出廠票管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司出廠票的管理，規(guī)范出廠票的開(kāi)具、使用、保管等流程，確保公司產(chǎn)品出廠信息的準(zhǔn)確、完整和可追溯，維護(hù)公司正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)秩序，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有產(chǎn)品出廠票的管理，包括但不限于產(chǎn)品銷(xiāo)售、內(nèi)部調(diào)撥、樣品試用等涉及產(chǎn)品出廠的業(yè)務(wù)場(chǎng)景。（三）基本原則1.合法性原則：出廠票的管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保各項(xiàng)操作合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：出廠票所記錄的產(chǎn)品信息、數(shù)量、金額等應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，如實(shí)反映產(chǎn)品出廠的實(shí)際情況。3.完整性原則：出廠票應(yīng)包含必要的信息，如產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、購(gòu)買(mǎi)方信息、出廠日期等，確保信息完整，便于追溯和查詢。4.及時(shí)性原則：出廠票應(yīng)在產(chǎn)品出廠時(shí)及時(shí)開(kāi)具，不得拖延，保證出廠信息與實(shí)際發(fā)貨情況同步。5.保密性原則：對(duì)出廠票涉及的商業(yè)秘密、客戶信息等應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、出廠票的內(nèi)容及格式（一）基本內(nèi)容1.公司名稱、地址、聯(lián)系方式。2.出廠票編號(hào)：具有唯一性，便于識(shí)別和管理。3.開(kāi)票日期：明確出廠票開(kāi)具的時(shí)間。4.購(gòu)買(mǎi)方信息：包括名稱、地址、聯(lián)系方式等。5.產(chǎn)品信息：產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號(hào)、等級(jí)、數(shù)量、單價(jià)、金額等。6.發(fā)貨信息：發(fā)貨日期、發(fā)貨方式、運(yùn)輸單號(hào)等（如有）。7.開(kāi)票人簽名：明確開(kāi)票人員。8.備注：可填寫(xiě)一些特殊說(shuō)明或其他需要注明的事項(xiàng)。（二）格式要求1.出廠票應(yīng)采用統(tǒng)一的格式，原則上使用電子文檔形式，便于存儲(chǔ)、查詢和打印。2.字體規(guī)范：一般應(yīng)使用宋體，字號(hào)適中，確保清晰可讀。3.排版整齊：各項(xiàng)內(nèi)容應(yīng)按照規(guī)定的格式和順序排列，避免混亂。三、出廠票的開(kāi)具（一）開(kāi)具流程1.銷(xiāo)售部門(mén)或相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)銷(xiāo)售合同、訂單或其他業(yè)務(wù)需求，填寫(xiě)出廠票申請(qǐng)單，詳細(xì)注明產(chǎn)品信息、購(gòu)買(mǎi)方信息、發(fā)貨要求等內(nèi)容。2.申請(qǐng)單提交至財(cái)務(wù)部門(mén)審核，財(cái)務(wù)部門(mén)重點(diǎn)審核產(chǎn)品價(jià)格、金額計(jì)算是否正確，購(gòu)買(mǎi)方信用情況等，審核通過(guò)后簽字確認(rèn)。3.生產(chǎn)部門(mén)根據(jù)審核后的申請(qǐng)單安排生產(chǎn)和發(fā)貨，發(fā)貨完成后，倉(cāng)庫(kù)管理人員在系統(tǒng)中錄入發(fā)貨信息，并將發(fā)貨情況反饋給開(kāi)票人員。4.開(kāi)票人員根據(jù)申請(qǐng)單、發(fā)貨信息及相關(guān)資料，在出廠票系統(tǒng)中開(kāi)具出廠票，確保信息準(zhǔn)確無(wú)誤。開(kāi)具完成后，打印出廠票一式多份，加蓋公司發(fā)票專(zhuān)用章或業(yè)務(wù)專(zhuān)用章。5.出廠票的聯(lián)次及用途：第一聯(lián)：存根聯(lián)，由開(kāi)票部門(mén)留存?zhèn)洳?。第二?lián)：發(fā)票聯(lián)，交購(gòu)買(mǎi)方作為付款和記賬憑證。第三聯(lián)：記賬聯(lián)，由開(kāi)票方作為記賬憑證。第四聯(lián)及以后聯(lián)次：根據(jù)實(shí)際需要確定用途，如隨貨同行聯(lián)等。（二）開(kāi)具要求1.開(kāi)票人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的內(nèi)容和格式開(kāi)具出廠票，確保字跡清晰、內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。2.出廠票上的產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號(hào)等應(yīng)與實(shí)際發(fā)貨產(chǎn)品一致，不得擅自更改。如因特殊原因需要更改，應(yīng)在更改處加蓋公司印章，并注明更改原因。3.對(duì)于數(shù)量、單價(jià)、金額等關(guān)鍵數(shù)據(jù)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)，確保計(jì)算準(zhǔn)確無(wú)誤。如有小數(shù)位數(shù)，應(yīng)按照規(guī)定保留相應(yīng)位數(shù)。4.出廠票的開(kāi)具日期應(yīng)與實(shí)際發(fā)貨日期相符，不得提前或滯后開(kāi)具。四、出廠票的使用（一）銷(xiāo)售業(yè)務(wù)1.銷(xiāo)售部門(mén)在與購(gòu)買(mǎi)方簽訂銷(xiāo)售合同或訂單后，應(yīng)及時(shí)通知開(kāi)票人員開(kāi)具出廠票。出廠票作為銷(xiāo)售結(jié)算的重要憑證，應(yīng)在產(chǎn)品發(fā)貨時(shí)一并交付購(gòu)買(mǎi)方。2.購(gòu)買(mǎi)方應(yīng)妥善保管出廠票，作為其購(gòu)買(mǎi)產(chǎn)品的合法證明，用于財(cái)務(wù)核算、稅務(wù)申報(bào)等相關(guān)業(yè)務(wù)。3.銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)定期對(duì)出廠票的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，確保出廠票的開(kāi)具與銷(xiāo)售業(yè)務(wù)實(shí)際情況相符，如有異常情況應(yīng)及時(shí)查明原因并處理。（二）內(nèi)部調(diào)撥業(yè)務(wù)1.公司內(nèi)部各部門(mén)之間進(jìn)行產(chǎn)品調(diào)撥時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定開(kāi)具出廠票。調(diào)撥部門(mén)填寫(xiě)出廠票申請(qǐng)單，注明調(diào)撥產(chǎn)品信息、調(diào)入部門(mén)等內(nèi)容，經(jīng)相關(guān)部門(mén)審核后，由開(kāi)票人員開(kāi)具出廠票。2.內(nèi)部調(diào)撥出廠票的聯(lián)次及用途可根據(jù)公司內(nèi)部管理需要自行確定，但應(yīng)保證信息的準(zhǔn)確傳遞和可追溯性。3.調(diào)入部門(mén)收到調(diào)撥產(chǎn)品后，應(yīng)核對(duì)出廠票信息與實(shí)際產(chǎn)品是否一致，并在出廠票上簽字確認(rèn)，作為產(chǎn)品接收的依據(jù)。（三）樣品試用業(yè)務(wù)1.因業(yè)務(wù)需要向客戶提供樣品試用時(shí)，應(yīng)開(kāi)具出廠票。樣品試用出廠票應(yīng)注明“樣品試用”字樣，并在備注欄中詳細(xì)說(shuō)明樣品的用途、試用期限等信息。2.樣品試用結(jié)束后，如樣品需要收回，應(yīng)在出廠票上注明收回情況；如樣品無(wú)需收回，應(yīng)在出廠票上注明處理方式。五、出廠票的保管（一）保管責(zé)任1.開(kāi)票部門(mén)負(fù)責(zé)出廠票存根聯(lián)的保管，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，確保存根聯(lián)的安全、完整。2.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)發(fā)票聯(lián)和記賬聯(lián)的保管，按照財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定進(jìn)行存放和保管。3.其他涉及出廠票使用的部門(mén)，應(yīng)妥善保管各自使用的出廠票聯(lián)次，不得丟失、損毀。（二）保管期限1.出廠票存根聯(lián)的保管期限為[X]年，期滿后按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.發(fā)票聯(lián)和記賬聯(lián)的保管期限按照國(guó)家稅收法律法規(guī)及財(cái)務(wù)制度的規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。（三）保管要求1.出廠票應(yīng)存放在安全、干燥、通風(fēng)的地方，防止受潮、霉變、蟲(chóng)蛀等情況發(fā)生。2.采用電子文檔形式保管的出廠票，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，防止數(shù)據(jù)丟失。3.紙質(zhì)出廠票應(yīng)按照順序編號(hào)，裝訂成冊(cè)，加具封面，注明年度、月份、起訖號(hào)碼等信息。4.嚴(yán)格限制無(wú)關(guān)人員接觸出廠票，如需查閱、借閱出廠票，應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程辦理相關(guān)手續(xù)，并進(jìn)行登記。六、出廠票的作廢與紅沖（一）作廢條件1.出廠票開(kāi)具錯(cuò)誤，如產(chǎn)品信息錯(cuò)誤、金額計(jì)算錯(cuò)誤、購(gòu)買(mǎi)方信息錯(cuò)誤等，且尚未交付購(gòu)買(mǎi)方的，可在系統(tǒng)中進(jìn)行作廢操作。2.因銷(xiāo)售合同或訂單取消、退貨等原因，已開(kāi)具的出廠票不再使用的，應(yīng)及時(shí)作廢。（二）作廢流程1.開(kāi)票人員發(fā)現(xiàn)出廠票需要作廢時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)出廠票作廢申請(qǐng)單，詳細(xì)說(shuō)明作廢原因，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字。2.將作廢申請(qǐng)單提交至財(cái)務(wù)部門(mén)備案，財(cái)務(wù)部門(mén)核對(duì)相關(guān)情況后，在系統(tǒng)中進(jìn)行作廢標(biāo)記。3.作廢的出廠票應(yīng)加蓋“作廢”章，并與存根聯(lián)一并保存，不得隨意銷(xiāo)毀。（三）紅沖條件1.已開(kāi)具的出廠票發(fā)生銷(xiāo)售退回、折讓等情況，需要調(diào)整銷(xiāo)售收入的，應(yīng)開(kāi)具紅字出廠票進(jìn)行沖減。2.因稅務(wù)政策調(diào)整、開(kāi)票有誤等原因，需要重新開(kāi)具出廠票的，原出廠票應(yīng)進(jìn)行紅沖處理。（四）紅沖流程1.業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)實(shí)際情況填寫(xiě)紅字出廠票申請(qǐng)單，注明紅沖原因、原出廠票編號(hào)、產(chǎn)品信息、金額等內(nèi)容，并經(jīng)相關(guān)部門(mén)審核簽字。2.財(cái)務(wù)部門(mén)審核紅字出廠票申請(qǐng)單，確認(rèn)符合紅沖條件后，在系統(tǒng)中開(kāi)具紅字出廠票。紅字出廠票的格式與藍(lán)字出廠票一致，但金額為負(fù)數(shù)，并在備注欄注明“紅字沖銷(xiāo)[原出廠票編號(hào)]”字樣。3.開(kāi)具紅字出廠票后，應(yīng)將紅字出廠票與對(duì)應(yīng)的藍(lán)字出廠票一并保存，作為財(cái)務(wù)核算和稅務(wù)處理的依據(jù)。七、出廠票的檢查與監(jiān)督（一）定期檢查1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)出廠票的開(kāi)具、使用、保管等情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括出廠票的格式是否規(guī)范、信息是否準(zhǔn)確、聯(lián)次是否齊全、保管是否妥善等。2.檢查周期為每季度一次，檢查結(jié)束后應(yīng)形成檢查報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）不定期抽查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)或其他相關(guān)監(jiān)督部門(mén)應(yīng)不定期對(duì)出廠票進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查出廠票的真實(shí)性、合法性、準(zhǔn)確性等。2.抽查可采用實(shí)地查看、查閱資料、詢問(wèn)相關(guān)人員等方式進(jìn)行，對(duì)于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)問(wèn)題，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（三）監(jiān)督舉報(bào)1.鼓勵(lì)公司員工對(duì)出廠票管理中的違規(guī)行為進(jìn)行監(jiān)督舉報(bào)，舉報(bào)方式可通過(guò)公司內(nèi)部郵箱、舉報(bào)電話等渠道進(jìn)行。2.對(duì)于經(jīng)查實(shí)的舉報(bào)信息，給予舉報(bào)人適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，并對(duì)違規(guī)責(zé)任人進(jìn)行相應(yīng)的處罰。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未按照規(guī)定開(kāi)具出廠票，如開(kāi)具虛假出廠票、信息填寫(xiě)不完整或不準(zhǔn)確等。2.擅自更改出廠票內(nèi)容，未按規(guī)定加蓋印章或注明更改原因。3.未妥善保管出廠票，導(dǎo)致出廠票丟失、損毀或信息泄露。4.違規(guī)使用出廠票，如轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開(kāi)出廠票等。5.未按照規(guī)定進(jìn)行出廠票的作廢、紅沖操作，或虛假作廢、紅沖出廠票。（二）處理措施1.對(duì)于首次發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為且情節(jié)較輕的，給予警告處分，并責(zé)令限期整改。2.對(duì)于多次違規(guī)