高等學(xué)校檔案工作規(guī)范

第一章編制說(shuō)明

一、為了適應(yīng)高等學(xué)校檔案工作的發(fā)展和管理現(xiàn)代化的需要，實(shí)現(xiàn)高校

檔案業(yè)務(wù)建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，提高檔案干部的政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)，

加強(qiáng)對(duì)高校檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，更好地開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，有效地

為高校和社會(huì)主義建設(shè)服務(wù)，特編制本規(guī)范。

二、本規(guī)范以辯證唯物主義和檔案學(xué)基本理論為指導(dǎo)，以檔案工作的法

律、法規(guī)、規(guī)章為依據(jù)，引入系統(tǒng)論的觀點(diǎn)和現(xiàn)代化管理的方法，把高校檔

案工作的歷史、現(xiàn)狀和發(fā)展前景結(jié)合起來(lái)，充分吸取我國(guó)高校檔案工作數(shù)十

年發(fā)展的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，源于實(shí)踐，高于實(shí)踐，既尊重歷史，又有所創(chuàng)新；既突出

共性，又照顧個(gè)性；既統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，又靈活運(yùn)用。

三、本規(guī)范是一個(gè)較重大的系統(tǒng)工程，涉及面廣，熔法律、法規(guī)、規(guī)章、

技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)施細(xì)則于一爐，把檔案基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)工作組織標(biāo)準(zhǔn)、管理工

作程序標(biāo)準(zhǔn)和現(xiàn)代化設(shè)施技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)結(jié)合用到規(guī)范中，使之符合高等學(xué)校檔案

工作的現(xiàn)實(shí)需要和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

四、規(guī)范是《中華人民共和國(guó)檔案法》及其實(shí)施辦法、《普通高等學(xué)校

檔案管理辦法》的某些重要原則的具體化。上述法規(guī)屬宏觀、原則、概括的

導(dǎo)向，偏重于“做什么”；規(guī)范則是根據(jù)高等學(xué)校檔案工作的規(guī)律和特點(diǎn)，

進(jìn)行微觀、具體、量化的落實(shí)，偏重于“怎樣做”。

五、本規(guī)范與《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法》配套使用，互為補(bǔ)充。引入、

采用“高等學(xué)校檔案”這一綜合概念，編制了偏重于業(yè)務(wù)工作組織標(biāo)準(zhǔn)的總

體規(guī)范《高等學(xué)校檔案部門(mén)業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》；同時(shí)，根據(jù)檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域范疇,

結(jié)合檔案記述的內(nèi)容性質(zhì)，按黨群、行政管理、教學(xué)、科學(xué)研究、產(chǎn)品生產(chǎn)

與科技開(kāi)發(fā)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、出版、外事、財(cái)會(huì)十個(gè)一級(jí)類(lèi)目設(shè)10個(gè)

具體工作規(guī)范。聲像載體檔案由于其載體和幅而尺寸不同，有特殊的形成規(guī)

律、內(nèi)容特點(diǎn)和特殊的管理要求，我們?yōu)樗鼏为?dú)列出工作規(guī)范。

六、本規(guī)范的體例。除總體的業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范外，每個(gè)門(mén)類(lèi)的工作規(guī)范均包

括九個(gè)大項(xiàng)、四個(gè)附件。

?10?

九個(gè)大項(xiàng)是：

1、引言

2、主題內(nèi)容

3、引用標(biāo)誰(shuí)

4、檔案工作的基本原則

5、歸檔范圍的確定

6、文件材料的部門(mén)立卷和歸檔流程

7、檔案的管理

8、檔案開(kāi)發(fā)利用的主要內(nèi)容和方法

9、檔案工作的各級(jí)崗位責(zé)任制

四個(gè)附件是：

1、歸檔范圍和保管期限表

2、二級(jí)類(lèi)目代號(hào)簡(jiǎn)表

3、案卷（裝具）規(guī)格

4、常用表格、卡片

本規(guī)范依據(jù)的是已發(fā)布的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)又考慮高校的實(shí)際，九大項(xiàng)中，歸檔范圍、

文件材料的部門(mén)立卷和歸檔流程兩大項(xiàng)最能體現(xiàn)高校該門(mén)類(lèi)檔案的特色，其余有的部分如

“檔案的管理”等屬于共性的，或《高等學(xué)校檔案部門(mén)業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》己有明確規(guī)定的，

則從簡(jiǎn)，標(biāo)明見(jiàn)該規(guī)范的某條某款。

七、本規(guī)范編寫(xiě)中，我們對(duì)一些重大的技術(shù)問(wèn)題是這樣處理的：

1、關(guān)于交叉問(wèn)題的處理：

我們的原則是，各門(mén)類(lèi)檔案關(guān)系密切的管理文件，除涉及全校，全局的外，一般歸入

相應(yīng)門(mén)類(lèi)檔案保存；各門(mén)類(lèi)檔案中，除密不可分配套的聲像材料外，其余均歸入聲像檔案單

獨(dú)保存，在編號(hào)上用參見(jiàn)號(hào)的方式相互呼應(yīng)，以方便查找利用。這樣一來(lái)，行政管理類(lèi)檔案

中，除綜合性的外，教學(xué)（包括教務(wù)、研究生、成人教育）、科研、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開(kāi)發(fā)、基

建、設(shè)備、出版、外事、財(cái)會(huì)等方面管理工作的文件材料就歸入了相應(yīng)各類(lèi)，保持各類(lèi)的相

對(duì)的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，顯得更加科學(xué)，更便于管理和查找利用。對(duì)不設(shè)分室而對(duì)部分門(mén)類(lèi)

檔案實(shí)行二級(jí)管理問(wèn)題，尚需實(shí)踐，宜慎重處理。

2、分類(lèi)編號(hào)問(wèn)題的處理：

分類(lèi)編號(hào)一是檢索分類(lèi)號(hào)，一是實(shí)體分類(lèi)號(hào)，前者主要供分類(lèi)標(biāo)引，后者主要供組織館

藏。從理論上講，二者應(yīng)該有聯(lián)系，也有區(qū)別。檢索（信息）分類(lèi)號(hào)，國(guó)家教委組織編制的《中

國(guó)檔案分類(lèi)法一一教育檔案分類(lèi)表》，已作了規(guī)定。實(shí)體［排架）分類(lèi)號(hào)，按國(guó)家教委組織編制

的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法》處理。充分考慮高校檔案工作的歷史、現(xiàn)狀和未來(lái)，考慮這些

年來(lái)檔案學(xué)理論和實(shí)踐的發(fā)展，考慮到國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的新要求，既科學(xué)又實(shí)在，既簡(jiǎn)明又概括。歸

納起來(lái)，主要是這么幾層意思：

?11?

A、根據(jù)各類(lèi)檔案的領(lǐng)域范疇、形成規(guī)律和內(nèi)容特點(diǎn)，溶類(lèi)目體系和歸檔范圍為一體，分

別編制用于檔號(hào)的二級(jí)類(lèi)目代號(hào)簡(jiǎn)表；B、分類(lèi)號(hào)由一級(jí)類(lèi)目代號(hào)和二級(jí)有類(lèi)目代號(hào)組成；C、

從一個(gè)學(xué)校檔案部門(mén)最好用統(tǒng)一的檔號(hào)模式的認(rèn)識(shí)出發(fā)，在比較了國(guó)內(nèi)通行的“文書(shū)檔案”和

“科技檔案”的檔號(hào)內(nèi)涵之后，確定檔號(hào)二年度號(hào)十分類(lèi)號(hào)十案卷號(hào)。這只是一般而言，

如一個(gè)檔案部門(mén)有多個(gè)全宗的，原則上還應(yīng)在前后加上“全宗號(hào)”和“件號(hào)”。

3、關(guān)于排架問(wèn)題的處理：

在編定檔號(hào)之后，一律按檔號(hào)排架，而不是通常的按保管期限排架。《規(guī)范》在考慮了高

等學(xué)校檔案的歸宿，它的成套性特點(diǎn)，它們彼此之間的有機(jī)聯(lián)系之后，大膽在一個(gè)卷內(nèi)把文件

材料劃定不同的保管期限，在不影響自然形成規(guī)律的情況下按永久、長(zhǎng)期、短期順序排列。將

來(lái)鑒定時(shí)，只需把該銷(xiāo)毀的部分清出來(lái)即可，這樣既方便插卷調(diào)整，又不缺號(hào)，不空檔。

4、關(guān)于常用表格、卡片和案卷（裝具）規(guī)格問(wèn)題的處理：

我們的原則是少而精，各類(lèi)檔案的案卷（裝具）、表格、卡片、從通用、節(jié)約、方便、易懂

考慮，其規(guī)格尺寸都應(yīng)既符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，又能體現(xiàn)高校特點(diǎn)。能通用者盡量通用，有特殊要求

者從嚴(yán)控制。本規(guī)范所列的這些案卷（裝具）、表格、卡片，由高校檔案部門(mén)自行決定采用。

高等學(xué)校各類(lèi)檔案工作規(guī)范

一、高等學(xué)校黨群、行政類(lèi)檔案工作規(guī)范

1.引言

1.1為了加強(qiáng)高校黨群、行政類(lèi)檔案（以下簡(jiǎn)稱(chēng)黨、政檔案）工作的業(yè)務(wù)建設(shè)，

逐步實(shí)現(xiàn)高校黨、政檔案工作的規(guī)范化，不斷提高科學(xué)管理水平，有效地為高校工

作和社會(huì)服務(wù)，并為考核黨、政檔案工作提供依據(jù)，特制定本規(guī)范。

1.2本規(guī)范依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、國(guó)家檔案局《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)

建設(shè)規(guī)范》及國(guó)家教委發(fā)布的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等有關(guān)法律、法規(guī)、

規(guī)章。

2.主題內(nèi)容

本規(guī)范規(guī)定了高等學(xué)校黨、政檔案工作的基本原則，歸檔范闈的確定，文件材

料的部門(mén)立卷和歸檔流程，黨、政檔案的管理，開(kāi)發(fā)利用的主要內(nèi)容與方法，各級(jí)崗

位責(zé)任制，歸檔范圍和保管期限表，二級(jí)類(lèi)目代號(hào)簡(jiǎn)表，黨、政檔案的裝具規(guī)格，

常用工作表格、卡片式樣等。

3.引用標(biāo)淮

GB3792.5-85《檔案著錄規(guī)則》

GB9705—88《文書(shū)檔案案卷格式》

《文書(shū)檔案案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)》

4.黨、政檔案工作的基本原則

4.1凡是學(xué)校在黨群、行政管理活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表

和聲像載體材料，均屬黨、政檔案。

4.2黨、政檔案必須集中統(tǒng)一管理，確保完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和安全，便于開(kāi)發(fā)利

用。

4.3黨、政文件材料應(yīng)嚴(yán)格實(shí)行文書(shū)處理部門(mén)立卷歸檔制度。

4.4黨、政文件材料的歸檔工作應(yīng)實(shí)行“三納入”，即納入學(xué)校各部、處、室、系、

所的計(jì)劃和規(guī)劃，納入管理制度，納入管理人員的職責(zé)范圍;做到“四同步”管理:布

置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作時(shí)，要同時(shí)布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收黨、政檔案工作。

4.5學(xué)校各部、處、室、系、所要有一位負(fù)責(zé)人分管本單位的檔案工作，并確定

適當(dāng)?shù)膶?zhuān)（兼）職檔案人員，協(xié)同院校檔案部門(mén)認(rèn)真做好黨、政檔案的收集、整理、歸檔

工作。

4.6要努力實(shí)現(xiàn)黨、政檔案工作從手工管理向現(xiàn)代化管理的轉(zhuǎn)變，逐步采用先進(jìn)的

管理技術(shù)手段，大力開(kāi)發(fā)檔案信息資源，最大限度地發(fā)揮黨、政檔案的作用。

5.歸檔范圍的確定

5.1確定的原則

5.1.1歸檔的黨、政文件材料必須對(duì)學(xué)校和社會(huì)當(dāng)前與長(zhǎng)遠(yuǎn)具有參考作用、憑證作

用和研究?jī)r(jià)值。

5.1.2歸檔的黨、政文件材料必須反映學(xué)校黨政部門(mén)職能活動(dòng)的全過(guò)程，保證完整、

準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

5.1.3歸檔的黨、政文件材料必須遵循其自然形成規(guī)律，保持彼此間的有機(jī)聯(lián)系，

照顧不同部門(mén)的不同特點(diǎn)。

5.2歸檔的主要內(nèi)容和重點(diǎn)

5.2.1歸檔的主要內(nèi)容包括黨務(wù)、行政（教學(xué)、林研、基建、產(chǎn)品、設(shè)備、出版、

外事、財(cái)會(huì)管理文件除外）、工會(huì)、團(tuán)委四個(gè)系統(tǒng)的內(nèi)容，具體范圍見(jiàn)附件一、二。

5.2.2歸檔的重點(diǎn)以本校形成的不同載體、形式的文件材料為主，特別是全局性、

綜合性的文件材料。其次才是上級(jí)和其他單位發(fā)來(lái)的文、電及附件。上級(jí)來(lái)文中，應(yīng)

以針對(duì)學(xué)校的指令性、指導(dǎo)性文件為主。

5.3不歸檔的文件材料

5.3.1上級(jí)機(jī)關(guān)普發(fā)供參閱、不辦的文件材料；

5.3.2上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)供工作參考的抄件；

5.3.3上級(jí)機(jī)關(guān)征求意見(jiàn)未定稿的文件；

5.3.4重份文件；

5.3.5無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件；

5.3.6未經(jīng)會(huì)議討論，未經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報(bào)草稿，一般性

文件的歷次修改稿，鉛印文件的各次校對(duì)稿（學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)人親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的

最后定稿除外）；

5.3.7從正式文件、電報(bào)上摘錄的供工作參閱的非證明材料；

5.3.8無(wú)特殊保存價(jià)值的信封，一般性表態(tài)、詢(xún)問(wèn)一般性問(wèn)題、提出一般性建設(shè)性

意見(jiàn)的人民來(lái)信；

5.3.9學(xué)校內(nèi)部互相抄送的文件材料，不應(yīng)履行公文的行文、介紹信等；

5.3.10本校負(fù)責(zé)人兼任外機(jī)關(guān)職務(wù)形成的與本校無(wú)關(guān)的文件材料；

5.3.11為參考目的從各方面收集的文件材料；

5.3.12非隸屬機(jī)關(guān)抄送的不需要辦理的文件材料。

（以上某些方面如果需要，也可以進(jìn)擇作資料暫存。）

6.黨、政文件材料的部門(mén)立卷和歸檔流程

6.1形成積累

6.1.1學(xué)校各院、部、處、室、館、總支、系、所、社、中心、工會(huì)、團(tuán)委和直

屬部門(mén)均為立卷單位，分工歸口立卷。

6.1.2各立卷單位根據(jù)本單位歷年文件材料形成規(guī)律，預(yù)計(jì)新的一年可能產(chǎn)生新

的內(nèi)容，參照附件一，編制案卷類(lèi)目。

6.1.3每一個(gè)立卷歸檔單位的專(zhuān)職文書(shū)處理人員或兼職檔案人員，在平時(shí)應(yīng)嚴(yán)格

按文書(shū)處理制度做好文件材料的收集工作，根據(jù)案卷類(lèi)目分別歸卷。

6.2立卷

6.2.1立卷原則

文書(shū)處理部門(mén)立卷應(yīng)按問(wèn)題、時(shí)間、重要程度和文件材料的自然形成規(guī)律,保持其

有機(jī)聯(lián)系，適當(dāng)照顧保存價(jià)值，分類(lèi)組卷，以能準(zhǔn)確、全面反映學(xué)校真實(shí)面貌和部門(mén)的

主要職能活動(dòng)，便于查找利用為原則。

6.2.2立卷分工

6.2.2.1中共中央、國(guó)務(wù)院、省、地、市黨委、人民政府，國(guó)家教委以及國(guó)務(wù)院

有關(guān)部、委下達(dá)的文、電材料，綜合性的，由黨辦、校辦立卷歸檔，專(zhuān)業(yè)性的或具體業(yè)

務(wù)性的，由各承辦單位立卷歸檔。

6.2.2.2以黨委、學(xué)校名義的發(fā)文，由黨辦、校辦分別立卷歸檔（一般應(yīng)保存兩份

以上）。以部門(mén)名義的發(fā)文，由各部門(mén)立卷歸檔，重要的也應(yīng)有兩份以上。

6.2.2.3黨委和學(xué)校召開(kāi)的代表大會(huì)、全委會(huì)、常委會(huì)、擴(kuò)大會(huì)、辦公會(huì)所形成

的材料，由黨辦、校辦分別立卷歸檔。職能部門(mén)以黨委和學(xué)校名義召開(kāi)的全校性專(zhuān)門(mén)會(huì)

議、干部會(huì)議所形成的材料，由主辦單位立卷歸檔。

6.2.2.4校內(nèi)各單位向黨委、學(xué)校的請(qǐng)示報(bào)告正文及相應(yīng)的批復(fù)、批轉(zhuǎn)的原件，

由黨辦或校辦立卷歸檔;請(qǐng)示報(bào)告的原稿及批轉(zhuǎn)、批復(fù)的復(fù)制件,則由報(bào)文單位立卷歸檔。

6.2.2.5兩個(gè)以上單位共同辦理的文件，由主辦單位立卷歸檔，非主辦單位只保

存復(fù)制本。

6.2.2.6各臨時(shí)機(jī)構(gòu)、撤銷(xiāo)機(jī)構(gòu)形成的材料?，應(yīng)于機(jī)構(gòu)撤銷(xiāo)前做好整理工作，移

交學(xué)校檔案部門(mén)保存，任何人不得帶入其他單位

6.2.2.7重要的人民來(lái)信來(lái)訪(fǎng)材料，由承辦單位立卷歸檔。

6.2.3立卷程序

按照歸檔時(shí)間要求由專(zhuān)E兼）職檔案員按案卷類(lèi)目將文件收齊歸卷，并對(duì)文件進(jìn)行調(diào)整

檢查，依照如下程序進(jìn)行：

6.2.3.1檢查案卷的文件成份。文件是否收集齊全完整，同時(shí)檢查案卷有無(wú)不需要

立卷歸檔的文件材料。

6.2.3.2檢查案卷文件的聯(lián)系。依照案卷類(lèi)目糾正案卷之間文件歸卷不統(tǒng)一，相互

混淆重復(fù)或拆散文件聯(lián)系的現(xiàn)象。

6.2.3.3檢查案卷文件保存價(jià)值。察看各案卷中文件保存價(jià)值是否有差異，各部分

之間是否大體一致。

6.2.3.4檢查案卷文件數(shù)量。一般不超過(guò)200頁(yè)。對(duì)同一問(wèn)題文件數(shù)量多的，宜酌

情適當(dāng)分卷。問(wèn)題單一、文件數(shù)量少者可組薄卷。

6.2.4立卷分類(lèi)

6.2.4.1分年度

先將文件按其形成或針對(duì)的年度分開(kāi)，一般文件歸入文件形成年度;跨年度的請(qǐng)示與批

復(fù)，歸入批復(fù)年度;跨年度規(guī)劃、計(jì)劃，一般可歸入文件內(nèi)容針對(duì)的第一個(gè)年度;跨年度的

總結(jié)、報(bào)告，歸入文件內(nèi)容針對(duì)的最后一個(gè)年度;跨年度的會(huì)議文件，一般可歸入會(huì)議開(kāi)

幕的年度;跨年度的非訴訟案件材料，應(yīng)歸入結(jié)案年度;法規(guī)性文件歸入公布或批準(zhǔn)年度;按

學(xué)年處理的文件歸入專(zhuān)門(mén)年度。

6.2.4.2分問(wèn)題

將文件按其內(nèi)容所反映的問(wèn)題、事物分開(kāi)。

6.2.4.3分期限

將文件按照規(guī)定的不同保管期限分開(kāi)。

6.2.5立卷組合

6.2.5.1立卷組合的基本要求

立卷組合一般應(yīng)以問(wèn)題為主，兼顧其它特征，使之聯(lián)系緊密。

6.2.5.2立卷組合形式，一般按下述內(nèi)容和順序進(jìn)行：

會(huì)議文件，按會(huì)議的屆次組合，根據(jù)文件的數(shù)量，可以一會(huì)一卷;一會(huì)數(shù)卷或數(shù)會(huì)一卷;

非訴訟案件材料，按立案問(wèn)題或人頭組合，可以一案一卷或一案數(shù)卷；

人民來(lái)信材料，可按信件作者，信件的處理形式或信件所反映的問(wèn)題組合；

統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、名冊(cè)等文件，按照格式名稱(chēng)組合，根據(jù)文件的數(shù)量，可組成一卷或數(shù)卷；

學(xué)校管理和業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的業(yè)務(wù)文件、調(diào)研材料等，一般按單一問(wèn)題組合；

工作計(jì)劃、總結(jié)等文件，一般可按責(zé)任者或名稱(chēng)至合；

簡(jiǎn)報(bào)按名稱(chēng)或期號(hào)組合；

其它文件材料可按照特殊的形式組合。

6.2.6卷內(nèi)文件材料按重要程度或時(shí)間順序排列：

批復(fù)、批示在前，請(qǐng)示、報(bào)告在后；

正件在前、附件在后；

正本在前，定稿在后；

轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；

非訴訟案件結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后；

其它文件材料按時(shí)間順序排列。

6.2.7對(duì)在裝訂線(xiàn)以外有字跡的文件材料或破損的文件材料，以及與本卷文件材

料小口J分割的照片、小字條等，要進(jìn)行加邊、修補(bǔ)和裱糊；對(duì)較大的表格，要適當(dāng)?shù)卣郫B；

拆除文件材料上的金屬物。

6.2.8成卷裝訂的卷內(nèi)文件編頁(yè)號(hào)，按件裝訂的卷內(nèi)文件編件號(hào)。

卷內(nèi)文件無(wú)論單面或雙面只要有書(shū)寫(xiě)文字，均應(yīng)一面編寫(xiě)一個(gè)頁(yè)號(hào);頁(yè)號(hào)的位置在每

面材料非裝訂線(xiàn)一側(cè)的下角。

卷內(nèi)文件應(yīng)逐件加蓋檔號(hào)章；并填寫(xiě)檔號(hào)章的各個(gè)項(xiàng)目，編制件號(hào);檔號(hào)章的位置在

每件文件首頁(yè)的右上角、卷內(nèi)文件的件數(shù)、一般以每份文件單獨(dú)計(jì)算為一件;請(qǐng)示與批復(fù)，

來(lái)文與復(fù)文一般應(yīng)分別計(jì)算件數(shù);正本、定稿、歷次修改稿應(yīng)分別計(jì)算件數(shù);正件與附件，

按一件計(jì)算。

6.2.9填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄

順序號(hào)：以卷內(nèi)文件排列先后順序填寫(xiě)的序號(hào)。

文號(hào)：文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。

責(zé)任者:形成該文件的單位或?qū)υ撐募?fù)有責(zé)任的署名者。

題名：即文件標(biāo)題，一般應(yīng)照實(shí)抄錄。沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不能說(shuō)明文件內(nèi)容的文件，可

自擬標(biāo)題，外加“[]”號(hào)。

日期:文件的形成時(shí)間。填寫(xiě)時(shí)可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月、日數(shù)

的右下角加”號(hào)。

頁(yè)號(hào):卷內(nèi)文件起止之頁(yè)的編號(hào)。

6.2.10填寫(xiě)卷內(nèi)備考表

本卷情況說(shuō)明:填寫(xiě)卷內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況。案卷立好后發(fā)

生或發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題由有關(guān)的檔案管理人員填寫(xiě)并簽名標(biāo)注時(shí)間。

立卷人：由組成本卷的責(zé)任者簽名。

椅杳人：由對(duì)案卷質(zhì)量講行審核的貴任者簽名。

6.2.11對(duì)采用立薄卷方式的案卷，必須用軟卷皮，兒卷再裝入硬卷皮（盒）內(nèi)。

6.2.12擬寫(xiě)案卷標(biāo)題。要求結(jié)構(gòu)完整，一般應(yīng)準(zhǔn)確概括卷內(nèi)文件主要責(zé)任者、內(nèi)

容、名稱(chēng)（文種）。除會(huì)議文件外，不得用“XXX文件材料”；除一般函件外，不得

用“XXX來(lái)往文書(shū)”；除了非訴訟案件材料外，不得用“XXX案件”。

6.3歸檔驗(yàn)收

文書(shū)立卷部門(mén)整理好案卷，學(xué)校檔案部門(mén)派人檢查合格后，填寫(xiě)移交目錄，在次年

六月份以前，雙方履行簽字蓋章手續(xù)，辦理移交，并各執(zhí)一份存查。

7.1黨、政檔案的管理

7.1分類(lèi)編號(hào)

7.1.1按《中國(guó)檔案分類(lèi)法一一教育檔案分類(lèi)表》分類(lèi)標(biāo)引，給出檢索分類(lèi)號(hào)。

7.1.2根據(jù)學(xué)校黨、政檔案的內(nèi)容特點(diǎn)和形成規(guī)律，編制用于檔號(hào)的二級(jí)類(lèi)目

代號(hào)簡(jiǎn)表。

7.1.3黨群（行政）類(lèi)檔案檔號(hào)二年度號(hào)十黨、政檔案分類(lèi)號(hào)十案卷號(hào)

其模式如下：

19XX-DQ00——1?n

案卷號(hào)

黨、政類(lèi)檔案二級(jí)類(lèi)目代號(hào)

分類(lèi)號(hào)

黨、政類(lèi)檔案一級(jí)類(lèi)目代號(hào)

年度號(hào)

案卷號(hào)按最下位類(lèi)目流水。年度用自然年度。

7.2編目

7.2.1檔案部門(mén)對(duì)接收的案卷的卷脊檔號(hào)欄書(shū)寫(xiě)檔號(hào)，也可以貼上注有檔號(hào)的

標(biāo)簽。標(biāo)簽下沿的位置距案卷脊背底邊40毫米處。

7.2.2按分類(lèi)原則編制黨、政檔案案卷目錄。

7.2.3依據(jù)GB3972.5—85《檔案著錄規(guī)則》，對(duì)每個(gè)案卷進(jìn)行填寫(xiě)案卷級(jí)和

文件級(jí)著錄標(biāo)引卡片，作為手工檢索和計(jì)算機(jī)采集卡使用。

為了方便調(diào)閱檔案，應(yīng)編制全引目錄、分類(lèi)目錄、專(zhuān)題目錄、主題目錄卡片作為

檢索工具。

7.2.4及時(shí)將著錄數(shù)據(jù)存貯到計(jì)算機(jī)中，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，并與學(xué)校信息系

統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)。

7.3排架、保管

7.3.1將案卷按檔號(hào)順序在檔案柜內(nèi)依次自上而下，從左到右豎立排放。

7.3.2與文件材料配套的特殊載體記錄的黨、政檔案，按《聲象載體檔案工作

規(guī)范》的有關(guān)條款處理。

7.3.3保管要求按《高等學(xué)校檔案部門(mén)業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》第9條執(zhí)行。

7.4鑒定和銷(xiāo)毀

按《高等學(xué)校檔案部門(mén)業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》第10條執(zhí)行。

7.5統(tǒng)計(jì)

按《高等學(xué)校檔案部門(mén)業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》第10條執(zhí)行。

8.黨、政檔案的開(kāi)發(fā)利用

8.1閱覽

8.1.1應(yīng)設(shè)檢索、閱覽室，改善閱覽條件并配置必要的復(fù)制設(shè)備，為利用者提供

方便。

8.1.2健全借閱制度，規(guī)定借閱檔案的審批權(quán)限、期限、數(shù)量、手續(xù)等事項(xiàng)。

8.1.3檔案查、借、歸還時(shí)，由利用者和檔案部門(mén)共同進(jìn)行清點(diǎn)檢查，并在檔案

查閱或借閱登記簿上登記，借出檔案要從嚴(yán)掌握，要定期催還，需續(xù)借者，應(yīng)重新辦理

借閱手續(xù)，對(duì)無(wú)故逾期不還者，應(yīng)停止其借閱。如果發(fā)現(xiàn)檔案損壞或丟失，根據(jù)有關(guān)規(guī)

定，區(qū)別不同情況，嚴(yán)肅處理。

8.1.4對(duì)離校及離退休人員，在辦理調(diào)離手續(xù)前，必須清還檔案。

8.2根據(jù)工作需要，編制配套的檢索工具和參考資料，檔案館（室）指南等。

8.3對(duì)黨、政檔案進(jìn)夕亍加工匯編工作，編制全宗介紹、年鑒、學(xué)校大事記、組織

機(jī)構(gòu)沿革、基礎(chǔ)數(shù)字匯編等。

8.4學(xué)校檔案部門(mén)應(yīng)根據(jù)社會(huì)和學(xué)校需要，在適當(dāng)時(shí)候通過(guò)展覽和新聞媒介公布

一定數(shù)據(jù)的檔案資料。

8.5古老、珍貴的檔案，應(yīng)備有縮微或復(fù)制件，以代替檔案原件提供利用。

8.6已建館的學(xué)校，對(duì)館藏檔案從形成之日起滿(mǎn)三十年的，除未解密和需要控制

的部分外，均應(yīng)按國(guó)家規(guī)定，報(bào)分管校長(zhǎng)批準(zhǔn)后，分期分批向社會(huì)開(kāi)放。

8.6.1對(duì)開(kāi)放的檔案，應(yīng)認(rèn)真審查內(nèi)容，嚴(yán)格區(qū)分開(kāi)放與控制使用的界限；

8.6.2利用開(kāi)放檔案，對(duì)國(guó)內(nèi)利用者與臺(tái)、港、澳同胞及外國(guó)人應(yīng)有不同的要求；

8.6.3開(kāi)放黨、政檔案，應(yīng)另行編制開(kāi)放檔案目錄和檢索工具，供利用者檢索。

8.7各校要結(jié)合本校管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)程，創(chuàng)造條件，逐步應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔

案資料的檢索、匯編，提高開(kāi)發(fā)利用檔案的能力

9.黨、政檔案工作崗位責(zé)任制

9.1分管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)

9.1.1組織全校性的宣傳、貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》和上級(jí)關(guān)于檔案

工作的各項(xiàng)方針政策的活動(dòng)；

9.1.2加強(qiáng)對(duì)學(xué)校檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案工作納入學(xué)校的整體發(fā)展規(guī)劃，并列

入學(xué)校議事日程，督促分管部門(mén)按上級(jí)和學(xué)校檔案部門(mén)要求做好應(yīng)做的工

作。

9.1.3關(guān)心檔案工作和檔案館（室）的建設(shè)與發(fā)展，從人力、財(cái)力、物力上給予支

持，及時(shí)解決工作中的重大問(wèn)題和困難，逐步改善工作條件，使檔案工作與學(xué)校的各項(xiàng)工

作協(xié)調(diào)發(fā)展。

9.2分管檔案工作的各處、系（含副處級(jí)）部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)；

9.2.1組織本單位人員學(xué)習(xí)檔案法規(guī)，執(zhí)行學(xué)校檔案工作規(guī)章制度，把檔案工作

納入本單位的議事日程，每季度或每學(xué)期研究一次檔案工作；

9.2.2加強(qiáng)與學(xué)校檔案部門(mén)聯(lián)系，共同做好業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查工作，保證歸

檔檔案的質(zhì)量；

9.2.3做好文秘工作人員和專(zhuān)（兼）職檔案人員的工作，提出具體要求并幫助他們

解決工作中的實(shí)際困難。

9.3各立卷部門(mén)專(zhuān)（兼）職檔案干部職責(zé)

9.3.1堅(jiān)持平時(shí)立卷，根據(jù)本部門(mén)（單位）不同種類(lèi)文件材料形成的特征，制定其

案卷類(lèi)目，合理分類(lèi)存放，便于利用和立卷歸檔；

9.3.2負(fù)責(zé)本部門(mén)（單位）文件材料的形成、積累、保管和整理立卷歸檔工作，保

證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)；

9.3.3歸檔案卷做到組卷合理，編寫(xiě)頁(yè)號(hào)準(zhǔn)確，案卷目錄填寫(xiě)清楚，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)

明扼要；

9.3.4主動(dòng)接受檔案館（室）的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查;按規(guī)定時(shí)間向檔案部門(mén)歸檔；

9.3.5積極參加業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷提高檔案工作水平；

9.3.6注意文件材粒的安全和保密工作。

9.4學(xué)校檔案部門(mén)負(fù)責(zé)人職責(zé)

9.4.1負(fù)責(zé)制定黨、政檔案的工作計(jì)劃、規(guī)劃，進(jìn)行季、學(xué)期、年度的本室工作

總結(jié)，擬制（修訂）業(yè)務(wù)工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，并認(rèn)真地組織實(shí)施，

9.4.2對(duì)本室人員進(jìn)行合理分工，隨時(shí)掌握工作情況，按計(jì)劃完成任務(wù)；

9.4.3組織本室人員參加政治和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，組織文書(shū)處理部門(mén)專(zhuān)（兼）職人員的業(yè)

務(wù)培訓(xùn)；

9.4.4負(fù)責(zé)接待、處理有關(guān)單位和群眾的來(lái)訪(fǎng)、來(lái)涵、負(fù)責(zé)有關(guān)黨、政檔案業(yè)務(wù)

工作對(duì)外聯(lián)系；

9.4.5調(diào)查了解本校黨、政檔案工作情況，并就黨、政檔案的改革等有關(guān)問(wèn)題，提

出意見(jiàn)和建議；

9.4.6完成館和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)交辦的事宜。

9.5黨、政檔案管理人員職責(zé)

9.5.1根據(jù)國(guó)家和學(xué)校有關(guān)檔案工作的政策和法規(guī)，制定本單位的黨、政檔案工作

的各項(xiàng)管理制度；

9.5.2指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查、協(xié)助文書(shū)立卷人員做好文件材料的形成、積累和整

理歸檔工作：

9.5.3對(duì)接收入庫(kù)的黨、政檔案進(jìn)行分類(lèi)、整理、編制多種檢索工具，有計(jì)劃、

有步驟地進(jìn)行檔案史料匯編，積極做好檔案信息資源的開(kāi)發(fā)工作，為學(xué)校各項(xiàng)工作及社

會(huì)利用檔案史料服務(wù)；

9.5.4貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家關(guān)于保守黨和國(guó)家機(jī)密的規(guī)定，維護(hù)涉密檔案的安全。

9.5.5做好“八防”工作，確保檔案材料完整、安全；

9.5.6對(duì)保存的黨、政檔案數(shù)量進(jìn)行準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)。

附件一

高等學(xué)校黨群類(lèi)檔案

歸檔范圍和保管期限表

DQ11黨務(wù)綜合

序號(hào)類(lèi)目名稱(chēng)保管期限

1上級(jí)黨組織有關(guān)黨的建設(shè)的文件材料

(如文件是針對(duì)本校的，則永久保存)長(zhǎng)期

2本校黨代會(huì)文件材料

(1)大會(huì)計(jì)劃、通知、工作報(bào)告、議程、決議、總結(jié)、記錄、

發(fā)言稿、領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)稿、照片、錄音、大會(huì)主席團(tuán)、秘書(shū)長(zhǎng)和

代表、列席代表名單;候選人登記表和情況介紹，大會(huì)選舉永久

辦法，選舉結(jié)果和上級(jí)批復(fù)等。

(2)提案及辦理情況；會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議情況、反映記錄、小

組會(huì)議記錄等長(zhǎng)期

(3)參考文件;工作人員名單;工作證;代表證、列席證及選票

式樣短期

3本校黨委會(huì)、常委、黨委擴(kuò)大會(huì)、書(shū)記校長(zhǎng)碰頭會(huì)、總支書(shū)

記會(huì)、黨委中心組會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議及會(huì)議討論的文件永久

4黨委工作計(jì)劃、報(bào)告(包括調(diào)查報(bào)告)、總結(jié)(包括經(jīng)驗(yàn)總結(jié))永久

5黨委發(fā)布的決定、辦法、指示、批轉(zhuǎn)、通報(bào)和通知永久

6以黨委名義召開(kāi)的工作會(huì)議材料永久

7校黨委和上級(jí)黨委調(diào)研、檢查、巡視學(xué)校工作形成的文件材

料永久

8黨委負(fù)責(zé)同志在校內(nèi)的重要講話(huà)稿和參加上級(jí)召開(kāi)會(huì)議發(fā)言

稿永久

9黨委工作簡(jiǎn)報(bào)永久

10黨委大事記永久

11黨群系統(tǒng)啟用印章的文件和印模永久

12黨群系統(tǒng)重要統(tǒng)計(jì)材料永久

13黨委各部、委、各總支報(bào)黨委的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示及

批復(fù)長(zhǎng)期

14黨委保密、秘書(shū)工作的有關(guān)文件長(zhǎng)期

15重要的群眾來(lái)信來(lái)訪(fǎng)及處理材料長(zhǎng)期

16黨委與有關(guān)機(jī)關(guān)聯(lián)系、協(xié)商工作的來(lái)往文件長(zhǎng)期

17分黨委、總支直屬支部工作計(jì)劃、總結(jié)、重要報(bào)告、經(jīng)驗(yàn)介紹、

調(diào)查材料、會(huì)議記錄和統(tǒng)計(jì)表長(zhǎng)期

18分黨委、總支、直屬支部建黨工作及有關(guān)材料長(zhǎng)期

19分黨委、總支、直屬支部人員獎(jiǎng)勵(lì)及有關(guān)材料長(zhǎng)期

DQ12紀(jì)檢

序號(hào)類(lèi)目名稱(chēng)保管期限

1上級(jí)紀(jì)委關(guān)于紀(jì)檢工作的文件長(zhǎng)期

2紀(jì)委工作規(guī)章制度長(zhǎng)期

3紀(jì)委工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、調(diào)查材料及重要統(tǒng)計(jì)永久

4校紀(jì)委會(huì)議記錄長(zhǎng)期

5黨員處分、復(fù)查資料長(zhǎng)期

6群眾來(lái)信來(lái)訪(fǎng)及處理意見(jiàn)短期

DQ13組織

序號(hào)類(lèi)目名稱(chēng)保管期限

1上級(jí)關(guān)于組織工作的指示、決定、通知簡(jiǎn)報(bào)長(zhǎng)期

2本校組織工作計(jì)劃、總結(jié)、決定、報(bào)告、調(diào)查材料長(zhǎng)久

3本校組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、變動(dòng)的報(bào)告及決定、批復(fù)、通知永久

4落實(shí)政策的有關(guān)材料長(zhǎng)期

5副處級(jí)以上干部任免、調(diào)動(dòng)和離休報(bào)告、決定、批復(fù)、通

知等（包括上級(jí)批準(zhǔn)的，要附任免呈報(bào)表）永久

6副處級(jí)以上干部名冊(cè)永久

7總支、支部改選報(bào)告、審批材料長(zhǎng)期

8各總支、支部委員名冊(cè)長(zhǎng)期

9黨員名冊(cè)長(zhǎng)期

9關(guān)于吸收新黨員、預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正或取消資格，黨員退黨的文件

材料長(zhǎng)期

11發(fā)展新黨員、預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正的名肋長(zhǎng)期

DQ14宣傳教育

序號(hào)類(lèi)目名稱(chēng)保管期限

1上級(jí)關(guān)于宣傳工作的文件長(zhǎng)期

2本校宣傳工作計(jì)劃、決定、報(bào)告、通知和總結(jié)永久

3教職工政治思想工作動(dòng)態(tài)及調(diào)查材料長(zhǎng)期

4理論學(xué)習(xí)的決定、通知、計(jì)劃、總結(jié)長(zhǎng)期

5反映本校重大活動(dòng)的剪報(bào)及圖表永久

6上級(jí)有關(guān)學(xué)生思想政治工作的文件長(zhǎng)期

7本校有關(guān)學(xué)生思想政治工作的決定、通知、條例永久

8學(xué)生工作部學(xué)生思想政治工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)永久

9學(xué)生思想政治工作典型調(diào)查材料和統(tǒng)計(jì)長(zhǎng)期

10關(guān)于學(xué)生政治工作隊(duì)伍的選撥、管理文件長(zhǎng)期

11各系學(xué)生政治工作人員名單長(zhǎng)期

DQ15統(tǒng)戰(zhàn)

序號(hào)類(lèi)目名稱(chēng)保管期限

1上級(jí)關(guān)于統(tǒng)戰(zhàn)工作的文件長(zhǎng)期

2本校統(tǒng)戰(zhàn)工作計(jì)劃、決定、報(bào)告、通告和總結(jié)永久

3統(tǒng)戰(zhàn)工作情況調(diào)查、典型材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表永久

4本校各級(jí)人大代表、政協(xié)委員名單（冊(cè)）及審批歷料永久

5臺(tái)、港、澳和僑務(wù)工作材料長(zhǎng)期

6各民主黨派成員和負(fù)責(zé)人名冊(cè)及有關(guān)材料長(zhǎng)期

7統(tǒng)戰(zhàn)工作重要會(huì)議記錄長(zhǎng)期

DQ16工會(huì)

序號(hào)類(lèi)目名稱(chēng)保管期限

1上級(jí)有關(guān)工會(huì)工作的文件長(zhǎng)期

2工會(huì)工作計(jì)戈ij、報(bào)告、決定、重要通知、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)永久

3會(huì)員代表大會(huì)的有關(guān)文件（通知、名單、報(bào)告、決議、選舉結(jié)果、

領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)、大會(huì)發(fā)言等文件）長(zhǎng)期

4表彰工會(huì)先進(jìn)集體個(gè)人的材料、名單長(zhǎng)期

5處分會(huì)員的有關(guān)材料長(zhǎng)期

6工會(huì)委員會(huì)會(huì)議記錄、紀(jì)要短期

7基層工會(huì)干部名冊(cè)長(zhǎng)期

8會(huì)員名冊(cè)長(zhǎng)期

9婦女工作材料長(zhǎng)期

10家屬工作材料長(zhǎng)期

DQ17團(tuán)委

序號(hào)類(lèi)目名稱(chēng)保管期限

1上級(jí)關(guān)于團(tuán)的工作文件長(zhǎng)期

2本校團(tuán)代會(huì)文件（通知、名單、工作報(bào)告、決議、選舉結(jié)果、領(lǐng)

導(dǎo)講話(huà)、大會(huì)發(fā)言和大會(huì)通過(guò)的文件）永久

3本校學(xué)代會(huì)文件（通知、名單、工作報(bào)告、決議、選舉結(jié)果、領(lǐng)

導(dǎo)講話(huà)、大會(huì)發(fā)言和文件）永久

4團(tuán)委工作計(jì)戈IJ、報(bào)告、總結(jié)及規(guī)章制度永久

5團(tuán)委工作典型調(diào)查材料、優(yōu)秀團(tuán)員的材料長(zhǎng)期

6表彰和獎(jiǎng)勵(lì)先進(jìn)團(tuán)支部、優(yōu)秀團(tuán)員的材料長(zhǎng)期

7處分團(tuán)員的材料及復(fù)查材料長(zhǎng)期

8批準(zhǔn)入團(tuán)、離團(tuán)材料及名單長(zhǎng)期

9團(tuán)干部名單長(zhǎng)期

10團(tuán)員名冊(cè)長(zhǎng)期

11團(tuán)委會(huì)議記錄長(zhǎng)期

12學(xué)生會(huì)文件、材料長(zhǎng)期

13本校學(xué)生組織參與的各種學(xué)會(huì)、社團(tuán)的有關(guān)材料長(zhǎng)期

14各分團(tuán)委的有關(guān)材料長(zhǎng)期

15研究生會(huì)的有關(guān)材料長(zhǎng)期

16團(tuán)委牽頭進(jìn)行的重大活動(dòng)的有?關(guān)材料長(zhǎng)期

17社團(tuán)活動(dòng)，勤工儉學(xué)，社會(huì)實(shí)踐有關(guān)材料長(zhǎng)期

附件二

高等學(xué)校行政類(lèi)檔案

歸檔范圍和保管期限表

XZ11行政綜合

序號(hào)類(lèi)目名稱(chēng)保管期限

1上級(jí)有關(guān)高校行政管理的綜合性文件長(zhǎng)期

2全校性的規(guī)章制度永久

3學(xué)校年度、學(xué)期工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)永久

4校長(zhǎng)辦公會(huì)、校長(zhǎng)書(shū)記碰頭會(huì)議記錄、紀(jì)要永久

5校務(wù)委員會(huì)委員名單、會(huì)議記錄、紀(jì)要永久

6全校性的工作會(huì)議、座談會(huì)文件長(zhǎng)期

7校領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)上的重要講話(huà)和參加校外會(huì)議發(fā)言稿長(zhǎng)期

8本校教育事業(yè)規(guī)劃、計(jì)劃及上級(jí)批復(fù)永久

9學(xué)校評(píng)估材料永久

10教職工代表大會(huì)文件對(duì)料長(zhǎng)期

11本校向上級(jí)的請(qǐng)示及其批復(fù)永久或長(zhǎng)期

12本校各單位的請(qǐng)示及學(xué)校的批復(fù)（分類(lèi)立卷）長(zhǎng)期

13有關(guān)全校性工作的調(diào)查材料和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)永久

14學(xué)年報(bào)表及綜合統(tǒng)計(jì)永久

15啟用印章的文件及印模永久

16本校歷史沿革、情況介紹永久

17本校大事記、簡(jiǎn)報(bào)、信息、動(dòng)態(tài)等永久

18校史工作材料永久

19校友工作材料長(zhǎng)期

20校慶工作材料長(zhǎng)期

21群眾來(lái)信來(lái)訪(fǎng)文件材料長(zhǎng)期

22普選工作材料短期

23上級(jí)有關(guān)與本院、所、中心的來(lái)文長(zhǎng)期

24院、系、所、中心會(huì)議記錄、紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)長(zhǎng)期

25院、系、所、中心工作計(jì)?劃、總結(jié)、報(bào)告長(zhǎng)期

26院、系、所、中心開(kāi)展各種學(xué)術(shù)活動(dòng)的文件長(zhǎng)期

27院、系、所、中心與國(guó)內(nèi)單位協(xié)作的材料長(zhǎng)期

28院、系、所、中心統(tǒng)計(jì)年報(bào)及重要資料長(zhǎng)期

XZ12人事

序號(hào)類(lèi)目名稱(chēng)保管期限

1上級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)人事工作的文件長(zhǎng)期

2本校人事工作的規(guī)章制度長(zhǎng)期

3人事工作計(jì)劃、報(bào)告總結(jié)、調(diào)查材料、會(huì)議記錄永久

4關(guān)于機(jī)構(gòu)、編制規(guī)劃、計(jì)劃報(bào)告及上級(jí)批復(fù)永久

5關(guān)于校內(nèi)機(jī)構(gòu)設(shè)置、變化的文件材料永久

6人事處權(quán)限內(nèi)的干部任免文件及名冊(cè)永久

7表彰和獎(jiǎng)勵(lì)先進(jìn)集體、先進(jìn)教職工的材料長(zhǎng)期

8處分教職工的材料和復(fù)查、撤銷(xiāo)處分的材料長(zhǎng)期

9教職工動(dòng)態(tài)月報(bào)長(zhǎng)期

10師資培養(yǎng)、管理工作計(jì)劃、規(guī)定、總結(jié)永久

11教師進(jìn)修計(jì)劃、安排、總結(jié)長(zhǎng)期

12教師工作量的規(guī)定及次行情況長(zhǎng)期

13教師業(yè)務(wù)考核材料長(zhǎng)期

14人事統(tǒng)計(jì)報(bào)表永久

15教職工名冊(cè)（分單位的總冊(cè)、分類(lèi)名冊(cè)）登記表永久

16教研室、研究室正副主任名冊(cè)長(zhǎng)期

17教職工評(píng)定、聘任專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)材料及上級(jí)批復(fù)（按類(lèi)

立卷，要求附審批表）長(zhǎng)期

18教職工工資調(diào)整材料、名冊(cè)長(zhǎng)期

19教職工轉(zhuǎn)正定級(jí)材料長(zhǎng)期

20教職工校內(nèi)調(diào)動(dòng)材料長(zhǎng)期

21教職工的錄用、調(diào)入的有關(guān)材料（包括轉(zhuǎn)移行政、工資關(guān)系介紹

信）長(zhǎng)期

22教職工調(diào)出的有關(guān)材料（包括轉(zhuǎn)移行政、工資關(guān)系介紹信存根）長(zhǎng)期

23教職工援外和支援邊遠(yuǎn)地區(qū)材料短期

24教職工退職、離職和出國(guó)的有關(guān)材料長(zhǎng)期

25教職工離休、退休及有關(guān)榮譽(yù)證書(shū)授予工作的材料長(zhǎng)期

26教職工退休后重新工作的材料長(zhǎng)期

27教職工福利工作長(zhǎng)期

28教職工商調(diào)函件長(zhǎng)期

29使用臨時(shí)工有關(guān)材料長(zhǎng)期

30人民來(lái)信來(lái)訪(fǎng)材料長(zhǎng)期

XZ13監(jiān)察、審計(jì)

序號(hào)類(lèi)目名稱(chēng)保管期限

1上級(jí)有關(guān)監(jiān)察、審計(jì)工作的文件長(zhǎng)期

2本校監(jiān)察、審計(jì)工作方面的規(guī)章制度長(zhǎng)期

3監(jiān)察、審計(jì)工作計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)查報(bào)告長(zhǎng)期

4監(jiān)察、審計(jì)工作統(tǒng)計(jì)年報(bào)及重要報(bào)表長(zhǎng)期

XZ14武裝、保衛(wèi)

序號(hào)類(lèi)目名稱(chēng)保管期限

1上級(jí)有關(guān)公安保衛(wèi)工作的文件長(zhǎng)期

2本校公安保衛(wèi)工作方面的規(guī)章制度長(zhǎng)期

3本校公安保衛(wèi)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、調(diào)查材粕、統(tǒng)計(jì)報(bào)表永久

4本校師生員工案件的偵察、調(diào)查、處分結(jié)論材粘及上級(jí)的批復(fù)、

判決書(shū)長(zhǎng)期

5本校師生員工案件的平反、復(fù)查處理結(jié)論及上級(jí)的批復(fù)長(zhǎng)期

6要害部門(mén)的公安保衛(wèi)、消防工作長(zhǎng)期

7保衛(wèi)工作簡(jiǎn)報(bào)長(zhǎng)期

8上級(jí)有關(guān)武裝，人防、民兵軍訓(xùn)工作的文件長(zhǎng)期

9本校武裝部職責(zé)范圍內(nèi)的規(guī)章制度長(zhǎng)期

10武裝部工作計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)查報(bào)告