企業(yè)人力資源外包采購流程制度范本1.總則1.1目的為規(guī)范企業(yè)人力資源外包（以下簡稱“HRO”）采購活動(dòng)，確保外包服務(wù)符合企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)與業(yè)務(wù)需求，控制采購風(fēng)險(xiǎn)，提高采購效率及服務(wù)質(zhì)量，特制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于企業(yè)及所屬分支機(jī)構(gòu)所有人力資源外包服務(wù)的采購活動(dòng)，包括但不限于：招聘外包、薪酬福利外包、培訓(xùn)外包、員工關(guān)系外包、人力資源信息化系統(tǒng)外包等。1.3定義與分類人力資源外包（HRO）：企業(yè)將部分或全部人力資源管理職能委托給專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)（以下簡稱“供應(yīng)商”）執(zhí)行的服務(wù)模式。分類：按服務(wù)內(nèi)容分為核心職能外包（如薪酬核算）與非核心職能外包（如基礎(chǔ)招聘）；按服務(wù)期限分為短期項(xiàng)目外包（如臨時(shí)招聘）與長期駐場外包（如全年薪酬服務(wù)）。2.職責(zé)分工2.1需求部門提出具體HRO需求，明確服務(wù)內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)、期限及預(yù)算；參與供應(yīng)商評估與合同談判，提供業(yè)務(wù)需求輸入；配合供應(yīng)商執(zhí)行服務(wù)，反饋服務(wù)質(zhì)量問題；參與服務(wù)驗(yàn)收，確認(rèn)服務(wù)成果。2.2人力資源部（HRO管理牽頭部門）統(tǒng)籌HRO采購全流程，審核需求的合理性與必要性；制定供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)，組織供應(yīng)商評估與談判；牽頭制定合同模板，協(xié)調(diào)合同簽訂與變更；監(jiān)控服務(wù)執(zhí)行情況，組織服務(wù)質(zhì)量評估；對接需求部門與供應(yīng)商，解決服務(wù)爭議。2.3采購部協(xié)助人力資源部制定采購方案，執(zhí)行招標(biāo)/談判流程；負(fù)責(zé)供應(yīng)商信息管理，建立供應(yīng)商庫；配合完成合同歸檔與結(jié)算流程。2.4法務(wù)部審核HRO合同的合法性、完整性及風(fēng)險(xiǎn)；提供法律支持，解決合同爭議。2.5財(cái)務(wù)部審核HRO預(yù)算的合理性；負(fù)責(zé)費(fèi)用結(jié)算與發(fā)票管理；監(jiān)控采購成本執(zhí)行情況。2.6審計(jì)部定期審計(jì)HRO采購流程的合規(guī)性；核查供應(yīng)商資質(zhì)與服務(wù)質(zhì)量的真實(shí)性。3.人力資源外包采購流程3.1需求發(fā)起與審核3.1.1需求提出需求部門填寫《人力資源外包需求申請表》（附件1），內(nèi)容包括：服務(wù)名稱與類型；服務(wù)內(nèi)容與具體要求（如招聘崗位、薪酬核算范圍）；服務(wù)期限與交付時(shí)間；服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如招聘到崗率≥90%、薪酬發(fā)放準(zhǔn)確率100%）；預(yù)算金額與費(fèi)用構(gòu)成；預(yù)期目標(biāo)（如降低招聘成本15%）。3.1.2需求審核需求部門負(fù)責(zé)人審核：確認(rèn)需求的真實(shí)性與業(yè)務(wù)必要性；人力資源部審核：評估需求是否符合企業(yè)人力資源戰(zhàn)略，是否可通過內(nèi)部資源滿足，預(yù)算是否合理；分管領(lǐng)導(dǎo)審批：對重大HRO項(xiàng)目（如預(yù)算超過**萬元）進(jìn)行最終審批。3.2供應(yīng)商選擇與評估3.2.1選擇方式根據(jù)項(xiàng)目規(guī)模與復(fù)雜度，選擇以下方式之一：公開招標(biāo)：適用于預(yù)算較大、標(biāo)準(zhǔn)化程度高的項(xiàng)目（如全年薪酬外包）；邀請招標(biāo)：適用于對供應(yīng)商資質(zhì)有特定要求的項(xiàng)目（如高端人才招聘外包）；競爭性談判：適用于需求緊急或個(gè)性化強(qiáng)的項(xiàng)目（如臨時(shí)培訓(xùn)外包）。3.2.2資格預(yù)審人力資源部會(huì)同采購部制定《供應(yīng)商資格預(yù)審表》（附件2），要求供應(yīng)商提供以下資料：營業(yè)執(zhí)照、人力資源服務(wù)許可證等資質(zhì)證明；過往3年同類項(xiàng)目業(yè)績（如服務(wù)客戶清單、案例報(bào)告）；財(cái)務(wù)狀況證明（如年度審計(jì)報(bào)告）；服務(wù)團(tuán)隊(duì)資質(zhì)（如項(xiàng)目經(jīng)理從業(yè)經(jīng)驗(yàn)、核心成員證書）。通過預(yù)審的供應(yīng)商進(jìn)入候選名單（原則上不少于3家）。3.2.3供應(yīng)商評估成立評審小組（由人力資源部、采購部、需求部門、法務(wù)部及外部專家組成），采用綜合評分法對候選供應(yīng)商進(jìn)行評估，評分維度包括：維度權(quán)重評估內(nèi)容資質(zhì)與信譽(yù)20%營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書有效性，過往客戶評價(jià)服務(wù)方案30%服務(wù)流程、技術(shù)支持、應(yīng)急方案是否符合需求報(bào)價(jià)合理性25%報(bào)價(jià)是否低于市場平均水平，費(fèi)用構(gòu)成是否透明服務(wù)能力25%團(tuán)隊(duì)經(jīng)驗(yàn)、服務(wù)響應(yīng)速度、信息化系統(tǒng)支持能力評審小組出具《供應(yīng)商評估報(bào)告》，推薦1-2家首選供應(yīng)商。3.2.4談判與確認(rèn)人力資源部會(huì)同采購部、需求部門與首選供應(yīng)商進(jìn)行談判，重點(diǎn)確認(rèn)：服務(wù)內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)的細(xì)節(jié)；費(fèi)用調(diào)整機(jī)制（如人員增減、服務(wù)范圍變化）；違約責(zé)任與賠償條款；服務(wù)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。談判達(dá)成一致后，形成《談判記錄》，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.3合同簽訂3.3.1合同模板人力資源部會(huì)同法務(wù)部制定《人力資源外包服務(wù)合同》標(biāo)準(zhǔn)模板，核心條款包括：雙方主體信息（名稱、地址、法定代表人）；服務(wù)內(nèi)容與具體要求（以附件形式列出）；服務(wù)期限（起始日、終止日、續(xù)簽條件）；費(fèi)用及支付方式（如月度結(jié)算、季度支付，發(fā)票類型與開具時(shí)間）；保密條款（供應(yīng)商對企業(yè)信息的保密義務(wù)，期限不少于服務(wù)結(jié)束后2年）；違約條款（如供應(yīng)商未達(dá)標(biāo)時(shí)的扣款比例、終止合同的條件）；爭議解決方式（優(yōu)先選擇仲裁或訴訟）；變更與終止條款（如需求變更的審批流程、提前終止的通知期限）。3.3.2合同審核與簽訂人力資源部填寫《合同審批表》，附《談判記錄》《供應(yīng)商評估報(bào)告》提交法務(wù)部；法務(wù)部審核合同的合法性、完整性，提出修改意見；雙方確認(rèn)合同內(nèi)容后，由法定代表人或授權(quán)代表簽字蓋章；合同原件由人力資源部歸檔，復(fù)印件送采購部、財(cái)務(wù)部備案。3.4執(zhí)行與監(jiān)控3.4.1服務(wù)啟動(dòng)人力資源部組織需求部門與供應(yīng)商召開啟動(dòng)會(huì)，明確雙方對接人、服務(wù)流程與溝通機(jī)制；供應(yīng)商提交《服務(wù)實(shí)施方案》，包括團(tuán)隊(duì)配置、進(jìn)度計(jì)劃與關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。3.4.2日常監(jiān)控月度例會(huì)：人力資源部每月組織需求部門與供應(yīng)商召開例會(huì)，review服務(wù)進(jìn)度、解決問題；數(shù)據(jù)上報(bào)：供應(yīng)商每月提交《服務(wù)執(zhí)行報(bào)告》，內(nèi)容包括服務(wù)完成量（如招聘到崗人數(shù)）、質(zhì)量指標(biāo)（如薪酬發(fā)放差錯(cuò)率）、異常情況說明；投訴處理：需求部門若發(fā)現(xiàn)服務(wù)問題，填寫《服務(wù)投訴表》（附件3）提交人力資源部，人力資源部在2個(gè)工作日內(nèi)協(xié)調(diào)供應(yīng)商解決，5個(gè)工作日內(nèi)反饋處理結(jié)果。3.4.3需求變更需求部門提出變更需求時(shí)，填寫《需求變更申請表》（附件4），說明變更內(nèi)容、原因及影響；人力資源部審核變更的必要性，評估對服務(wù)期限、費(fèi)用的影響；與供應(yīng)商協(xié)商變更條款，簽訂《補(bǔ)充協(xié)議》，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.5驗(yàn)收與結(jié)算3.5.1服務(wù)驗(yàn)收短期項(xiàng)目：服務(wù)結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)，需求部門會(huì)同人力資源部、采購部進(jìn)行驗(yàn)收，填寫《服務(wù)驗(yàn)收表》（附件5），確認(rèn)是否符合合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；長期項(xiàng)目：每季度進(jìn)行一次階段性驗(yàn)收，年度結(jié)束后進(jìn)行全面驗(yàn)收。驗(yàn)收不合格的，供應(yīng)商需在規(guī)定期限內(nèi)整改（一般不超過5個(gè)工作日），整改后重新驗(yàn)收。3.5.2費(fèi)用結(jié)算供應(yīng)商根據(jù)驗(yàn)收結(jié)果開具發(fā)票，注明服務(wù)期間與項(xiàng)目名稱；人力資源部審核發(fā)票的真實(shí)性與準(zhǔn)確性，附《服務(wù)驗(yàn)收表》《服務(wù)執(zhí)行報(bào)告》提交財(cái)務(wù)部；財(cái)務(wù)部核對合同條款與支付條件，在5個(gè)工作日內(nèi)完成付款；結(jié)算完成后，人力資源部將相關(guān)資料歸檔（保存期限不少于5年）。4.風(fēng)險(xiǎn)控制4.1供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)控制資質(zhì)審核：嚴(yán)格審查供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、人力資源服務(wù)許可證等資質(zhì)，確保其合法經(jīng)營；定期評估：每年對供應(yīng)商進(jìn)行一次綜合評估（采用3.2.3的評分維度），評估不合格的供應(yīng)商納入“黑名單”，2年內(nèi)不得合作；備用供應(yīng)商：建立備用供應(yīng)商庫（每個(gè)服務(wù)類型不少于2家），當(dāng)主供應(yīng)商無法提供服務(wù)時(shí)，及時(shí)切換。4.2合同風(fēng)險(xiǎn)控制標(biāo)準(zhǔn)模板：所有HRO合同必須使用企業(yè)制定的標(biāo)準(zhǔn)模板，不得隨意修改核心條款；法務(wù)審核：合同簽訂前必須經(jīng)過法務(wù)部審核，重點(diǎn)關(guān)注保密條款、違約條款與爭議解決方式；條款明確：避免模糊表述（如“及時(shí)完成”應(yīng)明確為“2個(gè)工作日內(nèi)完成”），確保權(quán)利義務(wù)清晰。4.3服務(wù)質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)控制量化標(biāo)準(zhǔn)：在合同中明確服務(wù)質(zhì)量的量化指標(biāo)（如招聘到崗率、薪酬發(fā)放準(zhǔn)確率），避免主觀判斷；監(jiān)控機(jī)制：通過月度例會(huì)、數(shù)據(jù)上報(bào)、投訴處理等方式，及時(shí)發(fā)現(xiàn)服務(wù)問題；penalty條款：對未達(dá)標(biāo)的供應(yīng)商，按合同約定扣除相應(yīng)費(fèi)用（如差錯(cuò)率每超過1%，扣減當(dāng)月費(fèi)用的5%）。5.附則5.1制度解釋本制度由人力資源部負(fù)責(zé)解釋。5.2修訂與更新當(dāng)法律法規(guī)發(fā)生變化、企業(yè)戰(zhàn)略調(diào)整或業(yè)務(wù)需求變化時(shí)，人力資源部應(yīng)及時(shí)修訂本制度；修訂后的制度需經(jīng)采購部、法務(wù)部會(huì)簽，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后發(fā)布。5.3生效日期本制度自年月**日起生效，原《