工程項(xiàng)目聯(lián)系單管理辦法一、總則為了加強(qiáng)工程項(xiàng)目聯(lián)系單的規(guī)范化管理，確保工程建設(shè)過程中信息傳遞的及時(shí)、準(zhǔn)確、有效，保障工程的順利進(jìn)行，提高工程質(zhì)量和管理效率，結(jié)合工程項(xiàng)目的實(shí)際情況，特制定本管理辦法。本辦法適用于公司所有工程項(xiàng)目聯(lián)系單的編制、審核、發(fā)放、執(zhí)行及存檔等相關(guān)管理工作。二、工程項(xiàng)目聯(lián)系單的定義與分類1.定義工程項(xiàng)目聯(lián)系單是指在工程項(xiàng)目實(shí)施過程中，建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位等各參建方就工程技術(shù)、工程進(jìn)度、工程質(zhì)量、工程變更、工程協(xié)調(diào)等方面的問題進(jìn)行溝通、協(xié)商和處理的書面文件。它是工程建設(shè)過程中重要的技術(shù)經(jīng)濟(jì)文件，是工程結(jié)算和索賠的重要依據(jù)。2.分類-技術(shù)類聯(lián)系單：主要涉及工程技術(shù)方面的問題，如設(shè)計(jì)變更、施工工藝調(diào)整、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)修改等。-進(jìn)度類聯(lián)系單：用于協(xié)調(diào)工程進(jìn)度，包括工程進(jìn)度計(jì)劃的調(diào)整、工期延誤的原因說明及處理措施等。-質(zhì)量類聯(lián)系單：針對工程質(zhì)量問題發(fā)出，如質(zhì)量缺陷整改要求、質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的明確等。-變更類聯(lián)系單：涉及工程變更的相關(guān)事宜，包括工程內(nèi)容的增減、工程結(jié)構(gòu)的改變等。-協(xié)調(diào)類聯(lián)系單：用于解決工程建設(shè)過程中的各方協(xié)調(diào)問題，如施工場地的使用、各施工單位之間的交叉作業(yè)協(xié)調(diào)等。三、工程項(xiàng)目聯(lián)系單的編制1.編制主體各參建單位均有權(quán)根據(jù)工程實(shí)際情況編制工程項(xiàng)目聯(lián)系單。一般情況下，施工單位在施工過程中遇到技術(shù)、進(jìn)度、質(zhì)量等問題時(shí)，應(yīng)及時(shí)編制聯(lián)系單；建設(shè)單位和監(jiān)理單位在對工程進(jìn)行監(jiān)督管理過程中發(fā)現(xiàn)問題或有相關(guān)要求時(shí)，也可編制聯(lián)系單。2.編制要求-內(nèi)容準(zhǔn)確清晰：聯(lián)系單應(yīng)明確表述問題的內(nèi)容、產(chǎn)生的原因、要求解決的事項(xiàng)及相關(guān)的技術(shù)參數(shù)、數(shù)據(jù)等。文字應(yīng)簡潔明了，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義。-格式規(guī)范統(tǒng)一：公司應(yīng)制定統(tǒng)一的工程項(xiàng)目聯(lián)系單格式，包括聯(lián)系單編號(hào)、工程名稱、主送單位、抄送單位、發(fā)出單位、日期、主題、具體內(nèi)容等欄目。各參建單位應(yīng)按照統(tǒng)一格式編制聯(lián)系單。-附件齊全有效：如涉及技術(shù)方案、圖紙、計(jì)算書等相關(guān)附件，應(yīng)隨聯(lián)系單一并提供，并確保附件的真實(shí)性、完整性和有效性。3.編制流程-相關(guān)人員根據(jù)工程實(shí)際情況填寫聯(lián)系單內(nèi)容，包括問題描述、處理建議等。-填寫完成后，由編制人所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初步審核，審核內(nèi)容包括聯(lián)系單的內(nèi)容準(zhǔn)確性、格式規(guī)范性、附件完整性等。-初步審核通過后，提交給單位分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行最終審核簽字確認(rèn)。四、工程項(xiàng)目聯(lián)系單的審核1.審核主體不同類型的聯(lián)系單由不同的主體進(jìn)行審核。一般情況下，技術(shù)類聯(lián)系單由建設(shè)單位組織設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位和施工單位共同審核；進(jìn)度類聯(lián)系單由監(jiān)理單位和建設(shè)單位審核；質(zhì)量類聯(lián)系單由監(jiān)理單位審核，重大質(zhì)量問題需建設(shè)單位參與審核；變更類聯(lián)系單需按照公司的工程變更管理規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)格審核，涉及重大變更的還需報(bào)上級(jí)主管部門審批；協(xié)調(diào)類聯(lián)系單由監(jiān)理單位組織相關(guān)單位進(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容-必要性審核：審核聯(lián)系單所提出的問題是否確實(shí)需要通過聯(lián)系單的方式進(jìn)行解決，是否存在其他更合適的解決途徑。-合理性審核：審核聯(lián)系單提出的解決方案或要求是否合理，是否符合工程實(shí)際情況和相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。-可行性審核：審核聯(lián)系單提出的解決方案或要求在技術(shù)、經(jīng)濟(jì)、時(shí)間等方面是否具有可行性。-合規(guī)性審核：審核聯(lián)系單的編制是否符合公司的相關(guān)規(guī)定和要求，格式是否規(guī)范，附件是否齊全等。3.審核流程-聯(lián)系單發(fā)出單位將編制好的聯(lián)系單提交給審核主體。-審核主體收到聯(lián)系單后，組織相關(guān)人員對聯(lián)系單進(jìn)行審核。審核過程中可根據(jù)需要召開專題會(huì)議進(jìn)行討論。-審核完成后，審核主體應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)給出審核意見。審核意見分為同意、部分同意和不同意三種情況，并應(yīng)明確說明理由。-如審核意見為部分同意或不同意，聯(lián)系單發(fā)出單位應(yīng)根據(jù)審核意見對聯(lián)系單進(jìn)行修改或重新編制，再次提交審核。五、工程項(xiàng)目聯(lián)系單的發(fā)放1.發(fā)放原則聯(lián)系單應(yīng)按照“誰發(fā)出、誰發(fā)放”的原則進(jìn)行發(fā)放。發(fā)出單位應(yīng)確保聯(lián)系單及時(shí)、準(zhǔn)確地發(fā)放到相關(guān)單位。2.發(fā)放方式-書面發(fā)放：將打印好的聯(lián)系單加蓋單位公章后，通過專人送達(dá)或掛號(hào)信、快遞等方式發(fā)送給主送單位和抄送單位。-電子發(fā)放：在確保電子文件安全可靠的前提下，可通過電子郵件、工程管理信息系統(tǒng)等方式將聯(lián)系單的電子文件發(fā)送給相關(guān)單位。電子發(fā)放的聯(lián)系單應(yīng)與書面聯(lián)系單具有同等效力。3.發(fā)放記錄發(fā)出單位應(yīng)建立聯(lián)系單發(fā)放記錄臺(tái)賬，記錄聯(lián)系單的編號(hào)、工程名稱、主送單位、抄送單位、發(fā)放時(shí)間、發(fā)放方式等信息，以便查詢和追溯。六、工程項(xiàng)目聯(lián)系單的執(zhí)行1.執(zhí)行主體主送單位是聯(lián)系單的主要執(zhí)行主體，應(yīng)按照聯(lián)系單的要求及時(shí)組織實(shí)施相關(guān)工作。如涉及多個(gè)單位協(xié)同執(zhí)行的，各單位應(yīng)明確各自的職責(zé)和工作內(nèi)容，密切配合，共同完成任務(wù)。2.執(zhí)行要求-及時(shí)響應(yīng)：主送單位收到聯(lián)系單后，應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)對聯(lián)系單進(jìn)行響應(yīng)，明確表示是否接受聯(lián)系單的要求，并說明預(yù)計(jì)完成時(shí)間。-嚴(yán)格執(zhí)行：主送單位應(yīng)按照聯(lián)系單的要求和審核意見，嚴(yán)格組織實(shí)施相關(guān)工作，確保工作質(zhì)量和進(jìn)度。-過程反饋：在執(zhí)行過程中，執(zhí)行主體應(yīng)及時(shí)向發(fā)出單位和相關(guān)單位反饋工作進(jìn)展情況，如有問題或困難應(yīng)及時(shí)溝通協(xié)調(diào)解決。3.執(zhí)行監(jiān)督監(jiān)理單位應(yīng)加強(qiáng)對聯(lián)系單執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查，定期檢查執(zhí)行主體的工作進(jìn)度和質(zhì)量，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。建設(shè)單位也可對聯(lián)系單的執(zhí)行情況進(jìn)行不定期抽查。七、工程項(xiàng)目聯(lián)系單的存檔1.存檔主體各參建單位應(yīng)分別對涉及本單位的工程項(xiàng)目聯(lián)系單進(jìn)行存檔。存檔工作應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，確保聯(lián)系單的完整性和安全性。2.存檔內(nèi)容存檔內(nèi)容包括聯(lián)系單的原件、審核意見、執(zhí)行情況反饋等相關(guān)文件和資料。如聯(lián)系單有附件，附件也應(yīng)一并存檔。3.存檔方式-紙質(zhì)存檔：將聯(lián)系單及相關(guān)資料按照工程名稱、時(shí)間順序等進(jìn)行分類整理，裝訂成冊，存放在專門的檔案柜中。-電子存檔：將聯(lián)系單及相關(guān)資料掃描成電子文件，按照一定的存儲(chǔ)格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，以便查詢和檢索。4.存檔期限工程項(xiàng)目聯(lián)系單的存檔期限應(yīng)按照國家相關(guān)檔案管理規(guī)定和公司的要求執(zhí)行，一般不少于工程的使用壽命。八、責(zé)任追究1.對于在工程項(xiàng)目聯(lián)系單編制、審核、發(fā)放、執(zhí)行及存檔等過程中存在以下行為的單位和個(gè)人，將追究其相應(yīng)的責(zé)任：-編制虛假聯(lián)系單或提供虛假附件的。-審核過程中玩忽職守、敷衍了事，導(dǎo)致審核結(jié)果錯(cuò)誤的。-未按照規(guī)定時(shí)間和要求發(fā)放聯(lián)系單，影響工程進(jìn)度的。-不執(zhí)行或拖延執(zhí)行聯(lián)系單要求，造成工程質(zhì)量問題或工期