判決歸檔管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司/組織對判決歸檔工作的管理，確保判決檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于查詢和利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織涉及的各類判決檔案的管理，包括但不限于民事判決、刑事判決、行政判決等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：判決檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：歸檔的判決檔案必須真實、準確地反映案件的實際情況，不得篡改、偽造。3.安全保密原則：嚴格遵守國家有關檔案安全保密的法律法規(guī)，確保判決檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案檢索體系，便于公司/組織內部人員查詢和利用判決檔案。二、判決檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織作為當事人的各類訴訟案件的判決書、裁定書、調解書等法律文書。2.與案件相關的證據材料、庭審記錄、代理詞等。3.案件的上訴、申訴、再審等后續(xù)法律程序產生的相關文書。（二）收集要求1.案件承辦部門在判決生效后[X]個工作日內，將判決檔案材料移交檔案管理部門。2.移交的檔案材料應齊全、完整，紙張質量良好，字跡清晰可辨。3.對于電子文檔形式的證據材料，應按照規(guī)定的格式進行整理，并與紙質材料一并移交。（三）整理方法1.分類：按照案件的性質、類別進行分類，如民事案件、刑事案件、行政案件等。2.編號：為每份判決檔案編制唯一的檔案編號，編號應具有系統(tǒng)性和邏輯性。3.編目：對每份檔案編制目錄，包括案件編號、當事人信息、案由、判決日期、判決結果等內容。4.裝訂：將整理好的檔案材料按照順序進行裝訂，確保整齊、牢固。三、判決檔案的保管（一）保管期限1.一般民事、刑事、行政判決檔案的保管期限為[X]年。2.涉及公司/組織重大權益、具有重要歷史價值或長期需要查閱的判決檔案，保管期限為永久。（二）保管場所1.設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應配備必要的檔案保管設備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器等。（三）保管要求1.檔案管理人員應定期對判決檔案進行檢查和清點，確保檔案的安全和完整。2.對于破損、褪色的檔案，應及時進行修復和復制。3.嚴格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應保持在[X]℃[X]℃之間，濕度應保持在[X]%[X]%之間。4.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒。四、判決檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內部人員因工作需要查閱判決檔案。2.司法機關、行政機關等因辦案需要查閱判決檔案。3.律師、當事人等因訴訟需要查閱判決檔案。（二）利用手續(xù)1.公司/組織內部人員查閱判決檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.司法機關、行政機關等查閱判決檔案，應出具單位介紹信和工作證件，經檔案管理部門負責人批準后查閱。3.律師、當事人等查閱判決檔案，應出具律師事務所介紹信、授權委托書和當事人身份證明，經檔案管理部門負責人批準后查閱。（三）利用方式1.檔案管理人員應根據查閱申請，提供相應的判決檔案，并在查閱現場進行監(jiān)督。2.查閱人員不得擅自涂改、抽取、復制檔案內容，如需復制檔案，應經檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定的程序進行復制。3.查閱人員查閱完畢后，應及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應認真核對檔案的完整性和準確性。五、判決檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應定期對保管期滿的判決檔案進行鑒定，鑒定工作由檔案管理部門牽頭，會同公司/組織內部相關部門組成鑒定小組進行。2.鑒定小組應根據檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進行逐一審查，提出鑒定意見。3.對于仍有保存價值的檔案，應重新確定保管期限；對于確無保存價值的檔案，應提出銷毀意見。（二）銷毀1.經鑒定確無保存價值的判決檔案，應編制《檔案銷毀清冊》，報公司/組織主管領導批準后進行銷毀。2.檔案銷毀應指定專人負責，在指定的地點進行銷毀，并確保銷毀過程的安全和保密。3.檔案銷毀后，應在《檔案銷毀清冊》上注明銷毀日期、銷毀方式等內容，并由銷毀人員和監(jiān)銷人員簽字確認。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司/組織內部設立檔案管理監(jiān)督部門，負責對判決檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內容1.判決檔案的收集、整理、保管、利用等工作是否符合本辦法的規(guī)定。2.檔案管理人員是否履行職責，檔案管理制度是否落實到位。3.檔案庫房的安全保密措施是否健全，檔案是否存在安全隱患。（三）檢查方式1.定期檢查：檔案管理監(jiān)督部門每年至少進行一次全面的檔案管理工作檢查。2.不定期抽查：檔案管理監(jiān)督部門不定期對判決檔案管理工作進行抽查。（四）問題處理1.對于檢查中發(fā)現的問題，檔案管理監(jiān)督部門應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。2.責任部門應按照整改通知書的要求，認真落實整改措施，并將整改情況及時反饋給檔案