2025單位檔案資料管理制度(匯編)一、總則為了加強(qiáng)本單位檔案資料管理，有效地保護(hù)和利用檔案資料，提高單位工作效率和管理水平，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》以及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，特制定本制度。本制度適用于本單位各部門形成、收集、整理、保管和利用的所有檔案資料。檔案資料管理工作必須遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案資料的完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用。二、檔案資料管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)本單位的檔案資料管理工作。檔案管理部門的主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案資料管理的規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)接收、整理、保管和統(tǒng)計(jì)本單位的檔案資料，確保檔案資料的齊全、完整和安全。3.對(duì)各部門的檔案資料管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。4.組織開發(fā)檔案信息資源，編制檔案檢索工具，提供檔案資料的利用服務(wù)。5.參與鑒定和銷毀到期檔案資料的工作。各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理和移交工作，配合檔案管理部門做好檔案資料管理工作。其職責(zé)包括：1.按照本制度的要求，及時(shí)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各種檔案資料。2.對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行初步整理，確保檔案資料的質(zhì)量。3.定期將整理好的檔案資料移交至檔案管理部門。三、檔案資料的收集檔案資料的收集范圍包括本單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。具體包括：1.文書檔案：本單位制定的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議記錄、決議、指示、批復(fù)、通知等文件材料。2.會(huì)計(jì)檔案：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料。3.人事檔案：職工的履歷表、自傳、鑒定、考核、晉升、獎(jiǎng)懲等材料。4.業(yè)務(wù)檔案：本單位在業(yè)務(wù)工作中形成的合同、協(xié)議、項(xiàng)目文件、客戶資料等。5.科技檔案：科研項(xiàng)目、技術(shù)創(chuàng)新、工程建設(shè)等方面的文件材料。6.聲像檔案：照片、錄音、錄像等聲像材料。各部門應(yīng)明確檔案資料收集的責(zé)任人，按照規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)收集本部門的檔案資料。對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)隨時(shí)形成隨時(shí)收集。在收集檔案資料時(shí)，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：1.確保檔案資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，不得偽造、篡改檔案資料。2.檔案資料應(yīng)具有原始性，盡量收集原件。如無法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件的保存地點(diǎn)。3.對(duì)于零散的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行初步的分類和整理，以便于后續(xù)的管理。四、檔案資料的整理檔案管理部門接收各部門移交的檔案資料后，應(yīng)按照一定的方法和原則進(jìn)行整理。整理工作的目的是使檔案資料系統(tǒng)化、條理化，便于保管和利用。1.分類：根據(jù)檔案資料的來源、內(nèi)容、形式等特征，將檔案資料分為不同的類別。如文書檔案可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)管理類等；會(huì)計(jì)檔案可分為會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)賬簿類、財(cái)務(wù)報(bào)告類等。2.編號(hào)：對(duì)分類后的檔案資料進(jìn)行編號(hào)，以便于檢索和管理。編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，可采用年度-類別-保管期限-順序號(hào)的編號(hào)方法。3.裝訂：對(duì)于紙質(zhì)檔案資料，應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保檔案資料的整齊和牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案資料的原貌，不得損壞檔案資料。4.編目：編制檔案資料的目錄，包括檔案資料的題名、日期、保管期限、編號(hào)等信息。目錄應(yīng)準(zhǔn)確、詳細(xì)，便于查找和利用。五、檔案資料的保管檔案管理部門應(yīng)建立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)施和設(shè)備，確保檔案資料的安全。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。檔案資料應(yīng)按照不同的類別和保管期限進(jìn)行存放，做到分類科學(xué)、排列整齊、便于查找。對(duì)于珍貴的檔案資料，應(yīng)采取特殊的保管措施，如單獨(dú)存放、加密保存等。檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。如檔案資料出現(xiàn)破損、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和處理。同時(shí)，應(yīng)建立檔案資料保管臺(tái)賬，記錄檔案資料的入庫(kù)、出庫(kù)、保管情況等信息。六、檔案資料的利用本單位各部門和職工因工作需要，可以查閱、借閱檔案資料。查閱、借閱檔案資料應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理手續(xù)。查閱檔案資料時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案資料帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的方式進(jìn)行復(fù)制。外單位人員查閱本單位檔案資料，應(yīng)持單位介紹信，并經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。查閱檔案資料時(shí)，應(yīng)遵守本單位的檔案資料管理制度，不得泄露檔案資料的內(nèi)容。檔案管理部門應(yīng)積極開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，通過編制檔案資料匯編、專題數(shù)據(jù)庫(kù)等方式，為單位的決策、管理和業(yè)務(wù)工作提供服務(wù)。七、檔案資料的鑒定與銷毀檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期限已滿的檔案資料進(jìn)行鑒定。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案資料的保存價(jià)值和實(shí)際利用情況，確定檔案資料的銷毀范圍。對(duì)于經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案資料，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案資料時(shí)，應(yīng)填寫《檔案資料銷毀清冊(cè)》，注明檔案資料的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，并由鑒定小組負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和監(jiān)銷人簽字。銷毀檔案資料應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，確保檔案資料的內(nèi)容不被泄露。八、檔案資料的保密檔案管理部門和檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，加強(qiáng)檔案資料的保密工作。對(duì)于涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案資料，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施，確保檔案資料的安全。檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。在檔案資料的收集、整理、保管和利用過程中，不得泄露檔案資料的內(nèi)容。對(duì)于違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。九、監(jiān)督與考核檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門的檔案資料管理工作進(jìn)行檢查和考核。檢查和考核的內(nèi)容包括檔案資料的收集、整理、移交、保管和利用等方面。對(duì)于檔案資料管理工作成績(jī)突出的部門和個(gè)人，應(yīng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于檔案資料管理工作不力的部門和個(gè)人，應(yīng)責(zé)令其限期整