能源公司檔案借閱管理制度

一、總則1.目的為了加強能源公司檔案的管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在公司運營、決策支持、文化傳承等方面的作用，特制定本制度。2.依據(jù)本制度依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及公司整體管理制度體系制定。3.原則檔案借閱管理遵循嚴(yán)格審批、安全保密、按時歸還、確保完整的原則。同時，以公司企業(yè)文化和經(jīng)營理念為指導(dǎo)，在保障檔案管理規(guī)范的基礎(chǔ)上，注重對員工需求的滿足以及對公司業(yè)務(wù)發(fā)展的支持。二、適用范圍本制度適用于能源公司全體員工以及因業(yè)務(wù)往來需要借閱公司檔案的外部客戶、合作伙伴等相關(guān)人員。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.檔案管理部門-負(fù)責(zé)制定和完善檔案借閱管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。-集中管理公司各類檔案，建立檔案目錄、索引等檢索工具，確保檔案存放有序、便于查找。-負(fù)責(zé)檔案借閱申請的審核，辦理檔案借閱、歸還手續(xù)，記錄檔案借閱情況。-對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。-定期對檔案借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，向公司管理層匯報。2.各部門-負(fù)責(zé)本部門需歸檔文件的整理、移交工作，確保檔案來源的準(zhǔn)確性和完整性。-根據(jù)工作需要，提出檔案借閱申請，并督促本部門員工按時歸還所借檔案。3.公司管理層-對涉及公司重大決策、核心機密等特殊檔案的借閱進(jìn)行最終審批。-指導(dǎo)和監(jiān)督檔案借閱管理制度的實施，確保制度符合公司發(fā)展戰(zhàn)略和實際需求。四、管理內(nèi)容與流程1.檔案分類與標(biāo)識-檔案管理部門按照檔案的形成時間、來源、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，如行政檔案、業(yè)務(wù)檔案、財務(wù)檔案、技術(shù)檔案等。-為每一類檔案編制唯一的標(biāo)識代碼，建立電子和紙質(zhì)檔案目錄，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號、形成時間、保管期限等信息。2.借閱申請-員工因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、預(yù)計借閱時間等信息。-申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。對于涉及重要機密或關(guān)鍵業(yè)務(wù)的檔案，還需公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。-外部客戶或合作伙伴借閱檔案，需提交正式的借閱公函，說明借閱目的、范圍、期限等，經(jīng)公司業(yè)務(wù)對接部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.借閱審批-檔案管理部門收到借閱申請后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核。審核重點包括申請借閱的檔案是否存在、借閱目的是否合理、借閱期限是否恰當(dāng)?shù)取?對于符合要求的申請，檔案管理部門根據(jù)審批權(quán)限進(jìn)行流轉(zhuǎn)審批。審批通過后，通知借閱人辦理借閱手續(xù)。-對于不符合要求的申請，檔案管理部門應(yīng)及時告知申請人原因，并提出修改建議。4.檔案借閱-借閱人憑審批通過的《檔案借閱申請表》到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理部門按照申請表內(nèi)容提供相應(yīng)檔案，并與借閱人當(dāng)面清點核對。-檔案管理部門在檔案借閱登記冊上記錄借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱、編號、借閱時間等信息，并由借閱人簽字確認(rèn)。-對于珍貴或易損檔案，檔案管理部門可根據(jù)實際情況采取復(fù)印、掃描等方式提供副本借閱，原則上不提供原件借閱。5.檔案歸還-借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。-歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，核對檔案的數(shù)量、完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因并按照相關(guān)規(guī)定處理。-檔案管理部門在檔案借閱登記冊上記錄檔案歸還時間，并由借閱人簽字確認(rèn)。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-有權(quán)按照本制度規(guī)定申請借閱與工作相關(guān)的檔案，以支持工作開展。-有權(quán)對檔案管理部門的工作提出意見和建議，促進(jìn)檔案管理工作的改進(jìn)。2.員工義務(wù)-嚴(yán)格遵守檔案借閱管理制度，按照規(guī)定的流程和審批權(quán)限申請、借閱、歸還檔案。-妥善保管所借檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)制、涂改、損壞或丟失檔案。-在借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期應(yīng)提前申請。-對借閱過程中知悉的公司機密信息嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。3.外部客戶與合作伙伴權(quán)利-在符合公司規(guī)定和雙方合作協(xié)議的前提下，有權(quán)申請借閱相關(guān)檔案，以了解公司業(yè)務(wù)和合作項目情況。4.外部客戶與合作伙伴義務(wù)-遵守公司檔案借閱管理制度，提交正式的借閱申請并獲得審批。-按照規(guī)定用途使用所借檔案，不得將檔案用于任何非法或損害公司利益的活動。-妥善保管所借檔案，按時歸還，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。六、監(jiān)督與考核機制1.內(nèi)部監(jiān)督-檔案管理部門定期對檔案借閱情況進(jìn)行自查，檢查檔案借閱登記冊、檔案歸還情況等，確保檔案借閱管理工作規(guī)范有序。-公司審計部門不定期對檔案借閱管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計監(jiān)督，重點檢查審批流程的合規(guī)性、檔案的完整性和安全性等。-各部門對本部門員工的檔案借閱行為進(jìn)行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。2.考核機制-將員工檔案借閱制度執(zhí)行情況納入績效考核體系。對于嚴(yán)格遵守制度、積極配合檔案管理工作的員工，給予適當(dāng)?shù)目冃Ъ臃知剟睢?對于違反檔案借閱管理制度的員工，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的績效扣分、警告、罰款等處罰。如因違規(guī)行為給公司造成重大損失的，將依法追究其法律責(zé)任。-對于外部客戶或合作伙伴違反檔案借閱規(guī)定的行為，公司將視情況采取警告、終止合作等措施，并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。七、附則1.本制