公共機(jī)構(gòu)檔案管理規(guī)范及操作指引引言公共機(jī)構(gòu)（包括各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、群團(tuán)組織等）作為國(guó)家治理體系的重要組成部分，其檔案是記錄機(jī)構(gòu)職能履行、政策執(zhí)行、業(yè)務(wù)開展的重要原始憑證，具有不可替代的歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義。為加強(qiáng)公共機(jī)構(gòu)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化，保障檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》（2020年修訂）、《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》（國(guó)家檔案局第13號(hào)令）、《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國(guó)家檔案局第8號(hào)令）等法律法規(guī)，結(jié)合公共機(jī)構(gòu)實(shí)際情況，制定本規(guī)范及操作指引。第一章總則1.1目的規(guī)范公共機(jī)構(gòu)檔案管理行為，提高檔案管理水平，確保檔案的有效保存和合理利用，為機(jī)構(gòu)履行職能、服務(wù)社會(huì)提供支撐。1.2適用范圍本規(guī)范適用于各級(jí)各類公共機(jī)構(gòu)的檔案管理活動(dòng)，包括檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀、信息化等環(huán)節(jié)。1.3基本原則集中統(tǒng)一管理：公共機(jī)構(gòu)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由本單位檔案機(jī)構(gòu)或指定的部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)，各部門配合做好檔案形成、移交工作。全程管控：對(duì)檔案從形成到銷毀的全生命周期進(jìn)行管理，確保檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。便捷利用：優(yōu)化檔案利用流程，提供多種利用方式，滿足本單位和社會(huì)對(duì)檔案的合理需求。安全保密：遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，加強(qiáng)檔案保密管理，防止檔案泄露和損毀。第二章檔案管理體制與職責(zé)2.1管理體制公共機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)實(shí)行檔案工作責(zé)任制，明確單位負(fù)責(zé)人、檔案機(jī)構(gòu)、各部門及檔案人員的職責(zé)。單位負(fù)責(zé)人對(duì)本單位檔案工作負(fù)總責(zé)，檔案機(jī)構(gòu)具體負(fù)責(zé)檔案管理工作，各部門負(fù)責(zé)本部門文件材料的形成、收集、整理和移交工作。2.2機(jī)構(gòu)與人員檔案機(jī)構(gòu)：公共機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)設(shè)立綜合檔案室或檔案處（科），配備專職檔案人員。規(guī)模較小的單位可以指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。檔案人員：專職檔案人員應(yīng)當(dāng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，定期參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。兼職檔案人員由各部門指定，負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理和移交工作。2.3職責(zé)分工單位負(fù)責(zé)人：統(tǒng)籌規(guī)劃本單位檔案工作，審批檔案管理規(guī)章制度，協(xié)調(diào)解決檔案管理中的重大問題。檔案機(jī)構(gòu)：制定檔案管理規(guī)章制度，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等工作，指導(dǎo)各部門做好檔案形成和移交工作，開展檔案信息化建設(shè)，接受上級(jí)檔案部門的監(jiān)督指導(dǎo)。各部門：負(fù)責(zé)本部門文件材料的形成、收集、整理和移交工作，指定兼職檔案人員，配合檔案機(jī)構(gòu)做好檔案管理工作。檔案人員：執(zhí)行檔案管理規(guī)章制度，做好檔案的日常管理工作，維護(hù)檔案的安全和完整，提供檔案利用服務(wù)。第三章檔案收集與整理3.1收集范圍公共機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，確定本單位文件材料的歸檔范圍。主要包括：文書檔案：本單位制定的政策文件、會(huì)議記錄、請(qǐng)示報(bào)告、批復(fù)、合同協(xié)議、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。業(yè)務(wù)檔案：本單位開展業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的材料，如執(zhí)法記錄、科研成果、項(xiàng)目資料等。人事檔案：本單位工作人員的履歷、考核、獎(jiǎng)懲、職稱等材料（注：人事檔案按照干部人事檔案管理規(guī)定執(zhí)行）。會(huì)計(jì)檔案：本單位的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等（注：會(huì)計(jì)檔案按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》執(zhí)行）。聲像檔案：本單位開展活動(dòng)形成的照片、錄像、錄音等材料。電子檔案：本單位通過辦公系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的電子文件，如電子公文、電子表格、電子圖片等。不應(yīng)歸檔的材料：重復(fù)文件、臨時(shí)性文件、無關(guān)材料、已失效的文件、未成文的草稿等。3.2收集流程日常收集：各部門兼職檔案人員應(yīng)當(dāng)每月收集本部門形成的文件材料，包括紙質(zhì)和電子文件。專項(xiàng)收集：對(duì)重大活動(dòng)、突發(fā)事件（如疫情防控、自然災(zāi)害）形成的檔案，應(yīng)當(dāng)及時(shí)收集，確保檔案的完整性。移交歸檔：各部門應(yīng)當(dāng)在每年年底前將本部門整理好的檔案移交檔案機(jī)構(gòu)，填寫《檔案移交清單》，雙方簽字確認(rèn)。移交清單應(yīng)當(dāng)包括檔案名稱、數(shù)量、檔號(hào)、移交日期等內(nèi)容。3.3整理規(guī)范3.3.1分類檔案分類應(yīng)當(dāng)遵循科學(xué)性、邏輯性和可操作性原則，根據(jù)本單位實(shí)際情況選擇分類方法：文書檔案：采用“年度-機(jī)構(gòu)-問題”或“年度-問題-機(jī)構(gòu)”分類法。例如，2023年辦公室形成的政策文件，分類為“2023-辦公室-政策”。業(yè)務(wù)檔案：采用“年度-業(yè)務(wù)類型-項(xiàng)目”分類法。例如，2023年執(zhí)法部門形成的執(zhí)法檔案，分類為“2023-執(zhí)法-案件”。會(huì)計(jì)檔案：采用“年度-類別-保管期限”分類法。例如，2023年會(huì)計(jì)憑證，分類為“2023-憑證-10年”。聲像檔案：采用“年度-主題-載體”分類法。例如，2023年會(huì)議照片，分類為“2023-會(huì)議-照片”。3.3.2編號(hào)檔案編號(hào)應(yīng)當(dāng)唯一、規(guī)范，便于查找和管理。檔號(hào)結(jié)構(gòu)一般為：全宗號(hào)-年度-機(jī)構(gòu)-問題-件號(hào)（或根據(jù)分類方法調(diào)整）。例如，全宗號(hào)為“XX001”的單位，2023年辦公室形成的政策文件，件號(hào)為001，檔號(hào)為“XX____-辦公室-政策-001”。3.3.3裝訂紙質(zhì)檔案：采用線裝或裝訂機(jī)裝訂，避免使用訂書釘、回形針等金屬物品。裝訂時(shí)應(yīng)當(dāng)保持文件的原始順序，不得隨意增減或調(diào)換頁面。電子檔案：電子文件應(yīng)當(dāng)以符合國(guó)家規(guī)定的格式歸檔（如PDF、DOCX、JPG等），確保電子文件的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。電子文件應(yīng)當(dāng)與紙質(zhì)文件同步歸檔。3.3.4裝盒與目錄編制裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，填寫檔案盒封面和脊背上的信息，包括全宗號(hào)、年度、機(jī)構(gòu)、問題、檔號(hào)、保管期限、盒號(hào)等。目錄編制：編制《檔案目錄》，包括文件名、文號(hào)、責(zé)任者、日期、頁數(shù)、檔號(hào)、保管期限等內(nèi)容。目錄一式兩份，一份存放在檔案盒內(nèi)，一份存放在檔案機(jī)構(gòu)備查。第四章檔案保管與保護(hù)4.1保管條件檔案庫(kù)房應(yīng)當(dāng)符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》（JGJ____）要求，具備以下條件：溫度與濕度：庫(kù)房溫度應(yīng)當(dāng)保持在14-24℃，相對(duì)濕度保持在45-60%。安裝空調(diào)、除濕機(jī)等設(shè)備，定期監(jiān)測(cè)溫濕度。防火防盜：庫(kù)房應(yīng)當(dāng)配備滅火器、消防栓等防火設(shè)備，安裝監(jiān)控系統(tǒng)、防盜門窗等防盜設(shè)備。防光防有害氣體：庫(kù)房窗戶應(yīng)當(dāng)安裝遮光窗簾，避免陽光直射；遠(yuǎn)離有害氣體（如甲醛、苯）來源，保持庫(kù)房通風(fēng)。防鼠防蟲防潮：庫(kù)房應(yīng)當(dāng)放置滅鼠藥、防蟲劑，安裝防潮墊；避免檔案接觸地面和墻面。4.2保管期限檔案保管期限分為永久、定期（30年、10年），具體按照《機(jī)關(guān)檔案保管期限表》執(zhí)行：永久保管：反映本單位主要職能活動(dòng)和歷史面貌的檔案，如政策文件、重要會(huì)議記錄、重大項(xiàng)目資料等。30年保管：反映本單位一般職能活動(dòng)的檔案，如普通會(huì)議記錄、一般請(qǐng)示報(bào)告等。10年保管：臨時(shí)性、輔助性的檔案，如通知、便函、臨時(shí)報(bào)表等。4.3存放與檢查存放：檔案應(yīng)當(dāng)分類存放，排列有序。檔案盒應(yīng)當(dāng)按照檔號(hào)順序排列，放置在檔案柜中，柜上標(biāo)明檔案類別和檔號(hào)范圍。檢查：檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)每年對(duì)檔案進(jìn)行一次全面檢查，重點(diǎn)檢查檔案的保管狀況、溫濕度情況、安全設(shè)施運(yùn)行情況。發(fā)現(xiàn)檔案破損、褪色、霉變等問題，應(yīng)當(dāng)及時(shí)修復(fù)或復(fù)制。4.4移交檔案館公共機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，向同級(jí)檔案館移交永久保管的檔案。移交時(shí)間一般為檔案形成之日起滿20年。移交前應(yīng)當(dāng)編制《檔案移交清冊(cè)》，經(jīng)檔案館審核同意后，辦理移交手續(xù)。第五章檔案利用與服務(wù)5.1利用范圍檔案利用應(yīng)當(dāng)符合本單位職能需要和社會(huì)公共利益，主要包括：本單位利用：用于本單位制定政策、開展業(yè)務(wù)、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)等活動(dòng)。社會(huì)利用：用于科研、教育、文化等社會(huì)活動(dòng)（注：涉密檔案除外）。5.2利用流程申請(qǐng)：利用人應(yīng)當(dāng)填寫《檔案利用申請(qǐng)表》，注明利用目的、范圍、方式（如查閱、復(fù)制、摘錄）。本單位人員利用由檔案機(jī)構(gòu)審批；外單位人員利用需提供單位介紹信和利用人身份證，經(jīng)檔案機(jī)構(gòu)審核后報(bào)單位負(fù)責(zé)人審批。調(diào)?。簷n案機(jī)構(gòu)根據(jù)申請(qǐng)表調(diào)取檔案，核對(duì)利用人身份，辦理檔案交接手續(xù)。利用：利用人應(yīng)當(dāng)在檔案室查閱檔案，不得帶出庫(kù)房（特殊情況需經(jīng)批準(zhǔn)）。復(fù)制檔案需經(jīng)檔案機(jī)構(gòu)同意，涉密檔案不得復(fù)制。歸還：利用結(jié)束后，利用人應(yīng)當(dāng)將檔案歸還檔案機(jī)構(gòu)，檔案人員核對(duì)檔案無誤后，在《檔案利用登記本》上登記。5.3服務(wù)要求熱情周到：檔案人員應(yīng)當(dāng)主動(dòng)為利用人提供幫助，解答疑問。遵守保密：涉密檔案的利用應(yīng)當(dāng)符合保密規(guī)定，未經(jīng)批準(zhǔn)不得泄露檔案內(nèi)容。便捷高效：推行檔案信息化利用，提供電子檔案在線查閱服務(wù)，減少利用人等待時(shí)間。第六章檔案鑒定與銷毀6.1鑒定機(jī)構(gòu)公共機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)成立檔案鑒定委員會(huì)，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。鑒定委員會(huì)由單位負(fù)責(zé)人、檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案人員組成。6.2鑒定程序定期鑒定：檔案鑒定委員會(huì)應(yīng)當(dāng)每10年對(duì)本單位檔案進(jìn)行一次鑒定，重點(diǎn)鑒定定期保管的檔案是否到期，是否需要繼續(xù)保管。專項(xiàng)鑒定：對(duì)重大活動(dòng)、突發(fā)事件形成的檔案，應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行鑒定，確定保管期限。鑒定結(jié)論：鑒定委員會(huì)應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，形成《檔案鑒定報(bào)告》，注明鑒定意見（繼續(xù)保管或銷毀）。6.3銷毀程序編制清冊(cè)：對(duì)需要銷毀的檔案，應(yīng)當(dāng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，包括檔案名稱、數(shù)量、檔號(hào)、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。審批：《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)鑒定委員會(huì)審核后，報(bào)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。銷毀：銷毀檔案應(yīng)當(dāng)由兩人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)當(dāng)核對(duì)檔案數(shù)量，確認(rèn)無誤后進(jìn)行銷毀（如焚燒、粉碎）。銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)當(dāng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字，注明銷毀時(shí)間、方式和監(jiān)銷人姓名。備案：《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)當(dāng)存入檔案機(jī)構(gòu)備查，永久保存。第七章檔案信息化管理7.1系統(tǒng)建設(shè)系統(tǒng)要求：公共機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立電子檔案管理系統(tǒng)，符合《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T____），具備收集、整理、保管、利用、鑒定等功能。系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)與本單位辦公系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)銜接，實(shí)現(xiàn)電子文件的自動(dòng)歸檔。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范：電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)采用國(guó)家檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)，如《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T____）、《電子簽名法》等，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。7.2電子檔案管理電子文件歸檔：電子文件應(yīng)當(dāng)與紙質(zhì)文件同步歸檔，確保電子文件的內(nèi)容與紙質(zhì)文件一致。電子文件歸檔時(shí)應(yīng)當(dāng)采用電子簽名、加密等技術(shù)，保障電子文件的真實(shí)性和安全性。電子檔案存儲(chǔ)：電子檔案應(yīng)當(dāng)存儲(chǔ)在符合國(guó)家規(guī)定的存儲(chǔ)介質(zhì)中（如光盤、硬盤、云存儲(chǔ)），實(shí)行異地備份和離線備份，防止數(shù)據(jù)丟失。7.3數(shù)據(jù)安全訪問控制：電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)設(shè)置用戶權(quán)限，不同用戶具有不同的訪問權(quán)限（如管理員、普通用戶、利用人），防止未經(jīng)授權(quán)的訪問。病毒防護(hù)：定期更新殺毒軟件，檢測(cè)系統(tǒng)病毒，防止病毒感染電子檔案。應(yīng)急處置：制定電子檔案安全應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對(duì)突發(fā)情況（如系統(tǒng)崩潰、數(shù)據(jù)泄露），確保電子檔案的安全。第八章監(jiān)督與考核8.1監(jiān)督機(jī)制上級(jí)監(jiān)督：上級(jí)檔案部門應(yīng)當(dāng)定期對(duì)公共機(jī)構(gòu)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，指導(dǎo)公共機(jī)構(gòu)規(guī)范檔案管理行為。內(nèi)部監(jiān)督：公共機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，由辦公室或紀(jì)檢部門定期檢查檔案管理情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。社會(huì)監(jiān)督：公共機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)主動(dòng)向社會(huì)公開檔案利用信息，接受社會(huì)監(jiān)督。8.2考核指標(biāo)公共機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)將檔案管理工作納入本單位績(jī)效考核，考核指標(biāo)包括：歸檔率：當(dāng)年形成的文件材料歸檔比例，要求達(dá)到100%。完整率：歸檔檔案的完整程度，要求達(dá)到95%以上。準(zhǔn)確率：檔案分類、編號(hào)、目錄編制的準(zhǔn)確程度，要求達(dá)到98%以上。利用效率：檔案利用的次數(shù)、時(shí)間、滿意度，要求利