管理工作表現(xiàn)突出的部門和個人，給予適當?shù)莫剟睢?對違反檔案管理制度，導致檔案資料丟失、損壞、泄密等情況的部門和個人，視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括但不限于警告、罰款、降職等。七、附則1.本細則自發(fā)布之日起生效實施，如有未盡事宜，由檔案管理部門負責解釋和修訂。2.本細則應根據(jù)國家法律法規(guī)和公司實際情況的變化，適時進行調(diào)整和完善，以確保檔案管理工作的科學性和有效性。同時，在檔案管理過程中，要充分體現(xiàn)能源公司的企業(yè)文化，注重人文關(guān)懷，為員工提供便利的檔案利用服務(wù)。秉持公司的經(jīng)營理念，以高效、規(guī)范的檔案管理助力公司的發(fā)展，實現(xiàn)良好的社會效益。在日常管理中，通過扁平化管理模