內(nèi)控文件管理辦法一、總則（一）目的為加強公司內(nèi)控文件管理，確保公司文件的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性和有效性，保障公司各項業(yè)務(wù)活動合法合規(guī)運行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機構(gòu)、子公司的內(nèi)控文件管理工作。（三）定義1.內(nèi)控文件：指與公司內(nèi)部控制相關(guān)的各類文件，包括但不限于制度、流程、規(guī)范、指引、手冊、報告等。2.文件分類：根據(jù)文件的性質(zhì)、用途和管理要求，將內(nèi)控文件分為管理制度類、流程規(guī)范類、操作手冊類、報告報表類等。3.文件編號：為便于文件的識別、查詢和管理，對每一份內(nèi)控文件賦予唯一的編號。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)：公司內(nèi)控文件管理工作在公司管理層的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行。2.分級負(fù)責(zé)：各部門、各分支機構(gòu)、子公司負(fù)責(zé)本部門、本單位內(nèi)控文件的起草、審核、發(fā)布、執(zhí)行、修訂和廢止等工作，并接受公司內(nèi)控管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。3.歸口管理：公司內(nèi)控管理部門負(fù)責(zé)對公司內(nèi)控文件進(jìn)行歸口管理，包括文件的統(tǒng)籌規(guī)劃、審核把關(guān)、編號登記、存檔保管、清理更新等工作。4.依法合規(guī)：內(nèi)控文件的制定、執(zhí)行和管理必須符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和公司內(nèi)部規(guī)章制度的要求。5.有效實用：內(nèi)控文件應(yīng)具有針對性、可操作性和有效性，能夠切實指導(dǎo)公司各項業(yè)務(wù)活動的開展。二、文件的起草與審核（一）起草1.職責(zé)分工：各部門、各分支機構(gòu)、子公司根據(jù)公司內(nèi)部控制建設(shè)的需要，負(fù)責(zé)本部門、本單位內(nèi)控文件的起草工作。涉及多個部門的文件，由主辦部門會同相關(guān)部門共同起草。2.起草要求內(nèi)容完整：文件應(yīng)涵蓋業(yè)務(wù)活動的各個環(huán)節(jié)，明確規(guī)定各項工作的目標(biāo)、職責(zé)、流程、標(biāo)準(zhǔn)和要求等。邏輯清晰：文件結(jié)構(gòu)應(yīng)合理，層次分明，條款之間應(yīng)具有邏輯性和連貫性。語言規(guī)范：文件語言應(yīng)準(zhǔn)確、簡潔、易懂，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯和語句。格式統(tǒng)一：文件格式應(yīng)符合公司統(tǒng)一規(guī)定，包括字體、字號、排版、編號等。（二）審核1.初審：起草部門完成文件初稿后，應(yīng)提交本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。初審主要審核文件內(nèi)容是否符合本部門業(yè)務(wù)實際情況，是否與公司現(xiàn)有制度、流程相銜接，是否存在邏輯錯誤和語言問題等。2.會簽：涉及多個部門的文件，在初審?fù)ㄟ^后，應(yīng)提交相關(guān)部門進(jìn)行會簽。會簽部門應(yīng)認(rèn)真審核文件中涉及本部門的內(nèi)容，提出修改意見和建議，并在規(guī)定時間內(nèi)反饋給主辦部門。3.終審：文件經(jīng)初審和會簽后，由主辦部門提交公司內(nèi)控管理部門進(jìn)行終審。終審主要審核文件是否符合公司內(nèi)部控制建設(shè)的總體要求，是否符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和公司內(nèi)部規(guī)章制度的規(guī)定，是否具有可操作性和有效性等。三、文件的發(fā)布與執(zhí)行（一）發(fā)布1.審批：終審?fù)ㄟ^的內(nèi)控文件，由主辦部門填寫《內(nèi)控文件發(fā)布審批表》，報公司管理層審批。審批通過后，由公司管理層簽署發(fā)布令。2.編號登記：內(nèi)控文件發(fā)布后，由公司內(nèi)控管理部門按照文件編號規(guī)則進(jìn)行編號登記，并建立文件臺賬。3.印發(fā)存檔：公司內(nèi)控管理部門根據(jù)發(fā)布令，將文件印發(fā)給各部門、各分支機構(gòu)、子公司，并將文件原件及電子文檔存檔保管。（二）執(zhí)行1.培訓(xùn)宣貫：各部門、各分支機構(gòu)、子公司應(yīng)及時組織本部門、本單位員工對新發(fā)布的內(nèi)控文件進(jìn)行培訓(xùn)宣貫，確保員工熟悉文件內(nèi)容和要求，掌握相關(guān)業(yè)務(wù)流程和操作規(guī)范。2.貫徹落實：各部門、各分支機構(gòu)、子公司應(yīng)嚴(yán)格按照內(nèi)控文件的要求開展各項業(yè)務(wù)活動，確保文件規(guī)定的各項措施和要求得到有效執(zhí)行。3.監(jiān)督檢查：公司內(nèi)控管理部門應(yīng)定期對各部門、各分支機構(gòu)、子公司內(nèi)控文件的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正執(zhí)行過程中存在的問題，確保內(nèi)控文件的有效執(zhí)行。四、文件的修訂與廢止（一）修訂1.修訂情形：內(nèi)控文件在執(zhí)行過程中，如發(fā)現(xiàn)存在以下情形之一的，應(yīng)及時進(jìn)行修訂：國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生變化：導(dǎo)致文件部分條款與新規(guī)定不符的。公司組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)范圍、經(jīng)營模式等發(fā)生重大調(diào)整：需要對文件進(jìn)行相應(yīng)修訂的。文件執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)存在缺陷或漏洞：影響文件有效性和可操作性的。其他需要修訂的情形：如公司管理層提出修訂要求等。2.修訂程序：內(nèi)控文件的修訂程序與起草、審核、發(fā)布程序相同，即由主辦部門負(fù)責(zé)起草修訂稿，經(jīng)初審、會簽、終審后，報公司管理層審批發(fā)布。（二）廢止1.廢止情形：內(nèi)控文件在執(zhí)行過程中，如發(fā)現(xiàn)存在以下情形之一的，應(yīng)及時予以廢止：文件所依據(jù)的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)已廢止或失效：導(dǎo)致文件失去效力的。公司組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)范圍、經(jīng)營模式等發(fā)生重大調(diào)整：原文件已不再適用的。文件已被新的文件所替代：無需繼續(xù)執(zhí)行的。其他需要廢止的情形：如文件存在嚴(yán)重缺陷或問題，無法繼續(xù)執(zhí)行等。2.廢止程序：由主辦部門填寫《內(nèi)控文件廢止審批表》，報公司內(nèi)控管理部門審核后，報公司管理層審批。審批通過后，由公司內(nèi)控管理部門發(fā)布廢止通知，并在文件臺賬和存檔文件上注明廢止情況。五、文件的保管與借閱（一）保管1.保管方式：內(nèi)控文件應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行分類、編號、裝訂、存放，確保檔案的完整性和安全性。電子檔案應(yīng)按照公司電子文件管理的規(guī)定進(jìn)行存儲、備份和管理，確保電子文件的可讀性和可追溯性。2.保管期限：內(nèi)控文件的保管期限應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)、用途和重要程度等因素確定。一般情況下，管理制度類文件保管期限為長期，流程規(guī)范類、操作手冊類文件保管期限為[X]年，報告報表類文件保管期限為[X]年。具體保管期限可在文件起草時明確規(guī)定。3.保管責(zé)任：公司內(nèi)控管理部門負(fù)責(zé)公司內(nèi)控文件的統(tǒng)一保管工作，并指定專人負(fù)責(zé)檔案的日常管理和維護(hù)。各部門、各分支機構(gòu)、子公司應(yīng)負(fù)責(zé)本部門、本單位內(nèi)控文件的保管工作，并按照公司檔案管理的要求定期將文件移交公司內(nèi)控管理部門存檔。（二）借閱1.借閱范圍：因工作需要，公司內(nèi)部人員可以借閱內(nèi)控文件。外部單位或個人如需借閱公司內(nèi)控文件，應(yīng)經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)，并按照公司檔案管理的規(guī)定辦理借閱手續(xù)。2.借閱程序：借閱人應(yīng)填寫《內(nèi)控文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報公司內(nèi)控管理部門審批。審批通過后，由公司內(nèi)控管理部門辦理借閱手續(xù)，并登記借閱人姓名、部門、借閱文件名稱、編號、借閱日期、歸還日期等信息。3.借閱要求：借閱人應(yīng)妥善保管借閱的內(nèi)控文件，不得轉(zhuǎn)借他人